Инвентаризация материалов и отражение ее результатов в учете

Одной из основных задач бухгалтерского учета МПЗ является обеспечение их сохранности, законности и рациональности их расходования, а также условий для хранения, движения и использования. Наряду с постоянным контролем за наличием и движением МПЗ, осуществляемым посредством первичного, синтетического и аналитического учета, данная задача решается также с помощью периодического контроля, осуществляемого, в частности, путем инвентаризации, предусматривающей проверку:

• • их сохранности, наличия излишков или недостач;
• • соблюдения норм и правил принятия, хранения и отпуска со склада;
• • точности применяемых с этой целью измерительных приборов и приспособлений;
• • соблюдения методики и практики их учета;
• • наличия материалов в пути и неотфактурованных поставок;
• • наличия сумм задолженности организации перед поставщиками и покупателями.

Инвентаризация МПЗ проводится в соответствии с правилами, предусмотренными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Согласно этим правилам руководителем организации издается приказ, утверждается инвентаризационная комиссия, устанавливаются сроки проведения инвентаризации, обобщения результатов, их отражения в учете и регулирования и др.

Перед началом инвентаризации комиссия получает у материально ответственных лиц последний отчет с приложенными приходно-расходными документами и расписку о том, что все ценности находятся в местах хранения и (или) использования и все документы представлены комиссии и других ценностей и документов нет. Содержание данной расписки содержится в головной части инвентаризационной описи, которая служит основным документом, составляемым комиссией и материально ответственным лицом во время инвентаризации для записи информации о фактическом наличии МПЗ в местах хранения и (или) использования.

Инвентаризация МПЗ должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в складском помещении. МПЗ (сырье и материалы, готовая продукция, товары, прочие запасы) записываются в инвентаризационной описи по каждому наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

При хранении МПЗ в разных изолированных помещениях у одного и того же материально ответственного лица, инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей помещение опечатывается и комиссия переходит в следующее помещение.

МПЗ, поступающие во время проведения инвентаризации, принимают материально ответственные лица в присутствии председателя и членов инвентаризационной комиссии, к учету по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Указанные ценности заносят в отдельную инвентаризационную опись, в которой указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного сопроводительного документа, наименование запасов, их количество, цена и общая стоимость. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии или, по его поручению, члена инвентаризационной комиссии делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны данные МПЗ.

В случае длительного периода проведении инвентаризации в качестве исключения, только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации, в процессе инвентаризации МПЗ могут отпускаться по назначению материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Указанные ценности записываются в отдельную опись с названием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется инвентаризационная опись по аналогии с документами на поступившие МПЗ во время инвентаризации. В сопроводительных расходных документах при этом делают отметку за подписью председателя инвентаризационной комиссии или, по его поручению, члена комиссии.

В инвентаризационных описях на МПЗ, переданные в переработку другой организации, указываются наименование данной организации, наименование запасов, их количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты расходных документов.

Инвентаризацию проводят путем осмотра каждого вида МПЗ и записи всех сведений о них в инвентаризационной описи в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

МПЗ, пришедшие в негодность и неописанные на момент проведения инвентаризации, в инвентаризационную опись не включаются. На них составляется специальный акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, а также возможности использования указанных предметов в хозяйственных целях.

Информация о таре и тарных материалах записывается в инвентаризационной описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и др.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационная комиссия составляет акт на списание с указанием причин порчи.

Выявленные излишки МПЗ подлежат принятию к учету и зачислению по рыночным ценам в состав прочих доходов организации, с последующим установлением причин их возникновения и способствующих этому лиц.

Выявленные излишки МПЗ оцениваются по рыночной стоимости на дату инвентаризации и включаются в состав прочих доходов организации путем составления бухгалтерской записи:

ДЕБЕТ 10 «Материалы» в разрезе субсчетов КРЕДИТ 91 «Прочие доходы и расходы».

Выявленные недостачи, потери, хищения материалов списываются по учетным ценам в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита счета 10 «Материалы» в разрезе субсчетов, с последующим анализом и оценкой виновных лиц.

Излишки по пересортице принимаются к учету в дебет счета 10 с кредита счета 94.

Со счета 94 списывается стоимость недостающих и испорченных МПЗ:

• • на счета затрат производства и обращения (при наличии потерь в пределах норм);
• • в дебет счета 73−2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» — при установлении конкретных виновников;
• • в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» — при отсутствии конкретных виновников или если во взыскании недостающих ценностей отказано судом.

При расчете сумм недостач МПЗ необходимо учесть долю транспортно-заготовительных расходов, приходящихся на утраченные материалы, а также разницу между балансовой стоимостью и рыночными ценами их возможного приобретения в будущем.

Следует также учесть, что списанная в возмещение из бюджета сумма НДС, относящаяся к испорченным и (или) недостающим МПЗ, подлежит обязательному восстановлению и впоследствии перечислению в бюджет (табл. 6.1).

Таблица 6.7.

Восстановление в бухгалтерском учете НДС, приходящегося на недостачу МПЗ.

При определении суммы недостач МПЗ следует также учесть, что некоторые материалы могут терять свои первоначальные качества. Для них разрабатываются, утверждаются и применяются нормы естественной убыли. При инвентаризации подобных МПЗ часть недостачи, в пределах норм естественной убыли, списывается на расходы производства и (или) продажи (счета 20 «Основное производство» и 44 «Расходы на продажу»), а оставшаяся часть относится на виновных материально ответственных лиц (табл. 6.2).

Таблица 6.2

Отражение в учете результатов выявленной недостачи материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли.

Окончание табл. 6.2

Пример

В организации была проведена инвентаризация материалов. По результатам инвентаризации выявлена недостача на складе у материально ответственного лица Ивановой С. И. в сумме 10 000 руб. Иванова С. И. написала заявление с просьбой об удержании суммы ущерба из заработной платы. Сумму в размере 5000 руб. она внесла наличными деньгами в кассу организации, а остальную часть долга удержали из ее заработной платы. Порядок отражения в учете операций по результатам инвентаризации, их списания и возмещения представлен ниже.

Отражение в бухгалтерском учете результатов инвентаризации материалов.

Стоимость МПЗ, потерянных в результате стихийных бедствий или иных чрезвычайных обстоятельствах, списывается в дебет счета 99 «Прибыли и убытки» с кредита счета 10 «Материалы». Аналогично списываются материалы, израсходованные при ликвидации последствий стихийных бедствий.

Окончательные результаты инвентаризации МПЗ отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации, соответственно, — в годовой бухгалтерской отчетности.