Информационные системы экономико-юридического факультета

В данной учебной практике мне предстоит узнать учебную, воспитательную и организационную деятельность экономико-юридического деканата, путем совместной работы с нашим руководителем и работниками деканата.

Актуальность данной учебной практики, заключается в том, что при непосредственной работе внутри деканата, мне предстоит лучше узнать структуру деканата, должностные инструкции работников и приобрести необходимые мне знания и умения, которые я могу применить в дальнейшем.

Целью учебной практики является получение знаний о структурной единице факультета — деканата. Узнать о должностных инструкциях работников деканата. Рассмотреть информационные системы, провести их анализ. Научиться работать с программным обеспечением, необходимым для работы в деканате. А так же необходимо узнать о документообороте в пределах факультета.

Задачами учебной практики являются:

— Ознакомиться работой в деканате, рассмотреть ее задачи роль в жизни университета.

— Развить в себе умения работы с информационными системами в деканате.

— Проанализировать имеющиеся информационные системы.

Индивидуальные задания:

— Составление отчетов, актов и другой необходимой документации

— Создание перечня зачетов и экзаменов на период летней сессии

— Работа с учебно-методическими комплексами дисциплин.

1. Характеристика структурного подразделения

1.1 Структурное подразделение

документооборот деканат информационный

Деканат — является структурным подразделением федерального, государственного бюджетного образовательного учреждения

Деканат организует свою деятельность на основе Законов «Об образовании», «О высшем и послевузовском профессиональном образовании», дополнений и изменений к ним, решений декана, решений Ученого совета Филиала, организационно-распорядительных документов директората, Устава федерального государственного бюджетного образовательного учреждения.

Целью деятельности Деканата является создание благоприятных условий для удовлетворения образовательных потребностей студентов и их профессионально — личностного развития, повышение эффективности образовательной деятельности, в соответствии с существующими нормативными требованиями и современными образовательными технологиями.

1.2 Права деканата

В целях реализации закрепленных за Деканатом факультета функций, декан факультета имеет право:

— Издавать в пределах своих полномочий распоряжения и указания, обязательные для исполнения всеми обучающимися (студентами и слушателями), всеми сотрудниками факультета.

— Участвовать в обсуждении и решении вопросов деятельности университета, а также кафедр и учебных подразделений.

— Запрашивать у руководителей структурных подразделений и иных специалистов университета необходимую информацию и документы.

— Осуществлять контроль за распределением и перераспределением учебной нагрузки между профессорско-преподавательским составом кафедр факультета.

— Посещать и контролировать все виды учебных занятий, а также экзамены и зачеты, в случае необходимости, вносить свои предложения по улучшению проведения занятий.

— Издавать распоряжения по результатам межсессионных аттестаций.

— Требовать письменные отчеты от сотрудников факультета по любому виду выполняемой работы.

— Вносить предложения ректору университета по приему в штат факультета работников, увольнению и перемещению, материальному их поощрению, вносить предложения о наложении взыскания.

— Вести служебную переписку с организациями, предприятиями и учреждениями по вопросам выполняемой работы.

Ответственность Деканата факультета реализуется через ответственность его работников. При этом ответственность каждого работника строго индивидуальна в зависимости от возложенных на него должностных обязанностей.

Декан несет персональную ответственность за:

— Несвоевременное и ненадлежащее исполнение или неисполнение возложенных на Деканат факультета задач и функций.

— Несоблюдение законодательства Российской Федерации, локальных актов филиала при осуществлении деятельности Деканата факультета.

Исходя из цели, задач и функции деканат можно сказать, что деканат является важнейшим звеном в жизнедеятельности университета. Через деканат каждодневно решаются множество вопросов связанных с учебной и организационной деятельностью.

1.3 Должностные инструкции

Должность декана факультета относится к категории профессорско-преподавательского состава. На должность декана факультета избирается лицо из числа наиболее квалифицированных и авторитетных работников университета, имеющих ученую степень и ученое звание, опыт работы научно-педагогической (не менее 10 лет) и руководящей (не менее трех лет) работы в системе высшего образования.

Должность декана факультета является выборной. Порядок выборов на указанную должность определяется «Положением о выборах декана факультета». Избранный декан утверждается в должности приказом ректора и с ним заключается трудовой договор сроком до пяти лет.

Основными функциями декана являются:

Общее руководство факультетом, организация учебного процесса, учебно-методической, научной, воспитательной работы по направлениям и специальностям, реализуемым на факультете.

Декан факультета обязан организовывать и осуществлять:

— Выполнение в полном объеме основных образовательных программ по

специальностям (направлениям), закрепленным за факультетом.

— Выполнение учебной нагрузки в размере 70% от средней нагрузки кафедры, но не менее 450 часов.

— Самообследование направлений и специальностей факультета.

— Работу по лицензированию новых специальностей и направлений.

— Работу по созданию учебно-методического и научно-методического обеспечения учебно-воспитательного процесса.

— Проведение профориентационной работы.

— Учет текущего контроля успеваемости, промежуточной, итоговой аттестации обучающихся и посещаемости учебных занятий студентами.

— Перевод студентов с курса на курс.

— Допуск студентов к экзаменационным сессиям.

— Разрешение на досрочную сдачу и пересдачу курсовых экзаменов и зачетов

— Допуск студентов к сдаче государственных экзаменов, к защите дипломной работы.

— Представление к зачислению, отчислению и восстановлению студентов.

— Общее руководство научно-исследовательской работой студентов, проводимой на кафедрах, в лабораториях, научных обществах.

— Связь с выпускниками факультета; изучение качества подготовки

специалистов, выпускаемых факультетом.

— Обеспечение внедрения новых технологий обучения и контроля знаний студентов.

— Координацию деятельности учебных и научных подразделений, входящих в состав факультета.

— Представление ректору кандидатов на назначение заместителями декана и распределение между ними обязанностей.

— Руководство работой Ученого совета факультета. Подготовку проектов планов работы факультета, руководство подготовкой заседаний Ученого совета факультета и председательствование на них.

— Работу и контроль над научно-методическим сотрудничеством кафедр и других подразделений факультета с учебными заведениями, предприятиями и организациями.

— Ежегодный отчет о своей работе перед Ученым советом факультета по основным вопросам учебно-воспитательной, научно-исследовательской, научно — методической деятельности факультета.

Проанализировав функции и обязанности декана, я сделал вывод о том, что декан возглавляет факультет в образовательном учреждении высшего профессионального образования и непосредственно руководит учебной, воспитательной и научной работой на факультете.

Секретарь экономического факультета должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности университета, факультета и ведения делопроизводства; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки делопроизводства; порядок прохождения документов; архивное дело; машинопись; правила подготовки деловых писем с использованием типовых форм; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила пользования компьютерной и орг. техникой; правила делового общения; правила внутреннего распорядка; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

Секретарь экономического факультета непосредственно подчиняется декану и заместителям декана. На время отсутствия секретаря экономического факультета (болезнь, отпуск, и пр.) его обязанности исполняет другое должностное лицо факультета, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей.

Секретарь экономического факультета обязан:

— Выполнять поручения декана и заместителя декана по организации учебно-воспитательного процесса и контроля за ним;

— Принимать и регистрировать поступившую корреспонденцию, передавать информацию для декана или заместителей декана;

— Передавать документы на исполнение, следить за прохождением документов;

— Систематизировать и хранить документы текущего архива, обеспечивать

сохранность проходящей служебной документации, подготавливать и сдавать в архив ГАГУ документы;

— Следить за сроком выполнения поручений декана и заместителей декана, взятых на контроль.

— Осуществлять работу по подготовке совещаний, собраний проводимых деканом или заместителями декана (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и регистрация);

— Организовывать (вместе с кураторами и заместителем декана по воспитательной работе) дежурство студентов в учебном корпусе;

— Следить за чистотой в деканате, способствовать эффективной работе декана и заместителей декана;

— Обеспечивать печатание и размещение служебных документов по указанию декана и заместителей декана;

Заместитель декана по учебной работе и управлению качеством (далее зам. декана) назначается и освобождается от должности приказом ректора по представлению декана. Заместителем декана является лицо, имеющее высшее образование и ученую степень. Заместитель декана непосредственно подчиняется декану.

Зам. декана по учебной работе и управлению качеством обязан:

— Систематически работать с приказами и распоряжениями учебно-методического управления, контролировать их исполнение на факультете.

— Контролировать ведение текущей документации факультета.

— Контролировать текущую работу и успеваемость студентов.

— Организовывать промежуточную и итоговую аттестацию студентов.

— Контролировать работу диспетчера факультета по составлению расписания занятий, экзаменационных сессий, графиков практик.

— Проводить работу по организации ликвидации задолженностей.

— Вести контроль за отчислением, восстановлением и переводом студентов, обеспечивать соблюдение нормативных положений при отчислении, восстановлении и переводе студентов.

— Вести контроль за предоставлением академических отпусков (правомерность предоставления отпуска, сроки окончания академических отпусков, своевременное оформление приказов).

— Предоставлять отчетность в учебно-методическое управление (отчеты по итогам зимних и летних экзаменационных сессий, отчеты по контингенту студентов) и другие сведения по учебной работе.

— Участвовать в методической работе кафедры и факультета (методические разработки, обобщение методического опыта факультета, методические конференции).

— Работать со старостами студенческих групп.

— Назначать студентам стипендии: своевременно оформлять приказы, осуществлять контроль за правильностью назначения стипендии отдельным категориям студентов (сироты, инвалиды и т. д.), за сроками назначения стипендии студентам, ликвидировавшим академическую задолженность, за правильностью назначения стипендии в зависимости от успеваемости.

— Вести общий учет и контроль учебной документации (ведомости, направления).

— Подготавливать рабочие учебные планы, графики учебного процесса,

графики прохождения практик факультета и утверждать их на ученом совете факультета.

— Вести учет справок о временной нетрудоспособности студентов, организовывать отработки занятий, пропущенных в связи с временной нетрудоспособностью.

— Осуществлять связи с кафедрами других факультетов, контролировать проведение ими занятий для студентов факультета, извещать эти кафедры о нагрузке на следующий учебный год.

— Осуществлять связи с научно-технической библиотекой, оказывать помощь в организации выдачи учебников студентам.

— Участвовать в профориентационной работе факультета, организации подготовительных курсов, олимпиад и других форм работы со школьниками. -Оказывать консультационную помощь студентам по всем вопросам их обучения в университете.

— Представлять интересы кафедр факультета в комиссии по управлению качеством (на уровне факультета). Содействовать распространению современной идеологии качества и освоению современных методов работы в области обеспечения качества образования на факультете.

Исходя, из обязанностей заместителя декана по учебной работе можно сказать что зам. декана по учебной работе в основном занимается учебной, воспитательной и научной деятельность на факультете.

Заместитель декана по воспитательной работе и социальной защите студентов (далее зам. декана) назначается и освобождается от работы приказом ректора по рекомендации декана факультета.

Заместитель декана по воспитательной работе и социальной защите студентов непосредственно подчиняется декану факультета и входит в состав Совета по воспитательной работе.

Заместителем декана является лицо, имеющее высшее образование и, как правило, ученую степень.

Зам. декана по воспитательной работе и социальной защите студентов факультета обязан:

— Формировать у студентов гражданскую позицию, сохранять и приумножать нравственные, культурные и научные ценности в условиях современной жизни, сохранять и возрождать традиции вуза.

— Подготавливать методическую и нормативную документацию по организации воспитательной работы на факультете, в том числе досуга и быта студентов в общежитиях.

— Организовывать работу по пропаганде и внедрению физической культуры и здорового образа жизни.

— Осуществлять информационное обеспечение студентов и сотрудников

факультета через информационные стенды, университетскую прессу и другие средства информации.

— Разрабатывать предложения и рекомендации по совершенствованию системы воспитательной работы, ее финансовому и кадровому обеспечению. -Осуществлять организацию работы, связанной с художественно-творческой деятельностью студентов, проведение смотров-конкурсов на факультете и в университете.

— Проводить анализ социально-психологических проблем студенчества, осуществлять работу по организации психологической поддержки и консультационной помощи.

— Содействовать работе профсоюзной студенческой организации факультета, идругих общественных организаций, клубов и объединений.

— Организовывать дежурство студентов факультета в учебных корпусах и в общежитиях.

— Организовывать обеспечение, совместно со службой занятости, вторичной занятости студентов.

— Вести учет о вселении и выселении студентов из общежития.

— Вести работу со студентами — сиротами, инвалидами; студентами из малоимущих семей (ведение документации, предоставление необходимой информации в УМУ и др. подразделения и учреждения и т. п.).

Заместитель декана по воспитательной работе в основном занимается организационной деятельностью на факультете. Но также может работать в учебной и воспитательной сфере.

2. Информационные системы экономико-юридического факультета

2.1 Анализ и обследование информационных систем деканата

В деканате содержится множество информационных систем, совокупности ведомостей, отчетов, списков, приказов, актов и т. д. На настоящий момент информационные системы учебных заведений отрасли представляют собой практически не масштабируемые офисные решения — технологии отдельного рабочего места или небольших рабочих групп. Так называемыми Автоматизированными Рабочими Местами (АРМ), рассматривающие каждую конкретную задачу отдельно, а не в рамках единой среды. АРМ — программно-технический комплекс, предназначенный для автоматизации деятельности определенного вида. АРМ объединяет программно-аппаратные средства, обеспечивающие взаимодействие человека с компьютером, предоставляет возможность ввода информации (через клавиатуру, компьютерную мышь, сканер и пр.) и её вывод на экран монитора, принтер, звуковую карту — динамики или иные устройства вывода.

2.2 Программное обеспечение

В деканате имеется такое программное обеспечение как PeerReview предназначенная для рецензирования результатов научных исследований и академических текстов, для принятия решений о финансировании исследовательских проектов, для оценки программ и политик, в том числе образовательных программ.

Программа для автоматизации бухгалтерского учета «БухСофт» которую, также широко используют для автоматизации управленческого, кадрового, складского, оперативного учета, автоматизации расчета заработной платы, производства и т. п.

Так же есть программа «1С:Университет» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента и позволяет автоматизировать:

— Работу приемной комиссии;

— Планирование учебного процесса (учебные планы, нагрузка);

— Управление контингентом студентов (личные дела, учет успеваемости и посещаемости, воинский учет);

— Работу с приказами;

— Печать дипломов, приложений и справок;

— Учет трудоустройства выпускников;

— Учет оплаты за обучение.

Есть такие интернет браузеры как Internet Explorer, Opera, Mozilla и Google Chrome.

2.3 Узкие места и совершенствование информационных систем деканата

Узким местом в деканате является, отсутствие общей информационной среды. Которая, приводит к практической невозможности получить информацию о тех или иных бизнес — процессах, протекающих в учебных заведениях отрасли, особенно в смежных между отделами областях деятельности. Для того чтобы решить данную проблему необходимо разработать автоматизированную систему управления (АСУ) которая должна решать не локальные задачи, а обеспечивать единую среду, в которой решаются задачи, стоящие перед подразделениями, учебными заведениями. АСУ — комплекс аппаратных и программных средств, предназначенный для управления различными процессами в рамках технологического процесса, производства, предприятия. АСУ применяются в различных отраслях промышленности, энергетике, транспорте и т. п. Термин «автоматизированная», в отличие от термина «автоматическая» подчёркивает сохранение за человеком-оператором некоторых функций, либо наиболее общего, целеполагающего характера, либо не поддающихся автоматизации.

2.4 Документооборот в деканате

Университет это то заведение, в котором постоянно и непрерывно происходит обмен документацией между подразделениями университета.

Документооборот — это деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив. Также документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

1. документы, поступающие из других организаций (входящие);

2. документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

3. документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

1. первичную обработку;

2. предварительное рассмотрение;

3. регистрацию;

4. рассмотрение руководством;

5. передачу на исполнение.

В деканат постоянно приходит документация различного характера и вида. Это приказы, списки, отчеты, ведомости и т. д. Документация, которая поступает в деканат, рассматривается секретарем и дальше передается декану или заместителю по учебной, организационной работе. После рассмотрения, документы передаются на кафедры или же отправляются на исполнение.

Деканат также вправе составлять собственные документы. Существует пять основных этапов документооборота.

1. Составление документа в момент совершения хозяйственной операции;

2. Передача документа в бухгалтерию;

3. Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка;

4. Обработка документов в бухгалтерии, которая включает:

5. Сдача документов на хранение в архив.

Документооборот является особо важной деятельностью университета, поскольку именно от него зависит работоспособность учебного заведения. Для того чтобы избежать проблем с организацией документооборота, необходимо обеспечить оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

3. Индивидуальные задания

В первый день учебной практики нас распределили по структурным подразделениям университета. Мне предстояло работать в деканате.

Я начал свою работу с проверки наличия дипломных работ выпускников дневного обучения экономического факультета, кафедры менеджмента, туризма и экономической теории. Передо мной стояла задача проверить наличие дипломной работы и заполнить таблицу, внеся туда ФИО студента, тему квалификационной работы и год при помощи текстового редактора Microsoft Office Word.

Такая же работа была проделана для выпускников заочного отделения экономического факультета, кафедры менеджмента, туризма и экономической теории.

После выполнения этих задач, мы с руководителем заполнили акт о передаче всех квалификационных работ в архив университета.

Далее я работал с документацией в деканате. Было дано четыре разных документа для каждого выпускника. Мне предстояло отсортировать их объединить в один документ.

В процессе прохождения учебной практики мне было поручено составить акт «о приёмке и передачи документов» и акт «о переводе студентов на следующий курс». При составлении акта о приемке и передачи документов мне был дан список документов, которые полагались переводу. Список содержал в себе имя документа, его дату, индекс документа (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи, Количество дел (томов, частей), сроки хранения дела и примечание. Я создал и заполнил таблицу исходя из данных, которые были в списке.

При составлении акта о переводе студентов на следующий курс я пользовался списком студентов экономического факультета. Который содержал название факультета, ФИО студентов, номер группы и номер приказа о переводе или об отчислении (если студент был отчислен или переведен).

Следующей работой для меня стало создание перечня зачетов и экзаменов для студентов экономико-юридического факультета и систематизация данных по студентам имеющим задолженности.

Далее была работа с учебно методическими комплексами дисциплин (УМКД) по менеджменту. УМКД — стандартное название для совокупности учебно-методической документации, средств обучения и контроля, разрабатываемых в высшей школе Российской Федерации для каждой дисциплины. УМК должен включать полную информацию, достаточную для прохождения дисциплины. УМК предназначены для обеспечения открытости образовательного процесса и должны быть доступны любому желающему.

Моей задачей было ознакомиться с рабочей программой дисциплины, посмотреть список рекомендуемой литературы, если в списке содержится устаревшая литература, я должен был найти в электронной библиотеке университета более новую замену.

Я начал с такой дисциплины как Информационные технологии в менеджменте. Основная литература данной дисциплины действительно была устаревшей. Я зашел на сайт университетской библиотеки и нашел необходимую, более новую литературу.

После чего внес найденную литературу в рабочую программу дисциплины.

Таким же образом мною были обновлены рабочие программы таких дисциплин как: Анимация в туризме, введение в профессию (менеджмент), деловые коммуникации, профессиональная этика и этикет.

Заключение

Цель и задачи, поставленные в научной практике, выполнены. В частности ознакомление со структурным подразделением университета — деканатом. Разобрана её роль в жизни университета, её функции, задачи и права. Исследованы должностные инструкции работников деканата, их обязанности, функции, права и возможности. Изучены и проанализированы информационные системы, которые используются в деканате.

Подводя итоги анализа, можно сделать вывод, что в деканате содержится очень большое количество информационных систем, которые прямо или косвенно относятся к университету, к работоспособности учебного заведения. Также в деканате стоит немалое программное обеспечение, в которое входят различного рода редакторы, программы для расчета, мультимедийные программы и программы для ввода и вывода данных или информации.

Проведенные исследования документооборота позволяют сделать вывод о том, что документооборот в жизни университета имеет главное значение. При нарушении работы документооборота, выходят из строя все подразделения университета. Для предотвращения таких проблем, необходимо качественно осуществить организацию документооборота.

В заключении отметим, что в ходе выполнения индивидуальных заданий я научился работать с программным обеспечением деканата. Работать с документацией которая содержится в деканате. Также я развил в себе умения работать с информационными системами и анализировать их сильные и слабые стороны.