Информационные технологии, применяемые в менеджменте

Содержание Введение

1. Теоретические основы информационных систем и технологий

1.1 Классификация информационных систем и технологий

1.2 Особенности применения информационных технологий в организациях различного типа

1.3 Проблемы использования информационных технологий в менеджменте и пути их решения

1.4 Виды информационных технологий, используемых в кадровом менеджменте

2. Информационные технологии в управлении некоммерческим предприятием на примере ГКУЗ «КПБ № 1»

2.1 Описание предприятия

2.2 Особенности применения информационных технологий в ГКУЗ «КПБ № 1»

Заключение

Список литературы

Введение

Информационные технологии на сегодняшний день являются относительно новым направлением. Переход к рыночным отношениям в экономике и научно-технический прогресс чрезвычайно ускорили темпы внедрения во все сферы социально-экономической жизни российского общества последних достижений в области информатизации. Широкое распространение информационных технологий в сфере управления персоналом за последние 15−20 лет обусловлено стремлением предприятий соответствовать общемировым тенденциям экономического развития, в которых информационно-технологическому аспекту ведения бизнеса также уделяется значительное внимание. С развитием менеджмента в деятельности кадровой службы возникают задачи, решение которых возможно только с применением информационных технологий. Это связано с тем, в процессе их решения необходимо обрабатывать огромные массивы информации и делать это вручную не целесообразно.

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление. Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.

Главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации, а в совокупности с персоналом, владеющим навыками работы с информацией и информационными технологиями, являются необходимыми атрибутами конкурентоспособного предприятия. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

Целью работы является исследование особенностей информационных технологий, используемых в менеджменте.

Задачи работы:

— Рассмотреть основные характеристики информационных систем и информационных технологий.

— Изучить особенности информационных технологий в организациях различного типа.

— Определить основные проблемы использования информационных технологий в менеджменте, и выделить пути их решения.

— Дать характеристику основным видам информационных технологий используемых в менеджменте.

— Проанализировать использование информационных технологий в управлении государственным предприятием на примере ГКУЗ «КПБ № 1».

1. Теоретические основы информационных систем и технологий

1.1 Классификация информационных систем и технологий

Под информационной системой понимается совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных и других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

В целом можно сказать, что использование информационных систем управления позволяет:

— повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;

— обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики;

— добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;

— согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;

— за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь.

Таким образом, информационная система может быть определена с технической точки зрения как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации. В дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы могут также помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и создают новые изделия.

Информационные системы содержат информацию о значительных людях, местах и объектах внутри организации или в окружающей среде. Информацией мы называем данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для пользователей. Данные, напротив, являются потоками сырых фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или в физической среде прежде, чем они были организованы и преобразованы в форму, которую пользователи могут понимать и использовать.

Информационные системы в настоящее время можно классифицировать по ряду признаков, в частности: способу реализации в информационной системе, степени охвата задач управления, классам реализуемых технологических операций, типу пользовательского интерфейса, вариантам использования сети ЭВМ, обслуживаемой предметной области.

Так Ковалев в своей книге «основы финансового менеджмента» выделяет основными классификационными признаками автоматизированных информационных систем такие как:

— уровень в системе государственного управления;

— область функционирования экономического объекта;

— виды процессов управления;

— степень автоматизации информационных процессов.

Таблица 1. Классификация информационных технологий.

Все виды информации, необходимой для управления на предприятии, также представляют собой информационную систему. Система управления и система информации на любом уровне управления образует единство. Управление без информации невозможно.

По источникам поступления информацию можно разделить на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация состоит из директивных указаний вышестоящих органов, различных материалов центральных и местных органов управления, документов, поступающих от других организаций и предприятий-смежников. Внутренняя информация отражает данные о ходе производства на предприятии, о выполнении плана, о работе цехов, участков служб, о сбыте производства.

Три процесса в информационной системе производят информацию, в которой нуждаются организации для принятия решений, управления, анализа проблем и создания новых изделий или услуг, — это ввод, обработка и вывод. В процессе ввода фиксируются или собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе обработки этот сырой материал преобразуется в более значимую форму. На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться. Информационные системы также нуждаются в обратной связи, которая является возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.

Существуют формальные и неформальные организационные компьютерные информационные системы. Формальные системы опираются на принятые и упорядоченные данные и процедуры сбора, хранения, изготовления, распространения и использования этих данных.

Неформальные информационные системы основаны на неявных соглашениях и неписаных правилах поведения. Нет никаких правил, что является информацией или как она будет накапливаться и обрабатываться. Такие системы необходимы для жизни организации. К информационным технологиям они имеют весьма отдаленное отношение.

Хотя компьютерные информационные системы используют компьютерные технологии, чтобы переработать непроверенные сведения в значимую информацию, существует ощутимое различие между компьютером и компьютерной программой, с одной стороны, и информационной системой — с другой. Электронные вычислительные машины и программы для них — техническое основание, инструментальные средства и материалы современных информационных систем. Компьютеры обеспечивают оборудование для хранения и изготовления информации. Компьютерные программы, или программное обеспечение, являются наборами руководств по обслуживанию, которые управляют работой компьютеров. Но компьютеры — только часть информационной системы.

В соответствии с признаком классификации по уровню государственного управления автоматизированные информационные системы делятся на федеральные, территориальные (региональные) и муниципальные информационные системы, которые являются информационными системами высокого уровня иерархии в управлении.

Информационные системы федерального значения решают задачи информационного обслуживания аппарата административного управления и функционируют во всех регионах страны.

Территориальные (региональные) информационные системы предназначены для решения информационных задач управления административно-территориальными объектами, расположенными на конкретной территории.

Муниципальные информационные системы функционируют в органах местного самоуправления для информационного обслуживания специалистов и обеспечения обработки экономических, социальных и хозяйственных прогнозов, местных бюджетов, контроля и регулирования деятельности всех звеньев социально-экономических областей города, административного района.

В общем можно сказать, что с позиции делового видения информационная система представляет собой организационные и управленческие решения, основанные на информационных технологиях, в ответ на вызов, посылаемый окружающей средой. Понимать информационные системы — это не означает быть грамотным в использовании компьютеров, менеджер должен более широко понимать сущность организации, управления и технологий информационных систем и их возможность обеспечить решение проблем в деловой окружающей среде.

1.2 Особенности применения информационных технологий в организациях различного типа

Информационные технологии являются основной составляющей информационной системы организационного управления и непосредственно связаны с особенностями функционирования предприятия или организации. Ковалев определяет выбор стратегии развития в организации автоматизированной информационной технологии следующими факторами:

— областью функционирования предприятия или организации;

— типом предприятия или организации;

— производственно-хозяйственной или иной деятельностью;

— принятой моделью управления организацией или предприятием;

— новыми задачами в управлении;

— существующей информационной инфраструктурой.

Основополагающим фактором для построения информационной технологии с привязкой ее к принятой модели управления и существующей информационной инфраструктуре является область функционирования объекта. Так же на формирование технологии обработки информации оказывает влияние тип организации. В организациях различного типа в зависимости от требований к решению задач управления экономическим объектом формируется технологический процесс обработки информации. При внедрении информационных систем организационного управления и технологий основными критериями также являются величина организации и область ее функционирования. С учетом этих критериев делается выбор программно-аппаратного обеспечения информационной технологии решения конкретных функциональных задач, на основе которых принимаются соответствующие управленческие решения.

Для изучения особенностей применения ИТ на различных предприятиях все организации условно можно разделить на три большие группы — малые, средние и крупные.

1. На малых предприятиях различных сфер деятельности информационные технологии, как правило, связаны с решением задач бухгалтерского учета, накоплением информации по отдельным видам бизнес процессов, созданием информационных баз данных по направленности деятельности фирмы и организации телекоммуникационной среды для связи пользователей между собой и с другими предприятиями и организациями. Персонал малых предприятий работает в среде локальных вычислительных сетей различной топологии с организацией автоматизированного банка данных для концентрации информационных ресурсов предприятия.

Индивидуальные приложения и функциональная информация специалистов малого предприятия локализуются на уровне автоматизированных рабочих мест или рабочих станций локальной вычислительной сети, а автоматизированный банк данных используется для эффективной информационной поддержки работы верхнего звена управления. Поэтому на малых предприятиях наиболее целесообразна организация комбинированной информационной технологии, которая сочетает в себе распределенную обработку данных с централизацией информационных ресурсов в автоматизированном банке данных.

В качестве центральной вычислительной системы, реализуемой для организации автоматизированного банка данных, используются UNIX-сервер, мэйнфрейм или суперкомпьютер.

Комбинированная сетевая организация автоматизированной информационной технологии имеет следующие преимущества:

— экономия эксплуатационных расходов;

— возможность эффективной реализации архитектуры «клиент-сервер»;

— высокая адаптивность к требованиям пользователей за счет широкого спектра вариантов сочетания аппаратных и программных средств.

Однако концентрация системы вокруг единственного сервера не всегда является лучшим решением, так как существуют жесткие ограничения на количество клиентов, подключенных к серверу. Увеличение числа клиентов приводит к замедлению реакции системы. Кроме того, в современных условиях функционирования предприятия или организации для выработки оптимального управленческого решения необходимо централизованно решать разноплановые задачи, начиная с традиционных бизнес приложений типа программ бухгалтерского учета и заканчивая задачами оценки коммерческого риска с использованием систем искусственного интеллекта. Практика показывает, что смешивать весь спектр подобных задач в одном компьютере неэффективно, а попытки обойти указанные ограничения за счет наращивания вычислительной мощности центрального сервера приводят к резкому увеличению финансовых затрат. Поэтому подобное комбинированное построение автоматизированной информационной технологии и организация локальной вычислительной сети с одним информационным узлом концентрации вполне себя оправдывают только при реализации на малых предприятиях.

2. В средних организациях большое значение для управленческого звена играют функционирование электронного документооборота и привязка его к конкретным бизнес процессам. Для таких организаций характерны расширение круга решаемых функциональных задач, связанных с деятельностью фирмы, организация автоматизированных хранилищ и архивов информации, которые позволяют накапливать документы в различных форматах, предполагают наличие их структуризации, возможностей поиска, защиты информации от несанкционированного доступа. Производится наращивание возможностей различных форм организации хранения и использования данных: разграничение доступа, расширение средств поиска, иерархия хранения и классификации.

Для исключения различных проблем связанных с перегрузкой в организации информационной технологии средних предприятий используется несколько серверов в различных функциональных подразделениях предприятия. Так, локальная вычислительная сеть средних предприятий представляет собой двухуровневую вычислительную сеть, на верхнем уровне которой организована коммуникационная среда для обмена информацией между локальными серверами, а на нижнем уровне — подключение локальных вычислительных сетей различной топологии каждого функционального подразделения к локальному серверу для обеспечения пользователям взаимного обмена информацией и доступа к корпоративным ресурсам.

3. В крупных организациях информационная технология строится на базе современного программно-аппаратного комплекса, включающего телекоммуникационные средства связи, многомашинные комплексы, развитую архитектуру «клиент-сервер», применение высокоскоростных корпоративных вычислительных сетей. Корпоративная информационная технология крупного предприятия имеет, как правило, трехуровневую иерархическую структуру, организованную в соответствии со структурой территориально разобщенных подразделений предприятия: центральный сервер системы устанавливается в центральном офисе, локальные серверы — в подразделениях и филиалах, станции клиентов, организованные в локальные вычислительные сети структурного подразделения, филиала или отделения — у персонала компании.

Таким образом, можно сделать вывод, что-то, как будут организованы информационные технологии на предприятия, в первую очередь зависит от размеров его информационной системы, то есть количества обрабатываемой информации необходимой для успешного функционирования и развития. Информационная система же формируется исходя из области функционирования объекта, типа, организационной структуры и размеров.

1.3 Проблемы использования информационных технологий в менеджменте и пути их решения

Сегодня положение дел в области ИТ характеризуется крайней неопределенностью. Во-первых, это связано с непрерывным увеличением объема технологических предложений, требующих высоких инвестиций, и соответственно с усилением зависимости от внешних услуг (например, от поставщиков программного обеспечения). Внутрифирменные расходы на нужды ИТ растут опережающими темпами по сравнению с другими затратами предприятия. При этом высший менеджмент мало осведомлен об общих расходах в сфере ИТ. Так, компетентные решения фирменного руководства охватывают примерно лишь 5% соответствующих затрат. Во-вторых, изменяется роль ИТ в хозяйственной деятельности многих предприятий. При выполнении внутрифирменных процессов функция ИТ перестала быть вспомогательной, превратившись в важнейшую составную часть продукта или производственных мощностей. Хозяйственные риски в настоящее время во многом определяются рисками в данной сфере. Реализация же современных высокопроизводительных организационных проектов (например, «виртуальных организаций» без жесткой привязки производственных участков к определенному месту), требует полного использования потенциала ИТ с помощью телекоммуникационных средств.

Не способствует стабилизации и быстрый рост издержек в сфере ИТ. Чтобы контролировать их увеличение и добиться большей гибкости в решении информационно-технологических проблем, многие предприятия идут в основном двумя путями. Первый заключается в том, что фирма создает внутрифирменный информационно-технологический участок, который предлагает услуги и внешнему рынку, доказывая тем самым возможность рентабельного использования своих мощностей.

Однако чаще предприятия выбирают другой путь, когда большая часть собственного информационно-технологического персонала переводится в распоряжение вновь создаваемых дочерних компаний или совместных со специализированными информационно-технологическими партнерами предприятий, также самостоятельно выступающих на рынке. На материнском предприятии остается небольшая группа сотрудников, на которую возлагаются функции информационного менеджмента.

Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное воздействие оказывают информационно-технологические решения на сам хозяйственный процесс и культуру предприятия. В связи с этим роль высшего менеджмента в управлении данной областью функционирования организации становится все менее значимой и он вынужден делегировать соответствующие вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы вне фирменных информационно-технологических служб не дает особых поводов для оптимизма относительно эффективности решения указанных проблем. В этой связи возникают следующие ключевые вопросы:

— каково отношение ведущего персонала к ИТ, какие последствия вытекают из более эффективной ее организации и использования в производстве новых товаров и услуг;

— что должно знать высшее руководство фирмы в области ИТ, чтобы принимать компетентные решения, в частности в отношении инвестиций;

— в какой мере допустимо делегирование функций в сфере ИТ;

— какова должна быть роль высшего менеджмента в управлении информационно-технологическим потенциалом.

Для решения ряда вопросов необходимо рассмотреть ответственность различных групп рабочих за функционирование ИТ и их взаимоотношения.

Гюнтер Мюлер-Штевенс и Сесиль Ашванден в своей статье «Информационны технологии и управление предприятием» выделяют шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере информационных технологий:

1. Высшее руководство, которое должно осуществлять управление информационными технологиями как стратегическим потенциалом предприятия;

2. специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;

3. менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов и снижать издержки;

4. менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия:

5. поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;

6. собственное информационно-технологическое подразделение.

На многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено часто делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений и постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также и должная мотивация в этой сфере.

В связи с ростом значения ИТ в обеспечении успеха фирмы подобная политика неприемлема. Общефирменное руководство должно в настоящее время найти ответы на следующие два вопроса.

Во-первых, нужно точно определить, какой вклад должна внести ИТ в процесс производства товаров и услуг. Внимания здесь заслуживают главным образом три аспекта:

1. ИТ как функция обеспечения производственного процесса, например в области коммуникаций или автоматизации производства, а также при генерации и передаче управленческих знаний и информации для управления хозяйственными операциями;

2. ИТ как интегральная составная часть продукта;

3. ИТ как организационный инструмент для создания виртуальных форм предприятия.

Во-вторых, кто должен выполнять перечисленные и другие функции. На первый план выдвигается вопрос о координационном механизме для отдельных видов информационно-технологических услуг. Решение может быть найдено в использовании указанных выше специализированных внутрифирменных подразделений и вне фирменных филиалов. Возможно и промежуточное решение в виде создания стратегических альянсов между собственным подразделением и внешними партнерами. В двух последних случаях предприятие теряет прямой контроль над своим информационно-технологическим потенциалом. Следует отметить, что подобные услуги могут быть эффективны только при тесном сотрудничестве с их поставщиками. Общефирменный менеджмент должен искать пути устранения или компенсации слабых мест в своей работе.

Специалисты в силу ограниченности своей сферы деятельности часто лишены возможности иметь полную ясность относительно всего процесса производства товаров и услуг. Отсюда возникают нереалистичные требования к ИТ. Специалисты должны совершенствовать свои знания о производственном процессе, уясняя при этом роль ИТ в нем.

Менеджеры отделов бухгалтерско-финансового учета выполняют роль своего рода «переводчиков» при обсуждении с клиентом решений в области ИТ. Они должны также вносить ясность относительно ожиданий клиентов и пользователей, связанных с информационно-технологическими услугами.

Что касается поставщиков ИТ, то основная проблема заключается во взаимоотношениях с клиентом, который часто вынужден мириться с ролью «подопытного кролика». Недальновидная сбытовая политика нередко ограничивается размещением одного или нескольких заказов. Наряду с этим возрастает зависимость поставщиков ИТ от разработчиков программного обеспечения. Для решения этих проблем поставщикам рекомендуется переходить на более современную хозяйственную стратегию, в основе которой лежат ориентация на клиента, ключевые компетенции, долгосрочные связи с клиентурой на базе взаимного доверия, большая гибкость и готовность к риску.

Теоретически на внутрифирменные подразделения ИТ возложена функция информационно-технологического обеспечения процесса производства товаров и услуг. Они должны заниматься решением технологических задач в своей области и социальных проблем, связанных с внедрением и эксплуатацией ИТ, координировать работу с группами лиц и организациями, заинтересованными в использовании потенциала и определении проблематики ИТ, совместно с общефирменным руководством искать пути завоевания конкурентных преимуществ для отдельных хозяйственных подразделений и предприятия в целом.

Однако сегодня для сотрудников информационно-технологических отделов характерна психология исполнителя, занимающегося в основном подсобной работой. Они дистанцируются от остальных подразделений и работают как бы вне связи с целями предприятия. Сотрудники этих отделов обычно ожидают, что от них потребуют; активность в предоставлении услуг, как правило, отсутствует. К другим проблемам следует отнести недостаточную прозрачность производственных процессов в рассматриваемых отделах, информационную избыточность, несоблюдение сроков выполнения работ.

От внутрифирменных информационно-технологических подразделений требуется активно вовлекать пользователей в обсуждение вопросов ИТ, кооперироваться в решении хозяйственных проблем, устанавливать разумные пределы децентрализации, упрощать рабочие процедуры и др.

В настоящее время на многих предприятиях введен пост руководителя информационной службы с высоким фирменным статусом вице-директора или члена совета директоров. В будущем его функции должны претерпеть значительные изменения. Раньше в распоряжении таких руководителей находились сотни сотрудников, в крупных корпорациях они располагали солидным бюджетом. Сейчас положение изменилось в худшую сторону в связи с децентрализацией и формированием внефирменных информационно-технологических филиалов. Руководитель информационной службы уже не может силами своего подразделения оказывать прежние услуги, и вынужден прибегать к внешней кооперации, координировать работу десятков поставщиков, выявлять их компетентность, искать пути компенсации слабых сторон. Из поставщика ИТ он превращается в менеджера ИТ, что требует новых мотиваций.

Руководитель информационной службы должен стать посредником между хозяйственным руководством и рынками. Потребность в руководителе, исполняющем роль главного технолога, в будущем отпадет. Он становится своего рода катализатором информационно-технологических процессов и связующим звеном между его участниками. Как посреднику ему необходимо уметь говорить языком хозяйственных руководителей, помогать выявлять риски и организационные осложнения при реализации проектов.

Руководитель информационной службы должен отчитываться непосредственно перед директором компании или советом директоров, а не перед экспертом по управлению предприятием. С последним же надо наладить сотрудничество в распределении важнейшей информации между участками, от которых ожидается наибольшая отдача. Руководителю информационной службы необходимо не только разбираться в вопросах ИТ, но и уметь выполнять функции генерального менеджера, воспринимая ИТ как хозяйственную область и одновременно управляя ею. В таком случае руководитель должен иметь не только технологическую подготовку, но и обладать предпринимательскими знаниями.

Рассмотренные изменения требований к группам интересов в сфере ИТ обусловлены динамикой развития предприятий и внешней среды. Основные аспекты этого развития и их влияние на роль ИТ в управлении предприятием в соответствии со статьей «Проблемы теории и практики управления» состоят в следующем.

1. Децентрализация и рост информационных потребностей.

Ориентация на максимальное сближение с клиентом потребовала от предприятий перехода к горизонтальным, децентрализованным структурам. Принятие решений в условиях децентрализации привело к резкому росту потребностей в информации относительно процесса производства товаров и услуг. Возникла необходимость в более подробном ознакомлении третьей стороны с состоянием дел в соответствующих хозяйственных областях. В новой обстановке обеспечение информацией по всем направлениям должно функционировать безупречно.

Использование ИТ призвано сгладить организационную сложность предприятия. Ранее это достигалось благодаря возложению на компьютеры сложных вычислений и обработки документации в очень больших объемах. Сейчас речь идет о том, чтобы непрерывно усложняющиеся горизонтальные и вертикальные модели взаимосвязей, структуры которых в свою очередь постоянно меняются, совершенствовались с помощью новой коммуникационной технологии.

Ранее на предприятиях устанавливались мощные обрабатывающие системы, готовившие огромное количество цифровых отчетов, на базе которых в последующем осуществлялось управление хозяйственной деятельностью. Сейчас вопрос стоит о том, чтобы разработать такую технологию, с помощью которой можно было бы постоянно держать в курсе событий менеджеров и их партнеров, принимающих решения в условиях децентрализации. Новые информационно-технологические системы должны обеспечивать не какую-то абстрактную хозяйственную систему, а конкретных партнеров, которые в разнообразных формах участвуют в хозяйственном процессе.

2. От обработки данных через информационные системы к управлению знаниями.

Уже давно отпала необходимость рассматривать ИТ как средство обработки данных. С помощью этой технологии из данных надо извлекать информацию для нужд пользователя, а возникающая в этой связи проблема «информационных перегрузок» требует массивных средств отбора, дальнейшей обработки и обновления информации. При этом следует продумать вопрос о коммерчески выгодных интерфейсах и сжатии внутрифирменной и внешней информации, а также о распределении совместно используемых знаний между организационными подразделениями и партнерами по кооперации.

Быстрое развитие сетей локальных систем с региональной и даже интернациональной структурой приводит к отказу от классических рабочих полей информатики и широкому привлечению средств телекоммуникаций. Организационно это ведет к ликвидации границ предприятия. Все труднее становится определить, где оно начинается и где кончается. Создание и эксплуатация соответствующей коммуникационной структуры для подобных «виртуальных предприятий» относятся к задачам информационного менеджмента, так же как и классическая функция обеспечения производственного процесса или разработки товаров и услуг на базе ИТ. Дело при этом состоит не только в обработке информации, но и рациональном распределении знаний.

Кроме того, организации должны учитывать на профессиональном уровне все новые и важные для ИТ аспекты. Примером может служить вопрос о технологическом и хозяйственном значении системы «Интернет». Именно на информационно-технологической службе лежит ответственность за создание здесь платформы, на которой станет возможной квалифицированная психологическая подготовка персонала, включая общефирменный менеджмент.

3. Интеграция децентрализованных систем.

Сейчас информация на предприятиях обрабатывается в рамках самых разнообразных систем. Обеспечение их широкой доступности для всех сотрудников, а также внешних партнеров и облегчение тем самым принятия творческих решений может стать критически важным фактором успеха для многих предприятий. Вместе с тем объединение по вертикали и горизонтали информационно-технологических систем, возникших в условиях децентрализации, кажется почти невозможным. Во всяком случае в классических областях ИТ опыт на этот счет отсутствует. Тем не менее интеграция должна произойти.

Постановка подобной цели необходима высшему менеджменту для управления изменениями. Организационным рычагом в ее достижении могут стать виртуальные, сверхотраслевые предпринимательские интеграционные группы. Возможно, такие группы смогут даже управлять функцией ИТ. Целью в этом случае мог бы стать интеграционный подход к взаимосвязанным технологическим, социальным, функциональным и хозяйственным процессам.

4. Будущие зависимости.

Капиталовложения в ИТ сегодня влекут за собой многочисленные последствия. С одной стороны, они открывают определенные перспективы, а с другой — могут лишить предприятие некоторых возможностей в будущем из-за зависимостей, связанных с быстрыми технологическими изменениями. Поэтому решения о капиталовложениях в ИТ не должны приниматься, пока не получен ответ на вопрос, по какому пути пойдет развитие следующего поколения технологии.

5. Психологический фактор.

Естественно, что новая технология повышает производительность, помогает фирме добиться лучших хозяйственных результатов. Наряду с этим менеджеры должны знать о том, как мыслят и как работают люди, использующие новую технологию. Фирмам, которым это удается лучше, могут надеяться на большую отдачу от средств, вложенных в ИТ.

6. Языковые уровни.

Изготовители информационной техники должны научиться делать предложения не только в узкоспециальных терминах. На переговорах партнер будет ставить вопросы, имеющие принципиальное значение для высшего менеджмента. Здесь важно, чтобы обе стороны вышли на новый переговорный уровень, на котором стороны говорили бы на одном языке. Речь в этом случае идет скорее не о качестве техники, а о качестве услуг в сфере ИТ. Техника, разумеется, должна хорошо работать, быть на высоком уровне. Вместе с тем ее изготовитель должен почувствовать себя на месте менеджера, который с помощью ИТ стремится добиться конкурентных преимуществ. Чистый продавец в системе сбыта ИТ уходит в прошлое.

Таким образом, можно резюмировать, что сегодня между рассмотренными группами интересов отсутствует необходимое взаимодействие. Из-за различий в «языках» и «культурах» возникают проблемы кооперации и коммуникации. Властные устремления и профессиональный эгоизм мешает принятию решений по существу. К кооперации и интеграции информационно-технологические отделы подготовлены слабо. Часто устанавливаются критерии, которые напрямую не связаны с успехом предприятия. Общие цели ставятся, если это имеет место на крайне ограниченную временную перспективу. Управление реализацией общих проектов организуется очень плохо. Сферы компетенций и ответственности за решение задач распределяются нечетко. Очевидно, что в сфере управления ИТ на сегодняшний день все еще необходимы значительные изменения.

1.4 Виды информационных технологий используемых в кадровом менеджменте

информационный технология кадровый менеджмент

Несмотря на наличие на сегодняшний день довольно большого числа проблем связанных с использованием информационных технологий, в связи с относительной новизной данной отрасли, информационные персонал-технологии все же значительно облегчили задачу специалистов в сфере управления. Всю совокупность технологических средств используемых кадровыми менеджерами можно разделить на 2 основные группы: интернет-технологии и специализированное программное обеспечение (рис. 1).

1. Интернет технологии.

— Корпоративные веб-сайты являются важнейшим элементом информационной системы компании. Его можно считать виртуальным офисом компании, работающим круглосуточно и доступным посетителям со всего мира.

Общеизвестно, что чрезвычайно важным для эффективного привлечения клиентов на рынке продуктов и услуг является формирование их позитивного отношения к бренду и репутации корпорации. Теперь это положение распространяется и на рынок труда.

Рисунок 1. Информационные технологии, используемые менеджерами по управлению персоналом Многие передовые корпорации создают на своих сайтах в интернете хорошо различимые HR-бренды, представляя совместно рекламу как продуктов, так и рабочих мест для их производства. Страницы корпоративных сайтов создаются с учетом интересов потенциальных работников и на них указываются преимущества, которые предоставляются сотрудникам компании, такие как гибкий график для работающих матерей, особенности социального пакета и многие другие.

— Электронная почта — технология и предоставляемые ею услуги по пересылке и получению электронных сообщений по распределённой (в том числе глобальной) компьютерной сети. Для облегчения процесса ведения электронной переписки, сотрудникам отделов кадров рекомендуется пользоваться специализированными почтовыми программами. Почтовая программа — программное обеспечение, устанавливаемое на компьютере пользователя и предназначенное для получения, написания, отправки и хранения сообщений электронной почты одного или нескольких пользователей или нескольких учётных записей одного пользователя.

Стоит также помнить, что правила ведения электронной переписки несколько отличны от ведения бумажной переписки. Например, не смотря на то, что массовая рассылка является достаточно эффективным и дешёвым способом привлечения новых сотрудников, данный метод никогда не создаст о компании хорошего впечатления.

Программы мгновенного обмена сообщениями — программы для обмена сообщениями через интернет в реальном времени через службы мгновенных сообщений. Могут передаваться текстовые сообщения, звуковые сигналы, изображения, видео. Многие из таких программ могут применяться для организации групповых текстовых чатов или видеоконференций.

— Профессиональные интернет-сообщества и социальные сети.

Профессиональные интернет-сообщества представляют собой порталы или группы сайтов, взаимосвязанных по тематике и профессиональным интересам посредством ссылок — своеобразные виртуальные клубы, сообщества, сетевые профессиональные организации.

Деятельность сетевого сообщества в сети предоставляет возможности для знакомства с составом и характеристиками составляющих его пользователей, специалистов в разных областях. При определенной активности в рамках подобного сообщества можно решать задачи и целевого подбора кадров. Для того чтобы найти носителя знаний, например по управлению персоналом, можно обратиться на определенные профессиональные ресурсы.

Существуют также профессиональные сети, организации, по своему содержанию не относящиеся к управлению персоналом, но они объединяют квалифицированный персонал, который может оказаться нужным вашей компании. Профессиональное сообщество не решает задачи трудоустройства своих членов, но если кто-то испытывает потребность в квалифицированных кадрах в данной сфере профессиональных знаний, если нужна целевая аудитория определенного уровня, то, войдя в подобную сеть, кадровый специалист или руководитель найдет массу экспертов по самым разным вопросам.

Таким образом, можно сказать, что профессиональные сообщества являются новым, еще только формирующимся пространством для поиска кадровых ресурсов, тем не менее, уже сегодня многие рекрутеры ведут активную работу с форумами и блогами, так как там зачастую можно встретить узкоспециализированных специалистов, которых можно переманить в свою компанию.

В течение последних нескольких лет особенно популярными стали так называемые социальные сети. Их появление дало массу новых возможностей для менеджеров. Большинство социальных сетей поддерживает возможность создания профессиональных сообществ и объявлений о поиске новых сотрудников. Помимо обычных социальных сетей, появляются также специализированные профессиональные социальные сети. Наиболее популярной социальной сетью для поиска и установления деловых контактов на сегодняшний день является LinkedIn. В LinkedIn зарегистрировано свыше 75 миллионов пользователей, представляющих 150 отраслей бизнеса из 200 стран.

2. Специализированное программное обеспечение

— Справочно-правовые системы (информационно-правовые системы) особый класс компьютерных баз данных, содержащих тексты указов, постановлений и решений различных государственных органов. Кроме нормативных документов, они также содержат консультации специалистов по праву, бухгалтерскому и налоговому учету, судебные решения, типовые формы деловых документов. На сегодняшний день в России и СНГ существует множество справочно-правовых систем. Их можно разделить на 2 группы: государственные и коммерческие (рис. 2).

Рисунок 2. Классификация справочно-правовых систем Справочно-правовые системы нельзя назвать специализированными системами по управлению персоналом, но они активно используются в работе кадрового менеджмента.

— Экспертные системы — это программные комплексы, аккумулирующие знания специалистов в конкретных предметных областях и тиражирующие их для консультирования менее квалифицированных пользователей.

Основная разница между информационно-поисковыми и экспертными системами заключается в том, что первые осуществляют лишь поиск имеющейся в их базе заданной информации, а вторые — еще и логическую переработку ее с целью получения новой информации.

Экспертные системы для кадровой деятельности условно можно разделить на следующие группы в зависимости от решаемых задач:

Многофункциональные системы (решаемые задачи: профориентация, профотбор, аттестация работников, формирование резерва);

Системы для группового анализа состояния персонала (задачи стратегические: анализ и оптимизация структуры организации, определение тенденций развития подразделений);

Системы для специалистов-психологов (выявление негативных проявлений работников, в том числе криминальных наклонностей, скрытой конфликтности, негативных тенденций в подразделениях и организации в целом).

— Отдельные программы авторизации — это программные продукты автоматизирующие отдельные функциональные задачи. Как правило, это программы кадрового учета, расчета заработной платы, найма персонала, аттестации, тестирования, управления компенсационным пакетом, оценки, обучения, развития и мотивации персонала. Это не комплексные системы в процессе разработки, а полностью законченный продукт. Как правило, системные решения, лежащие в основе этих разработок, не позволяют им развиваться как комплексным HRM-системам. Такие программы имеют локальное применение и могут быть рекомендованы только небольшим организациям для решения учетно-отчетных задач в конфигурации зарплата-кадры.

— В соответствии со Словарем APICS (American Production and Inventory Control Society), термин «ERP-система» (Enterprise Resource Planning — управление ресурсами предприятия) может употребляться в двух значениях. Во-первых, это — информационная система для идентификации и планирования всех ресурсов предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета в процессе выполнения клиентских заказов. Во-вторых, — это методология эффективного планирования и управления всеми ресурсами предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета при исполнении заказов клиентов в сферах производства и оказания услуг. Важное значение при выборе ERP-системы для организации является наличие HRM-модуля. В общем контексте, HRM — это комплекс мероприятий, включающий в себя: выработку политики по персоналу, планирование развития персонала (включая карьерный рост и формирование кадрового резерва), подбор, обучение, аттестацию, учет трудозатрат и оплату труда, поддержание дисциплины труда, разработку мотивационных схем и компенсационных пакетов, планирование и реализацию социальной политики.

Несмотря на то, что большинство информационных технологий, используемых в кадровом менеджменте, изначально не были созданы для данной области управленческой деятельности, потребности современного бизнеса выдвинули новые требования к их функционалу. На сегодняшний день информационные технологии позволяют оптимизировать и ускорить процесс трудовой деятельности специалистов в сфере HR практически на каждом этапе работы с персоналом. Поэтому современным компаниям требуются не только высококвалифицированные сотрудники, способные работать с информационными технологии, но и сотрудники, умеющие сформулировать потребность организации в информационных технологиях, так как информационные технологии требуют значительных финансовых вложений, которые, в случае неправильно сформулированной потребности, могут быть потеряны в двойном или тройном размере.

2. Информационные технологии в управлении не коммерческим предприятием на примере ГКУЗ «КПБ № 1»

2.1 Описание предприятия

Для проведения исследования в области применения информационных технологий в управлении государственным учреждением было выбрано учреждение ГКУЗ «КПБ № 1».

Учреждение создано в соответствии с распоряжением правительства Забайкальского края от 21 октября 2011 года путем изменения типа государственного учреждения здравоохранения и находится в ведомственном подчинении министерства здравоохранения Забайкальского края.

Полное наименование учреждения: государственное казенное учреждение здравоохранения — «Краевая психиатрическая больница № 1».

Учреждение является некоммерческой организацией и создано в целях обеспечения осуществления Министерством здравоохранения Забайкальского края функций по оказанию государственных услуг в сфере здравоохранения.

Место нахождения учреждения: Российская Федерация, Забайкальский край, город Чита, улица Казачья 7.

Почтовый адрес: 672 015, Забайкальский край, город Чита, Казачья улица, 7

Так же в учреждении имеется филиал — отделение реабилитации детей расположенное по адресу: Российская Федерация, Забайкальский край, город Чита, Черновский административный район, 5 мкр., 30а.

Тел. 339 169 — главный врач, 339 231 — бухгалтерия, 254 695 — КСК.

Учреждение создано в целях:

— Развития психиатрической службы Забайкальского края.

— Совершенствования медицинской помощи душевнобольным.

— Развитие медико-социальной и трудовой реабилитации психических больных.

— Подготовки и обучения работников по вопросам в области оказания психиатрической помощи.

Для осуществления данных целей учреждение осуществляет в установленном с действующим законодательством порядке следующие основные виды деятельности:

— Медицинская деятельность

— Фармацевтическая деятельность

— Образовательная деятельность

Деятельность, приносящая доход, учреждением не осуществляется.

Учреждение возглавляет главный врач — Полянский Андрей Владимирович.

Общая численность штата работников на предприятии — 242.

Режим работы: круглосуточный с 9:00 до 21:00

В состав учреждения входят такие структурные подразделения как: приемно-диагностическое отделение, экспертно подростковое отделение, мужское отделение, отделение реабилитации детей, детское отделение.

Для ГКУЗ «КПБ № 1» характерна линейно-функциональная структура управления, основанная на соблюдении единоначалия и линейного построения структурных подразделений, распределения функций управления между ними. Организационная структура предприятия характеризуется тем, что всю полноту власти берет на себя линейный руководитель, возглавляющий коллектив. Ему при разработке конкретных вопросов и подготовке решений помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений.

Преобладающая часть персонала — это люди в возрасте от 35 до 45 лет. Эта часть сотрудников имеет большой опыт работы. За последнее время омолодился состав работников, были приняты на работу молодые специалисты, недавние выпускники ВУЗов.

Весь персонал можно разделить на медицинский персонал отделений и общебольничный персонал подчиняющиеся заместителю главного врача по медицинской части, и административно хозяйственный персонал, куда входят бухгалтера, экономисты, отдел кадров, водители и другой хозяйственный персонал, подчиняющиеся заместителю главного врача по административно-хозяйственной части.