Основы технологической подготовки транспортно-экспедиционного обслуживания

В результате изучения главы 2 студент должен:

знать

• классификацию грузов и особенности их обработки в процессе транспортноэкспедиционной деятельности;

уметь

• • планировать технологический процесс транспортно-экспедиционной деятельности;
• • планировать транспортировку грузов на особых условиях;

владеть

• методами планирования и проектирования технологических процессов переработки различных видов грузов.

Основы планирования технологического процесса транспортно-экспедиционного обслуживания

Организация транспортно-экспедиционного обслуживания заключается в определении конечного числа операций, которые будут осуществляться участниками процесса и привлеченными посредниками. При этом детализация всего процесса и планирование его выполнения определяют эффективность обслуживания и рациональное распределение ресурсов всех участников. Мнение о том, что в рыночной экономике планирование, в том числе планирование технологического процесса, невозможно в силу высокой неопределенности и колебаний конъюнктуры рынка транспортно-экспедиционных услуг, специалистами однозначно признается ошибочным.

Основной задачей планирования технологического процесса транспортно-экспедиционного обслуживания является уточнение объемов транспортной работы, ее распределение между участниками рынка, пооперационного порядка ее выполнения, составление планов, графиков и схем выполнения ТЭО.

Общая организация планирования ТЭО всегда исходит из ведущего положения железнодорожного транспорта, если он и другие виды транспорта задействованы в ТЭО. План транспортно-экспедиционного обслуживания для железных дорог принимается за основу разработки согласованных планов для других видов транспорта. Если технологический процесс ТЭО опирается на привлечение одного вида транспорта, схема и план выполнения работ значительно упрощаются и требуют планового организационного решения лишь для малого количества участников ТЭО.

Для большинства «рыночных» видов транспорта планирование перевозок ведется на основе «прямых» договоров при подаче заполняемых грузовладельцами или ТЭП формами заявки. Этот вопрос будет подробно обсуждаться в главе 4. При формировании плана выполнения транспортно-экспедиционного обслуживания заказов, поступивших на транспортно-экспедиционное предприятие, приоритет всегда отдается крупным предприятиям или партиям груза, при этом особое внимание уделяется повышению коэффициента грузоподъемности в использовании транспортных средств, машин, механизмов и мощностей, необходимых для реализации заказа клиента. Особое внимание каждое транспортно-экспедиционное предприятие уделяет организации и планированию работы с клиентом, а также планированию выполнения заказа, и, как правило, разрабатывает на основе типового алгоритма процесса подачи и обработки заявки собственную процедуру и строго ей следует, что и обеспечивает поддержание планомерности выполнения всего комплекса ТЭО. На рис. 2.1 представлен частный случай организации процесса подачи и обработки заявок в ТЭП.

Рис. 2.1. Схема организации процесса подачи и обработки заявки на ТЭО.

На основании всех поданных в предприятие заявок от клиентов формируются общий план работы предприятия и план технологического процесса выполнения каждой заявки, загрузки собственных мощностей и привлечения посредников, аренды мощностей и оборудования для выполнения всех поступивших заявок от клиентов.

Сформированный план составляют с учетом разнообразных требований и ограничений, которые детализированы в таких документах как уставы и кодексы по видам транспорта; ведомственные инструкции на видах транспорта; правила заполнения заявочных бланков; правила подачи последних в установленные сроки в соответствующие службы транспортных узлов или ведомства видов транспорта, транспортные, экспедиционные и другие участвующие в выполнении заявки организации.

Составленный план должен быть ориентирован на преодоление возможных трудностей в организации технологического процесса выполнения ТЭО. Основными целями его составления являются сокращение времени и затрат на доставку и наиболее эффективное использование ресурсов и мощностей транспортно-экспедиционного предприятия. Целью же планирования технологического процесса выступает максимальная степень удовлетворения заявки клиента. Возникает противоречие целей, которое решается через их совмещение. Стремление выполнить заявки полностью является признаком совершенства, высокого качества ТЭО, но вместе с совершенством и качеством растут затраты. Именно поэтому большинство ТЭП ставят себе задачу удовлетворять заявки только на 95%, как бы парадоксально эго не звучало, тем самым поддерживают достаточно высокий уровень качества услуг и удерживают наиболее крупных и «интересных» клиентов, предлагая им сервис на уровне 100%-го выполнения обязательств. Тем более, что в современной российской практике большинство клиентов и не заинтересованы в высоком уровне качества именно потому, что, как правило, затраты на такой сервис вырастают многократно.

Планирование транспортно-экспедиционного обслуживания выполняется для того, чтобы его организация опиралась на полностью соблюдаемую последовательность и полноту выполнения операций. Любые отклонения в выполнении технологии, отдельных требований в технологической цепочке операций по экспедированию может привести к повреждению или полной утрате груза, транспортного средства, задействованных в обслуживании машин, механизмов, других видов основных фондов, снижению скорости доставки и качества сервиса, увеличению затрат хранения, обслуживания, транспортировки и т. д.

Технология ТЭО — совокупность методов выполнения комплекса и последовательности транспортно-экспедиционных операций с грузами при доставке их потребителю без изменения их свойств и формы в точно назначенное место, время, с наименьшими денежными затратами.

Технология ТЭО разрабатывается для каждой заявки клиента, опирается на формальные признаки, характеристики, параметры, свойства грузов и направления перевозки и необходимых для их обработки мощностей, машин, механизмов, с учетом факторов, имеющихся у ТЭП и привлекаемых ресурсов. Для одной и той же заявки у разных ТЭП она также может иметь серьезные отличия, при этом будет опираться на типовой комплекс операций, которые необходимо выполнить.

Практический пример В международной смешанной перевозке можно выделить следующие основные операции: подготовка товаров к транспортировке; упаковка, затаривание, маркировка; составление необходимой товаросопроводительной документации; заключение договора (-ов) перевозки; страхование перевозки; погрузочно-разгрузочные работы в пункте отправления; таможенные и другие операции на границе (-ах); перемещение груза до границы; перегрузочные работы в пунктах перевалки; выгрузка в пункте назначения; сдача-приемка груза у получателя; расчеты по сделке и за перевозку. К дополнительным операциям относят деятельность различного рода транспортных посредников, розыск грузов, переадресовку, переупаковку, оформление и переоформление соответствующей документации, остановку в пути следования и возврат груза, предъявление претензий и разрешение конфликтов и споров.

Выполнение всех вышеперечисленных операций требует высокой квалификации персонала экспедитора для достижения максимальной эффективности при привлечении их к работе в транспортной экспедиции грузов.

Экспедиторские услуги, как правило, не поддаются группировке, отличаясь индивидуальностью и исключительностью набора операций при обслуживании каждого конкретного заказа.

Планирование внешнеторговых перевозок через морские порты имеет особые правила и процедуру, которая усложнена числом не только выполняемых операций, но и количеством и разнообразием документов, проходящих согласование в различных службах порта отправления и порта прибытия. Планирование таких перевозок всегда основано на составлении плана привлечения грузов к перевозке, который должен обеспечить полную загрузку подвижного состава, имеющегося в распоряжении транспортно-экспедиционного предприятия и является главным показателем эффективности деятельности агентской или экспедиторской службы.

В плановой советской экономике при постоянном дефиците подвижного состава практика ТЭО не испытывала необходимости в привлечении грузов к перевозке. В рыночных условиях конкуренция заставляет бороться за перевозчика, экспедитора и посредника в оказании таких услуг, загружать подвижной состав на видах транспорта максимально полно и привлекать для участия в этом процессе клиента, заинтересовывая его экономически, предлагая скидки и другие улучшения к условиям обслуживания. Функцию привлечения груза к перевозке реализуют за счет развития маркетинговой деятельности транспортного экспедитора.

Привлечение груза к перевозке выражается в подготовке службой маркетинга грамотно и обоснованно составленного и переданного агенту, экспедитору планового задания на определенный период времени или маркетинг-плана, определяющего ответственность агента, экспедитора перед перевозчиком, клиентом за результат предоставляемого сервиса.

Эта функция реализуется каждым экспедитором, но в условиях нестабильности конъюнктуры рынка и ростом требований клиентуры привлечение грузов к перевозке выделилось в самостоятельный вид сервисной транспортно-экспедиционной деятельности.

В экспедиции агент по привлечению грузов к перевозке занят поиском клиентуры и ее привлечением под определенные потребности перевозчика или грузовладельца. Работа экспедитора в сервисе привлечения грузов к перевозке и обслуживания транспортных средств перевозчика глобально оценивается по законченному циклу ТЭО, т. е. как разница между фрахтом и расходами перевозчика, и составляет заработок экспедитора или комиссию. Подготавливаемый экспедитором или его агентом план привлечения груза к перевозке содержит:

• • выделяемую квот}' грузо/контейнеровместимости, процент загрузки каждого транспортного средства с разбивкой по ввозу/вывозу;
• • среднюю доходную ставку в целом для агента и для каждого пункта;
• • частоту заходов, поездок, посадок ТС;
• • интенсивность обработки ТС;
• • норматив средней оборачиваемости оборудования (контейнеров, шасси, поддонов);
• • рекомендации по тарифным ставкам, надбавкам, скидкам, комиссиям и др.

У крупных и средних по масштабам деятельности экспедиторов эти функции выполняет специальное подразделение, где каждый агент «заведует зоной»: регионом, грузопотоком, видом перевозки, погрузкой-разгрузкой и т. д. Он может найти клиента и полностью провести с ним сделку от начала и до конца или, выйдя на клиента, передать заключение сделки, например, коммерческому отделу. В ведении агента должны быть постоянные связи с различными экспедиторами, товарными биржами, советами грузоотправителей, муниципальными органами власти, независимыми экспортерами. Агент сам занимается рекламой и коммуникациями и поддерживает связи с постоянными клиентами. Реализация сервиса по привлечению груза к перевозке нашла распространение во многих сферах, но прежде всего в международной смешанной перевозке грузов, в доставке с использованием интермодальных и мультимодальных технологий.

На морском транспорте операции по привлечению груза к перевозке сосредотачиваются в отделе канвассинга (от англ, canvass — собирание голосов). На других видах транспорта экспедиторы обычно имеют агентов, которые хорошо ориентируются в особенностях вида транспорта, технике, технологиях, конъюнктуре рынка и многих других вопросах, либо каждый агент контролирует порученную ему «зону», которая обычно привязана к границам некой территории.

Практический пример Крупная экспедиторская компания содержит восемь агентов только на обслуживании всей европейской территории, которые работают посменно, охватывая четыре территориальные зоны с условными границами, проходящими с севера на юг от Норвегии до Греции и с запада на восток от Португалии до Урала, где каждая из зон — квадрант, на площади которого находятся географически привязанные к нему страны. В функции агента входят постоянный мониторинг состояния всех процессов, связанных с работой фирмы па территории зоны, поиск и привлечение новых клиентов и заказов, подготовка предварительных предложений и включение заявок в план привлечения грузов к перевозке. Эффективность работы компании после введения зонального контроля и привлечения заказов повысилась почти на 40%.

При оформлении заказа на комплексное ТЭО и включении заявки клиента в план привлечения груза к перевозке, а при условии заключения договора — в оперативный план выполнения ТЭО, экспедитор должен подготовить и подписать с клиентом несколько документов, среди которых:

• • оферта или запрос покупателя — предварительное предложение экспедитора, прописывающее условия и параметры подготавливаемого на следующем этапе договора купли/продажи;
• • договор купли/продажи, определяющий объем и состав транспортноэкспедиционных операций, содержание и условия, составляемый на основе типовой формы контракта Европейской Экономической Комиссии ООН.

Важным на этапе технологического планирования транспортно-экспедиционного обслуживания является составление схем обслуживания, маршрутов доставки, технологических карт и других документов по каждой доставке. Такие документы целесообразно разрабатывать отдельно по каждому виду транспорта, виду отправок по основным элементам транспортного узла, распределительного центра, терминала, склада, экспедитору или его агенту, грузовладельцу, в соответствии с конкретными условиями работы и распределением транспортно-экспедиционных операций между подразделениями экспедитора, представительствами, экспедитором и прочими участниками процесса доставки.

Технологическая схема доставки, включающая и технологическую карту, накладывается на типовой процесс управления комплексным ТЭО и расписывается в документах для внутреннего пользования в транспортно-экспедиционном предприятии по каждому заказу:

• • перечне и порядке выполнения технологических операций по транспортно-экспедиционному обслуживанию полного цикла (технологическая схема и технологическая карта);
• • оперативном плане, графиках подачи транспортных средств иод иогрузку/выгрузку, графиками использования машин, механизмов и людей для выполнения операций и стыковочных графиках, документах, определяющих процедуры контроля, учета и диспетчирования выполнения ТЭО;
• • перечне и технологическом описании (инструкциях по выполнению операций) рациональных методов осуществления транспортирования и экспедиции для различных видов груза на каждом виде транспорта в соответствии с единой унифицированной номенклатурой.

Поэтому в договоре экспедиции или комплексного ТЭО, в других сопроводительных документах должна быть представлена технологическая карта доставки груза, отражающая последовательность выполнения операций и их продолжительность (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Технологическая схема (карта) транспоргно-экснедиционного обслуживания

Для определения времени полного цикла транспортно-экспедиционного обслуживания по каждому заказу, разрабатывается технологическая карта

(см. рис. 2.2), где в виде графика Ганта представлена последовательность и продолжительность выбранных конкретного заказа операций, согласованных с клиентом. Технологическая карта может меняться по требованию клиента, участников выполнения заказа (терминалы, склады, стивидоры и т. д.), в связи с объективными событиями на маршруте следования, в зависимости от свойств и упаковки груза, и других обстоятельств. Составление технологических карт заказа облегчает контроль и учет операций, выполняемых в полном цикле ТЭО и позволяет отследить поэтапно и по времени перемещения груза. Кроме того, технологическая карта помогает планировать весь процесс ТЭО, изыскивая резервы экономии времени цикла комплексного обслуживания за счет «запараллеливания» или совмещения отдельных операций^[1].

В технологической карте отражается полный цикл ТЭО, что позволяет планировать количество повторяющихся циклов одних и тех же операций при выполнении одной заявки. Таким образом, определяя объем работ в соответствии с технологической картой и расчетом планового значения полного цикла ТЭО, экспедитор планирует привлечение и обслуживание одновременно нескольких клиентов, если не все мощности задействованы для выполнения всех имеющихся заказов. В хозяйственной практике полный цикл ТЭО совпадает полным циклом процесса доставки, что следует из рис. 2.2. Если заказ крупный, то полный цикл ТЭО может быть повторен по одной технологической карте несколько раз.

Оперативный план транспортно-экспедиционного обслуживания составляется на день, сутки, неделю, месяц, три месяца. Более длительным планированием (на год, стратегическим планированием) занимаются крупные экспедиторы, обслуживающие постоянные мощные грузопотоки, требующие подробной детализации и составления всевозможных графиков. Мелкие и средние экспедиторы составляют оперативные планы не более чем на месяц.

Важно запомнить!

Основное назначение оперативного плана — распределение объема работ в соответствии с заключенными договорами исходя из имеющихся трудовых и других ресурсов экспедитора, наличия площадей для приема и обработки грузов, их хранения, наличия и соответствия параметрам подвижного состава, погрузочно-разгрузочных механизмов и других средств осуществления экспедиции.

Оперативный технологический план должен обеспечить:

• • ритмичную работу, максимизацию загрузки мощностей и рациональное использование подвижного состава всех видов транспорта, участвующих в его исполнении;
• • сокращение времени выполнения экспедиционных операций;
• • равномерную загрузку фронтов работ на грузовых площадках и терминалах;
• • высокую гибкость работы, возможность быстро и гибко реагировать на изменения производственной ситуации.

При подготовке оперативного плана используют информацию, содержащуюся в технологических картах и заказах-заявках (Приложение 2). Форма заявки не является типовой, и бланк заявки разрабатывается каждым экспедитором индивидуально. Заявка должна содержать сведения, необходимые для выполнения заказа и составления оперативного плана. Оперативный план составляется в несколько этапов: сначала экспедитор собирает заявки на транспортно-экспедиционное обслуживание до определенной даты, далее планирует загрузку мощностей, составляет технологические карты и графики обслуживания, определяет перечни и номенклатуру необходимых для выполнения заявки товарно-сопроводительных документов и на последнем этапе осуществляет текущий контроль выполнения оперативного плана.

Составление оперативного плана транспортно-экспедиционного обслуживания позволяет детализировать процессы формирования, переработки и передачи массивов документированной и недокументированной информации. Анализ информации, сопровождающей ТЭО, выполняют на основе сопоставления планируемых и фактически переданных объемов документов и сведений, сопровождающих определенный заказ, и информационных данных, их возникновения, движения, использования по подразделениям перевозчика, экспедитора, склада, терминала, транспортного узла, участвующих в переработке груза, которые отражаются в оперограммах. Оперограммы дают возможность оценить, достаточно ли данных для принятия решения о необходимости введения новых документов, отмены некоторых из существующих, изменения отдельных позиций документов. Упорядоченная деятельность по планированию обычно осуществляется крупными экспедиторами, имеющими автоматизированные системы управления информацией и процессами. Мелкие и средние экспедиторы чаще выполняют те же функции «в ручном» режиме, как правило, используя только специальное программное обеспечение и выход в Интернет.

Планирование комплексного ТЭО, отвечающего современным высокотехнологичным потребностям клиентуры, возможно только в случае рационального распределения ресурсов. Технологические и другие виды ресурсов в этом случае должны быть определены по каждому транспортному узлу, схеме доставки и виду груза, технологии его транспортировки и экспедирования.

Простейшая форма технологического планирования процесса транспортно-экспедиционного обслуживания присуща автомобильной экспедиции. Далее по возрастанию сложности процессов ТЭО различают: железнодорожную, автомобильно-железнодорожную и комплексную экспедиция, включающую в различных комбинациях ТЭО с транспортировкой различными видами транспорта. Усложнение форм технологического планирования и организации ТЭО связано всегда с участием двух и более видов транспорта в процессе доставки. В этом случае важно учитывать множество дополнительных факторов, оказывающих влияние на технологию и результаты организации ТЭО. К таким факторам относят: степень монополизма на мощности в транспортном узле, объемные показатели обслуживаемых грузопотоков, специфику экспедиции для координации работы нескольких видов транспорта в одной доставке и др.

По мере усложнения технологических схем доставки и выстраивания логистических цепочек все большее предпочтение отдается детализированному текущему планированию на сроки от шести месяцев до одного года. Именно в более сложных схемах доставки проявляется ужесточение власти монополий: высокая степень централизации управления, более жесткие требования к планированию, уточнению объемов транспортной работы и ее распределению. Рыночные условия хозяйствования безусловно сглаживают влияние таких факторов, но усиливают действие иных труднорегулируемых процессов и механизмов.

Организация планирования доставки грузов в национальной экономике исходит из ведущего положения железнодорожного транспорта в транспортной системе. План перевозок грузов по железной дороге принимается за основу разработки макроэкономических планов и для других видов транспорта.

Результаты такого планирования весьма условны, план представляет собой набор индикаторов, к достижению которых стремятся отрасли, территории, отдельные предприятия и на основе которых с учетом объемных показателей производства и потребления в экономике планируются грузопотоки, потребности в их транспортно-экспедиционном обслуживании, закладываются определенные ритмичность и системность в планирование ТЭО. В настоящее время планы ТЭО для других видов транспорта, например, для морского, авиационного, автомобильного, составляются на основе заключения договоров с заказчиками услуг.

Изменение технологий транспортировки, операций с грузом, хранения и других компонентов ТЭО доставки грузов основана на удовлетворении потребностей клиентуры в лице грузовладельцев и перевозчиков, потребностей, динамично меняющихся под воздействием конъюнктуры рынка. Оперативное планирование позволяет маневрировать качеством услуг, способствовать развитию ТЭО в соответствии с экономическими условиями и уровнем технологического совершенства. Многие экспедиторы ставят в развитии требований к качеству услуг высокую цель — удовлетворение заявок клиентов на 95%.

Технологическое планирование ТЭО является одним из важных процессов в доставке груза в транспортной экспедиции. Технологии стали основой транспортной экспедиции и, конечно, требуют планирования и детализации, поскольку растут автоматизация и информатизация всей сферы транспортно-экспедиционного обслуживания. Современные экспедиторские предприятия, опираясь на технические и технологические новшества процесса, ориентируются на комплексность ТЭО, что позволяет поднять качество на высокий технический и технологический уровень.

Формирование единых информационных сетей и баз данных, технологии передачи «больших данных», надежные каналы для поиска клиентов и поставщиков основаны на внедрении инноваций. Эра информатизации и автоматизаций технологий ТЭО и логистики позволяют создавать автоматизированные высокотехнологичные системы доставки грузов и транспортной экспедиции и перейти к эксплуатации нс транспортных, а транспортно-логистических систем, задавая более высокую планку качества услуг и снижая затраты на выполнение большинства операций в комплексном ТЭО.

• [1] Будрина Е. В. Основы транспортно-экспедиционной деятельности: учеб, пособие.