Рассмотрение документов руководителем

Зарегистрированные документы передаются руководителю компании. После ознакомления руководитель ставит на документе свою резолюцию — реквизит документа, который содержит указания должностного лица по исполнению документа. В резолюции даются конкретные и четкие указания по исполнению документа, назначаются исполнители, сроки исполнения (см. ниже). Как правило, резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом.

Образец резолюции руководителя на входящем документе.

Смирновой В. В.

Для подготовки аналитической справки, к 30.05.2015 Генеральный директор

• (личная подпись)
• 25.05.2015

Оригинал документа с резолюцией руководителя организации под роспись передается исполнителю — конкретному работнику или отдельной службе. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса.

Организация работы с отправляемыми документами.

В этом разделе инструкции определяются порядок и основные этапы прохождения проектов исходящих документов в процессе их подготовки, согласования и подписания (утверждения). Работа с исходящими, т. е. отправляемыми из организации, документами включает несколько этапов:

• 1) подготовка проекта документа исполнителем;
• 2) согласование проекта;
• 3) проверка правильности оформления;
• 4) подписание документа руководителем;
• 5) регистрация документа;
• 6) отправка документа адресату;
• 7) подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

В инструкции по делопроизводству необходимо установить правило, по которому ответственность за составление и оформление документа, согласование проекта документа с заинтересованными отделами и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами возлагается на структурное подразделение, выступающее исполнителем документа, например, как в нашем случае, — службу управления персоналом. Проекты документов готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, подготавливаются сопроводительные письма. До представления документа на подпись исполнитель должен проверить правильность оформления и адресования документа, наличие соответствующих виз, приложений (при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа), листа (указателя) рассылки.

Проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости работниками друmx структурных подразделений. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.