Использование ЭВМ в работе с документами

При решении задач документационного обеспечения управления реальной необходимостью стало использование электронной техники. Использование ЭВМ идет по двум основным направлениям Стенюков М. В, Кузнецова О. А. Составление документов на компьютере. М:2001г.:

• · Документирование;
• · Организация работы с документами.

При создании (составлении) документов ЭВМ выступает в роли хорошей пишущей машинки. Она позволяет отредактировать напечатанный текст частично или полностью. Набранный документ можно распечатать на принтере и сохранить на диске для дальнейшего использования.

Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Такие программы называются текстовыми редакторами: Лексикон, Word.

У каждого текстового редактора есть свои особенности и преимущества. Одним из наиболее распространенных и доступных является Лексикон. Он предназначен для обработки несложных документов на русском и английских языках.

С помощью текстового редактора можно:

• · Составлять документы и сохранять их в памяти ЭВМ;
• · Находить документ в памяти ЭВМ по имени файла, просматривать и корректировать текст;
• · Автоматически форматировать абзацы текста или весь текст;
• · Переносить фрагменты текста из одного места в другое или из одного документа в другой;
• · Оформлять части документа шрифтами различного начертания и размера;
• · Находить и исправлять орфографические ошибки в тексте;
• · Одновременно редактировать несколько документов.

Составление документа можно производить с использованием «заготовок» документов разных видов, заранее введенных в память ЭВМ и хранящихся в отдельных файлах.

Все большую популярность приобретают постоянно обновляющиеся версии текстового процессора Word for Widows (Win Word). Текстовый процессор Win Word выполняет все функции Лексикона и предлагает дополнительные возможности для составления документов: создание шаблонов документов и файлов данных, форматирование документов с помощью стилей; обращение к образцам документов («экспертам»), использование словаря символов и т. д.

Служебные письма и другие часто используемые документы Win Word предлагает создавать как объединенные документы. Здесь участвуют файл данных и шаблон. Файл содержит информацию типа: адреса, фамилии, предприятия и др. Шаблон содержит стандартный текст, графики, рисунки, одинаковые для каждого документа. В результате их соединения создается конкретный документ.

Созданный в текстовых редакторах документы запоминаются и хранятся в файлах, дисковой памяти ЭВМ. Чтобы облегчить поиск нужных файлов и сгруппировать их в соответствии с определенной классификацией, в файловой системе предусмотрена структура директорий (каталогов). Директории организованы в иерархическую структуру.

В практике делопроизводства в зависимости от объема документов и степени подготовки пользователей ЭВМ применяются различные прикладные программы по организации работы с документами.

При большом документообороте можно успешно использовать системы управления базами данных (СУБД). Такая система позволяет относительно просто создавать самостоятельно базы данных (БД) с различными структурами, вносить в них необходимые изменения и дополнения, хранить данные в одном и более файлах. Они могут быть связаны между собой или независимы друг от друга. Данные БД хранятся в табличной форме.

При работе с большим массивом документов БД имеют неоспоримые преимущества:

• · При внесении сведений о документе в БД формируется единая справочная система о документах предприятия;
• · Ежедневно можно производить выборку документов с заданием строки исполнения

Широкое распространение получает СУБД Microsoft Access. Она проста и удобна в эксплуатации, позволяет ввести сложнейшие базы данных с большим числом показателей и составлять небольшие офисные приложения к документам. Ввод данных, получения выходных форм и распечатка осуществляется средствами, предоставляемыми системой.

С учетом специфики деятельности работников документационного обеспечения управления создается АРМ — это место пользователя, оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации его функций: ЭВМ, принтер, факс — модем, сканер и т. д.

Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты. Она позволяет:

• 1. отправить документы адресатам, входящим в автоматизированную информационную систему;
• 2. получать подтверждение доставки документов по назначению;
• 3. выводить на экран дисплея полученные документы;
• 4. изменять и редактировать экземпляры, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу;
• 5. распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров;
• 6. отправлять документы одному лицу или группе пользователей по списку;
• 7. составлять и прикреплять к документам резолюцию.

Документ, полученный и составленный с помощью автоматизированной системы, имеет юридическую силу при наличии подписи должностного лица.