Актуальная рекомендация. 
Документационное обеспечение управления персоналом

Работникам кадровой службы в графике документооборота организации необходимо прописать движение следующих первичных документов:

• — приказ о приеме работника (ов) (формы № Т-1, № Т-1а);
• — личная карточка (форма № Т-2);
• — штатное расписание (форма № Т-3);
• — приказ о перемещении работника (ов) (форма № Т-5, № Т-52);
• — приказ об отпуске работника (ов) (формы № Т-6, № Т-ба);
• — график отпусков (форма № Т-7);
• — приказ о прекращении трудового договора с работником (ами) (формы № Т-8, № Т-8а);
• — приказ о направлении в командировку (форма № Т-9);
• — приказ о поощрении работника (ов) (формы № Т-11, № Т-11а);
• — табель учета рабочего времени (форма № Т-13).

Первичный учетный документ, как правило, составляется при совершении какого-то факта хозяйственной жизни, а если это невозможно, то сразу после его окончания. Работник, фиксирующий и отвечающий за оформление действия, должен обеспечить достоверность и своевременную передачу документа для регистрации. Первичный документ оформляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде и заверяется электронной подписью.

Форма графика документооборота для кадровой службы не унифицирована; документ может быть представлен в виде схемы или перечня работ. Независимо от выбранной формы график документооборота должен включать следующие сведения:

• 1) порядок создания документа;
• 2) полное наименование документа;
• 3) количество экземпляров;
• 4) информация о лице, ответственном за исполнение;
• 5) информация о лице, ответственном за получение, выписку и оформление;
• 6) информация о том, кто утверждает, визирует и подписывает документ;
• 7) сроки исполнения документа;
• 8) информация о лице, направляющем документ, и месте назначения;
• 9) дата и порядок представления документа;
• 10) данные о проверяющем лице;
• 11) дата и срок исполнения;
• 12) порядок передачи документа в архив — исполнитель и срок передачи.

Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в приложении 19.

Создание графика документооборота организации — довольно сложная работа: составителям необходимо подробно ознакомиться с деятельностью различных подразделений и служб; проанализировать имеющиеся положения о службах, должностные инструкции и т. д. Можно провести опрос работников и руководителей подразделений, определить перечень их требований к кадровой службе. Желательно составить этот документ гак, чтобы каждому исполнителю было ясно, какова его роль в общей деятельности. Чем подробнее будет описан процесс взаимодействия между подразделениями, тем выше окажется эффективность работы.

График документооборота необходимо согласовать с заинтересованными лицами и подразделениями (лучше всего под роспись), а затем утвердить у руководителя организации. Выписки из утвержденного графика документооборота, относящиеся к сфере деятельности определенного исполнителя, должны быть вручены под роспись, что позволит требовать представления документов в установленные сроки. Внедрение графика документооборота позволяет повысить эффективность управления организации в целом, избежать дублирования документов и улучшить качество функционирования подразделен и й.