Оформление дел для сдачи в архив: основные требования и правила

В зависимости от сроков хранения дел организация должна проводить частичное или полное оформление дел.

Частичному оформлению, что допускает не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять, подлежат дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает следующие операции.

• 1. Подшивка или переплет дела. Документы подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются. При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При прошивке или брошюровании дел все металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов необходимо удалить. Дела, в состав которых входят особо ценные или неформатные документы, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. Если в деле имеются невостребованные личные документы (удостоверения личности, трудовые книжки, военные билеты и пр.), то их необходимо вложить в конверты и подшить в дело. При наличии большого количества таких документов их надо изъять и сформировать отдельное дело.
• 2. Нумерация листов дела. Все листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Если дело состоит из нескольких томов (частей), листы нумеруются по каждому тому (каждой части) отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, которые являются самостоятельным листом в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле. Если фотографии, вырезки, выписки и т. п. наглухо наклеены на документ, то он нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы, то каждый документ нумеруется отдельно. Если в дело подшиты конверты с вложениями, то вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Сложенный лист (формата АЗ, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата должен быть подшит за один край и пронумерован как один лист. Если листы подшиты за середину или как-то иначе, они подлежат перешивке или нумеруются как один лист.

Если в деле имеются документы с собственной нумерацией листов, они могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, при условии что она соответствует порядку расположения листов в деле.

При обнаружении ошибок в нумерации листов дела необходимо провести перенумерацию листов: старые номера зачеркнуть и рядом поставить новый номер листа. В этом случае в конце дела вставляется новый листзаверитель, а старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. Если при подготовке к передаче дел на хранение обнаруживаются ошибки нумерации листов, то по согласованию с государственным архивом допустимо употребление литерных номеров листов. В этом случае лист можно пронумеровать предыдущей цифрой и дополнить ее буквой — литерой; например, для листов 1, 2, 3, За, 36, 4, 5 литерными номерами будут За и 36.

3. Составление листа-заверителя. Лист-заверитель представляет собой бланк, который подшивается в конце каждого дела на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель — это документ, который содержит сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела. Лист-заверитель составляется, но установленной форме, в которой цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов дела, листов внутренней описи. Кроме того, в нем оговариваются особенности нумерации, наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. В листе-заверителе указывается также наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Установленная форма листа-заверителя приведена ниже.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_

В деле подшито и пронумеровано_листов,

(цифрами и прописью).

в том числе:

литерные номера листов_

пропущенные номера листов_

+ листов внутренней описи_.

Формат А4 (210×297 мм) Дата Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Если дело было подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, то его необходимо наклеить за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Запрещено выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

4. Составление внутренней описи документов (при необходимости). Внутренняя опись — это бланк, который включается в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела. Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в связи с особой спецификой учета и хранения таких документов (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т. д.), как дополнительное пояснение к заголовкам, которое раскрывает конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (образец которой приведен ниже) и размещается в начале дела.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов ед. хр. №_.

Итого_документов.

(цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи_.

(цифрами и прописью) Наименование должности лица, Подпись Расшифровка подписи составившего внутреннюю опись документов дела Дата Формат А4 (210×297 мм) В бланке внутренней описи содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, где цифрами и прописью указывается количество включенных в такую опись документов и количество листов описи. Внутренняя опись, как и лист-заверитель, подписывается составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то необходимо составить по установленной форме опись и подклеить ее к внутренней стороне лицевой обложки дела. Любые изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т. д.) отражаются в графе внутренней описи «Примечания» с указаниями соответствующих актов. При необходимости может быть составлена новая итоговая запись к внутренней описи и произведена заверительная надпись дела.

• 5. Оформление необходимых реквизитов обложки дела. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу оформляется по установленной форме (приложение 26) и содержит следующие реквизиты:
• 1) наименование учреждения. Название организации необходимо указывать полностью в именительном падеже, затем в скобках можно указать сокращенное название. Если организация в течение периода, охватываемого документами дела, меняет название, на обложке дела необходимо указать новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации заключить в скобки;
• 2) наименование структурного подразделения (оформляется по таким же правилам, что и наименование организации);
• 3) индекс дела. Индекс представляет собой цифровое или буквенноцифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения (подробнее см. 4.3);
• 4) архивный шифр дела — присваивается в момент передачи дела на хранение в архив;
• 5) номер дела (тома, части), который берется из годового раздела сводной описи;
• 6) количество листов в деле — указывается в соответствии с данными заверительной надписи;
• 7) срок хранения. Сроки хранения дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются на основании решения ЦЭК (ЭК) организации; на делах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно»;
• 8) заголовок дела — краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, которая должна быть согласована с ЭПК соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). Если по какой-то причине номенклатура дел в организации не утверждена, то рекомендуется воспользоваться Перечнем типовых архивных документов и перенести заголовки дел оттуда.

На обложке дела должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, в который будут переданы дела организации, с указаниями кодов государственного архива и организации. Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается о наличии копий, при этом подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

Даты на обложке дела указываются арабскими цифрами. Крайние даты дела — это год (ы) заведения и окончания дела. Если в дело включены документы (приложения и т. п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки необходимо сделать запись: «В деле имеются документы за … год (ы)».

Даты дел могут не указываться на обложке, если они уже отражены в заголовках дел. Крайними датами дел, для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т. е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т. п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами личного дела работника являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.