Организации как закрытые и открытые системы

Система есть совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых частей, составленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое в любых условиях.

Уникальной характеристикой систем являются внутренние отношения между частями (элементами)'.

• 1. Для любой системы характерны как дифференциация, так и интеграция. Каждая ее часть выполняет индивидуальные функции. В то же время для поддерживания взаимосвязи отдельных частей системы и формирования единого целого осуществляется интеграция. В организациях она обычно достигается координацией уровней иерархии, прямым наблюдением за поведением системы, выполнением отдельных правил, процедур и программы деятельности.
• 2. Хотя организации состоят из частей, или элементов, они сами являются подсистемами в рамках более крупной системы. При этом целое не является простой суммой частей, поскольку систему следует рассматривать как единство не только элементов, но и взаимосвязей между ними, что может повышать эффективность их деятельности или уменьшать ее (мультиплексный, или синергетический, эффект). Различают системы закрытые и открытые. Понятие закрытой системы порождено естественными науками. Такая система, будучи самоподдерживающейся, почти не реагирует на внешние воздействия. Совершенная система этого типа вообще не воспринимала бы энергию от внешних источников и не отдавала бы свою энергию во внешнюю среду. Закрытая организационная система находит ограниченное применение, так как ее основные функции — самовыживание и саморепродуцирование. Она не может быть подсистемой системы экономических и социальных отношений в обществе и соответственно не может выполнять значимую для общества миссию и осуществлять экономическую или иную деятельность.

Открытая система, напротив, взаимодействует с окружающей средой. Организации, представляющие собой системы данного типа, получают оттуда сырье и человеческие ресурсы и зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, потребляющих их продукцию. Банки, активно взаимодействуя с окружающей средой, обращают депозиты в кредиты и инвестиции, используют полученную прибыль для поддержания и развития своей деятельности, выплаты дивидендов и уплаты налогов.

Степень открытости меняется в результате каких-либо изменений в рамках системы. Открытая система может приобрести черты закрытой, если со временем контакты с окружением становятся ограниченными. Возможна и обратная ситуация.

Для открытых систем характерна тенденция к усложнению и дифференциации, иными словами, по мере роста они стремятся к большей специализации элементов и усложнению структуры, нередко раздвигая свои границы или создавая новую суперсистему с более широкими границами.

Все системы (организации) имеют вход, трансформационный процесс и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют их в товары, услуги, прибыль, отходы и т. п.

Открытые системы обладают, однако, некоторыми специфическими чертами. Первая из них — это наличие взаимозависимости между системой и внешней средой. Существует граница, отделяющая систему от ее окружения. Изменения в окружающей среде влияют на один или несколько элементов системы, и наоборот. Внешняя среда организации схематически представлена на рис. 1.1.

Рис. 1.1. Внешняя среда организации Вторая черта — адаптивность организации. Она отражает изменения внешней и внутренней среды. Поэтому в основе построения организации лежат предпосылки ее изменений не только экономического, научно-технического, политического, но и социального и этического характера. Организация создается так, чтобы она достигала своих целей и эффективно помогала работникам реализовать индивидуальные цели в настоящее время и в будущем. В этом смысле действенная организация не может быть статичной.

Третья черта — обратная связь, имеющая принципиальное значение для функционирования организаций как открытых систем. Здесь под обратной связью понимают введение в систему информации или средств (после реализации части продукции) для модификации производства или налаживания выпуска новой продукции.

Внутренняя среда организации схематически показана на рис. 1.2. Она влияет на эффективность ее деятельности не меньше, а в определенные периоды жизненного цикла даже больше, чем внешняя среда. Один из самых важных параметров внутренней среды — поведение групп и индивидуумов в организации (что является содержанием дисциплины «Организационное поведение»).

Рис. 1.2. Внутренняя среда организации [17].

Организации свойствен циклический характер функционирования. В случае нарушения или окончания цикла без возможности дальнейшего существования организационные системы предрасположены к сокращению (коллапсу) или распаду на части. Если система не получает энергии и новых вложений из внешней среды, то со временем возможно ее сокращение. Открытая система характеризуется отрицательной энтропией, т. е. она способна реконструировать сама себя, поддерживать свою структуру, избегать ликвидации и даже расширяться, потому что имеет возможность получать энергию извне в большем количестве, чем она отдает.

Постоянный приток ресурсов в систему и постоянный отток результатов обеспечивают ее определенную динамическую сбалансированност ь.

Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они обладают определенным «запасом прочности», превышающим предел, необходимый для обеспечения только выживания. Многие подсистемы в рамках системы имеют возможность получать больше ресурсов (энергии), чем требуется для производства продукции. Под ресурсами организации (энергией) понимают не только финансы, но и идеи, технологии, перспективный персонал, новые возможности во внешней среде, принципы управления и организационные структуры.

По мере роста организации ее высшее руководство вынуждено передавать все больше своих обязанностей по выработке решений нижестоящим звеньям (делегировать полномочия). Однако поскольку руководители высшего уровня отвечают за все решения, их роль в организации изменяется: от выработки решений они переходят к управлению процессом выработки решения. Таким образом, увеличение размеров организаций приводит к необходимости разделения труда в сфере управления. Одна группа — руководители высшего уровня — обладает первичными полномочиями и несет ответственность за определение методов управления организацией, с помощью которых должны разрешаться ее проблемы. Другая группа руководителей подчиняется руководству высшего уровня. Входящие в нее люди являются компонентами системы управления, и их основная обязанность состоит в выработке решений. Такая гармоничная организационная структура очень устойчива, так как воплощает в жизнь принцип иерархии, который гласит: в мире не существует систем, в которых все элементы были бы полностью равноправны и несли бы одинаковую ответственность за конечный результат. Всем управляет иерархия.

Другой базовый принцип формирования организационной структуры — обеспечение возможности для системы вернуться в исходное состояние после изменений (гомеостаз), а также способности к воспроизведению самой себя (репродукции) в различных условиях. Действия руководства по поддержанию ее стабильности, являющиеся одной из основных функций управления, должны отвечать конкретным условиям внешней среды, что предотвращает очень быстрые изменения в системе, которые могут разбалансировать ее.

Дуалистической противоположностью гомеостазу является принцип повышения приспособляемости (адаптивности) системы к различным изменениям во внутренней и внешней среде.

И то и другое необходимо для выживания и развития организации. Стабильные и хорошо оснащенные организации, но неприспособленные к изменению условий, не смогут долго просуществовать в режиме открытой системы. В то же время адаптивные, но нестабильные организации будут неэффективными, и также маловероятно, что они смогут долго функционировать. В обобщенном виде принципы существования организации представлены в Приложении к гл. 1.

Поэтому необходимо рассматривать разнообразные формы и способы решения проблем проектирования и существования организации, а не искать какой-либо один «оптимальный» выход, приводящий к быстрым результатам.