Введение. 
Документационное обеспечение управления персоналом

Управление людьми представляет собой компонент управления любой организацией наряду с управлением материальными и природными ресурсами. Однако, но своим характеристикам люди существенно отличаются от всех других используемых организациями ресурсов, а следовательно, требуют особых методов управления.

По мере развития и усложнения рыночных отношений и усиления конкуренции именно эффективное управление персоналом обеспечивает устойчивое преимущество в современной экономике.

Особое значение приобретают вопросы практического применения современных форм управления персоналом, позволяющих повысить социально-экономическую эффективность любого производства, а следовательно, обеспечить рост производства в целом.

Нельзя сказать, что эффективность производства зависит исключительно от грамотного управления персоналом. Существует множество иных факторов, оказывающих влияние на эту величину, однако тенденции развития производственного потенциала в странах с эффективной экономикой показывают, что управлению персоналом в системе управления предприятием уделяется первостепенное значение.

Сложный механизм управления регламентируется комплексом организационно-распорядительной документации. Процесс управления включает следующие основные типовые документирующие операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решения до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации, но вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Каждая из этих операций реализуется документационно как в традиционном исполнении, так и в виде электронных документов. Не документируемые (бездокументные) управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют поэтому незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на компьютеризацию, больших интеллектуальных и трудовых затрат.

В ежедневной практической деятельности приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением и др. С каждым документом в аппарате управления проводится большая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), сортировке, хранению, поиску, переработке содержащейся информации (различные виды вычислений и т. п.).

Кроме того, при необходимости может производиться копирование документов и перенос сведений, содержащихся в них, а также их транспортировка внутри и вне аппарата управления. Документирование информации, ее поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени.

Организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документальных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности. Все учреждения, организации и предприятия независимо от форм собственности должны в своей деятельности руководствоваться положениями и требованиями, установленными действующими нормативными актами по делопроизводству и архивному делу.

Современная организация документационного обеспечения управления персоналом не ограничивается только соблюдением правил оформления и контроля исполнения документов, но включает целый комплекс методических, технических, психологических аспектов, знание которых необходимо специалисту в области документационного управления персоналом.

Составной частью делопроизводства является документирование — процесс составления и оформления документов. Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним.

Актуальность учебного курса обусловлена возрастающим интересом к проблемам документационного управления персоналом как инструменту повышения эффективности управления.

Последовательность изложения материала по дисциплине «Документационное обеспечение управления персоналом» является не только средством обучения, но и способом формирования культуры, систематизации знаний менеджеров, отработки навыков в конкретных аспектах управления кадровым ресурсом организаций.

Приоритетным в обучении является упор на активное овладение современной практикой кадрового делопроизводства в организациях (предприятиях).

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, как поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

Дисциплина «Документационное обеспечение управления персоналом» основана на изучении и обобщении существующей практики работы с документами и ведения кадрового делопроизводства в различных учреждениях государственных и негосударственных форм собственности.

Особое внимание уделяется организационной структуре служб делопроизводства, подробно рассматривается делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу, рассматриваются развернутые характеристики основных нормативов в области управления. Отдельной темой является ведение номенклатуры дел, подготовка документов для хранения в архиве.

«Документационное обеспечение управления персоналом» относится к дисциплинам базовой части профессионального цикла, непосредственно связано с дисциплинами гуманитарного, социального и экономического циклов («Правоведение», «Культура речи и деловое общение»), математического и естественно-научного циклов («Информационные технологии в управлении персоналом»), профессионального цикла («Документационное обеспечение управления и делопроизводство», «Основы управления персоналом», «Основы кадровой политики и кадрового планирования», «Управление персоналом организации») и опирается на освоенные при изучении данных дисциплин знания и умения.

Учебная дисциплина входит в число общепрофессиональных дисциплин подготовки менеджеров, устанавливаемых вузом. Для практической деятельности менеджеров, несомненно, важными являются знания в области создания, использования, учета, храпения и уничтожения документов, а также в сфере организации деятельности служб делопроизводства.

Для получения знаний, умений и навыков в области документационного обеспечения управления необходимо изучить законодательную базу, рекомендации, содержащиеся в нормативно-методических документах федеральных органов в области архивного дела, технического регулирования (стандартизации), государственной статистики и др.

Дисциплина «Документационное обеспечение управления персоналом» занимает одно из ключевых мест в подготовке специалиста — экономиста и юриста, продуктивно действующего в условиях рыночной экономики современного общества, вооружая его умениями и навыками, которые будут сопровождать его на протяжении всей учебной и производственной деятельности. Данный курс входит в Федеральный государственный образовательный стандарт среднего профессионального образования.

Цель изучения дисциплины — получение системного представления о составе управленческой документации, приобретение знания по общему делопроизводству, связанному с обработкой организационно-распорядительной документации, и по специальным системам делопроизводства, ведение которыми контролируется соответствующими государственными надзорно-контрольными органами.

Задачами курса являются:

• • изучение законодательной базы, рекомендаций, содержащихся в нормативно-методических документах федеральных органов в области архивного дела, технического регулирования (стандартизации), государственной статистики;
• • ознакомление с нормативно-правовыми и методическими основами делопроизводства;
• • изучение требований современных нормативно-методических документов, регламентирующих вопросы ДОУ;
• • обучение правилам оформления нормативно-правовых и организационно-правовых документов;
• • формирование комплекса знаний в области организации деятельности служб делопроизводства, создания, использования учета, хранения и уничтожения документов;
• • изучение правил оформления основных видов ОРД и справочно-информационных документов;
• • определение места и роли службы документационного обеспечения управления в структуре современной организации;
• • анализ технологий работы с документами;
• • формирование комплекса знаний, умений и навыков в области документационного обеспечения управления персоналом.

После изучения данной дисциплины бакалавры приобретают знания, умения и опыт, соответствующие результатам основной образовательной программы.

В результате изучения дисциплины студент должен освоить:

трудовые действия

• • владение современными технологиями управления персоналом организации (найма, отбора, приема и расстановки персонала; социализации, профориентации и трудовой адаптации персонала; организации труда персонала, высвобождения персонала);
• • владение современными технологиями управления развитием персонала (организации обучения персонала; организации текущей деловой оценки, в том числе аттестации персонала; управления деловой карьерой и служебнопрофессиональным продвижением персонала; управления кадровыми нововведениями);
• • владение программами Microsoft Office для работы с деловой информацией и основами веб-технологий, специализированными кадровыми компьютерными программами; современными технологиями управления персоналом организации (найма, отбора, приема и расстановки персонала);

необходимые умения

• • использовать правовые нормы в профессиональной и общественной деятельности;
• • принимать обоснованные решения на основе данных управленческого учета в сфере управления персоналом;
• • обрабатывать эмпирические и экспериментальные данные;
• • применять информационные технологии для решения управленческих задач;
• • вести кадровое делопроизводство;
• • организовывать архивное хранение кадровых документов в соответствии с действующими нормативными правовыми актами;

необходимые знания

• • основные системы управленческого учета;
• • базовые нормативные правовые документы;
• • основные понятия и современные принципы работы с деловой информацией,
• • корпоративные информационные системы и базы данных;
• • сущность, цели, функции и организационную структуру системы управления персоналом;
• • основы кадрового, документационного, информационного, технического, нормативно-методического и правового обеспечения системы управления персоналом.

Изучение дисциплины позволяет сформировать оптимальный комплекс знаний, но делопроизводству и использовать его в профессиональной деятельности.

Интегрированным результатом изучения курса должно стать приобретение студентами делопроизводственной и документоведческой компетенции как совокупности личных качеств студента (ценностно-смысловых ориентаций, знаний, умений, навыков и способностей) и способности решать проблемы, самостоятельно находить ответы на вопросы, возникающие в его повседневной жизни, средствами, предоставляемыми учебным курсом «Документационное обеспечение управления персоналом».

При определении планируемых результатов освоения содержания курса выделяются основные составляющие компетенции: выраженные в виде требований к подготовке студентов интегральные умения (группы умений), включающие умения анализировать п обобщать информацию по документоведению, интегрировать знания и умения, полученные в процессе изучения курса, с профессиональным опытом.

Учебник, опираясь на действующую общегосударственную нормативную базу, объединяет материал разрозненных изданий и наиболее полно отражает опыт документационного обеспечения управленческой деятельности современных государственных и негосударственных организаций.