Проектирование бланков. 
Документационное обеспечение управления. 
Документооборот и делопроизводство

Формы документов разрабатываются с использованием вспомогательных средств, установленных стандартом ИСО 3535:1977 «Листы для разработки форм и схемы размещения».

Лист для разработки форм — это схема размещения реквизитов, содержащая указатели полей и сетку линий, определяющую расположение напечатанных реквизитов. Лист для разработки форм применяется там, где расположение реквизитов с заранее напечатанным текстом точно определено таким образом, чтобы вся информация была помещена внутри границ. Образец листа приведен в приложении к стандарту. Он отпечатан на бумаге формата, А 4 и может использоваться для проектирования форм до этого размера включительно.

Лист имеет указатели полей: левого — 20 мм; верхнего — 10 мм. На листе нанесены вертикальные и горизонтальные линии. Расстояние между вертикальными линиями — 2,54 мм (1/10 дюйма), что соответствует вертикальным линиям на Схеме размещения. Расстояние между горизонтальными линиями — 8,466 мм (1/3 дюйма).

Схема размещения — лист бумаги, снабженный шкалами и другими указателями, которые соответствуют характеристикам большинства пишущих машин. Схема размещения предназначена для расположения информации: на формах, для которых расположение реквизитов оставляется на усмотрение проектировщика. Схема размещения предназначена для проектирования форм больших размеров (АЗ и др.). Расстояние между вертикальными линиями в схеме — 2,54 мм (1/10 дюйма); горизонтальными — 4,233 мм (1/6 дюйма).

Требования к бланкам на международном уровне устанавливает стандарт ИСО 8439:1990 «Конструкция бланков. Основная схема расположения». Для бланков используются форматы бумаги А4 и A5L. На бланке выделяется область текста и поля.

Поля бланков устанавливаются по ИСО 3535:1977:

• — левое — 20 мм;
• — верхнее — 10 мм.

Текстовая область для формата А4 составляет: 183×280 мм; для формата A5L — 183×131 мм. Указанные размеры могут применяться также для других форматов ряда, А или для других форматов, не определенных стандартами ИСО. Информация должна располагаться в текстовой области независимо от того, какой формат бумаги применяется.

Межстрочный интервал и шаг письма при создании документов устанавливает стандарт ИСО 4882:1979 «Офисные машины и оборудование для обработки данных. Интервалы между строками и знаками». Межстрочный интервал равен 4,233 мм (1/6 дюйма); шаг письма — 2,54 мм (1/10 дюйма).

По вертикали текстовая область разделяется на графы, но горизонтали — на колонки. Текстовая зона документа формата А4 разделяется на 72 горизонтальных шага (72×2,54 мм — 183 мм), разбитых на восемь колонок по 9 шагов. Линии слева, ограничивающие колонки, обозначены СО — С8.

Текстовая область, как правило, разбивается на поля (зоны):

• — поле сведений об отправителе документа (issuer field);
• — поле ссылок (reference field);
• — поле адреса (address field).

Сведения об отправителе документа включают его наименование, логотип и при необходимости указание на подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.

Дополнительные сведения об отправителе документа (почтовый адрес, телефон, телекс, телеграфный адрес и т. д.), которые нельзя поместить в данном поле, указывают в дополнительной зоне исходящих сведений в нижней части бланка.

Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода, дат и других сведений. Поле адреса предназначено для указания одного или двух адресов.

В стандарте ИСО 8439:1990 определены правила размещения лишь трех полей (зон) на бланке. Оформление других реквизитов документов обычно регламентируется инструкциями, принимаемыми на национальном уровне или на уровне отдельных ведомств и организаций. Например, в инструкциях регламентируется порядок оформления таких реквизитов писем, как указание на конкретное лицо, «К сведению» (Attention Line); заголовок (Subject Line); подпись (Signature); указание на приложение (Enclosure); указание на рассылку копий (СС Notation) и др.

Деловые отношения с зарубежными странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков. Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей в состоянии прочитать письмо, написанное по-английски. Большая часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экспорту. Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.

При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации — ИСО (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.

Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127−1:1983, ИСО 5127−2:1983, ИСО 5127—3:1988 и др.).

Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов (рис. 7.2), в том числе стандартами установлены:

• — форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216:1975);
• — межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979);
• — формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990).

Рис. 7.2. Требования стандарта ИСО

В международных стандартах и в российском ГОСТ Р 7.0.97—2016 по-разному установлены правила оформления полей документа (табл. 7.1).

Таблица 7.1

Правила оформления полей документа.

При построении бланков международных писем по вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали — на колонки. Текстовая область документа форма А4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72 • 2,54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов.

Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителей документа (issuer field), поле ссылок (reference field) и поле адреса (address field).

Поле адреса стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в российском стандарте (ГОСТ Р 7.0.97—2016) предусмотрено указание от одного до четырех адресатов. В международных письмах адрес на бланке размещают в соответствии с ИСО 11 180:1993.

Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и др.

На поле сведений об отправителе документа указывается его наименование, при необходимости — подразделение или лицо, имеющее отношение к документу. Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер телефона, факса, телеграфный адрес и т. д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле, могут быть размещены в нижней части бланка. В российском письме в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97—2016 эти сведения помещаются только в верхней части бланка.