Архивоведение

Группировка документов по категориям доступа к ним.

По уровням доступа документы бывают открытого доступа, ограниченного доступа (секретные и конфиденциальные) и документы, которые хранятся на условиях специального доступа к ним (при условии, чтособственник, предоставляя их архиву, выговорил специальные условия их применения).Документы, имеющие ограниченный доступ следует хранить в отдельности от другой документации.

2.3. Классификация в пределах архивного фонда.

В пределах архивного фонда под учетно-классификационной единицей понимают единицу хранения документов. Единицей хранения называют учетную и классификационную единицу, являющуюся физически обособленным документом или совокупностью документов, имеющую самостоятельное значение. В состав классификации дел в сфере архивного фонда включают два этапа:

· создание классификационной схемы фондовых дел;

· распределение дел согласно классификационной схеме. Создание классификационной схемы представляет собой важный шаг для реализации на практике научной документальной организации архивов государства. Классификационная схема (организации) дел архивного фонда представлена систематизированным списком наименований структурных подразделений учреждения — фондового образователя, его функциями или вопросами и направлениями его деятельности. В состав основных классификационных признаков относят:

структурный — на основании имеющихся структурных подразделений;

функциональный, отраслевой, тематический — согласно функциям или отраслям деятельности учреждения, а также касающимся содержания документов;

хронологический — по датам или периодам, к которым относят документацию. В состав дополнительных классификационных признаков входят:

номинальный — виды дел, виды и разновидности документации;

корреспондентский — учреждения и лица, с которыми вел переписку фондовый образователь;

авторский — наименования учреждений или фамилии лиц, являющихся авторами документов;

предметно-вопросный — темы и вопросы, отраженные в документации;

географический — территории, населенные пункты и географические понятия, которыесвязаны с содержанием документации, ее авторами или корреспондентами;

хронологический — даты документов. Во время разработки классификационной схемы следует помнить, что:

требуется применять лишь главные признаки;

среди всех главных признаков используют лишь два;одним из двух данных признаков, обычно, выбираютхронологический;

определенные признаки в классификационной схеме можно менять местами. Для фондов предприятий, которые имеют четкую структуру, комбинация данных двух признаков (структурного и хронологического), создает два варианта классификационной схемы: хронологически-структурный или структурно-хронологический. В случае структурно-хронологической схемы все дела сперва распределяются по структурным подразделениям. Во время использования хронологически-структурной схемы дела сразу группируют по годам, а в самих хронологических группах — по подразделениям, которые входят в состав структуры. Для фондов учреждений, которые имеют часто изменяющуюся или сложную структуру, а также в случае ее отсутствия, следует выделить в схеме сферы работы фондового образователя. В данных случаях, как правило применяют хронологически-отраслевую схему. В тоже время дела, в первую очередь классифицируются по годам, а в самих хронологических группах — по сферам работы учреждения-фондового образователя. Для фондов фондовых образователей не имеющих структуры, при малом количестве дел можно использовать номинально-хронологическую или хронологически — номинальную систематизационную схему. При малом размере фондов, которые имеют собственную специфику, а также в случае коллекции используют тематически-хронологическую или хронологически-тематическую схемы. При классификации дел объединенного архивного фонда, в первую очередь распределяют дела по фондам, которые входят в общий архивный фонд. Для фондов имеющих личное происхождение классификационные схемы документов определяются на основании состава фондовых образователей (отдельного лица, семьи, рода), характера их работы, состава и объема документов фонда. Распределяют дела согласно классификационной схеме, используя два способа: прямую группировку и расположение дел согласно классификационной схеме или карточный способ. В случае прямой группировки дела физически группируют по разделам и иным более мелким делениям в схеме и последовательно располагают согласно указанному в схеме порядку. При карточном способе группировке подвергают не сами дела, а карточки, содержащие описание дел.

Карточки для описания располагают согласно установленной в классификационной схеме последовательности, их нумеруют согласно валовой нумерации. Процесс расположения групп документов в пределах фонда. Группы необходимо располагать, на основании общих классификационных правил от общего к частному, от высшего к низшему. Самые большие фондовые группы, в основном располагают по уровню важности структурных подразделений фондового образователя (отраженного в номенклатуре учреждений), сфер его работы, его функций, видов документов или же согласно последовательности хронологических периодов — основываясь на выборе первого классификационного признака. В состав каждой материальной группы (структурного подразделения, отрасли деятельности, определенной функции или года) включают группы, включая самые мелкие, в последовательности, определяемой на основании конкретики документации наиболее продуктивно. Поэтому, каждому делу отведено собственное место в фонде архива. В случае распределения дел по классификационным схемам следует подразумевать следующее: — дела следует относить к тому году, в котором было начато их производство или в котором они были направлены в данное учреждение (структурное подразделение) из другого учреждения (структурного подразделения), с целью продолжения делопроизводства;- планы, отчеты, сметы и материалы в них относят к тому году, на который или за который они были составлены, не взирая на время, в которое они были составлены;- дела, производство которых было начато в одном подразделении и переданные для продолжения в другое, относят к тому подразделению, в котором их делопроизводство было завершено;- в рамках года или хронологического периода дела располагают по влиянию структурных фондовых частей. Группы дел и дела в рамках нижней классификационной ступени распределяют согласно их важности и хронологическому порядку. В случае расположения дел в хронологическомпорядке, следует, сперва, вставлять дела, которые были датированы числом, месяцем и годом, далее дела, которые были датированы месяцем и годом, и, затем, дела, которые были датированы только годом. Если появится несколько дел, которые имеют одинаковую начальную дату, сначала необходимо помещать дела, имеющие более ранние конечные даты. Объединенные фонды могут быть сформированы издокументов:

однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций;

Пример. Всесоюзные строительно — монтажные тресты, машинно — тракторные станции.

руководящего органа и подчиненных ему организаций;

Пример. Министерство и его всесоюзные промышленные объединения (главные управления) или Управление строительства Нурекской ГЭС и подчиненные ему организации.

организаций, связанных между собой объектом деятельности;

Пример. Московская железная дорога (управление, дистанции и др. организации).- органов государственной власти и государственного управления и состоящих при них организаций;

Пример. Облисполком и его отделы.

последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам;

Пример. Министерства и комитеты по заготовкамсельскохозяйственных продуктов. Особенности классификации документов личных фондов. Личные фонды содержат различные по составу и содержанию документы, которые характеризуют жизнь и работу фондового образователя: собственная документация, рукописи, письма, материалы социальной, производственной или другой деятельности, изобразительные материалы и т. д.На данном основании для документов личных фондов нельзя применить единую систему фондового построения, а также идентичные характеристики группировки дел. Но они должны распространяться на все материалы фонда в целом, как это имеет место при классификации документации учреждений. Документация учреждений уже во время собственного создания регламентируется и организуется на основании деятельности фондового образователя и системе делового производства. Документация собственных фондов, обычно, не содержит следов определенной организации и отличается большим разнообразием. Поэтому материалы личных фондов при создании наиболее крупных групп могут объединяться по нескольким классификационным признакам одновременно, чаще всего по тематическому, номинальному и авторскому признакам. Конкретное название разделов схемы и последовательность их расположения зависят от характера деятельности фондообразователя, особенностей состава, содержания и объема его документов. В составе фондов деятелей науки и культуры самой ценной частью являются творческие материалы, помещаемые перед всеми остальными документами. В фондах же государственных и общественных деятелей большую ценность представляют материалы их служебной и общественной деятельности, потому при организации материалов данных фондов они выносятся на первое место. Архивные фонды, которые входят в состав объединенного фонда, не подлежат дроблению и остаются самыми крупными группами документов в пределах объединенного архивного фонда. Они могут размещаться по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту наименований и т. п.В пределах любого фонда, который вошел в объединенный архивный фонд, используются различные схемы систематизации, выбор которых устраивается характером деятельности определенных учреждений, составом и объемом их документов. Для фондов однородных учреждений применяются одинаковые схемы систематизации. Систематизация документов коллекций устраивается их тематикой и составом документов. Материалы коллекций, которые состоят из документов одного вида (к примеру, из воспоминаний или писем), как правило, группируются по авторскому признаку, а созданные группы располагают по алфавиту фамилий авторов. В коллекциях, которые созданы по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более узким темам или вопросам, которые расположены в порядке их значимости или хронологии. Полное наименование личного архивного фонда состоит из фамилии, имени, отчества лица, титула, если он есть, крайних дат его жизни, определения рода его деятельности или служебного положения. Примеры:

а) Западаев Василий Дмитриевич (1920;1996), доктор исторических наук, профессор.

б) Гуров Василий Тимофеевич (1920;1997), доктор экономических наук, профессор. Если лицо более известно под псевдонимом, то в наименование фонда входит псевдоним, а настоящая фамилия, имя и отчество указываются вслед за ним в скобках. Пример: Горький, Максим (Пешков, Алексей Максимович) (1868−1936), писатель. В наименованиях фондов женщин, менявших фамилию при вступлении в брак, указывается фамилия, под которой они наиболее известны, а в скобках указывается девичья фамилия или фамилия в замужестве. Пример: Ковалевская, Софья Васильевна (урожд.Корвин-Круковская)(1850 — 1891), математик.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач. В результате проведённого исследования по теме «Понятие о классификацииархивных документов» можно сделать ряд выводов:

Архивный фонд Российской Федерации — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. Под классификацией документов Архивного фонда РФ понимается их научная группировка по наиболее существенным признакам (формам собственности, историческим периодам, видам носителей информации, срокам хранения и др).Классификация документов Архивного фонда РФ предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам. Внутри архива документы группируются (по архивным фондам и архивным коллекциям, степени ценности, категориям доступа к документам) Группировка документов по архивным фондам и коллекциям — основа классификации документов в пределах архива.

Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в фонде.

За единицу классификации документов и учетную единицу в пределах архивного фонда принимается единица хранения (дело).Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом классификационных признаков (структурного, хронологического, функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного, номинального, корреспондентского, географического, авторского).Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫАндреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практич. пособие. М.: КНОРУС, 2007. -256 с. Басаков М. И. Документационное обеспечение управления и делопроизводство.

Ростов-на-Дону: Феникс, 2013.-350сБурова Е. М. Архивоведение.

М.: МЭИ, 2012.-484сБыкова Т.А., Документационное обеспечение управления и делопроизводство.

М.: ИНФРА-М, 2012. — 304 с. Быкова Т. А., Вялова Л. М. Делопроизводство.

М.: Инфра-М, 2014.-346сГоликов А. Г. Архивоведение отечественной истории.

М.: Проспект, 2011.

Кабашов С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах т определениях.

М.: Флинта, 2012.-294сКирсанова М. В. Современное делопроизводство: Учеб.

пособие. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005.-250сКрюкова Н. П. Документирование управленческой деятельности.

М.: Инфра-М, 2013.-268сКузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство.

М.: Юрайт, 2014.-575сКушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. К: «Знания», КОО, 2007. -460 с. Ленкевич Л. А. Делопроизводство.

М.: Академия, 2013.-256сПшенко А. В. Делопроизводство.

М.: Проспект, 2012.-480с.