Ведение личного дела

В процессе трудовой деятельности работника в его личное дело включаются в хронологическом порядке по периодам времени следующие документы: подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т. п.), материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, копии актов ревизий его деятельности, заключения по обследованию деятельности работника, заверенные копии выданных ему характеристик и т. п.) и другие, содержащие оценку деловых, личных и моральных качеств работника.

Включаются в личное дело также копии приказов о перемещении по должности, копии документов о поощрениях и награждениях, присвоении классных чипов, квалификационных разрядов.

Указанные документы могут хронологически относиться к периодам времени и до назначения работника на должность. При увольнении сотрудника в личное дело подшивается приказ (выписка из приказа) о прекращении действия трудового договора.

Все изменения в анкетно-биографических данных работника, происшедшие после заполнения им личного листка по учету кадров, а также процесс прохождения им службы или работы фиксируются в дополнении к личному листку по учету кадров. В связи с этим может отпасть необходимость включения в личное дело выписок из приказов о переводах по службе, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий.

Часть изменений может быть зафиксирована выписками из протоколов решений профсоюзных и других собраний и заседаний. Выписки достаточно эффективны в регистрации персональной информации такого рода (например, избран председателем профкома и т. п.).

Во внутреннюю опись документов личного дела записываются по мере включения в дело все документы с указанием их наименований, номеров, дат и ссылок на номера листов дела. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию. Внутренняя опись содержит следующие графы табличной части: помер записи, индекс документа, дата документа, заголовок документа, номера листов дела, примечание.

При закрытии дела ниже перечня документов цифрами и прописью проставляется количество документов и количество листов внутренней описи. Ниже ставится подпись должностного лица, составившего опись, и дата.

В личное дело не включаются документы временного срока хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и подобные документы, а также черновые и дублетные экземпляры документов, если на них не содержатся персонально ценные пометы. Указанные документы могут формироваться в дела временного срока хранения. Подшивка в дело непроверенных или неправильно оформленных документов, изъятие или замена их в деле не допускаются.

Личные дела регистрируются в книге (журнале) инвентарного учета личных дел. В журнале имеются графы: номер дела, фамилия и инициалы работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета, роспись работника, ответственного за ведение личных дел.

В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой " личные дела сотрудников" .

Жалобы граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению в личные дела не подшиваются. Они формируются в дело в соответствии с номенклатурой дел кадровой службы. В личном деле сотрудника, па которого имеется жалоба, может делаться ссылка на листы этого дела.

Хранение личных дел

Личные дела хранятся в кадровой службе и ведутся работником этой службы, назначенным приказом руководителя организации ответственным за эту работу. Личные дела сотрудников, занимающих номенклатурные должности, хранятся в управлении кадров вышестоящей организации.

Доступ к личным делам регламентируется первым руководителем организации в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам.

Личное дело формируется в специально предназначенной для этого картонной обложке (панке-регистраторе), на которой заранее обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел.

Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.

При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации. При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной — дата увольнения.

Для облегчения подготовки личного дела к архивному хранению не следует формировать его на скоросшивателе, так как в последующем будет необходимо проводить пересистематизацию документов дела с обратного хронологического порядка на прямой.

При подготовке дела к передаче в архив в личное дело подшивается лист-заверитель (заверительный лист) дела. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, особенности нумерации (литерные листы, пропущенные листы) и отдельно количество листов внутренней описи. Ниже характеризуются особенности физического состояния документов, порядка формирования дела и номера листов.

Лист заверяется подписью работника отдела кадров, составившего заверительную надпись, ниже подписи указывается дата. Перечисленные сведения не допускается помещать на обложке дела.

Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.

В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве — по фамилиям работавших, расположенным в алфавитном порядке. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек.

Личные дела должны храниться в металлических шкафах или сейфах, имеющих падежные запоры. В конце рабочего дня работник кадровой службы, ответственный за личные дела, проводит проверку наличия последних, запирает и опечатывает шкафы с личными делами.

Ежегодно специально назначаемая комиссия проводит проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле, в дополнении к личному листку по учету кадров. При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование.

Правильное формирование и хранение личных дел сотрудников учреждения, организации или фирмы дает возможность обеспечить полную конфиденциальность находящихся в личных делах документов, исключить несанкционированный доступ к личным делам посторонних лиц. При четком ведении личных дел значительно облегчается работа с делами и своевременное внесение в них необходимых дополнительных документов и сведений.