Подготовка табличных документов базируется на двух основных категориях:
- 1) форма представления данных на экране монитора в виде таблицы практически неограниченного размера (собственно электронная таблица как объект обработки);
- 2) программа (или пакет программ) для обработки таких данных (собственно табличный процессор как инструмент обработки).
Понятие и структура таблицы
Существует несколько определений понятия «таблица»:
- — организованный в вертикальные колонки (графы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой — составная часть и столбца, и графы;
- — (от польск. tablica, от лат. tabula — доска, таблица) — 1) перечень сведений, цифровых данных, запись их в известном порядке, по графам; 2) печатный материал, сгруппированный в виде нескольких столбцов (граф), имеющих самостоятельные заголовки и отделенных друг от друга линейками.
На пересечении столбца и строки устанавливается графическая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в строку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позволяет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и существенно облегчить усвоение и анализ организованных в таблицу данных.
Организация материала в таблицу не имеет смысла, если:
- — включаемые в таблицу данные не носят справочного характера, образуют лишь одну строку, из которой используется далеко не вся информация;
- — целесообразнее привести данные в тексте, а не строить ради нескольких числовых данных сложную по структуре заголовочную часть, занимающую много места и требующую значительных усилий при ее восприятии;
- — целесообразнее заменить таблицу графиком или диаграммой с целью наглядной демонстрации характера протекания процесса, выявления структуры и соотношения ее частей.
Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого.
Подлежащее — это наименование того явления или объекта, которые рассмотрены в таблице.
Сказуемое — это совокупность характеристик объектов, относящихся к подлежащему.
Порядок разработки таблицы следующий.
- 1. Сформулировать то, что должно быть охарактеризовано в таблице, — показатели ее подлежащего.
- 2. Сформулировать показатели сказуемого, т. е. озаглавить данные, которыми будут охарактеризованы показатели подлежащего.
- 3. Определить место показателей подлежащего и сказуемого. Как правило, показатели подлежащего рекомендуется размещать в боковике или в боковике и головке, или в боковике, головке и вразрез прографки (при наличии нескольких групп показателей подлежащего), а наименования показателей сказуемого — в головке.
- 4. Построить в соответствии с намеченным планом размещения показателей подлежащего и сказуемого макет таблицы и заполнить его данными. Построение макета в основном способствует получению общего вида и структуры головки и боковика таблицы, оценке ширины граф (столбцов) и высоты строк, предварительному выбору стилевого оформления таблицы.
- 5. Определить тему таблицы и сделать ее тематическим заголовком.
