Этапы практической подготовки совещаний

.

Подготовка делового совещания включает подготовку: а) участников совещания; б) доклада (содоклада); в) руководителя, ведущего совещание; г) помещения.

Подготовка участников совещания сводится к их заблаговременному ознакомлению с повесткой дня и со всеми нужными материалами, появлению у них заинтересованности в поставленных вопросах. Мнения участников совещания должны быть заблаговременно обдуманы. Нужно заранее объявить повестку дня совещания и предоставить его участникам те материалы, которые требуют вдумчивого рассмотрения. Такая подготовка участников совещания исключит вероятность скороспелых, некачественных решений, принятых экспромтом.

В зависимости от содержания вопросов ожидаемого совещания и аспектов их рассмотрения можно рекомендовать наиболее заинтересованным и компетентным его участникам быть активными при обсуждении, обратив их внимание на серьезность обсуждаемой темы, сказать тому или иному участнику, что его личное мнение может представлять для всех большой интерес. Рекомендацию целесообразно высказать в форме личной просьбы. Категорически не следует подсказывать будущему участнику заседания, какой точки зрения он должен придерживаться и чье мнение отстаивать. Для того чтобы узнать истинное мнение коллектива по обсуждаемым вопросам, нельзя ему навязывать собственное мнение. В пассивности участников заседания могут быть виноваты как они сами, так и его организаторы.

Иногда совещание бывает заорганизованным, когда заранее составляется список, намечается очередность выступающих, подготавливаются тексты выступлений, все определено и расписано как по нотам. Такое совещание идет гладко, но скучно и не приносит особой пользы. Зато в графе мероприятий ставится еще одна галочка. Качественная подготовка участников совещания — залог успеха.

Подготовка доклада. Доклад — это основное сообщение на совещании. Поручать его нужно тому, кто хорошо знаком с проблемой, обладает культурой речи. Хороший доклад обязательно включает существенные идеи и позитивные предложения, смысловую точность, логическую стройность, грамматическую правильность и литературность языка, доступность и выразительность речи, эмоциональность. Успех делового совещания во многом зависит от качества доклада, который должен быть подготовлен со всей тщательностью. Путаный, монотонный, затянутый доклад развивает у слушателей чувство безразличия, нежелания вдуматься в проблему, участвовать в ее обсуждении. Практика показывает, что совещание с некачественно подготовленным докладом почти всегда отличается неглубокими, поверхностными решениями. Доклад на деловом совещании должен удовлетворять требованиям принципиальности и объективности. Если на обсуждаемую проблему смотрят с нескольких точек зрения, то даже в том случае, когда докладчик явно отдает предпочтение одной из них, он не должен замалчивать доводы в защиту других точек зрения.

В некоторых случаях отпадает надобность в выступлении докладчика. Здесь целесообразно руководствоваться здравым смыслом. Если доклад хорошо составлен, а обстоятельства позволяют его размножить и заранее раздать участникам заседания, то такое совещание можно начать прямо с вопросов докладчику и прений. Такое совещание будет кратким, достаточно деловым. Вместе с тем по вопросам, требующим квалифицированной оценки ряда положений доклада с привлечением специалистов, необходимо делать содоклад, т. е. дополнительный доклад другого лица по каким-либо аспектам основного доклада (например, доклад председателя правления и содоклад ревизионной комиссии).

Для рассмотрения в процессе доклада технических, экономических и других вопросов докладчику довольно часто приходится привлекать иллюстративный материал. Здесь имеются две крайности. Одна из них — отсутствие иллюстраций. Аудитория в этом случае вынуждена принимать на слух подчас весьма сложную и обильную информацию. Другая крайность — это когда докладчик приводит чрезмерное количество деталей, мешающих восприятию общей проблемы и постижению ее сути.

Опыт проведения совещания показывает, что если оно плохо подготовлено и люди не нацелены на деловое общение, то в общих интересах лучше перенести его, чтобы подготовить как следует.

Подготовка руководителя, ведущего совещание. Многие специалисты, изучающие проблемы делового общения, особое внимание уделяют научным методам руководства дискуссией. Это в особенности касается деловых совещаний.

Основные правила подготовки дискуссии.

• 1. Однозначность темы совещания. Нередко тема так расплывчата, подразумевает столько аспектов, что после обсуждения у участников остается чувство неудовлетворенности. Прежде всего следует четко сформулировать для себя результат совещания — принять решение по тому или иному вопросу, выработать рекомендации для принятия решения, убедить присутствующих, что принятые уже шаги правильны.
• 2. Нужно тщательнейшим образом разработать повестку дня, наметить целесообразную последовательность рассмотрения вопросов. При этом следует исходить не из деловых, а из психологических критериев, начинать лучше всего с той подтемы, решить которую будет легче всего. Достигнутый успех подбодрит участников совещания. Надо выделить вопросы, которые могут вызвать оживленную дискуссию, подумать над тем, как придать этой дискуссии нужное направление.
• 3. Необходимо убедиться в том, что участники совещания знакомы с фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии. Ознакомление с фактами следует организовать до начала совещания, предоставив будущим его участникам соответствующую документацию, раздаточный материал.
• 4. Приглашения лицам, которые примут участие в совещании, желательно разослать как можно раньше. Из приглашения должно быть ясно видно, какова тема и цель совещания. Следует избегать приглашений престижного характера. Тот, кто не может эффективно помочь в достижении определенных результатов, но должен быть проинформирован о ходе совещания, может после совещания получить его протокол.

Важно отметить несколько дополнительных требований:

• • существенный элемент подготовки руководителя к совещанию — продуманный выбор докладчика, забота о секретаре и комиссии по выработке решений;
• • эффективность совещания целиком зависит от стиля управления им. Открытая дискуссия возможна лишь при действительно коллегиальном стиле руководства;
• • для эффективной работы совещания будет полезно вступительное слово. Такое слово — прерогатива руководителя. Вступительное слово надо заранее продумать. Задача вступления — четко очертить контуры обсуждаемой проблемы, подчеркнуть цель обсуждения, указать на ее актуальность. Вступительное слово не должно занимать более 3—5 мин. При этом ни во вступительном слове, ни в ходе заседания категорически не рекомендуется навязывать свою точку зрения, так как это свяжет инициативу участников совещания. Свое отношение к проблеме руководитель, конечно, может высказать, но в нейтральной форме (например: «По этому вопросу некоторые специалисты считают… Давайте взвесим, насколько данная точка зрения верна»).

Подготовка помещения. Последний этап подготовки к совещанию — забота о помещении. Самое распространенное место совещаний — кабинет руководителя. Для хозяина кабинета это удобно, а вот для приглашенных не совсем — здесь сама обстановка подчеркивает неравноправие участников, что отнюдь не способствует напряженной творческой работе.

К помещению предъявляются следующие требования:

• • оно не должно быть тесным, но и слишком просторным при узком круге участников, не следует увлекаться проведением совещаний в актовых залах, конференц-залах и в клубах;
• • помещение для деловых совещаний должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру воздуха, удобную для работы мебель, вентиляцию, оно должно быть теплым, хорошо освещенным.

Исследования физиологов показывают, что отсутствие вентиляции, духота снижают производительность умственного труда на 10%, прокуренная атмосфера — еще на 15% для всех участников — курящих и некурящих. Вот еще некоторые данные, полученные физиологами о заседаниях в условиях дискомфорта:

• • теснота в помещении снижает КПД совещания до 0,9 (поэтому в просторной аудитории с излишком мест рекомендуется садиться не вплотную, а оставляя слева и справа по одному свободному месту);
• • шум во время совещания — от 0,9 до 0,6;
• • плохая освещенность, вынуждающая напрягать зрение, — до 0,9;
• • сквозняки — до 0,9;
• • холод или жара — до 0,8;
• • длительное ведение записей в неудобной позе — до 0,9;
• • активное участие в работе заседания на протяжение двух часов без перерыва — до 0,8;
• • состояние возбужденности, нервного напряжения, скованности — до 0,7.

Если мешающие факторы действуют одновременно, то КПД совещания оказывается равным 0,2. Это означает, что поиск оптимального решения, на которое в благоприятных условиях было бы достаточно одного часа, требует около пяти часов. Если совещание окончится раньше, то принятое решение чаще всего будет нерациональным, поверхностным, недальновидным.