Речевой этикет юриста

«Встречают по одежке — провожают, но уму». Интеллектуальный и культурный уровень человека характеризует его речь.

Устная речь появилась «естественным» путем раньше письменной, и ее освоение также происходит естественным путем — в процессе языковой практики. Письменность формировалась, если можно так выразиться, принудительным образом. Обучение письму соответственно происходит в рамках особой системы педагогического воздействия. Людей, умеющих грамотно говорить, больше, чем людей, умеющих грамотно писать. В произнесении слов с идентичным смыслом в разных языках мы обнаруживаем больше сходства, чем в их написании. Лингвисты склоняются к тому, что устная и письменная речь у одного народа — это два разных его языка. И в каждом языке постепенно сформировались различные уровни и виды языковой культуры, по которым собеседники легко соотносят человека и ту социальную или профессиональную группу, которую он представляет.

Вам, конечно, известны различные стили речи, такие как обиходный и литературный (или художественный), официальный, научный, публицистический. Вы пользуетесь всеми этими стилями. В сфере делового общения принято придерживаться делового стиля в единстве его требований (см. разд. II настоящего учебника). Ясность, выразительность, убедительность ваших высказываний, их целостность и непротиворечивость обеспечат успех восприятия вашей речи теми, кому вы ее адресуете. Адресаты могут быть представителями разных социально-культурных групп и иметь в этих группах различные статусы. Между тем вы обязаны позаботиться о том, чтобы вас, ваши юридические советы и заключения понял любой человек, независимо от того, к какой группе он принадлежит. Ваши документы должны убеждать профессионалов высокого класса и быть понятными любому субъекту права, который не искушен в юридической науке и практике.

Также и во внутренней системе коммуникаций: с коллегами, с подчиненными, с руководителями (начальством), в любых учебных и рабочих ситуациях вы должны, обладая речевой культурой, уверенно попадать «в тон» и «в такт» сложившихся взаимоотношений в рутине проводимых дел. Это помогает установлению взаимопонимания и облегчает решение общих задач.

Общий деловой стиль варьируется в рамках от официально-делового и нейтрально-отчужденного до нриятельски-дружелюбного, от торжественно-официального до будничного. Эмоциональный настрой общения (обычно либо нейтральный, либо приятельский) может обрести характер негативно окрашенной конкуренции в деловой сфере («закадычные враги» и «верные соперники»). Для каждого вида, случая, повода, места коммуникации и в зависимости от ее участников характера сложившихся между ними отношений используются разные формулы обращений, приветствий, выражения просьб, запросов информации, предоставления информации, отчетов, опросов и дачи советов.

Речь выполняет несколько функций: информативную (передачи сообщений), перцептивную (уяснения, восприятия сообщений), эмотивную (формирования отношения к делу), коммуникативную (формирования отношений между самими собеседниками), организационную (побуждения к совершению конкретных действий). Эти функции также предопределяют выбор слов и выражений, речевых оборотов, композиционную структуру обращений друг к другу, формул вежливости, признания значимости партнера по общению и т. д.

Таким образом, можно увидеть только в речевом общении обширную систему правил, требований и предостережений, стоящих на страже корректности деловых коммуникаций.

Свод правил употребления языковых знаков, принятых в данном обществе, в данное время с целью установления речевого контакта между собеседниками и поддержания общения в эмоционально положительной тональности в соответствии с речевой ситуацией именуют речевым этикетом^х. Автор приведенного определения выразил следующую мысль, которую стоит привести в свете тематики настоящего раздела учебника: «…знаки речевого этикета — не „пустые формальности“ и не „прикраса речи“, а самостоятельные культурно-исторические ценности, важнейшие средства регуляции поведения, без которых не может обойтись ни один человек, ни одно общество»^[1][2].

В свете заявленных функций речевого общения следует обращать внимание не только на то, что вы говорите, но и на то, как вы говорите — независимо от способа ведения беседы (непосредственное общение, телефон и др.), важно, что думают по поводу сказанного вами и относительно того, что вы имеете в виду, обращаясь к одному человеку или группе лиц. Необходимо анализировать, как воспринимается ваш голос, его тон, модуляции, как вы произносите слова.

Применительно к юридической клинике необходимо уметь вести разные виды бесед (см. разд. III настоящего учебника), включая беседы по телефону. Телефоном надо пользоваться умело и в меру. Телефон должен оптимизировать производительность труда для всех, кому он служит, в равной мере. Телефон — только вспомогательное средство. Он не заменяет личного общения для обсуждения деталей сущностных вопросов. Вежливость, доброжелательность, внимание к собеседнику, лаконичность и такт — основные требования делового этикета к телефонному разговору. Для организационных бесед (по их четырем основным стадиям) время будет распределяться приблизительно так: 10—20 с — первая стадия, 40 с — вторая стадия, 100 с — третья стадия, 20 с — четвертая стадия. Для первичного интервьюирования, конечно, будет задан иной регламент телефонного разговора.

Девять правил этикета, обеспечивающих успешность телефонного разговора.

• (1) Вам звонят, снимите трубку не ранее второго и не позднее четвертого звонка вызова.
• (2) Всегда здоровайтесь.
• (3) Всегда четко представляйтесь, чтобы к вам могли уверенно обратиться. Совмещайте отзыв с представлением.
• (4) Говорите уверенно, спокойно, четко и доброжелательно, в трубку.
• (5) Старайтесь улыбаться. Улыбка слышна. Когда собеседник доносит до вас свою часть информации, подтверждайте нейтральными репликами, что вы участвуете в разговоре.
• (6) Управляйте разговором, понимая, что половина его времени ваша, а другая — для собеседника.
• (7) Записывайте.
• (8) Резюмируйте перед прощанием итоги разговора.
• (9) Любезно прощайтесь (благодарите за продуктивный разговор).

Общие рекомендации — звонить в общепринятом временном коридоре, т. е. не ранее 9.00 и не позднее 18.00 или — в специально оговоренное время. Продолжительность — не более 3 мин (зануда или бездельник говорит дольше). Тщательно планируйте разговор. При прерывании телефонной связи перезванивает инициатор разговора. Звонок, врывающийся в идущее личное общение, требует обращения к собеседнику с вопросом, откликаться ли вам на поступивший телефонный вызов. Извиняться перед собеседником при этом необходимо, поскольку эго вы заранее не позаботились о том, чтобы входящие звонки не поступали к вам во время личной беседы. Завершает разговор тот, кто позвонил. Всегда выполняйте обещанное по телефону. Иное вас обличает как безответственного человека, а значит, с вами не захотят впредь иметь дело.

Следует обратить внимание на то, как вы пишете служебные записки, письма, направленные клиенту, составленные для него документы правового характера, которые становятся письменными доказательствами вашего профессионализма (или его недостаточности). Из того, что и как вы пишете (стиль, грамотность, содержание) складывается представление о вашей интеллигентности. Никто не может быть убежден в своей исключительной грамотности, но каждый должен ее предполагать у тех, кто будет читать документы.

Словари (орфографические, стилистические, этимологические, синонимов, юридических терминов) должны быть вам доступны, когда вы составляете документы.

Документ (см. разд. II настоящего учебника), который вы готовите на проверку вашему преподавателю, должен отвечать как требованиям делопроизводства, так и требованиям делового этикета.

Надлежащий с точки зрения делового этикета образ документа формируется качеством и состоянием бумаги, на которой он изготовлен, качеством оформления его основной части и приложений (включая разделение на части, форматирование текста, качество печати), общим стилем и тоном письменной речи, наличием аккуратно выполненной подписи составителя документа. Документ без подписи — не является документом и не подлежит оцениванию преподавателем.

Обратите внимание на наличие в реквизите «текст» трех обязательных частей: вступительной, основной и заключительной. Каждая из них выполняет свою функцию: первая объясняет почему (на основании чего) и для чего составлен документ, вторая обрисовывает общую информационную картину, третья содержит выводы, предложения, конструктивные решения. Легко заметить, что первая часть связана с предысторией этого документа (с предыдущим этапом работы по делу), вторая констатирует настоящее положение дел, а третья обращена к действиям будущего времени.

После составления документа, вычитайте его сначала целиком на экране монитора компьютера, внесите правки. Это позволит вам выявить полноту композиции документа и частные грамматические и стилистические ошибки. Затем прочтите документ вновь в обратном порядке расположения абзацев. Это позволит вам выявить отсутствующие связки между абзацами или нарушение логики между ними. И наконец, распечатайте текст и вычитайте его на бумажном носителе. Эффект поразителен: только на бумаге заметны недостающие или лишние знаки препинания. Внесите и эти правки и изготавливайте документ в окончательной редакции. Теперь его можно подписать и направиться с ним к куратору для согласования.^[3][4][5][6]

вашей воле предупреждайте тех, кто вас ожидает; все поручения выполняйте вовремя и вовремя оформляйте завершенную работу документами надлежащего качества и вида.

• 4. Разделяйте личное и служебное в жизни и работе: служебный телефон и оборудование клиники используйте только в служебных целях; избегайте во время работы разговоров на личные темы, и служебную информацию оберегайте от несанкционированного распространения среди третьих лиц.
• 5. Цените оказанную помощь в овладении профессии со стороны коллег, преподавателей, клиентов. Всегда следует благодарить тех, кто уделил участливое внимание вашему вопросу или документу. То, что люди это делают в рамках своих учебных или служебных (трудовых) обязанностей, отнюдь не исключает вежливости.
• 6. Проявляйте заботу о профессиональной репутации: своей, юридической клиники, образовательной организации. Рабочие вопросы клиники не могут быть предметом светской или досужей беседы. Публиковать практику юридической клиники можно только с соблюдением законодательства о защите персональных данных и правил конфиденциальности (с разрешения клиента и руководства образовательной организации).
• 7. Речевой этикет — не только проявление вашей интеллигентности, но и индикатор уровня профессионализма. Никогда не используйте сленг в устной речи (иначе вас примут за досужего посетителя клиники, но никак не за юриста-практиканта). Стиль ваших документов должен быть деловым, вид — строго формализованным, тон — уважительным, а общий их образ — вежливым и доброжелательным. Не позволяйте себе безграмотности в письменных текстах, всегда вычитывайте документы и редактируйте до подписания и предъявления на визирование.

• [1] Балакай Л. Г. Словарь русского речевого этикета. М.: АСТ-ПРЕСС, 2001. С. 3.
• [2] Там же. С. 4.
• [3] Ошибаясь в наименовании организации, должности и имени адресатов, вы совершаете бестактность. Такая ошибка может вызвать игнорированиевсего документа в целом («Он не мне предназначен, а чужих писем я нечитаю»). Особое внимание нужно уделить топу и лексикону писем-претензий, отзывам на претензии, отзывам на исковые заявления, самим исковым заявлениям. Наличие правового конфликта не должно быть началом войнына уничтожение процессуального противника. Корректность тона — непреложное требование к письмам между конфликтующими сторонами и ктретьим лицам. Изобличать должны факты. Слова не должны оскорблять. Очень важно умение отказывать, когда вы работаете посредством письменных коммуникаций. Во-первых, необходимо поблагодарить за обращение к вам и отметить его достоинства. Во-вторых, нужно продемонстрировать, что вы внимательно прочитали все письмо с просьбой, которуюне сможете выполнить. В-третьих, нужно выказать понимание и сочувствие. В-четвертых, можно перейти к обоснованию отказа (ссылаемсяна обстоятельства). При этом нужно помочь адресанту «сохранить лицо». Затем необходимо предложить альтернативу и обязательно в формуле прощания «оставить вашу дверь открытой» для адресата. Важно научиться составлять успешные письменные адресации равнымпо положению (статусу), вышестоящим и нижестоящим. Главное — уважение к адресату, нацеленность на положительный результат общения (помните принцип позитивности). Приветствия, прощальные фразы должныдемонстрировать вашу вежливость и учтивость. * * *
• [4] Современный деловой этикет — целостная система, состоящаяиз принципов, а также ограничений и запретов общего характера и детальных рекомендаций к основным компонентам (элементам) делового общения в юридической клинике.
• [5] Этикетные формальности — лишь средство внешнего проявления деловых качеств, но без их соблюдения нс добиться признания вашего профессионализма.
• [6] Точность — важнейшая форма проявления вежливости, никогда не опаздывайте на деловые мероприятия, в случае неотвратимости опоздания не по