Планирование снабжения предприятий общественного питания продовольственными ресурсами и составление продуктового баланса

Одним из главных условий успешной деятельности предприятий общественного питания, как уже отмечалось, является организация планомерного и бесперебойного снабжения их сырьем, полуфабрикатами и другими товарами в нужном объеме и ассортименте, а для этого должен быть разработан план снабжения предприятия общественного питания продовольственными ресурсами.

Основой для разработки плана снабжения служит следующая информация:

• • результаты анализа снабжения за предшествующие периоды (ассортимент, объемы, сроки и источники поступления продовольственных ресурсов и т. д.);
• • плановые данные о производственной программе, обороте, обороте по продукции собственного производства и покупных товарах (по себестоимости);
• • нормы расхода сырья и товаров на единицу изделия;
• • данные о наличии товарных запасов в целом и в ассортименте;
• • данные о заключенных договорах (контрактах) па поставку — объемы, цены, частота поставок и т. д.

План снабжения предприятия общественного питания разрабатывается в форме продуктового баланса и предполагает следующую последовательность этапов расчетов:

• I этап: определение потребности в сырье и продовольственных товарах в соответствии с плановыми объемами выпуска продукции и реализации покупных товаров;

• • II этап: расчет величины товарных запасов на начало и конец отчетного периода;
• • III этап: планирование поступления сырья и продовольственных товаров.

Рассмотрим подробно содержание этапов.

I этап. Определение потребности в сырье и товарах осуществляется в натуральных (кг, шт.) и стоимостных показателях отдельно:

• • для выпуска обеденной продукции;
• • выпуска прочей продукции собственного производства;
• • реализации покупных товаров.

Планирование осуществляют методом прямого счета с использованием данных о нормах расхода сырья.

Основой для расчета потребности в сырье для выпуска обеденной продукции являются следующие данные:

• • количество и ассортимент блюд в соответствии с производственной программой предприятия;
• • расчетные среднегрупповые нормы расхода сырья на одно блюдо в укрупненном ассортименте.

В общественном питании ассортимент блюд широкий, производственная программа составляется по укрупненному ассортименту и применять индивидуальные нормы расхода на одно блюдо (п,) в соответствии со Сборником рецептур или Технологическими картами предприятия нецелесообразно из-за высокой трудоемкости расчетов. Поэтому определяют среднегрупповые (средневзвешенные) нормы расхода сырья (N) на группу блюд.

Расчет среднегрупповых норм можно осуществить двумя методами по формулам

пли где п, — индивидуальная норма расхода сырья на одно блюдо, изделие, г; К, — количество блюд i-й группы, ед.; q, — удельный вес блюд Тй группы в общем ассортименте, %.

Умножив среднегрупповую норму расхода сырья на число запланированных в производственной программе блюд, получают общую потребность в данном виде сырья в натуральных показателях.

Пример 4.3.

Рассчитать потребность предприятия общественного питания в мясе, картофеле и овощах для выпуска первых блюд на I квартал на основе расчета среднегрупповых норм расхода сырья на одно блюдо. План выпуска блюд на квартал составляет 14 000 блюд.

Решение.

Среднегрупповая норма расхода мяса: Л'= 6620:100 = 66,2 (г). Среднегрупповая норма расхода картофеля: N = 9250:100 = 92,5 (г). Среднегрупповая норма расхода овощей: N = 18 900:100 = 189,0 (г).

Расход сырья на квартал для выпуска первых блюд составляет:

• • мяса: 66,2 • 14 000: 1000 = 926,8 (кг);
• • картофеля: 92,5 • 14 000: 1000 = 1295 (кг);
• • овощей: 189 • 14 000: 1000 = 2646 (кг).

Среднегрупповые нормы применяются при планировании необходимого количества основного сырья — мяса, рыбы, круп, муки, макаронных изделий, картофеля и овощей.

Потребность в других видах сырья (жиры, сахар и т. д.) рассчитывается на основе данных об их фактическом расходе в отчетном периоде и запланированного темпа роста выпуска блюд с учетом изменения их структуры.

При расчете потребности в сырье для выпуска прочей продукции собственного производства используют показатель среднегрупповые нормы расхода сырья на один кг изготовляемых изделий — полуфабрикатов, мучных, кондитерских, кулинарных изделий, которые умножают на планируемые объемы ее выпуска.

Сумму средств, необходимую для оплаты сырья (П_с), рассчитывают путем умножения количества продуктов каждого вида на цены приобретения.

Потребность и покупных товарах (П_пт) планируют по каждой группе товаров на основе плана оборота по покупным товарам. Так как в плане указан оборот с учетом наценки общественного питания, то при определении суммы средств, необходимых для их приобретения, сумму планируемой наценки вычитают из плана оборота по покупным товарам, т. е. определяют план оборота по покупным товарам по себестоимости.

Общая потребность предприятия в продовольственных ресурсах (П) определяется по формуле.

Для предприятий общественного питания, обслуживающих постоянный контингент потребителей (лицеи, школы, колледжи), потребность в сырье и товарах в натуральных единицах может быть рассчитана на основе физиологических норм питания. В этом случае суточные нормы расхода продуктов по видам в граммах умножают на число питающихся и на количество дней в год. Рассчитанную общую потребность в продовольственных ресурсах, т. е. объем их поступления, сопоставляют с планом оборота общественного питания. Для этого предварительно рассчитывают сумму наценки общественного питания. Стоимость сырья и товаров и сумма наценки общественного питания образуют оборот общественного питания.

На заключительном этапе работы составляется сводная ведомость потребности в продовольственном сырье и товарах по видам в натуральных и стоимостных показателях.

II этап. На втором этапе осуществляется планирование товарных запасов, в общем виде представляющее собой комплекс организационных и экономических мероприятий, направленных на их оптимизацию.

Основной задачей планирования товарных запасов является определение их оптимальных размеров, обеспечивающих бесперебойную производственно-торговую деятельность при минимальных затратах, т. е. расчет оптимальных границ товарных запасов. Если их размер недостаточен, то на предприятии образуется дефицит сырья и товаров, что сужает ассортимент выпуска продукции и реализации покупных товаров, приводит к неудовлетворению спроса, потерям в обороте общественного питания. Наличие излишних товарных запасов также ведет к негативным последствиям: замедляется оборачиваемость, увеличиваются издержки по хранению, замораживаются финансовые средства, вложенные в товарные запасы, увеличиваются сверхнормативные потери и ухудшается качество продовольственного сырья и товаров, поскольку они не подлежат длительному хранению.

Величина товарных запасов, определяемых для предприятия общественного питания, зависит от факторов, которые можно сгруппировать в факторы внешней и внутренней среды деятельности предприятия. К факторам внешней среды относятся:

• объемы и ассортимент продовольственных ресурсов, представленных на рынке, т. е. их предложение в районе деятельности предприятия общественного питания;

• • сезонность производства сельскохозяйственной продукции;
• • конъюнктура рынка продовольственных ресурсов, соответствие его ассортимента потребностям предприятия;
• • местонахождение основных поставщиков;
• • развитие транспортной инфраструктуры.

Внутренними факторами, действующими на уровне предприятия, являются:

• • масштабы деятельности предприятия: объем и структура оборота общественного питания и выпуска продукции. Чем они выше и шире ассортимент, тем больше должны быть товарные запасы;
• • тип предприятия — при одних и тех же объемах оборота размер товарных запасов и их ассортимент в ресторане или кафе выше и шире, чем в столовых и закусочных;
• • организация снабжения: наличие долгосрочных договоров, частота и ритмичность поставок, формы оплаты, т. е. эффективность работы службы снабжения;
• • обоснованность размеров заявок и заказов;
• • сезонность спроса потребителей и соответствие ассортимента продукции и товаров их спросу;
• • сроки и условия хранения продовольственного сырья и товаров: наличие и объем складских помещений, холодильных и морозильных камер.

Запасы на начало планируемого периода определяются как ожидаемые на конец отчетного, но данным бухгалтерской отчетности предприятия, а запасы на конец планового периода планируются.

Таким образом, планирование товарных запасов предполагает:

• • осуществление планирования текущих товарных запасов;
• • определение размеров сезонных товарных запасов;
• • разработку мероприятий по рациональной организации товарных запасов.

На практике планирование товарных запасов осуществляется на основе их нормирования: разработки и обосновании их нормы (в днях) и норматива (в рублях) по отдельным группам сырья и товаров и в целом по предприятию.

При планировании (нормировании) товарных запасов используют методы, представленные на рис. 4.2.

Так как в течение года спрос и, соответственно, реализация продукции подвержены сезонным колебаниям и в разные периоды года потребности в ассортименте продукции и товаров различны, то нормирование товарных запасов в общественном питании целесообразно осуществлять по кварталам.

Нормирование товарных запасов осуществляется на предприятии для организации эффективной деятельности:

• • экономической — регулирования размера оборотных средств, вложенных в товарные запасы, обеспечения выпуска продукции, оперативного контроля за состоянием товарных запасов, расчета расходов по их хранению и доставке;
• • финансовой — определения необходимого размера средств на приобретение сырья и товаров.

Рис. 4.2. Методы планирования товарных запасов предприятия общественного питания

Норма и норматив товарных запасов представляют собой такую их величину, которая обеспечивает потребность предприятия в продовольственных ресурсах для планомерного выпуска и реализации продукции общественного питания без нерациональных затрат. При нормировании запасы отражают по ценам приобретения.

Основным, хотя и наиболее трудоемким методом нормирования товарных запасов является метод технико-экономических расчетов. Его сущность заключается в том, что товарный запас предприятия общественного питания разделяется на элементы в зависимости от целевого назначения и осуществляется нормирование каждого элемента путем расчета его нормы в днях в зависимости от того, сколько дней он находится на той или иной стадии товародвижения на предприятии для обеспечения производственно-торгового процесса. Сумма норм отдельных элементов товарного запаса образует его общую норму, увязанную с объемом оборота и выпуска продукции, с их ассортиментом и частотой завоза.

Норма товарного запаса на предприятии общественного питания складывается из четырех элементов:

• • производственно-торгового запаса;
• • запаса на приемку и подготовку сырья и товаров к реализации;
• • запаса на подготовку сырья к производству;
• • страхового (резервного) запаса.

Производственно-торговый запас состоит из двух частей: рабочего и запаса текущего пополнения.

Рабочий запас — это запас сырья, товаров и готовых изделий, который должен постоянно находиться на производстве и в торговом зале (на линии раздачи, в баре, буфете), он предназначен для изготовления продуктов, ее отпуска потребителям и показа имеющихся в наличии изделий и товаров и рассчитывается по каждому виду сырья, товаров по формуле.

где 3j — норма рабочего запаса, дни; К — количество сырья, товаров, нат. ед.; Ц — цена сырья, товара, руб.

Таким образом, на норму рабочего запаса влияют:

• • количество ассортиментных разновидностей изделий или товаров, что зависит от типа предприятия: в ресторане она в 2—3 раза выше, чем в столовых;
• • структура ассортиментного набора блюд и изделий, также определяемая типом предприятия.

Пример 4.4.

В ресторане планируется среднедневная реализация рыбы на сумму 350 тыс. руб.; выпускается 15 видов блюд и изделий из рыбы, средняя цена 1 кг рыбы 542 руб. Норма рабочего запаса составляет:

Вторая часть производственно-торгового запаса — запас текущего пополнения — служит для обеспечения бесперебойной работы предприятия в период между завозами сырья и представляет собой запасы сырья и товаров, находящихся в кладовых, холодильных и морозильных камерах. Эта часть товарного запаса занимает основную долю в структуре товарного запаса, поэтому вопросы оптимизации величины товарных запасов в большей степени относятся к нему. Величина запаса текущего пополнения зависит от частоты завоза, объемов партии и потребности предприятия. По товарным группам сложного ассортимента учитывается также комплектность их поступления. Коэффициент комплектности представляет собой отношение среднего количества видов сырья и товаров в одной партии, предусмотренного на плановый период, к ассортиментному минимуму, предусмотренному для данного предприятия (т.е. количеству разновидностей, которые постоянно должны находиться на производстве).

Пример 4.5.

Минимальный ассортимент для ресторана — 12 видов рыб, рыба поступает в среднем один раз в пять дней, в одной партии в среднем поступает пять разновидностей рыбы.

Решение.

Ккомп = 5: 12 = 0,42, а обновление ассортимента происходит за 12 дней (5: 0,42).

Запасы одних видов сырья и товаров в день поступления партии будут максимальными, а других — снизятся до минимума. Поэтому средняя потребность предприятия в оборотных средствах для образования запаса текущего пополнения составляет половину частоты завоза товаров. Отсюда запас текущего пополнения в днях можно определить по формуле.

где Ч — частота завоза, ед.

В нашем примере 3₂ = q ^ 2 ⁼ ~ ® (Д^ней);

При обосновании нормы текущего товарного запаса возможно использование экономико-математического метода. Между частотой завоза, размером партий товаров и сырья и затратами на их транспортировку и хранение существует четкая зависимость: чем чаще завоз, тем меньше объем партии поставок при прочих равных условиях.

В свою очередь, увеличение размера партии и снижение частоты поставок уменьшают транспортные расходы, но увеличивают затраты на хранение, и наоборот.

Поэтому предприятия общественного питания заинтересованы в оптимальной частоте завоза и размере партии поставок при минимальных издержках обращения.

В символической записи эта задача формулируется на основе использования формулы Уилсона следующим образом:

где С — сумма издержек на хранение и транспортировку, руб.; Q — потребность определенного сырья или товаров, коэф.; 5 — расходы по завозу одной партии, руб.; х — размер партии, кг; b — расходы по хранению единицы.

* Q

товара, руб.;—количество партии товаров, ед.

х

Следовательно: 5— — это сумма расходов по завозу товаров за опреде;

х

X

ленный период; — — часть товарного запаса, соответствующего в среднем частоте завоза (в первый день завоза хранения — х товаров, в последний день перед завозом — 0).

Решение функции, т. е. ее минимизацию, находят путем определения первой производной пот и ее приравнивания к 0:

_Л (2QS

Отсюда, х = J—?

В данном случае х — оптимальный размер партии поставки. Отсюда оптимальная частота завозов (число завозов за планируемый период) равна.

а частота завоза в днях:

где Д — количество дней в планируемом периоде, ед.

Определить оптимальный размер партии завоза мяса на предприятие общественного питания, если его среднемесячный расход составляет 900 тыс. руб., затраты на хранение на 1 тыс. руб. мяса — 150 руб., стоимость завоза одной партии — 4 тыс. руб.

Решение. _.

Оптимальный размер партии составляет х — = 219,09 (тыс. руб.).

Следовательно, мясо должно завозиться на предприятие примерно четыре раза в месяц (900: 219,09).

В этом случае расходы на хранение и по доставке составляют.

Игнорирование полученных результатов приведет к увеличению затрат.

Например, при завозе партии в размере 300 тыс. руб. расходы составят.

При завозе партии мяса в размере 200 тыс. руб. расходы будут равны.

Как увеличение размера партии, так и ее снижение приводят к росту расходов по транспортировке и хранению.

Второй элемент товарного запаса — запас на приемку и подготовку сырья и товаров к реализации (З₃) (разгрузка, проверка, складирование). Норма времени по этому виду запаса устанавливается с учетом практики работы предприятия в размере от 0,5 до 1 дня.

Норма запаса на подготовку сырья к производству (3₄) рассчитывается только для тех видов сырья, которые требуют предварительной подготовки: по мясу, птице, рыбе, овощам для размораживания, вымачивания, разделки. В зависимости от физических характеристик сырья норма этого запаса составляет от 0,3 до 1,1 дня.

Страховой (резервный) запас (3₅) создается на предприятии общественного питания для обеспечения его ритмичной работы в условиях возможного нарушения условий или сроков поставок или резкого колебания спроса потребителей.

По невзаимозаменяемым товарам страховой запас создается в размере от 30 до 100% от запаса текущего пополнения при наличии условий для их хранения в зависимости от стабильности поставок. Расчет нормы страхового запаса также может быть осуществлен по формуле.

В нашем примере норма страхового запаса по рыбе составляет.

При нормировании страхового запаса следует помнить, что некоторые виды продовольственного сырья и товаров относятся к скоропортящимся и могут храниться не более 1—2 суток.

Таким образом, при расчете нормы страхового запаса учитывают: условия деятельности предприятия, физико-химические характеристики сырья и сроки их хранения, ритмичность и равномерность поставок, наличие соответствующих условий хранения.

Общая норма товарного запаса, но виду сырья (товаров) (Н₃) определяется путем суммирования всех его элементов.

Средняя норма товарных запасов, но всем товарным группам (Н₃) определяется как средневзвешенная величина для каждого квартала планируемого года на основе рассчитанных норм по каждой группе по формуле.

где Н₃, — норма запаса по виду сырья и товаров, дни; Q, — удельный вес данной группы расхода сырья, товаров в обороте предприятия, %.

Вместо показателя удельного веса может использоваться абсолютный показатель — сумма оборота или расхода сырья, товаров.

После обоснования нормы товарного запаса рассчитывают норматив товарного запаса на конец планового периода (четвертого квартала) в рублях (JV_T3) по формуле.

где 0_1Упл — плановый объем оборота (расхода сырья) в IV квартале, руб.

Практика управления товарными запасами свидетельствует, что теми роста товарных запасов должен несколько отставать от темпов роста объемов реализации, так как только такое соотношение обеспечивает ускорение их оборачиваемости. Таким образом, планирование товарных запасов должно решить задачу ускорения оборачиваемости, определения размера запасов, обеспечиваемого минимальными затратами на его формирование. Это базовое положение и кладется в основу планирования товарных запасов другими методами.

Экономико-статистический метод, основанный на выравнивании динамического ряда уровня (в процентах) или нормы товарных запасов (в днях) по скользящей средней, предполагает использование данных за 3—5 лет и их сглаживание. Методика данного расчета была рассмотрена при планировании оборота общественного питания (см. § 3.1).

Полученную норму или уровень товарных запасов умножают на однодневный оборот (расход сырья) или их плановый объем и получают норматив товарных запасов.

При использовании коэффициента эластичности рассчитывают норматив товарных запасов в рублях.

Для этого первоначально определяют коэффициент эластичности (Э_тз), показывающий, на сколько процентов изменится размер товарных запасов при изменении оборота общественного питания (оборота, но продукции собственного производства) на один процент, но формуле.

где Т_пр — прирост оборота общественного питания (оборота по продукции собственного производства), %; ДЗ — прирост суммы товарных запасов, %. Данные берутся за последние два года.

Темп прироста планового размера товарных запасов (Т_тз) рассчитывается по формуле.

где Т_||р — плановый прирост оборота (оборота по продукции собственного производства) предприятия общественного питания, %.

Норматив (сумма) товарного запаса определяется путем следующего расчета

где Зф — фактические средние товарные запасы в отчетном периоде, руб.

Применение экономико-статистических методов планирования может привести к отрицательному результату, т.с. к планированию замедления оборачиваемости, если в последние годы на предприятии сложились негативные тенденции. Поэтому их использованию должны предшествовать анализ оборачиваемости и оценка динамики показателей товарных запасов, чтобы не переносились отрицательные тенденции на будущее.

Суть экономико-математического метода состоит в установлении взаимосвязи между товарными запасами и факторами, влияющими на них, и построении экономико-математической модели, отражающей эту зависимость.

При планировании нормы товарных запасов в днях рекомендуется использовать уравнение гиперболы.

где у — норма товарных запасов, дни; х — однодневный оборот общественного питания, руб.; а₀ и а_х — параметры уравнения.

Зависимость суммы товарных запасов (у) от величины оборота (х) обычно выражается наиболее простой моделью вида.

Эвристические методы представляют собой соединение экономико-статистических и методов экспертных оценок и предполагают использование опыта специалистов, которые изучают данные о состоянии и динамике товарных запасов за предыдущий период, анализируют систему снабжения предприятия, изучают рынок, определяют возможный объем спроса и на этой основе принимают решение об оптимальном размере товарных запасов. Такая задача может решаться специалистом по логистике, имеющим многолетний опыт работы в этом направлении (опытно-статистический метод), или группой экспертов, когда по специальному алгоритму их субъективные мнения оцениваются и принимается решение (метод экспертных оценок).

III этап. Заключительным этапом планирования снабжения является планирование поступления сырья и товаров на предприятие общественного питания, которое осуществляется балансовым методом на основе составления продуктового баланса, представляющего собой форму увязки всех рассмотренных показателей:

Продуктовый баланс составляется в целом по предприятию и по основным группам сырья в натуральных и стоимостных показателях.

Продуктовый баланс позволяет согласовать размер запасов на начало и конец планового периода с расходом сырья и продуктов и установить то их количество, которое должно поступить на предприятие (план товарного поступления).

Рассчитанный плановый объем поступления является основой для предоставления заявок на сырье и товары. Снабжение предприятий общественного питания должно осуществляться в соответствии с заявками исходя из объема выпуска продукции собственного производства и реализации покупных товаров.