Следует различать понятия «данные» и «информация». Данные — это «сырые» факты в количественном и качественном отражении, например начисленная или выданная кассиром фирмы заработная плата, сумма удержанных налогов, выписанные и оплаченные счета поставщиков, заключенные договоры подряда. После обработки (фильтрации, систематизации, компановки) данные становятся информацией. Чем больше компания, тем сложнее процесс сбора данных и превращения их в нужную для принятия решений информацию.
Усложнение процессов сбора данных и предоставления информации с ростом компании приводит к образованию специализированных систем обработки данных. Первой традиционно возникает система учета. Она появляется с первых дней создания компании и является обязательной для любого бизнеса (даже неформального). Системы бухгалтерского, управленческого, налогового учета фиксируют в денежном выражении происходящие в компании события. Так как денежное представление понятно, легко обрабатывается для получения интегрированных оценок, то учетная система традиционно лидирует среди других. Впоследствии появляются системы кадровой, маркетинговой, логистической информации, информации контроля качества. Особенность этих систем состоит в отражении как количественной, так и качественной информации. Например, по кадровой системе количественная информация включает в себя текучесть персонала, возрастной состав, а качественная — степень мотивированности работников, предпочтения в социальных программах и схемах вознаграждения и т. п.
Важный шаг в развитии управления компанией — объединение разных систем информации в интегрированную информационную систему, получившую название управленческой информационной системы (management information system, MIS). Это комплекс взаимосвязанных подсистем, обрабатывающих данные с целью получения нужной на данный момент информации. Характерная особенность интегрированной системы заключается в том, что одни и те же данные фиксируются в разных подсистемах и формируют соответствующую потребностям в текущий момент информацию как для внешних, так и для внутренних пользователей.
Данные могут быть внешними (когда источники расположены вне компании, например данные о рыночных конкурентах и ценах, на которых они работают) и внутренними (формирующиеся внутри компании, например оказание услуг сервисным подразделением, управленческий учет). В зависимости от стадии жизненного цикла, размера компании, положения компании на рынке информационные системы различаются степенью формализованное™, структурой входящих подсистем, нацеленностью выходных потоков на определенные уровни управления (например, оперативный уровень, среднее звено, топ-менеджмент, собственники).
