Кассовые операции банков, их оформление, учет и анализ

Введение

Наличный денежный оборот занимает значительную долю в общем обороте денежных средств, т.к. во многих предприятиях торговли и сервиса, а так же в других организациях оплата приобретенных товаров (выполненных работ, услуг) осуществляется наличным путем. При проведении таких операций есть возможность отследить движение наличных денежных средств.

Во многих организациях заработная плата выдается наличными денежными средствами. Денежные средства от населения за оплату товаров (работ, услуг) поступают в кассы предприятий торговли и сервиса. Используя операцию по инкассации торговая выручка поступает в банк. Затем банки производят зачисление поступивших денежных средств на расчетные счета организаций. В перечень услуг по наличному движению денежных средств, осуществляемых банками РБ, относятся операции по приему наличных денежных средств от физических лиц (услуги связи, коммунальные услуги, платежи за пользование кредитными денежными средствами банка и т. д.). Организация кассовой работы в банках играет большую роль.

Целями данной работы является:

Изучение законодательной и нормативной базы по организации кассовой работы в банке (теоретическая часть работы);

Рассмотрение порядка организации кассовой работы в Отделении ОАО «Белагропромбанк» г. Лунинец;

Изучение порядка осуществления, документального оформления и отражения в бухгалтерском учете кассовых операций;

Анализ осуществляемых кассовых операций в Отделении ОАО «Белагропромбанк» г. Лунинец;

Организация кассовой работы Отделения ОАО «Белагоропромбанк» осуществляется на основании требований Инструкции № 211 «По организации кассовой работы в банках и небанковских кредитно-финансовых организациях Республики Беларусь» (далее Инструкция № 211), а также на основании локальных нормативных актов.

1. Порядок осуществления, оформления и проведения банковских операций

1.1 Общий порядок организации работы банка; ответственность лиц, работающих с ценностями, за их сохранность и установление правил работы с ценностями Для осуществления кассового обслуживания клиентов банка, а также выполнения операций с денежной наличностью и иными ценностями банки создают у себя кассовые узлы. Устройство и оборудование кассовых узлов должны соответствовать техническим требованиям на проектирование зданий банков и обеспечивать нормальные условия для работы персонала и обслуживания клиентов, а также обеспечивать сохранность ценностей, документов и безопасность работников. Банки имеют право применять индивидуальное техническое решение при оборудовании кассовых узлов.

Для комплексного обслуживания клиентов и обработки денежной наличности банки могут открывать у себя и в структурных подразделениях банка приходные, расходные, приходно-расходные, вечерние кассы, кассы по подготовке авансов и кассы пересчета денежной наличности. Банки могут также устанавливать банкоматы или иные платежно-расчетные терминалы в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь. Банки, которые взяли в аренду у юридических лиц на основании заключенных между ними договоров устройства cash-in, предназначенные для приема платежей от физических лиц за наличные деньги без использования банковских пластиковых карточек, должны соблюдать следующие условия: размещение логотипа банка на корпусе и экране монитора устройства cash-in; отображение на экране монитора устройства cash-in информации, содержащей наименование банка, осуществляющего расчеты, его местонахождение и номер контактного телефона, размер комиссионного вознаграждения и другую информацию, необходимую физическим лицам для проведения платежа; составление чека на бумажном носителе в подтверждение проведения платежа с наличными деньгами и выдача его физическим лицам. Чек, составленный в устройстве cash-in, должен содержать следующую информацию: идентификационный код и адрес, по которому расположено устройство cash-in; наименование банка, осуществляющего расчеты, и его местонахождение, номер контактного телефона; вид платежа (коммунальные платежи, услуги связи мобильного оператора и другие); слова «ОПЛАТА НАЛИЧНЫМИ»; дату и время совершения платежа; сумму платежа; сумму вознаграждения, взимаемую с физического лица при проведении им платежа; сумму, принятую наличными деньгами; другие дополнительные реквизиты, определенные договором между банком и получателем платежа.

Помещения кассового узла планируются и строятся в таком порядке, чтобы исключить нахождение в кассовом узле лиц, не совершающих операций с ценностями. Помещения кассового узла должны быть размещены компактно, чтобы максимально сократить путь перемещения ценностей из одного помещения в другое. Наиболее укрепленным помещением кассового узла является хранилище ценностей. В качестве хранилища ценностей могут выступать кладовая, сейфовая комната для хранения ценностей в сейфах или отдельные сейфы, которые должны соответствовать требованиям законодательства Республики Беларусь. Хранилище в конце рабочего дня должно сдаваться под централизованную охрану.

В кассе банка для всеобщего обозрения должны быть размещены:

перечень признаков платежности банкнот Национального банка Республики Беларусь, установленный Национальным банком Республики Беларусь (Приложение 1);

перечень общих признаков платежности банкнот и платежных документов в иностранной валюте (Приложение 2);

объявление о том, что заявление о недостаче, выявлении неплатежных банкнот и банкнот, имеющих явные признаки подделки, либо банкнот, подлинность которых вызывает сомнение, не подлежит удовлетворению, если денежная наличность не была пересчитана клиентом в присутствии уполномоченного для этого представителя банка.

На основании перечня общих признаков платежности банкнот и платежных документов в иностранной валюте и инструкций (правил) иностранных банков или банков-посредников, с которыми заключены соответствующие договоры, банк может самостоятельно разрабатывать перечень признаков платежности банкнот и платежных документов в иностранной валюте, который помещается у касс для всеобщего обозрения вместо перечня общих признаков платежности банкнот и платежных документов в иностранной валюте.

Кабины касс со стороны кассового помещения должны быть оборудованы таким образом, чтобы имелась возможность осуществления зрительного контроля за работой кассиров.

Рекомендуется, чтобы рабочее место кассира имело следующее оснащение: специально оборудованный кассовый стол с ящиками, имеющими индивидуальные секреты замков, стул поворотный, счетно-денежную машину (в необходимых случаях монетосчетную машину), средство для транспортировки денег (тележка закрытого типа и другие), индивидуальное средство хранения ценностей (металлический шкаф, шкатулка, сейф, тележка закрытого типа с замком), калькулятор с пишущим устройством, компьютер, приборы для определения подлинности денежных знаков, средства для упаковки банкнот и монеты.

В зависимости от выполняемых кассиром операций его рабочее место может оснащаться дополнительными техническими средствами.

Численность кассовых работников и необходимость установки банкоматов либо иных платежно-расчетных терминалов определяется руководством банка. Также приказом по банку определяется режим работы касс, структурных подразделений и перечень совершаемых в них операций, а также порядок документооборота и передачи в банк информации об операциях, совершенных структурными подразделениями банка.

При принятии на работу кассового работника либо работника службы инкассации с ними заключается в письменной форме договор о полной индивидуальной материальной ответственности в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Вновь принятые кассовые работники допускаются к самостоятельной работе с ценностями после принятия от них зачета по знанию требований Инструкции № 211, иных нормативных правовых актов Национального банка Республики Беларусь и локальных нормативных правовых актов банка, относящихся к их должностным обязанностям.

Вновь принятые работники службы инкассации допускаются к самостоятельной работе с ценностями после получения от территориальных органов внутренних дел разрешения на право хранения и ношения оружия и принятия от них зачета по знанию требований Инструкции № 211, иных нормативных правовых актов Национального банка Республики Беларусь и Министерства внутренних дел Республики Беларусь, а также локальных нормативных правовых актов банка, относящихся к их должностным обязанностям.

Для оприходования всей поступившей денежной наличности и иных ценностей и совершения расходных кассовых операций в банке создается операционная касса. Руководитель банка письменным приказом определяет лиц (не менее двух), ответственных за сохранность ценностей, на которых возлагаются обязанности, связанные с хранением и совершением операций с денежной наличностью и иными ценностями, находящимися в хранилище операционной кассы банка.

От лиц, ответственных за сохранность ценностей, принимаются зачеты по знанию требований Инструкции № 211 и локальных нормативных правовых актов банка и заключаются договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности. Для осуществления операций с денежной наличностью и иными ценностями лица, ответственные за сохранность ценностей, обеспечиваются ключами от хранилищ, металлическими печатями (одноразовыми пломбирующими материалами); кассовые работники и работники службы инкассации — ключами от индивидуальных средств хранения ценностей, металлическими и каучуковыми (полимерными) печатями (одноразовыми пломбирующими материалами), пломбирами, именными штампами, нумераторами и клише.

Металлические печати, используемые для опечатывания хранилищ, должны иметь следующие реквизиты: полное наименование банка, которому принадлежит печать, и порядковый номер печати или должность лица, сдающего ценности под централизованную охрану; пломбиры — идентификационный код банка, принятый в соответствующей системе расчетов (далее — идентификационный код), и его порядковый номер; одноразовые пломбирующие материалы — идентификационные номера; клише, используемые для упаковки денежной наличности, — наименование банка или наименование банка и личный код кассира.

Выдача (возврат) кассовым работникам и работникам службы инкассации печатей (одноразовых пломбирующих материалов), штампов, пломбиров, ключей, нумераторов, а также клише осуществляется под роспись в специальном журнале. Журнал ведется работником, который освобожден от совершения операций с ценностями и назначен ответственным за регистрацию, выдачу и хранение печатей (одноразовых пломбирующих материалов), штампов, пломбиров, ключей, нумераторов и клише.

Лица, ответственные за сохранность ценностей, кассовые работники и работники службы инкассации обязаны обеспечивать надлежащее хранение печатей (одноразовых пломбирующих материалов), пломбиров, ключей от хранилищ, штампов, нумераторов и клише, исключающее какую-либо возможность использования последних иными лицами.

Все хранилища должны быть пронумерованы путем проставления на них порядковых номеров и иметь дубликаты ключей.

Дубликаты ключей от всех хранилищ и банкоматов вместе с подробной описью помещаются в упаковку, исключающую какую-либо возможность несанкционированного доступа к дубликатам ключей, и опечатываются печатями лиц, ответственных за сохранность ценностей.

Упаковка с дубликатами ключей может сдаваться на хранение в ближайший банк или храниться у руководителя (заместителя руководителя) банка, если он не является лицом, ответственным за сохранность ценностей.

Банк, принявший дубликаты ключей на хранение, выдает банку, их сдавшему, квитанцию. Квитанция является бланком строгой отчетности, ее изготовление, регистрация, использование и уничтожение осуществляются в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Квитанция хранится в сейфе руководителя (заместителя руководителя) банка и учитывается на соответствующем внебалансовом счете в условной оценке 1 рубль. Упаковка с дубликатами ключей, принятая на хранение от другого банка, помещается в хранилище операционной кассы и учитывается на соответствующем внебалансовом счете в условной оценке 1 рубль.

В случае изъятия дубликатов ключей из мест хранения банк, принявший дубликаты ключей на хранение, выдает их на основании квитанции и письменного требования, подписанного руководителем (заместителем руководителя) банка и лицами, ответственными за сохранность ценностей, заверенного печатью банка.

Персональную ответственность за полную сохранность всех ценностей, организацию кассовой работы, инкассации и перевозки наличных денежных средств и иных ценностей несет руководитель банка.

Наряду с руководителем банка ответственность за надлежащее хранение и полную сохранность всех ценностей, находящихся в банке, исполнение нормативных правовых актов и предписаний Национального банка Республики Беларусь несут заместитель руководителя банка, лица, ответственные за сохранность ценностей; за правильную организацию кассовой работы, за своевременную инкассацию и перевозку наличных денежных средств и иных ценностей и обеспечение сохранности ценностей при этом — начальники соответствующих структурных подразделений или лица, исполняющие их обязанности.

Руководитель (заместитель руководителя) банка и начальники структурных подразделений обязаны:

организовать надлежащее хранение и обеспечивать полную сохранность ценностей, находящихся в банке;

создавать необходимые условия труда кассовых работников и работников службы инкассации, обеспечивающие четкое выполнение установленных правил работы с ценностями;

обеспечивать своевременное устранение недостатков, вскрываемых ревизиями (проверками), и выполнение письменных предписаний проверяющих.

Как упоминалось ранее, кассиры, инкассаторы и другие лица, осуществляющие работу с ценностями несут полную материальную ответственность, при этом незнание требований Инструкции № 211, нормативных правовых актов Национального банка Республики Беларусь, локальных нормативных правовых актов банка не освобождает работников от материальной ответственности в случае допущения ими каких-либо нарушений.

1.2 Прием и передача ценностей в банке Передача ценностей от заведующего операционной кассой кассирам осуществляется под роспись в книге учета принятых и выданных ценностей кассовым работником (Приложение 8), листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы, а последний лист подписан руководителем банка (лицом, им уполномоченным) и скреплен печатью банка. Если режим работы касс не совпадает с режимом работы заведующего операционной кассой, передача ценностей от заведующего операционной кассой кассирам осуществляется под роспись в расходных кассовых ордерах, расходных валютных ордерах или расходных внебалансовых. Кассиры (кроме кассиров обменных пунктов и касс, режим работы которых не совпадает с режимом работы заведующего операционной кассой) должны своевременно отражать полученные (переданные) ими ценности в своих именных книгах учета или контрольных листах принятых и выданных ценностей (Приложение 9). Документ, по которому осуществляется передача ценностей, определяется начальником кассового подразделения. Выдача бланков строгой отчетности ответственным исполнителям по их письменному требованию осуществляется заведующим операционной кассой под роспись в расходных внебалансовых ордерах.

Если режим работы кассы не совпадает с режимом работы заведующего операционной кассой, кассир закрывает ценности и документы по совершенным за день операциям в отдельном сейфе, сдает его под централизованную охрану и отчитывается перед заведующим операционной кассой утром следующего рабочего дня.

1.3 Прием ценностей в кассу банка Прием наличных белорусских рублей в кассу банка осуществляется по следующим документам:

объявлению на взнос наличными, представляющему собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции (Приложение 9);

извещению, представляющему собой комплект документов, состоящий из извещения и квитанции либо извещению согласно форме, установленной получателем платежа (Приложение 10);

комплекту квитанций;

приходному кассовому ордеру (Приложение 11).

Прием наличной иностранной валюты в кассу банка осуществляется по приходному валютному ордеру (Приложение 12). Прием ценностей, подлежащих учету на внебалансовых счетах, в кассу банка осуществляется по приходному внебалансовому ордеру (Приложение 13). Получив от ответственного исполнителя приходные кассовые документы кассир проверяет наличие подписи вносителя денежной наличности, наличие и тождественность подписи ответственного исполнителя банка (по документам, подлежащим дополнительному контролю, наличие и тождественность подписи лица, имеющего право контрольной подписи) имеющимся у него образцам, сверяет соответствие указанных в них сумм цифрами и прописью, а в объявлении на взнос наличными и комплекте квитанций, кроме того, — тождественность суммы, указанной в составных частях комплекта этих документов. После проверки приходных кассовых документов кассир вызывает вносителя денежной наличности и принимает ее полистным пересчетом. Получив от клиента извещение, кассир проверяет наличие подписи вносителя денежной наличности и тождественность сумм, указанных в его составных частях, после чего принимает денежную наличность полистным пересчетом. На столе кассира должна быть денежная наличность только от лица, ее вносящего. Вся ранее принятая кассиром денежная наличность должна храниться в индивидуальных средствах хранения ценностей.

После пересчета денежной наличности кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом документе, извещении или извещении, с суммой, фактически оказавшейся при пересчете. При соответствии сумм кассир подписывает приходный кассовый документ, извещение, ставит печать кассы на квитанцию, один из экземпляров приходного кассового ордера, приходного валютного ордера или квитанцию, выдает ее (его) вносителю денежной наличности.

После приема денежной наличности по извещению и выдачи клиенту квитанции кассир вносит в реестр принятых платежей сумму, реквизиты плательщика и получателя платежа, указанные в извещении, а также другие реквизиты, определенные договором между банком и получателем платежа. Реестр принятых платежей ведется отдельно для каждого получателя платежа. Объявление из комплекта объявления на взнос наличными, уведомление из комплекта квитанций или один из экземпляров приходного кассового ордера, приходного валютного ордера кассир оставляет у себя. Еще один экземпляр приходных кассовых документов передается ответственному исполнителю. Если клиентом денежная наличность в кассу не была внесена, приходные кассовые документы кассир возвращает ответственному исполнителю.

В конце рабочего дня на основании приходных кассовых документов, извещений вместе с реестрами принятых платежей кассир составляет отчетную справку о кассовых оборотах за день и остатках ценностей (Приложение 14) и сверяет сумму по этой справке с суммой фактически принятой денежной наличности, после чего передает извещения вместе с реестрами принятых платежей ответственному исполнителю для составления приходных кассовых ордеров и отражения операций по счетам бухгалтерского учета. Извещения и реестры принятых платежей высылаются получателю платежа, приходные кассовые ордера возвращаются кассиру для отчета перед заведующим операционной кассой.

Принятую денежную наличность кассир формирует, упаковывает и сдает ее вместе с отчетной справкой и приходными кассовыми документами заведующему операционной кассой, который в свою очередь составляет сводную справку.

1.4 Обработка, формирование и упаковка денежной наличности в белорусских рублях и иностранной валюте кассовый учет банк наличность Кассиры обязаны сортировать принятые ими наличные белорусские рубли по достоинствам, а затем на годные к обращению и ветхие, наличную иностранную валюту — по наименованиям валюты и их достоинствам. Рассортированные по достоинствам годные и ветхие банкноты, по наименованиям и достоинствам иностранную валюту кассир формирует и упаковывает отдельно.

Каждые 100 банкнот в белорусских рублях одного и того же достоинства формируются в полные корешки и обандероливаются в зависимости от способа упаковки пачки крестообразно нестандартной бандеролью или поперечной стандартной бандеролью с отличительными цветовыми полосами, указанием года серии и цифровым обозначением достоинства. На бандеролях должны быть проставлены: наименование банка, его идентификационный код, дата упаковки и код (именной штамп и подпись) кассира, производившего сортировку и пересчет денежной наличности, а на нестандартной бандероли — также достоинство банкнот и год серии. На бандеролях ветхой денежной наличности кроме вышеуказанных реквизитов проставляется дополнительно штамп «Ветхие» .

Каждые 100 банкнот в иностранной валюте одного наименования и достоинства формируются в корешки и обандероливаются в зависимости от способа упаковки пачки крестообразно нестандартной бандеролью или поперечной нестандартной бандеролью. На бандероли проставляются наименование банка, его идентификационный код, наименование (цифровое или буквенное обозначение) иностранной валюты, достоинство, количество листов, сумма вложения (по номиналу), дата упаковки, код (именной штамп и подпись) кассира, производившего пересчет иностранной валюты.

Каждые 10 корешков банкнот в белорусских рублях одного и того же достоинства, а в иностранной валюте одного и того же достоинства и наименования формируются в пачку по 1000 листов, которая снабжается верхней и нижней накладками.

Стандартная верхняя накладка, используемая при формировании белорусских рублей, имеет следующие реквизиты: «Билеты Национального банка Республики Беларусь», достоинство банкнот, год серии, сумма вложения и «При получении пересчитывать» .

При формировании полной пачки банкнот в белорусских рублях на верхней накладке проставляются: наименование банка, его идентификационный код, дата упаковки и код (именной штамп и подпись) кассира, производившего пересчет и формирование денежной наличности в пачки. На верхних накладках пачек ветхой денежной наличности кроме вышеуказанных реквизитов проставляется дополнительно штамп «Ветхие» .

При формировании пачки банкнот в иностранной валюте на верхней накладке указываются: наименование банка, его идентификационный код, наименование (цифровое или буквенное обозначение) валюты, достоинство, количество листов, сумма вложения, дата упаковки, код (именной штамп и подпись) кассира.

Пачка банкнот упаковывается в полиэтиленовые пакеты, на заварочном шве которых проставляется оттиск клише. Упаковка банкнот в полиэтиленовые пакеты допускается без использования нижних накладок. Пачка банкнот, состоящая из корешков, обандероленных крестообразно, может обвязываться шпагатом без узлов и надрывов крестообразно двойной вязкой на четыре глухих узла. Со стороны нижней накладки в этом случае на оба конца шпагата около узла накладывается пломба, и пачка пломбируется личным пломбиром кассира. Пачка банкнот в иностранной валюте, состоящая из одного корешка, при упаковке в полиэтиленовые пакеты может не снабжаться накладками.

Денежная наличность в белорусских рублях, из которой нельзя сформировать полные пачки и корешки, передается для объединения и упаковки уполномоченному кассиру. Полные корешки, принятые от разных кассиров, формировать в одну пачку запрещается, все эти корешки подлежат обязательному полистному пересчету. Все полные корешки подбираются по достоинствам и упаковываются в полные пачки. Отдельные корешки, из которых нельзя сформировать полные пачки, упаковываются в неполные пачки одного достоинства, при этом на верхней нестандартной накладке пачки проставляются: наименование банка, его идентификационный код, дата упаковки, код (именной штамп и подпись) кассира, а также дополнительно указываются следующие реквизиты: «Билеты Национального банка Республики Беларусь», достоинство банкнот, год серии, количество листов и сумма вложения.

Денежная наличность в белорусских рублях разных достоинств, из которой нельзя сформировать полные корешки, упаковывается в сборную пачку. При этом все банкноты в пачке обандероливаются одной общей поперечной бандеролью или крестообразно без нанесения на ней реквизитов. Сборная пачка снабжается нестандартной верхней накладкой, на которой проставляются: наименование банка, его идентификационный код, дата упаковки, код (именной штамп и подпись) кассира. Дополнительно указываются следующие реквизиты: «Билеты Национального банка Республики Беларусь», достоинство банкнот, их количество и сумма каждого достоинства, общая сумма вложения, а также проставляется штамп «Сборная» с правой стороны верхней накладки. Денежная наличность в иностранной валюте, из которой нельзя сформировать полные корешки, упаковывается в пачки, состоящие из банкнот одного наименования валюты, одного или разных достоинств. При этом банкноты в пачке обандероливаются одной общей поперечной бандеролью или крестообразно без нанесения на ней реквизитов и снабжаются накладками.

Рассортированные по наименованиям и достоинствам монеты в иностранной валюте могут расфасовываться в упаковку, исключающую какую-либо возможность несанкционированного доступа к монетам. На упаковке должны быть проставлены: наименование банка, его идентификационный код, наименование (цифровое или буквенное обозначение) валюты, достоинство монет, их количество, сумма вложения по номиналу, дата формирования упаковки, код (именной штамп и подпись) кассира, производившего пересчет монет.

1.5 Выдача ценностей из кассы банка Выдача наличных белорусских рублей из кассы банка осуществляется по следующим документам:

чекам из денежных чековых книжек;

расходному кассовому ордеру (Приложение 16).

Выдача наличной иностранной валюты из кассы банка осуществляется по расходному валютному ордеру (Приложение 17). Выдача ценностей, учитываемых на внебалансовых счетах, из кассы банка осуществляется по расходному внебалансовому ордеру (Приложение 18).

Для совершения расходных операций кассир получает от заведующего операционной кассой под отчет необходимую сумму денежной наличности. Получив от ответственных исполнителей денежный чек, расходный кассовый ордер или расходный валютный ордер, кассир:

проверяет наличие и тождественность подписи ответственного исполнителя банка (по документам, подлежащим дополнительному контролю, — наличие и тождественность подписи лица, имеющего право контрольной подписи) имеющимся у него образцам;

сверяет сумму, проставленную на расходном кассовом документе цифрами, с суммой, указанной прописью;

проверяет, есть ли расписка в получении денежной наличности на расходном кассовом документе;

проверяет наличие данных документа, удостоверяющего личность получателя денежной наличности в соответствии с законодательством Республики Беларусь, на расходном кассовом документе (за исключением работников банка);

подготавливает сумму денежной наличности, указанную в расходном кассовом документе;

вызывает получателя денежной наличности по номеру расходного кассового документа и спрашивает у него получаемую сумму;

сверяет номер контрольной марки (отрывного талона) с номером на расходном кассовом документе и приклеивает контрольную марку (отрывной талон) к расходному кассовому документу;

уточняет у получателя, будет ли он пересчитывать денежную наличность в присутствии работника банка, выдает ее получателю и подписывает расходный кассовый документ.

Выдача банкнот осуществляется полными и неполными пачками, отдельными корешками и листами. Если клиент отказался от полистного пересчета полученной им денежной наличности, кассир в его присутствии срезает с пачек банкнот части оттисков клише (пломбы). Если клиент изъявил желание пересчитать полистно всю полученную им денежную наличность, части оттисков клише с полиэтиленовых пакетов (пломбы) не срезаются. Пересчет денежной наличности клиентом осуществляется в присутствии представителя банка. На выявленные в результате пересчета недостачу или излишек денежной наличности составляется акт о недостаче (излишке) наличных денег в пачках (упаковках) (Приложение 19). Недостающая сумма возмещается клиенту.

В конце рабочего дня кассир сверяет сумму денежной наличности, принятой под отчет, с суммой расходных кассовых документов и остатком денежной наличности, составляет и подписывает отчетную справку. Остаток сформированной денежной наличности, кассир вместе с расходными кассовыми документами за день и отчетной справкой сдает заведующему операционной кассой.

В банках, где приходные или расходные операции выполняются заведующим операционной кассой, отчетная справка не составляется, а все обороты по приходу или расходу включаются в сводную справку о кассовых оборотах за день.

1.6 Организация работы с неплатежными и сомнительными банкнотами Национального банка Республики Беларусь и иностранной валютой, вызывающей сомнение в ее подлинности и платежеспособности При определении подлинности и платежности наличных белорусских рублей кассиры руководствуются требованиями, изложенными в перечне признаков платежности банкнот Национального банка Республики Беларусь, справочной литературой и оперативной информацией, получаемой от Национального банка Республики Беларусь и органов внутренних дел.

При определении подлинности и платежности наличной иностранной валюты кассиры руководствуются перечнем общих признаков платежности банкнот и платежных документов в иностранной валюте или перечнем признаков платежности банкнот и платежных документов в иностранной валюте, разработанных банком с учетом инструкций (правил) иностранных банков или банков-посредников, справочными и информационными материалами, поступающими из официальных источников (банки-эмитенты, Интерпол, Национальный банк Республики Беларусь, другие организации, имеющие специальное разрешение (лицензию) на право распространения справочных материалов, сайты (страницы) центральных банков иностранных государств в сети Интернет и другое).

При обращении клиентов в банк по вопросу обмена поврежденных банкнот Национального банка Республики Беларусь кассир рассматривает возможность их обмена. При этом поврежденные банкноты подклеиваются с оборотной стороны без наложения отдельных частей банкноты одна на другую для определения их платежности.

Для определения остаточной площади сильно поврежденных банкнот используются специальные сетки.

Поврежденная банкнота располагается на сетке для соответствующего достоинства банкноты и года серии таким образом, чтобы сохранившиеся стороны совпали с границами сетки. Если ни одна из сторон банкноты полностью не сохранилась, то две наименее поврежденные стороны банкноты совмещаются с нижней и правой границами сетки, при этом ее ориентация значения не имеет. Поврежденная банкнота обводится по контуру. Число клеток, через которые прошла линия контура, суммируется и делится пополам. К полученному числу прибавляется количество клеток сетки, оставшихся закрытыми при наложении банкноты. От полученного результата отбрасывается дробная часть. Подлежащей обмену следует считать банкноту в том случае, если полученный результат больше или равен 110.

При исследовании банкноты, состоящей из нескольких частей, следует иметь в виду, что она подлежит обмену в том случае, если имеется одна часть, занимающая не менее 55% от площади банкноты, или несколько фрагментов, бесспорно принадлежащих одной банкноте, площадь которых в совокупности составляет не менее 55% от первоначального формата банкноты. При этом количество частей, на которые разорвана (разрезана) банкнота, значения не имеет. При анализе фрагментов во внимание принимаются линии разрыва (разреза), водяные знаки, графическое изображение, размер полей, серийные номера. Исследованная банкнота закрепляется на сетку таким образом, чтобы была видна ее сторона, на которую нанесены серийные номера.

Если банкнота составлена из двух частей различных банкнот (в том числе различных номиналов) и площадь каждой из частей составляет не менее 55% от первоначального формата банкноты, соответствующей определенному достоинству, то каждая часть рассматривается как отдельная банкнота и подлежит обмену.

При работе с сетками не следует учитывать отклонения в размерах банкнот в пределах допуска. Клетки сетки, не полностью закрытые банкнотой вследствие допустимого отклонения в размерах, считаются полностью заполненными.

Заполненные сетки подписываются заполнившими их кассовыми работниками, заверяются начальником кассового подразделения банка, хранятся в течение 6 месяцев в отдельном деле кассового подразделения банка и могут быть затребованы структурным подразделением Национального банка Республики Беларусь.

При анализе возможности обмена банкнот, изменивших окраску, следует выбрать любой сохранившийся фрагмент графического оформления, по цвету и характеру изображения которого можно установить подлинность (соответствие способов изготовления) и принадлежность банкноты к соответствующему достоинству и году серии.

Подлежащие обмену банкноты обмениваются банками вне зависимости от предъявленной к обмену суммы.

На банкнотах, подлежащих обмену, проставляются штамп «Обменено», наименование банка, его идентификационный код, дата, код (именной штамп) и подпись лица, принявшего решение об обмене.

На поврежденных банкнотах, не подлежащих обмену, проставляются штамп «В обмене отказано», наименование банка, его идентификационный код, дата, код (именной штамп) и подпись лица, принявшего такое решение.

Банкноты со штампами «Обменено» и «В обмене отказано» подбираются по достоинству, упаковываются отдельно друг от друга и хранятся в хранилище операционной кассы отдельно от других ценностей. Данные банкноты отправляются в структурные подразделения Национального банка Республики Беларусь по сопроводительным описям.

Банкноты Национального банка Республики Беларусь и банкноты в иностранной валюте, вызывающие сомнение в их платежности, принимаются на инкассо по заявлению клиента.

Банкноты Национального банка Республики Беларусь, принятые банком на инкассо, отправляются в структурные подразделения Национального банка Республики Беларусь для проведения экспертизы по описи наличных денег, высылаемых на экспертизу, а банкноты в иностранной валюте — в иностранный банк или банк-посредник по описи, составленной в соответствии с требованиями иностранного банка или банка-посредника.

По получении от структурного подразделения Национального банка Республики Беларусь или иностранного банка (банка-посредника) результатов о принятых на инкассо банкнотах Национального банка Республики Беларусь и наличной иностранной валюте банк уведомляет об этом клиента. Выплата суммы, подлежащей возмещению, производится согласно заявлению клиента.

При выявлении неплатежных банкнот Национального банка Республики Беларусь:

кассир в присутствии начальника кассового подразделения и вносителя денежной наличности составляет акт произвольной формы в двух экземплярах, в котором указываются: дата, фамилия и инициалы кассира, обнаружившего банкноты, наименование организации или фамилия и инициалы вносителя, достоинство банкнот, серии и номера, сумма, а также характерные признаки их неплатежности. Акт подписывается кассиром, начальником кассового подразделения, вносителем денежной наличности и заверяется печатью кассира. На неплатежных банкнотах проставляются штамп «В обмене отказано», наименование банка, его идентификационный код, дата, код (именной штамп) и подпись кассира, принявшего решение об их неплатежности. Первый экземпляр акта с неплатежными банкнотами передается начальнику кассового подразделения, второй — вносителю денежной наличности;

кассир составляет на препроводительной ведомости (препроводительной ведомости и квитанции) акт с указанием в нем достоинства, серии и номера каждой неплатежной банкноты. Акт подписывается кассиром и контролером и вместе с неплатежными банкнотами, оформленными в установленном порядке, передается заведующему операционной кассой.

При выявлении сомнительной банкноты Национального банка Республики Беларусь (банкноты в иностранной валюте) кассир по имеющимся каналам связи ставит об этом в известность начальника кассового подразделения, который сообщает о данном факте в территориальные органы внутренних дел для проведения оперативно-розыскных мероприятий и следственных действий.

Кассир составляет акт на препроводительной ведомости (препроводительной ведомости и квитанции) при выявлении сомнительной банкноты Национального банка Республики Беларусь и на препроводительной ведомости при выявлении сомнительной банкноты в иностранной валюте. В акте указываются достоинство, серия и номер сомнительной банкноты Национального банка Республики Беларусь (наименование иностранной валюты, достоинство, год выпуска, серия и номер сомнительной банкноты). Акт подписывается кассиром и контролером, в случае необходимости на нем делается отметка о передаче сомнительной банкноты в территориальные органы внутренних дел.

1.7 Организация работы, заключения и подкрепления операционной кассы банка Аналитический учет остатков операционной кассы ведется заведующим операционной кассой в книге учета денежной наличности и иных ценностей в белорусских рублях, находящихся в хранилище, книге учета иностранной валюты, платежных документов и иных ценностей в иностранной валюте, находящихся в хранилище и книге учета остатков бланков строгой отчетности. Листы в указанных книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, а последний лист подписан руководителем и главным бухгалтером банка (лицами, ими уполномоченными) и скреплен печатью банка. Данные книги в течение рабочего дня хранятся у заведующего операционной кассой, а по окончании рабочего дня — в хранилище ценностей.

Для совершения расходных операций заведующий операционной кассой выдает кассирам под отчет необходимые суммы денежной наличности и иных ценностей.

После выдачи кассирам под отчет необходимых сумм денежной наличности и иных ценностей заведующий операционной кассой должен проверить сумму оставшейся у него денежной наличности и иных ценностей и убедиться, что их остаток с учетом выданных ценностей соответствует данным книг учета по соответствующим балансовым и внебалансовым счетам на начало рабочего дня.

В конце рабочего дня заведующий операционной кассой, приняв от кассиров касс денежную наличность и иные ценности вместе с отчетными справками и кассовыми документами:

правильно ли выведены в отчетных справках остатки денежной наличности и иных ценностей с учетом записей в книге учета заведующего операционной кассы;

соответствуют ли количество и сумма сданных кассирами документов данным отчетных справок и книг учета или контрольных листов.

Заведующий операционной кассой, приняв от кассиров кассы пересчета денежную наличность проверяет соответствие сумм сданной денежной наличности суммам, указанным в контрольных листах.

Заведующий операционной кассой по данным отчетных справок кассиров касс, журналов учета, справки, а также по кассовым документам, денежная наличность по которым принята или выдана им лично, составляет сводную справку и сверяет ее итоги с данными бухгалтерского учета. После сверки кассовых оборотов за день заведующий операционной кассой производит соответствующие записи в книгах.

При необходимости подкрепления операционной кассы банка денежной наличностью банк может приобретать ее у структурного подразделения Национального банка Республики Беларусь или другого банка на основании договоров.

При покупке денежной наличности в структурном подразделении Национального банка Республики Беларусь банк представляет в структурное подразделение Национального банка Республики Беларусь заявку на подкрепление денежной наличностью операционной кассы банка (Приложение 20), которая составляется в двух экземплярах с учетом ведомости учета выдач наличных денег на выплаты, входящие в состав фонда заработной платы, стипендии, пенсии, пособия, доходы предпринимателей, частных нотариусов согласно требованиям нормативного правового акта Национального банка Республики Беларусь по организации наличного денежного оборота. В случае отправки заявки через защищенную систему электронной почты или другие технические средства, когда невозможно воспроизвести подписи руководителя (заместителя руководителя) и главного бухгалтера (лица, им уполномоченного), а также оттиск печати банка, в этой заявке указывается текст следующего содержания: «Подписи руководителя (заместителя руководителя) и главного бухгалтера (лица, им уполномоченного) заверены печатью банка. Без досылки». Заявки на бумажном носителе, подписанные руководителем (заместителем руководителя) и главным бухгалтером (лицом, им уполномоченным), скрепленные печатью банка, подшиваются в отдельные папки в банке-отправителе.

Структурное подразделение Национального банка Республики Беларусь осуществляет выдачу денежной наличности банку только после зачисления эквивалентной суммы на счет структурного подразделения Национального банка Республики Беларусь. Способ доставки подкрепления денежной наличностью операционной кассы банка (служба инкассации Национального банка Республики Беларусь или служба инкассации банка) определяется структурным подразделением Национального банка Республики Беларусь.

Банк получает денежную наличность через службу инкассации. Банк может получить денежную наличность в структурном подразделении Национального банка Республики Беларусь по денежным чекам.

Вывоз денежной наличности в структурное подразделение Национального банка Республики Беларусь и ее покупка в других банках могут осуществляться банками самостоятельно при условии соответствия организации работы подведомственных им служб инкассации требованиям СТБ 51.3.01−96 «Оборудование и технические средства для обеспечения банковской деятельности. Автомобили для инкассации денежной выручки и перевозки ценных грузов. Классификация и общие технические требования», утвержденного приказом Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь Министерства образования и науки Республики Беларусь от 30 декабря 1996 г. N 234 «Об утверждении, введении в действие, изменении, продлении и отмене срока действия государственных стандартов и классификаторов», а также нормативных правовых актов Национального банка Республики Беларусь и Министерства внутренних дел Республики Беларусь.

1.8 Ревизия ценностей Ревизия ценностей, находящихся в хранилище операционной кассы, и проверка порядка их хранения проводятся (Приложение 21):

ежегодно по состоянию на 1 января нового года;

не реже одного раза в квартал (внезапная ревизия);

при смене руководителя банка, главного бухгалтера и лиц, ответственных за сохранность ценностей;

при временной смене лиц, ответственных за сохранность ценностей;

в других случаях — по распоряжениям руководителя головного учреждения банка.

Ревизия ценностей проводится составом лиц не менее 3 человек (один из которых является руководителем ревизии), назначаемых приказом руководителя банка, по указанию которого проводится ревизия ценностей. К проведению ревизии ценностей привлекаются подготовленные работники, не связанные с выполнением операций с ценностями, от которых приняты зачеты по знанию требований Инструкции № 211, иных нормативных правовых актов Национального банка Республики Беларусь и локальных нормативных актов банка по организации работы с ценностями.

Ответственность за правильную организацию и выполнение установленных правил проведения ревизий ценностей несут как руководитель банка, назначивший ревизию, так и руководитель ревизии.

Проведение ежеквартальных ревизий ценностей планируется таким образом, чтобы соблюдался фактор внезапности.

Ежеквартальная ревизия ценностей операционной кассы может не проводиться в следующих случаях:

когда в данном квартале в банке была проведена ревизия ценностей работниками головного учреждения банка;

когда в данном квартале в банке была уже проведена ревизия ценностей при смене руководителя, главного бухгалтера или лиц, ответственных за сохранность ценностей, а также при временной смене лиц, ответственных за сохранность ценностей.

Ревизия ценностей операционной кассы проводится в присутствии лиц, ответственных за сохранность ценностей. При проведении ревизии ценностей в отсутствие лица, ответственного за сохранность ценностей, об этом делается отметка в акте ревизии ценностей за подписями всех участников ревизии ценностей.

Проводимые ревизии ценностей не должны нарушать обычный ход операций банков.

Ревизия ценностей операционной кассы проводится с проверкой всех ценностей по состоянию на одну и ту же дату и в такой последовательности, которая исключала бы возможность сокрытия хищений и недостач ценностей.

Приступив к ревизии ценностей, ее руководитель опечатывает своей печатью (одноразовым пломбирующим материалом) все хранилища независимо от наличия в них ценностей на момент начала ревизии и берет под свой контроль все ценности операционной кассы.

До полного обревизования всех ценностей доступ лиц, ответственных за сохранность ценностей, в хранилище разрешается лишь в присутствии руководителя ревизии, причем вложение или изъятие ценностей в этот период производится под его контролем. В тех случаях, когда одновременно в один прием не могут быть обревизованы все ценности, руководитель ревизии после окончания рабочего дня вместе с лицами, ответственными за сохранность ценностей, производит опечатывание хранилища и сдачу его под централизованную охрану. При опечатывании хранилища сургучом печать руководителя ревизии накладывается на дощечке выше печатей лиц, ответственных за сохранность ценностей. При опечатывании кладовой одноразовым пломбирующим материалом руководителю ревизии не требуется дополнительно опечатывать кладовую одноразовым пломбирующим материалом.

Ревизия ценностей производится в следующем порядке:

— наличные белорусские рубли и иностранная валюта проверяются членами комиссии по пачкам, корешкам и надписям на накладках, монеты, расфасованные в упаковки, — по надписям на упаковках, а не упакованные в пачки (упаковки) — полистно (поштучно);

— ценные бумаги, упакованные по их видам в пачки, проверяются по надписям на накладках;

— бланки строгой отчетности, в том числе бланки ценных бумаг, упакованные по видам ценностей в пачки, проверяются по надписям на накладках. Бланки строгой отчетности в дефектной упаковке проверяются полистно;

— драгоценные металлы и драгоценные камни проверяются в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь;

— иные ценности, упакованные в пачки, проверяются по надписям на накладках, а не упакованные в пачки — полистно (поштучно).

Наличные белорусские рубли и иностранная валюта в поврежденной упаковке, пачках с неправильно оформленными накладками, сборных пачках пересчитываются полистно (поштучно). Полистный (поштучный) пересчет денежной наличности и иных ценностей осуществляется кассиром в присутствии одного из членов ревизии. При совпадении общей суммы (количества банкнот) кассир формирует корешок, при несоответствии — денежная наличность должна быть пересчитана ревизующим, после чего вновь пересчитана и обандеролена, осуществлявшим ее первоначальный пересчет. Бандероли, верхняя накладка и полиэтиленовый пакет с оттиском клише (обвязка с несрезанной пломбой) от вскрытой пачки должны оставаться у ревизующего до полного пересчета всей денежной наличности, находящейся в пачке. При обнаружении недостачи или излишка денежной наличности в пачке составляется акт, а все пачки, сформированные кассиром, у которого обнаружены недостача или излишек, подлежат полистному пересчету.

Подвергнутая выборочному контрольному полистному пересчету денежная наличность упаковывается кассиром, производившим ее пересчет. На бандеролях и с правой стороны верхней накладки пачки проставляется штамп «Контрольный пересчет» .

После пересчета денежной наличности и иных ценностей, находящихся в хранилище, ревизующие производят сверку оказавшихся в наличии ценностей с данными книг учета и ежедневного баланса, проверяют, все ли изъятые для ревизии ценности вложены обратно в хранилище.

Суммы расписок и других документов, не проведенные по бухгалтерскому учету, в оправдание остатка кассы не принимаются и считаются недостачей.

О произведенной ревизии составляется акт ревизии ценностей (Приложение 22) за подписями всех работников, проводивших ее, и лиц, ответственных за сохранность ценностей.

При ревизии ценностей, связанной со сменой (временной сменой) лиц, ответственных за сохранность ценностей, подписи за остатки ценностей в книгах учета производятся лицами, сдающими ценности, до окончательной их проверки и подписания акта.

Помимо ревизий ценностей операционной кассы банка осуществляются проверки участков кассовой и инкассаторской работы, правильности учета, хранения и использования оружия, боеприпасов, а также внезапные проверки работы кассиров касс банка и его структурных подразделений. Периодичность проверок и состав комиссий, создаваемых для проведения проверок, определяются руководителем (заместителем руководителя) банка.

Руководитель банка (заместитель руководителя) обязан рассматривать результаты проведенных ревизий и проверок и принимать меры к устранению выявленных недостатков.

2. Порядок отражения банковской операции на счетах бухгалтерского учета При организации кассовой работы Отделением ОАО «Белагропромбанк» используются нижеперечисленные счета.

При отражении в бухгалтерском учете кассовых операций используются счета 10 группы «Денежные средства»:

101 Денежные средства

1010 Денежные средства в кассе

1011 Денежные средства в кассах структурных подразделений Данные счета являются активными и предназначены для учета наличных денежных средств в белорусских рублях и иностранной валюте, находящихся в кассах банка (кроме обменных пунктов). По дебету счетов отражается поступление денежной наличности в кассу, а по кредиту списание денежных средств.

Например: Дт 1010 внесение наличных денежных средств физическим

Кт 3414 лицом на вкладной счет;

При осуществлении приема взноса сумма денежных средств в кассе увеличилась, что и отразилось по дебету счета 1010.

Дт 2412 выдача денежных средств со счета по учету кредитной задолжен;

Кт 1010 ности физическому лицу наличным путем;

При осуществлении выдачи кредита наличным путем сумма денежных средств в кассе уменьшилась, что отразилось по кредиту счета.

Аналитический учет по данным счетам ведется по каждой кассе и по видам валют.

102 Денежные средства в обменных пунктах

1020 Денежные средства в обменных пунктах Данный счет активный и предназначен для учета денежных средств в белорусских рублях и иностранной валюте, а также платежных документов в иностранной валюте, находящихся в обменных пунктах банка. По дебету счета отражается поступление денежных средств на счет, а по кредиту списание. Аналитический учет ведется по каждому кассиру обменного пункта или обменному пункту и по валютам.