Информация как предмет и основное средство менеджмента

Для целей менеджмента особый интерес представляют два следующих значения термина «информация»: 1) сообщение, осведомление о положении дел, сведения о чем-либо, передаваемые людьми; 2) сообщение, неразрывно связанное с управлением, сигналы в единстве синтаксической, семантической и прагматической характеристик.

Информация в менеджменте — это сведения, обладающие элементами новизны для получателя и требующие от него соответствующего решения. С помощью информации осуществляются связи между субъектом и объектом, другими элементами системы управления и средой. Это позволяет рассматривать ее как основное средство управления, в том числе управления деятельностью организации.

Управление в принципе возможно только в том случае, когда известны законы существования (функционирования) объекта (процесса) во внешней среде. В этом случае реакция объекта управления на внешнее воздействие среды и внутреннее возмущение, а также на управляющее воздействие в определенной мере предсказуема.

Управление связано с переработкой информации, отбором ценной информации, способствующей решению задач системы, достижению поставленной перед ней цели. Отсюда особая важность и сложность отбора, переработки и использования информации в управлении. Установление целевых ограничений на источники информации, формы и методы ее получения, кодирования и декодирования, хранения, переработки и использования — постоянная задача субъекта управления.

Для управления ничего не дают сведения о событиях, вероятность наступления которых равна единице (оно неизбежно) или нулю (оно невозможно). В первом случае информация не содержит ничего нового, во втором — она бесполезна, поскольку не отражает складывающейся ситуации.

Циркуляция информации между компонентами системы управления, системой и окружающей средой — важнейший атрибут управления. Благодаря информационным процессам система управления оказывается способной целесообразно взаимодействовать со средой, координировать и субординировать отношения собственных элементов, направлять их движение, также как й движение цели. Как результат система управления не только сохраняет целостность, качественную специфику, но и развивается, совершенствуется.

Управленческий цикл начинается со сбора, обработки информации и завершается формированием информации, которая становится исходной для нового управленческого цикла. Исходя из полученной информации разрабатывают стратегию управления, подготавливают варианты управленческого решения и выбирают наиболее рациональные из них, организуют исполнение решения, регулирование этого процесса, контроль результатов. Каждый этап управленческого цикла заканчивается выдачей новой управленческой информации.

Информация в управлении:

• • является специфичной формой взаимосвязи и взаимодействия структурных элементов системы, а также системы с окружающей средой;
• • обслуживает все уровни и функции управления;
• • заставляет субъект управления действовать, вырабатывать управленческое решение, а иногда и выбирать тот или иной вариант решения, переводить систему в новое состояние, обеспечивающее ее движение к заданной цели.

Сама способность системы управления к выработке управленческих решений, разрешению проблемных ситуаций зависит прежде всего от ее информационного состояния, то есть степени информированности субъекта управления. Информированность при этом понимают, во-первых, как опыт решения проблемных ситуаций, восприятие характера причинно-следственных связей между исходной и выводной информацией, умение преобразовывать первую во вторую; во-вторых, как наличие необходимой и достаточной информации о состоянии системы и ее внешних взаимодействиях в ретроспективе и в текущий момент; в-третьих, как обладание информационным потенциалом для развития системы (видение перспектив и владение методологией их достижения).

В результате функционирования и развития системы управления происходит аккумулирование, накопление информации, увеличение ее объема и обогащение содержания за счет нового опыта решения проблем. В массиве информации, которой располагает система управления, запечатлеваются все новые внутренние и внешние взаимодействия. Накопление информации тем больше, чем разнообразнее взаимодействия внутри системы и системы с внешней средой. Важно то, что фиксируется и накапливается не вся информация, а только та ее часть, которая стала результатом решения важной для системы проблемной ситуации.

Информация, используемая в системе управления, подразделяется на два вида: первичная (фактическая, фактуальная) и выводная (информационная продукция).

Первичная информация — это данные о конкретных фактах, событиях, явлениях, имеющих отношение к деятельности организации. Эти данные содержатся в служебных документах, заявлениях граждан, сообщениях юридических лиц, документах контролирующих, правоохранительных и других органов, сообщениях СМИ и т. д. Первичная информация в некоторых случаях требует проверки.

Выводная информация — результат аналитической (мыслительной, аналитико-синтетической) обработки (в том числе проверки) первичной информации. Выводная информация отражается обычно в разного рода отчетах, справках, обзорах, информационных записках и другие материалах, содержащих выводы, рекомендации, предложения. Она используется как основание для выработки и принятия соответствующих решений, осуществления других управленческих функций.

Информационное обеспечение управления организацией — это совокупность процессов, направленных на удовлетворение информационных потребностей субъекта управления, а также информационных ресурсов, средств, методов и технологий сбора, обработки, накопления и выдачи информации. Информационное обеспечение осуществляется в той или иной мере каждым работником организации, а также самим субъектом управления. В информационном обеспечении выделяют информационную работу.

Информационная работа — это деятельность специальных (информационных, информационно-аналитических) подразделений или специально выделенных работников аппарата управления, включающая изучение информационного спроса, потребностей и запросов различных категорий пользователей (потребителей) информации, а также организацию сбора, обработки, хранения и выдачи информации в соответствии с потребностями, запросами и действующими правилами. Информационная работа — относительно самостоятельный вид управленческой деятельности. Она требует специальной профессиональной подготовки.

Информационный поток образует совокупность сообщений, необходимых для управления деятельностью и циркулирующих в определенном направлении. Его характеризуют следующие показатели: источник возникновения; направление движения информации; периодичность или частота прохождения; степень постоянства функционирования; структура, объем и плотность информации; виды носителей; информационная емкость сообщений; степень использования информации данного потока в управлении и т. д.

Выделяют горизонтальный и вертикальный информационные потоки. Горизонтальный поток связывает звенья управления одного уровня; вертикальный — разные уровни управления организации.

Вертикальный поток может быть восходящим и нисходящим, направленным от нижестоящих к вышестоящим субъектам управления и наоборот. Информация вертикального потока, поступающая по каналам прямой связи от субъекта к объекту управления, представляет собой главным образом управляющую, или командную, информацию — приказы, указания, распоряжения, выписки из плана работ вышестоящей организации и т. д. Информация, циркулирующая по вертикальному каналу обратной связи, — это в основном информация осведомления, или отчетная информация. Примером такой информации могут служить доклады подразделений или отдельных работников о выполнении ранее поступавших указаний, распоряжений, рекомендаций, разного рода статистаческие и иные отчетные данные, сообщения об изменениях деловой обстановки и т. д.

По источникам поступления сведений информационные потоки делят на внутренние и внешние, а также открытые (официальные) и закрытые. Внутренние и внешние информационные потоки могут включать закрытую (секретную или конфиденциальную) и открытую информацию.

Менеджеры получают информацию из четырех основных источников: внешние личные контакты, внешние неличные источники, внутренние персональные контакты и неличные источники внутри организации. Исследования показывают, что руководители, принимающие стратегические решения, используют личные источники гораздо чаще, чем неличные.

Создание локальных компьютерных сетей, автоматизированных рабочих мест открывает качественно новые возможности для информационного обеспечения процесса управления деятельностью на всех уровнях.

Контрольные вопросы и задания

• 1. Что понимается под социальным управлением?
• 2. Какие механизмы управления известны?
• 3. Какие основные аспекты организации необходимо учитывать в процессе управления?
• 4. Что такое «цель управления»? Каковы основные виды целей управления организацией? Назовите основные требования, предъявляемые к ним.
• 5. Что такое «факторы управления» и почему их необходимо учитывать? Как классифицируют факторы управления?
• 6. Чем отличаются внешние и внутренние факторы, общие и частные, фоновые и косвенные?
• 7. Что входит в систему менеджмента организации?
• 8. Охарактеризуйте субъект и объект управления, управленческое воздействие, средства управления.
• 9. Дайте характеристику основным принципам менеджмента.
• 10. Как соотносятся понятия «управление» и «информация»?
• 11. Какие виды информации наиболее значимы для управления организацией?
• 12. Что такое «информационный поток» и каковы его основные характеристики?