Свойства информации, содержащейся в документах. 
Влияние свойств информации на качество принимаемых управленческих решений

Свойства документированной информации — это качества, признаки, которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Обобщенной характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является ее качество.

Качество управленческого решения — совокупность свойств, которыми обладает управленческое решение, отвечающих в той или иной мере потребностям успешного разрешения проблемы. Например, своевременность, адресность, конкретность и, в целом, — эффективность.

Качество управленческого решения в значительной мере определяет конечный результат и зависит от ряда факторов:

• 1) качества исходной информации, определяемого ее достоверностью, достаточностью, защищенностью от помех и ошибок, формой представления;
• 2) оптимального или рационального характера принимаемого решения;
• 3) своевременности принимаемых решений, определяемой скоростью их разработки, принятия, передачи и организации исполнения;
• 4) соответствия принимаемых решений действующему механизму управления и базирующихся на нем методов управления;

• 5) квалификации кадров, осуществляющих разработку, принятие решений и организацию их исполнения;
• 6) готовности управляемой системы к исполнению принятых решений.

Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что для принятия любого управленческого решения, в первую очередь, требуется информация, притом, чем сложнее решение, тем больше объем необходимой информации. К тому же информация должна соответствовать определенным требованиям и обладать определенными свойствами (быть полной, достоверной и своевременной).

Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищенность, ценность, эргономичность, толерантность.

Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих ее от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Отдельно следует выделить такое свойство информации, как идеальность (несводимость информации к физическим объектам — ее носителям, но с учетом материальности природы информации). Существует два подхода к идеальности:

• 1) идеальное — все то, что сделано человеком и чего нет в природе;
• 2) идеальное — это то, что присуще сознанию человека, а не материи.

Информация может существовать вне сознания человека:

• 1. Живая природа: ДНК.
• 2. Неживая природа: ЭВМ может создавать более сложную кибернетическую систему с более сложной программой, чем программа ее создателя-человека.

Свойство идеальности можно распространить только на ту информацию, которая содержится в сознании человека.

Релевантностью (от англ, relevant — уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.

С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной информации — ее ценность, т. е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована только в рамках определенной информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими ее структурными элементами и блоками.

Ценность документированной информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели.

В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для ее источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, т. к. увеличивает исходную неопределенность, уменьшает вероятность достижения цели.

Существенной характеристикой документированной информации является ее полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на ее основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, т. к. невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.

Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация — это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишне в среднем около трети всего объема информации, предназначенной для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет прочитать необходимое для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать все подряд.

Однако с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Установлено, что в целом ряде случаев избыточная информация приносит пользу. Причем необходимость избыточности доказана эволюционным развитием. В частности, избыточными являются существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40%, во французском — 55%. Без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного напряженного внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию.

Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность информации — еще одно из ее свойств. Полезность есть не что иное как ценность информации в определенных конкретных условиях. Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации.

С полнотой связана достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестает влиять на степень ее достоверности.

Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создается человеком, постольку содержащаяся в нем информация всегда субъективна. Речь в данном случае идет не о каких-либо конкретных событиях, фактах, явлениях, содержащихся в документе, а прежде всего об их отборе, компоновке, анализе, интерпретации. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.

Проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным ее искажением — дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искаженной интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые ее отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим ее свойством является новизна. Некоторые авторы вообще полагают, что информация — это не то, что заключено в документе, а то новое, что получено из книги, документа. Понятие новизны также относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т. е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

С новизной связана своевременность информации, т. е. ее способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.

Одно из свойств документированной информации — ее доступность, т. е. возможность получения потребителем.

Защищенность — свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения ее со стороны других лиц.

Еще одним свойством информации является ее эргономичность, т. е. оптимальность формы или объема информации для конкретного потребителя.

Наконец, важным свойством документированной информации является ее адекватность (определенность), т. е. соответствие отраженных в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределенности, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Толерантность информации. Это показатель, характеризующий удобство восприятия и использования информации в процессе решения задачи. Данное понятие является очень широким, в значительной мере неопределенным и субъективным. Так, для системы телефонной связи оно может характеризовать разборчивость речевых сообщений, передаваемых по каналам связи.

Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят свое выражение в объеме информации, в ее внутренней организации, структуре.

Таким образом, для принятия качественного управленческого решения существует необходимость обеспечения принятия решения качественной информацией, обладающей определенными свойствами, должным образом отобранной, обобщенной, систематизированной и проанализированной, т. е. пригодной для принятия правильного и обоснованного решения в каждой конкретной ситуации.