Резюме. 
Основы документооборота в таможенных органах

Информация, зафиксированная на каком-либо носителе, называется документом. Документ, помещенный в информационную систему, имеющий свою среду обитания, называется информационным ресурсом.

Информационные ресурсы — документы и массивы документов в информационных системах: библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем.

Документ создается в результате документирования — записи информации на различных носителях по установленным правилам.

Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того, осознана эта функция автором или нет.

Документ многофункционален, т. е. содержит различные функции: информационную, социальную, коммуникативную, культурную, управленческую, правовую, функцию исторического источника, функцию учета. Функции документа с течением времени меняют свое доминирующее значение.

Документ обладает множеством свойств, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.

Система управления — это совокупность людей, методов и механизмов, организованных в определенные структуры, обеспечивающие целенаправленное функционирование объекта управления при ограниченных ресурсах и времени.

Предметом деятельности в системе управления является информация, а конечным продуктом — управленческие решения.

Большинство решений, формируемых аппаратом управления в процессе деятельности организационной системы, передаются в объект управления посредством документа. В этом случае управленческое решение рассматриваем как документ. Информационное воздействие организационной системы с вышестоящими системами и системами внешней среды также осуществляется в документированном виде.

Информация — это совокупность различных сообщений об изменениях, которые проходят в системе и окружающей ее среде. Управление как процесс состоит из обмена информацией между органом управления, управляемым объектом и внешней средой. К информации относятся все виды сведений, сообщений и знаний, необходимых для реализации функций управления.

В современных условиях эффективность управления в значительной мере зависит от информационного обеспечения, от полноты информации.

Качество управленческого решения — совокупность свойств, которыми обладает управленческое решение, отвечающих в той или иной мере потребностям успешного разрешения проблемы. Например, своевременность, адресность, конкретность и, в целом, — эффективность.

Для принятия любого управленческого решения, в первую очередь, требуется информация, притом чем сложнее решение, тем больше объем необходимой информации. К тому же, информация должна соответствовать определенным требованиям и обладать определенными свойствами.

Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищенность, ценность, эргономичность, толерантность.

Для принятия качественного управленческого решения существует необходимость обеспечения принятия решения качественной информацией, обладающей определенными свойствами, должным образом отобранной, обобщенной, систематизированной и проанализированной, т. е. пригодной для принятия правильного и обоснованного решения в каждой конкретной ситуации.

Вопросы для самопроверки

• 1. Что такое источники информации и что к ним относится?
• 2. Что такое документ?
• 3. Какие существуют способы документирования?
• 4. Какими функциями обладает документ?
• 5. Какими свойствами обладает документ?
• 6. Что является свидетельством юридической силы копии документа?
• 7. Что такое система управления и какие элементы она включает?
• 8. От каких факторов зависит качество управленческого решения?
• 9. Что такое релевантность информации?
• 10. Какими свойствами обладает документированная информация?