Организация деятельности подразделения документационного обеспечения таможенного поста

Подразделение документационного обеспечения (далее — Подразделение) является структурным подразделением таможенного поста.

Подразделение в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, таможенным законодательством Таможенного союза и законодательством Российской Федерации о таможенном деле, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Положением о Федеральной таможенной службе, нормативными и иными правовыми актами Федеральной таможенной службы, правовыми актами РТУ, таможни, правилами и указаниями федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области архивного дела, методическими документами в области документационного обеспечения управления, архивного дела, инструкцией по делопроизводству таможенного органа.

В структуру Подразделения могут входить должностные лица, ответственные за архивную обработку документов.

Организационное, методическое руководство и контроль деятельности Подразделения осуществляет таможня, а в части выполнения задач и функций, возложенных на Подразделение, — начальник таможенного поста.

Подразделение возглавляет начальник Подразделения (отдела, отделения), который непосредственно подчиняется начальнику таможенного поста.

При невозможности создания в структуре таможенного поста отдела (отделения), по решению начальника таможни, его основные задачи, функции и права возлагаются на отдельное должностное лицо или функциональную группу должностных лиц по направлению деятельности. В этом случае ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается на начальника таможенного поста.

Работа Подразделения строится на основе планов работы таможни, таможенного поста и Подразделения, сочетания принципа единоначалия при решении вопросов служебной деятельности и персональной ответственности каждого должностного лица Подразделения за состояние дел на порученном участке и за выполнение отдельных поручений.

План работы Подразделения утверждается начальником таможенного поста.

Подразделение решает возложенные на него задачи как непосредственно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями таможенного поста.

Делопроизводство и мероприятия по обеспечению режима секретности в Подразделении осуществляются согласно установленному порядку.

При осуществлении своей деятельности Подразделение соблюдает требования правовых актов ФТС России по вопросам обеспечения информационной безопасности.

Основными задачами Подразделения являются:

• 1) обеспечение на таможенном посту организации делопроизводства в соответствии с действующей в таможенном органе инструкцией по делопроизводству;
• 2) осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;
• 3) обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в результате деятельности таможенного поста;
• 4) организация методической помощи структурным подразделениям таможенного поста в работе с документами;

• 5) обеспечение режима доступа и использования информации;
• 6) повышение уровня подготовки должностных лиц таможенного поста по своему направлению деятельности;
• 7) организация взаимодействия со структурными подразделениями таможенного поста по вопросам, относящимся к компетенции Подразделения;
• 8) осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве таможенного поста.

Подразделение в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

• 1) организует делопроизводство на таможенном посту;
• 2) принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в т. ч. безбумажных), применяемых в таможне;
• 3) обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможенного поста;
• 4) проверяет правильность оформления документов, представляемых на подпись руководству таможенного поста;
• 5) оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов (распоряжений и др.) таможенного поста, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;
• 6) осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в т. ч. переданной по специальным каналам связи, ведет справочную работу по ней;
• 7) обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;
• 8) организует и осуществляет изготовление, копирование;
• 9) организует контроль за исполнением документов в соответствии с указаниями и поручениями руководства таможенного поста по их исполнению, анализирует состояние исполнительской дисциплины;
• 10) формирует дела Подразделения и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях таможенного поста;
• 11) организует прием руководством таможенного поста граждан, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с установленным порядком;

• 12) организует работу с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования), на основе соответствующих инструкций;
• 13) организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на уничтожение;
• 14) организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, ответственных за документационное обеспечение деятельности таможенного поста;
• 15) контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве.

Подразделение для решения возложенных на него задач и функций имеет право:

• 1) вносить на рассмотрение начальнику таможенного поста предложения по вопросам своей деятельности;
• 2) запрашивать и получать от структурных подразделений таможенного поста согласно установленному порядку необходимые статистические, аналитические и другие данные, документы, заключения и иные сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к компетенции Подразделения;
• 3) пользоваться согласно установленному порядку ведомственными информационными системами и унифицированными базами данных;
• 4) взаимодействовать в установленном порядке с органами государственной власти, местного самоуправления, юридическими и физическими лицами по вопросам, входящим в компетенцию Подразделения;
• 5) запрашивать у руководителей структурных подразделений таможенного поста информацию, необходимую для выполнения функций контроля исполнения;
• 6) вносить руководству таможенного поста предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами;
• 7) возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями по делопроизводству требований;
• 8) контролировать выполнение установленных правил формирования и оформления дел в структурных подразделениях таможенного поста;

9) пользоваться иными правами, предусмотренными законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Штатная численность Подразделения устанавливается в рамках штатного расписания таможни, которое утверждается приказом таможни.

Начальник Подразделения назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом таможни. В период отсутствия начальника Подразделения исполнение его должностных обязанностей возлагается на иное должностное лицо таможенного поста, назначенное в установленном порядке приказом таможни.

Должностные обязанности, права и ответственность должностных лиц и работников Подразделения регламентируются должностными инструкциями и должностными регламентами, утвержденными в соответствии с порядком, установленным ФТС России.

Должностные лица и работники Подразделения назначаются из числа лиц, отвечающих установленным квалификационным требованиям.

Начальник Подразделения:

• 1) руководит деятельностью Подразделения на основе принципа единоначалия;
• 2) принимает участие в совещаниях, проводимых руководством таможенного поста при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции Подразделения;
• 3) распределяет обязанности между должностными лицами и работниками Подразделения;
• 4) участвует в подборе, расстановке кадров Подразделения, обеспечивает соблюдение должностными лицами и работниками Подразделения служебной дисциплины;
• 5) создает условия для повышения профессиональной подготовки должностных лиц и работников Подразделения и внедрения передовых приемов и методов работы;
• 6) вносит начальнику таможенного поста предложения о назначении на должность должностных лиц и работников Подразделения, а также предложения об их поощрении, наложении на них дисциплинарных взысканий;
• 7) принимает меры по обеспечению необходимых условий для выполнения должностных обязанностей всеми должностными лицами и работниками Подразделения;

• 8) представляет интересы таможенного поста в государственных органах и различных организациях по вопросам, входящим в компетенцию Подразделения, в соответствии с установленным порядком;
• 9) пользуется другими правами, исполняет другие обязанности и несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Начальник Подразделения несет персональную ответственность за осуществление возложенных на Подразделение функций, в т. ч. за выполнение в рамках компетенции Подразделения программ, планов и показателей эффективности деятельности таможенного поста.

Возложение на Подразделение функций, не предусмотренных Типовым положением о подразделении документационного обеспечения таможенного поста, кроме специальных (адресных) поручений начальника таможенного поста, не допускается.