Работа исполнителей с документами

В документационном обеспечении управления исполнением называется деятельность любого сотрудника организации (исполнителя), которая обязательно завершается документированием результата. В результате деятельности исполнители составляют и оформляют новые инициативные документы (планы, отчеты, служебные записки и т. п. внутренние документы в пределах предоставленных полномочий или по указанию руководителя), готовят проекты писем-ответов, оформляют отметки об исполнении на документах.

Цель документирования в процессе исполнения — зафиксировать подготовленное управленческое решение, факт выполнения плана, поручения или задания с целью доказательства правильности и законности выполненных управленческих действий.

Работа исполнителя осуществляется на основании поручения, закрепленного в распорядительном документе, указания по исполнению, оформленному в резолюции руководителя или в соответствии с предоставленными по должности полномочиями и утвержденными бизнеси административными процедурами. Исполнение завершается подготовкой нового документа, например, письма-ответа, плана мероприятий и т. п., внесением рабочей информации в информационную систему/СЭД или оформлением результатов работы отметкой об исполнении (в той форме, которая принята в организации).

Одной из важнейших операций является подготовка проекта документа исполнителем, т. е. документирование.

Правила документирования — это требования и нормы, устанавливающие порядок документирования. К числу этих правил относят и поведенческие правила — действия исполнителей документа, которые они должны соблюдать в процессе составления, оформления и согласования документов.

Традиционный алгоритм составления и оформления документов,.

в котором сочетаются действия исполнителя и его взаимодействие с непосредственным руководителем, руководством организации и службой делопроизводства, состоит из следующей последовательности операций:

• — исполнитель изучает (или уже хорошо понимает и успешно применяет) законодательные и иные нормативные правовые акты, локальные нормативные акты государственного органа/организации, регламентирующие предметную область, в которой необходимо издание/составление и оформление документа определенного вида. Это — анализ нормативного регулирования конкретной управленческой ситуации; при необходимости осуществляется предварительный анализ подготовленного проекта решения и его согласование с непосредственным руководителем и юридической службой;
• — исполнитель анализирует ранее изданные/действующие, составленные и оформленные документы государственного органа/организации по данному вопросу (всех видов и разновидностей). Это — анализ управленческого «прецедента», ситуации, в которой подобный вопрос ранее был решен успешно или не успешно. Ранее составленные по данному вопросу документы могут находиться на текущем оперативном хранении в зоне ответственности структурного подразделения и самого исполнителя или на архивном хранении в зоне ответственности службы делопроизводства и архива;
• — исполнитель составляет и оформляет проект документа определенного вида и разновидности (отражает в нем конкретную цель создания документа) и осуществляет согласование проекта. За процедуру согласования проекта документа (по срокам и по существу содержания) отвечает его исполнитель. Готовый для подписания проект документа через службу делопроизводства представляется на подписание. Служба делопроизводства проводит окончательный (завершающий) нормоконтроль качества представленного проекта;

— уполномоченный руководитель подписывает или утверждает документ-, служба делопроизводства регистрирует документ; в результате документ приобретает юридическую значимость (на нем оформлены идентификационные реквизиты: автор, текст, подпись, дата и индекс).

На основе данной технологии алгоритм управления документами в обобщенной форме можно сформулировать следующим образом:

функция управления/полномочия — вид документа — способ документирования (в основном бумажный носитель для составления и оформления оригинала) — ценность документа (выражается в сроке хранения, который в процессе документирования/создания документа не учитывается).

Стандарты ИСО и ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 в рамках концепции управления документами при применении информационных систем формулируют новый алгоритм управления документами в процессе документирования на основе методологии выбора носителя документа (формы представления оригинала документа):

• — выбор материального носителя информации зависит от сроков хранения документов;
• — при проектировании системы управления документами (информационной системы) следует выбирать подходящую среду хранения и носители информации, средства физической защиты информации, процедуры обработки и системы хранения;
• — электронные документы создаются в информационной системе (системе управления документами) как оригиналы, без дублирования в бумажной форме.

Срок хранения документа становится точкой выбора носителя в процессе документирования и существенно влияет на алгоритмы создания документа.

Алгоритм управления документами при применении информационных систем предполагает, что в зависимости от срока хранения выбирается форма представления документа (оригинала) и регламентируется вопрос о возможности создания и статусе соответствующих его копий (электронной или бумажной). Причем в системе электронного документооборота документ и электронный документ составляются и оформляются по общим правилам, установленным в инструкции по делопроизводству организации или регламентах издания соответствующих видов документов.

Практика

В организациях для удобства применения исполнителями разрабатываются локальные нормативные акты, дополняющие и разъясняющие правила документирования: регламент издания распорядительных документов; правила ведения регламентированной переписки; правила обмена электронными сообщениями внутри организации и т. п.

В концепции управления документами, реализуемой службой делопроизводства, с учетом данного алгоритма составления и оформления документов разрабатываются «входные» формы в СЭД, часть полей которых исполнитель воспринимает как электронный шаблон или бланк документа того вида и разновидности, которые он имеет право составлять и оформлять в рамках выполнения своих трудовых обязанностей.

Данный алгоритм управления документами реализуется в процессе разработки СЭД на уровне технического задания, при проектировании электронных шаблонов, а далее — закрепляется в положении о СЭД или ином технологическом регламенте, которыми руководствуются исполнители.

При проектировании электронных шаблонов (формуляров) процессы создания и оформления документов дополнительно описывают группы метаданных (данные о данных), подлежащих фиксации в процессе создания документа или ввода сведений о нем в информационную систему, во «входной» форме (карточке документа в СЭД), например:

• — информационная система, в которой создается документ;
• — владелец информационной системы (служба делопроизводства, бухгалтерия и т. п. являются менеджерами и владельцами информационных систем);
• — система/подсистема документации/срок действия документа;
• — вид/разновидность документа;
• — функция, направление деятельности;
• — должностное лицо — автор документа;
• — вид электронной подписи;
• — срок хранения;
• — носитель (оригинал в бумажной или электронной форме);
• — формат создания/включен ия в систему;
• — местонахождение/локализация документа в информационной системе;
• — локализация информационной системы;
• — место хранения;
• — подлежит ли выгрузке в формат для архивного хранения;
• — права доступа;
• — трансляция/направление исполнителям (весь документ, его фрагмент или информация о том, что документ издан);
• — миграция/конвертация/порядок уничтожения;
• — ответственный за хранение и уничтожение.

Часть полей «входной» формы (карточки) поддерживается соответствующими классификаторами и справочниками, которые существенно облегчают и сокращают время на оформление проекта документа по электронному шаблону, так как исполнитель не вписывает, а выбирает необходимую информацию из значений полей, закрепленных классификаторами.

Правила делопроизводства устанавливают, что в процессе документирования управленческих решений проводится обязательная процедура согласования проектов документов.

Согласование документов в настоящее время рассматривается как часть системы поддержки принятия решений и системы управления рисками и проводится для обеспечения комплексного анализа юридических, управленческих, технологических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, с целью минимизации рисков, оптимизации взаимодействия подразделений в процессе подготовки проектов решений и обеспечения последующего исполнения принятых решений. Одновременно согласование документов рассматривается как часть регламентируемого документооборота организации, поскольку основными параметрами согласования являются маршрут и время движения и рассмотрения проектов документов участниками данной процедуры.

Процедура согласования проектов документов в организации устанавливается в инструкции по делопроизводству или в специально разрабатываемом регламенте согласования документов. Цель регламента — обеспечение взаимодействия подразделений, являющихся инициаторами проектов документов, подразделений-исполнителей/соисполнителей и подразделений-контролеров в рамках одного бизнес-процесса или административной процедуры по единой технологии.

Процедура согласования проектов документов строится на основании следующих принципов.

• — на согласование направляются только полностью подготовленные и оформленные проекты документов, соответствующие требованиям действующего законодательства, нормам, правилам и требованиям органов, выполняющих контролирующие и регулирующие функции, государственным стандартам, а также требованиям внутренних нормативных документов организации. Не допускается использовать процедуру согласования документов в качестве способа разработки проекта решения и создания документа;
• — согласование документов является одним из методов контроля деятельности подразделений и оценки рисков по проектам управленческих решений, которые предлагает подразделение-инициатор;
• — процедура согласования документов организуется, сопровождается и контролируется подразделениями-инициаторами проектов документов (за исключением проектов распорядительных документов, подготовку и согласование которых контролирует служба делопроизводства);
• — подразделения, участвующие в процедуре согласования, делают замечания и высказывают предложения по проекту документа только в пределах своей зоны ответственности и предметной области, которые закреплены в положении о подразделении;
• — на всех уровнях управления организацией соблюдаются единые процедуры и сроки согласования документов (согласование документов в региональных и территориальных подразделениях, филиалах и представительствах, на всех уровнях управления организуется на основе применения общих принципов).

Согласование проектов документов с должностными лицами, руководителями структурных подразделений и специалистами организации оформляется визами, т. е. отметками о внутреннем согласовании, которые могут оформляться на свободной площади последнего листа проекта документа ближе к нижнему полю или на оборотной стороне последнего листа. Если оформляется несколько виз, то они располагаются на документе двумя рядами, первая виза — от границы левого поля.

Внимание!

Правила оформления визы как реквизита устанавливаются государственным стандартом, закрепляющим требования к оформлению организационно-распорядительной документации. В настоящее время действует ГОСТ Р 6.30−2003, с 1 июля 2018 г. будет действовать новый стандарт ГОСТ Р 7.0.97−2016.

Пример

Виза состоит из следующих атрибутов: личная подпись, расшифровка подписи по форме, когда инициалы оформляются перед фамилией, дата: личная подпись И. О. Фамилия Дата При необходимости в состав реквизита включают наименование должности визирующего лица:

Начальник Службы управления рисками.

личная подпись И. О. Фамилия Дата Если согласовывающее подразделение формулирует замечания, дополнения или предложения к проекту документа, то они передаются исполнителю или руководителю подразделения-инициатора, а в визе дополнительно оформляется указание об их наличии.

Пример

Согласовано с замечаниями.

Замечания прилагаются.

Начальник Службы управления рисками.

личная подпись И. О. Фамилия Дата В современной практике нашло применение также оформление листа согласования проекта документа, на котором удобно размещать несколько виз согласования должностными лицами, руководителями подразделений и специалистами организации (приложение 4).

Согласование проекта документа с другими организациями, контролирующими и регулирующими органами или вышестоящими организациями, т. е. внешнее согласование, оформляется грифом согласования, листом согласования, протоколом согласования или официальным письмом о согласовании.

Внимание!

Правила оформления грифа согласования устанавливаются государственным стандартом, закрепляющим требования к оформлению организационно-распорядительной документации. В настоящее время действует ГОСТ Р 6.30−2003, а с 1 июля 2018 г. вступит в силу ГОСТ Р 7.0.97−2016.

Листы согласования проектов документов разрабатываются и утверждаются как типовые формы организации, которые могут применяться как в бумажной, так и в электронной форме в процессе согласования проектов документов в СЭД. Система электронного документооборота автоматически фиксирует дату отправки документа на согласование и даты начала рассмотрения проекта документа и проставления вив подразделениями, участвующими в процедуре согласования.

В случае использования бумажной формы листа согласования помощники руководителей и ответственные за делопроизводство в структурном подразделении дополнительно проставляют в листах согласования фактические даты получения проекта документа на согласование.

Внимание!

Новым организационным моментом в процедуре согласования является оформление в качестве первой визы, так называемой выпускающей визы, руководителя подразделения-инициатора или вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Они свидетельствуют о готовности проекта документа и управленческого решения, которое в нем оформлено. Выпускающие визы руководителей, отвечающих за работу подразделения или за бизнесили административный процесс, подчеркивают аспект управленческой ответственности вышестоящих руководителей за деятельность подчиненных сотрудников, которые являются непосредственными исполнителями (составителями и разработчиками) проекта документа.

В процессе согласования визу от имени подразделения имеют право проставлять руководитель подразделения или должностные лица, уполномоченные им, так как в данной процедуре соблюдается следующее организационное правило: от согласовывающего подразделения проставляется только одна виза. Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» (даже при нарушении типовых сроков согласования, установленных в организации).

В организациях обычно устанавливается перечень структурных подразделений, с которыми согласование проектов документов является обязательным (приложение 5), и их зоны ответственности (приложение 6).

Руководители структурных подразделений, с которыми производится согласование проектов документов, имеют право:

• — потребовать от инициатора проекта дополнительно согласовать его с подразделениями, участвующими в разработке бизнес-схем, выполнении операций, или подразделениями, контролирующими их выполнение;
• — не согласовывать (отклонить) проект документа с обоснованием причин (в листе согласования или специальной служебной записке);
• — продлить установленный срок согласования в зависимости от объема и содержания документа, суммы вовлекаемых в сделку ресурсов и т. п. для более тщательного анализа рисков; возможность и основания для продления срока устанавливается организацией в регламенте согласования документов;
• — не принимать на рассмотрение документы, направленные ошибочно, так как согласование их данными подразделениями не предусмотрено.

В системе электронного документооборота проект документа в данном случае визируется с использованием фразы: «Согласование документа с данным подразделением не предусмотрено», чтобы движение проекта документа по маршруту не прерывалось.

Руководители структурных подразделений-инициаторов имеют право:

• — потребовать от подразделений, с которыми производится согласование, соблюдать типовые сроки согласования документов;
• — не принимать от подразделений замечания без обоснования причин, если замечания не относятся к предметной области и зоне ответственности подразделения, представившего замечания;
• — направить проект документа на согласование по процедуре, отличающейся от установленной регламентом согласования с разрешения вышестоящего руководителя, что подтверждается его визой, которая в этом случае оформляется в качестве «выпускающей» визы.

Служба делопроизводства, выполняющая функцию нормоконтроля качества проектов документов в аспекте формы представления реквизитов и текста, является подразделением обязательного согласования и участвует в подготовке проектов документов практически всех видов.

Процедура согласования проектов документов организуется одним из способов: параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из них сроки и маршруты обязательного согласования соблюдаются в обязательном порядке.

Параллельное согласование предусматривает, что проект документа направляется для согласования одновременно всем подразделениям и должностным лицам, участвующим в процедуре. Данный способ реализуется в СЭД и позволяет настраивать типовые маршруты согласования проектов однотипных документов (приказов нормативного характера, договоров, доверенностей и т. п.), разрабатывать типовые сроки согласования или сроки, на которые возможно регламентированное продление данных сроков, формировать лист согласования в электронной форме как отчет из системы с визуализацией электронных подписей и в целом оптимизирует процедуру согласования и ее сроки.

Последовательное согласование применяется в случае необходимости провести оценку рисков проекта документа внутри организации, когда оценка проекта одним подразделением является основой для последующей оценки и формирования мотивированного профессионального суждения другими подразделениями. Согласование проекта документа с соблюдением последовательного маршрута его движения преимущественно проводится в бумажной форме и с оформлением листа согласования, в котором проставляются личные подписи представителей подразделений. Такой способ применяется в организациях с небольшим объемом документооборота и при отсутствии СЭД, но может быть хорошо реализован и в автоматизированных системах.

При комбинированном способе согласования проект документа направляется исполнителем последовательно руководителю подразделения и (или) вышестоящему руководителю подразделения-инициатора для получения «выпускающей» визы. На этом этапе согласования в два-три этапа последовательно проекты могут рассматриваться руководителями, отвечающими за бизнесили административные процессы и осуществляющими текущий оперативный контроль за деятельностью сотрудниковисполнителей, а также контролирующими подразделениями — службой управления рисками, службой внутреннего контроля, службой безопасности и т. п. После получения «выпускающей» визы и виз подразделенийконтролеров проект документа направляется одновременно всем другим подразделениям, участвующим в согласовании, т. е. при определении маршрута учитываются все преимущества параллельного способа согласования. Данный способ согласования также может поддерживаться СЭД.

Инициатор (исполнитель) может выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом он должен учесть, что при последовательном или комбинированном согласовании фактической датой начала согласования проекта документа в подразделении на конкретном этапе считается фактическая дата завершения его согласования в подразделении на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при таком способе вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершится предыдущий этап согласования.

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут уточняться и регламентироваться отдельными локальными нормативными актами, например регламентом договорной работы, регламентом выдачи доверенностей и т. п.

В регламенте согласования документов каждая организация определяет общие сроки согласования, сроки согласования одного проекта документа одним подразделением или иные сроки согласования проектов документов конкретных видов (приложение 7).

Практика

Срок согласования проекта документа, как правило, составляет пять рабочих дней, включая дату получения документа; при комбинированном способе согласования и наличии «выпускающей» визы он исчисляется с даты ее проставления на листе согласования.

Сроки согласования и сроки представления подразделениями-инициаторами проекта документа на согласование должны обеспечивать своевременность исполнения обязательств организации перед контрагентами, принятых управленческих решений и поручений, внедрения и применения утверждаемых норм и правил.

Руководитель заинтересованного структурного подразделения (подразделение-инициатор) в инициативном порядке или по поручению коллегиального органа и (или) уполномоченного должностного лица поручает подготовку проекта документа конкретному сотруднику подразделения, который будет иметь статус инициатора или исполнителя проекта документа.

Исполнитель проверяет наличие в нормативной базе организации ранее разработанной и утвержденной версии документа, а также анализирует действующие локальные нормативные акты на предмет регламентации аналогичного процесса, родственных и подобных функций, процедур, товаров, продуктов и услуг, собирает все необходимые материалы для разработки новой версии документа/проекта нового документа, собирает сведения об изменениях законодательства РФ, нормативных правовых актов, оптимизации бизнес-процессов, преобразовании организационной структуры, изменениях основных показателей качества продуктов, услуг и другую информацию, необходимую для разработки управленческого решения.

По результатам проведенного анализа исполнитель формирует предварительное мнение относительно целесообразности и сроках разработки проекта документа, а также решает вопрос о разработке новой версии документа или внесении изменений в действующую редакцию.

Если разработка документа, инициированная по поручению коллегиального органа или уполномоченного должностного лица, признается нецелесообразной, то руководитель подразделения-инициатора составляет служебную записку вышестоящему руководителю с указанием соответствующих причин.

Если разработка документа признается целесообразной, то исполнитель приступает к подготовке проекта документа. В процессе разработки исполнитель решает вопрос о необходимости предварительного согласования документа или привлечения к участию в разработке управленческого решения подразделений, которые будут участвовать в выполнении операций или осуществлять контроль за их реализацией. Исполнитель получает необходимые консультации и (или) привлекает к участию в разработке проекта документа другие подразделения в процессе личных встреч со специалистами, оперативных совещаний и на основании служебных записок.

На этапе разработки документа и до направления его на официальную процедуру согласования подлежат урегулированию все технологические и организационные аспекты взаимодействия с подразделениями, участвующими в выполнении операций, осуществляющими управление рисками, контроль и операционную поддержку, реализующими продукты и услуги и том}' подобное взаимодействие.

Все противоречия, возникшие на этапе разработки проекта документа и до направления его на процедуру согласования, регулируются путем переговоров, а при невозможности достижения согласия — подлежат рассмотрению вышестоящими руководителями подразделений.

После предварительного урегулирования всех подготовительных технических, технологических и организационных аспектов с подразделениями, которые будут участвовать в исполнении управленческого решения, исполнитель оформляет проект документа в версии, полностью подготовленной к процедуре согласования. Проект оформляется в общекорпоративном «фирменном» стиле с учетом требований утвержденных стандартов к форме представления реквизитов документов и установленных шаблонов. К проекту документа, направляемого на согласование, в необходимых случаях прилагаются иные документы, являющиеся основаниями для его разработки/создания, и документы, на которые делаются ссылки в его тексте, в том числе необходимые приложения, образцы, формы документов.

Внимание!

К проекту документа могут прилагаться:

• — обоснование необходимости разработки (принятия) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы;
• — обоснование финансовых параметров или изменения финансовых условий по сравнению с действующими;
• — договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам;
• — пояснения к «схемам» договоров и сделок;
• — материалы проведенных тендеров/конкурсов;
• — выписки из протоколов заседаний органов управления и комитетов организации;
• — приложения, на которые даются ссылки в проекте документа;
• — обоснование выбора контрагента и материалы проверки его надежности, а в случае необходимости — копии учредительных документов и доверенностей контрагентов.

Если на согласование выносятся поправки в действующий документ, то они должны быть четко указаны и могут быть представлены в виде отдельного перечня изменений, выделены шрифтом, цветом или сделаны в режиме редактирования.

Исполнитель самостоятельно организует согласование проекта документа со всеми заинтересованными подразделениями одним из способов, который является оптимальным в конкретных условиях. Исполнитель самостоятельно включает подготовленный проект документа в СЭД/СУД и направляет его в подразделения, участвующие в согласовании по типовому маршруту, который поддерживает автоматизированная система, или формируя при необходимости индивидуальный маршрут.

Должностные лица и специалисты, включенные в маршрут и соответствующий лист согласования, рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают его согласование конкретным сотрудникамисполнителям в подразделении, осуществляющем рассмотрение проекта. Сотрудник рассматривает и согласовывает проект документа, проставляя визу на документе или переадресованном исполнителю листе согласования. На основании данной визы специалиста, которая имеет предварительный характер, от имени подразделения проставляет визу на листе согласования уполномоченный руководитель.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту документа они формулируются и представляются инициатору (исполнителю) в СЭД. Проект документа в данном случае визируется с отметкой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или сделаны в режиме редактирования), а СЭД поддерживает и сохраняет версионность проекта со всеми сделанными в подразделении замечаниями.

Отметка о согласовании при наличии замечаний, изменений и дополнений согласовывающего подразделения может оформляться по форме: «Согласовано с замечаниями». За устранение или отказ учитывать замечания несет ответственность инициатор проекта документа.

В случае несогласия согласовывающего подразделения в визе оформляется отметка «Не согласовано», и инициатору даются письменные объяснения причин отказа в согласовании. Инициатор проекта в этом случае подготавливает новую версию проекта документа и направляет ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также подразделениям, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа, но результатам согласования.

Все противоречия, возникающие в процессе согласования, регулируются на оперативных совещаниях с участием вышестоящих руководителей подразделений — участников процедуры согласования. После получения виз («Согласовано» или «Согласовано с замечаниями») от всех подразделений, участвующих в согласовании, исполнитель готовит окончательную версию проекта документа. При необходимости он распечатывает лист (-ы) согласования как отчет из СЭД, и проставляет на листе (-ах) согласования в бумажной форме или в электронной карточке автоматизированной системы, где хранится версия согласованного документа, отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа с учетом замечаний согласовывающих подразделений.

Практика

Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на листе согласования, должна быть подписана руководителем подразделенияинициатора.

После завершения процедуры согласования исполнитель проекта документа направляет в бумажном или электронном виде полностью согласованный проект вместе с листами согласования и отметкой об учете замечаний, заверенной подписью руководителя подразделения-инициатора (при необходимости и в электронном виде в форме служебной записки от имени руководителя подразделения-инициатора), уполномоченному должностному лицу организации для утверждения или подписания.

В регламенте согласования документов организации устанавливают и порядок осуществления контроля за соблюдением процедуры согласования документов. Контроль включает:

• — сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях;
• — информирование подразделений, участвующих в согласовании, о приближении или наступлении сроков согласования документов;

— анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководства организации о состоянии согласования, а следовательно, вза и м оде й ст в ия п од раздел е н и й.

Общий управленческий контроль за качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, осуществляется вышестоящим руководителем подразделения-инициатора, который проставляет в листе согласования (в бумажной форме или в СЭД) «выпускающую» визу. Нормокоптроль качества подготовленных проектов документов (форма, формуляр и содержание) осуществляется, как правило, службой делопроизводства. Оперативный текущий контроль за соблюдением сроков рассмотрения, подготовки замечаний и согласования проектов документов в структурных подразделениях, с которыми осуществляется согласование, возлагается на руководителей этих подразделений.

Исполнитель поддерживает непрерывность процесса согласования документа, обеспечивает эффективное взаимодействие с подразделениями, участвующими в согласовании, соблюдение сроков согласования, своевременность обсуждения замечаний и внесения изменений в проект документа. В случае если подразделение, участвующее в согласовании, превысило регламентированный срок согласования, исполнитель и (или) руководитель подразделения-инициатора имеют право сообщить об этом в форме служебной записки вышестоящему руководителю своего подразделения и руководителю, в зоне ответственности которого находится подразделение, нарушившее процедуру согласования. Помощники руководителей и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях участвуют в осуществлении текущего оперативного контроля за соблюдением процедуры согласования документов, полученных подразделением, контролируя сроки согласования проекта документа в подразделении.

Служба делопроизводства в инициативном порядке или по запросам подразделений готовит аналитические материалы и справки о ходе и результатах согласования проектов документов в организации.

Таким образом, процедура согласования проектов документов строится на основе следующих основных принципов.

• — на согласование направляется полностью подготовленный и оформленный проект документа',
• — за организацию согласования проекта конкретного документа (контроль за соблюдением процедуры и сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (руководитель подразделения-инициатора);
• — подразделения, участвующие в процедуре согласования, оценивая проект документа в целом, подготавливают замечания и предложения в рамках той предметной области и зоны ответственности, которые закреплены в положении о данном подразделении.

Процедура, зоны ответственности подразделений, типовые маршруты согласования проектов и сроки устанавливаются регламентом согласования документов, который утверждается и вводится в действие приказом первого руководителя организации.

В регламент согласования документов организации рекомендуется включать следующие разделы:

• 1) общие положения;
• 2) нормативные ссылки;
• 3) термины и определения (факультативный раздел);

А) обозначения и сокращения (факультативный раздел);

• 5) категории, виды и разновидности документов;
• 6) зоны ответственности подразделений;
• 7) процедуры и сроки согласования;
• 8) контроль.

Схемы согласования конкретных видов и разновидностей документов, формы листов согласования, образцы оформления виз и грифов согласования могут быть представлены в качестве приложений к регламенту.

Соединяет делопроизводственные операции в единый технологический цикл и объединяет документы в документопотоки внутри организации выполнение действий по передаче документов, которые осуществляют и исполнители, и служба делопроизводства организации. Передача документов является совокупностью вспомогательных действий и работ, обязательность и порядок реализации которых также могут регламентироваться инструкцией по делопроизводству, нормироваться, автоматизироваться и т. п.

Правила делопроизводства устанавливают, что передача документов между структурными подразделениями внутри организации осуществляется через службу делопроизводства, прием и отправку документов также организует и централизованно выполняет служба делопроизводства. После предварительного рассмотрения полученных организацией документов службой делопроизводства или после регистрации и рассмотрения документов руководителем организации документы передаются исполнителям также службой делопроизводства.

При традиционной обработке документов (поступающих или внутренних) подлинник документа с резолюцией руководителя (указанием по исполнению) передается в структурное подразделение, которое является ответственным исполнителем, или конкретному должностному лицуисполнителю, фамилия которого указана в резолюции первой, и который таким образом становится ответственным исполнителем данного указания по исполнению, задания или поручения. Другим исполнителям и в другие структурные подразделения передаются копии документов.

При применении СЭД, когда всем исполнителям может быть предоставлен доступ к электронному документу или электронной копии документа с указанием по его исполнению, подлинник документа (внутреннего планового или распорядительного, а также поступившего) остается на контроле и текущем оперативном хранении в службе делопроизводства, а всем исполнителям направляется уведомление о предоставлении доступа к соответствующей «входной» форме, т. е. регистрационно-контрольной карточке в базе данных, в которой хранится файл с электронной копией поставленного на контроль документа. Электронные копии документов могут направляться в структурные подразделения по заранее утверж;

денным типовым маршрутам с использованием механизмов электронной почты, а оригиналы документов остаются в службе делопроизводства.

Внимание!

Порядок и технология передачи документов внутри организации исполнителям и в структурные подразделения должны устанавливаться инструкцией по делопроизводству или специальным регламентом.

Анализ передовой практики организаций показывает также, что в технологию работы с документами внутри организации включается еще одна новая функция или операция, которая называется «информирование», или «трансляция информации и документов». Она сложилась благодаря внедрению информационных технологий и возможности с их помощью формировать единое информационное пространство, культуру совместной работы, накапливать и развивать знания сотрудников организации об управлении и правилах работы, включая обеспечение доступности нормативных документов, электронных шаблонов для документирования. Регламентацией этой функции служба делопроизводства должна заниматься совместно со службой безопасности (информационной безопасности), кадровой службой и IT-подразделением, решая следующие вопросы:

• — подлежит документ и полностью его текст опубликованию и доведению для сведения всех работников организации на внутреннем информационном портале или в соответствующей базе данных СЭД;
• — публикуется только часть документа или выписка из него;
• — доводится до сведения всех сотрудников только информация о документе.