Вопрос № 1. Понятие «документ» и «документированная информация». История документа.
Документ представляет интерес для исследования во многих областях науки. Исходя из этого понятие «документ» имеет многозначное содержание, которое зависит от отрасли применения и целей использования данного понятия.
На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.
В документоведении применяется следующее опредление документа: «Документ — это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве» [9].
Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [8].
ГОСТ Р 51 141−98 дает определения документа, официального документа, служебного документа и реквизитов документа.
Для удобства восприятия, соберём все эти определения в единое целое:
«Официальный документ это информация, зафиксированная юридическим или физическим лицом на материальном носителе, с обязательными элементами оформления, позволяющими её идентифицировать, оформленная и удостоверенная в установленном порядке» [9].
В том же ключе выдержаны и определения в Законе РФ N 24-ФЗ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации»: «Документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать» [8]
История возникновения и эволюция толкования термина «документ» изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось.
Слово документ (лат. documentum — образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола «docere» — учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.
По другой версии слово «dek» происходит от числа «десять» и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень «dek» был заменен на «doc» в слове «doceo» — учу, обучаю, от которого были образованы слова «doctor» — ученный, «doctrina» — учение, «documentum» — то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать «письменное доказательство», «доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов». В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки [6].
В русский язык сово «документ» пришло во времена Петра I, как заимствованное их немецкого и польского языков, — в значении письменного свидетельства.
Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова «документ» термины: документация — в значении подготовки и использования подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный — относящийся к документу.
В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем — как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.
С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия «документ»: его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации — науки о совокупности документов и области практической деятельности — Поль Отле (1868−1944 гг.). Можно выделить следующие значения «документа», введенные научный оборот П. Отле:
а) любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты — носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления;
б) документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее;
в) в состав документов входят также материальные объекты, созданные человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы «писанные» (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука) [6].
Концепция П. Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этог слова: кроме юридического, вводится понятие «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т. д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий — приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано.
Начиная с 1950;х годов в официальной терминологии слово «документ» трактуется в узком, широком и самом широком значении. Узкое значение сводилось к деловой бумаге, письменному удостоверению, историческому источнику. В широком смысле понятие о документе было особенно распространено в 1960;1970;е годы. Документ определялся как материальный объект, содержащий информацию для ее распространения в пространстве и времени (включая и т.н. трехмерные произведения искусства — архитектуру и скульптуру). В 1980;х — начале 1990;х годов используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного документа, грампластинок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооружений, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, исторический реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль, винтовка) и т. д. Границы понятия стали плохо различимы, что усложнило его использование.
Существенный вклад в уточнение и развитие понятия «документ» как одного из основных в документоведении, информатике, документалистике, библиотековедении и библиографоведении внесли Г. Г. Воробьев, Р. С. Гиляревский, О. П. Коршунов, А. И. Михайлов, А. В. Соколов, Ю. Н. Столяров, А. И. Черный, Г. Н.Швецов-Водка и др. Документалисты и информатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его содержание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г.Г.Воробьев). В 1960;е годы А. И. Михайлов, А. И. Черный и Р. С. Гиляревский, помимо названных, вводят функциональный признак документа. Согласно их определению, документ — это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени [6].
В России в начале 1990;х годов практически одновременно, уточняя смысл понятия «документ» О. П. Коршунов, А. В. Соколов, Ю. Н. Столяров предложили трактовать его как материальный объект — носитель социальной информации.
Таким образом, за длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач [6].
