Используемые классификаторы и справочники

Описание любого классификатора (справочника, словаря), используемого при решении рассматриваемой задачи, приводится по форме, которая представлена в табл. 5.3.

Таблица 5.3

Описание классификаторов (справочников, словарей).

Если на объекте автоматизации пользуются какими-либо общероссийскими классификаторами, то вряд ли их задействуют в полном объеме. Скорее всего, существует некоторая выборка, отражающая специфику конкретного предприятия. В описании эту особенность следует отразить.

Описание выходной информации

Вся выходные документы могут быть представлены посредством ответов на два вида запросов:

• 1) регламентированный;
• 2) нерегламентированный, или произвольный.

Выделим особенности, присущие регламентированным (установленным) запросам.

Известно, что любой выходной документ независимо от окончательной формы его представления (экран или принтер), является результатом работы определенной программы. Программы могут быть составлены таким образом, что каждое обращение к ним всегда будет заканчиваться выдачей одной и той же формы документа. Меняться будет только содержательная часть, поскольку состояние БД, из которой информация выбирается, должно быть актуализировано, т. е. соответствовать текущему состоянию дел в конкретной предметной области. Для некоторых форм документов изменяемым параметром может быть период времени, за который выбирается информация в заданный документ, и (или) структурное подразделение, информация о котором отражена в документе.

Программы такого типа удобно использовать для составления периодической отчетности установленного образца.

Эти формы имеют условно-постоянную структуру, т. е. являются неизменными на протяжении некоторого промежутка времени. Как правило, для их получения и составляются специальные программы.

Пример перечня регламентированных отчетов показан на рис. 5.16.

Нерегламентированные запросы называются так потому, что заранее не известны ни их количество, ни их структура. Ответы на них формируются посредством использования запросной системы. Однако и нерегламентированные запросы можно некоторым образом упорядочить. Часть из них после определенного временного периода можно отнести к условно постоянным, если, например, однажды возникший запрос, периодически повторяется через какое-то время. Но большинство нерегламентированных запросов являются таковыми именно потому, что возникают эпизодически и по своей сути являются разовыми.

Рис. 5.76. Фрагмент перечня регламентированных отчетов в ЮПредприятие [32].

В настоящее время существуют довольно мощные программные средства, позволяющие пользователю получать разнообразную информацию в удобном для анализа виде. Это специальные программы типа «генераторы отчетов», предназначенные для создания отчетов произвольной формы.

Программа запрашивает у пользователя: название отчета, количество граф, размеры граф, вид выводимой в данной графе информации (имя поля из БД), а также названия полей БД, по которым необходимо подвести промежуточные или окончательные итоги. Пользователю остается только правильно ответить на эти вопросы. Причем в случае, если он допустил ошибку, ее легко исправить путем корректировки уже готовой формы отчета.

Двум разным отчетам нельзя задавать одно и то же имя. В противном случае это имя будет присвоено последнему по хронологии формирования, а все предыдущие будут уничтожены. Поступать таким образом можно только в том случае, если форма первого отчета уже непригодна для использования в силу морального старения или она вообще исключается из рассмотрения по причине изменения технологии решения задач.

Особенностью программ типа «генератор отчетов» является также то обстоятельство, что в графе выходного документа можно разместить не только значение из указанного поля БД, но и любой произвольный показатель, рассчитанный по формуле. Однако важно помнить, чтобы в число элементов формулы входили только имеющиеся идентификаторы полей БД и необходимые константы. Формулы при этом записываются по общим математическим правилам.

Программы типа «генератор отчетов» могут быть представлены либо в форме самостоятельного пакета, либо включаться в какие-либо пакеты общего или функционального назначения (например, в СУБД). Обычно это указывается в описании ППП. Там же содержатся и описания особенностей работы с такого рода программами.

На рис. 5.17 приведен пример выбора показателей для формирования нерегламентированной формы отчета.

Рис. 5.17. Пример выбора показателей для формирования нерегламентированного отчета [93].

Особенности использования двух принципиальных подходов к формированию выходных документов показаны на рис. 5.18.

Рис. 5.18. Особенности регламентированных и нерегламентированных.

документов Качественно выходная информация может быть представлена в трех формах:

• 1) документ (документы) на экране;
• 2) документ (документы), отпечатанный на принтере;
• 3) новый файл (файлы) БД или отдельные поля в существующей БД.

Для каждого вида результирующей информации должны быть указаны ее формы (какая-то одна или любое их сочетание).

Описание выходной информации осуществляется по аналогии с описанием входной информации.

Для описания каждого выходного документа (если их несколько) необходимо:

• • спроектировать макет экрана (рис. 5.19);
• • представить эскиз информационной части документа;
• • дать общее описание документа по заданным параметрам (рис. 5.20);
• • описать показатели документа по установленной форме;
• • описать особенности выходного документа.

Рис. 5.19. Пример проектирования макета отчетного документа, включая структуру информационной части [32]

Рис. 5.20. Описание выходного документа.

При описании особенностей выходного документа можно отразить, например, следующие моменты:

• • упорядочение по одному или нескольким показателям;
• • промежуточные итоги;
• • выделение результатов, превышающих какую-либо величину или имеющих отклонение больше или меньше номинального значения;
• • вывод документа на печать;
• • сохранение образа документа и др.

Если выходная информация представлена в виде файла БД, то необходимо показать его структуру. Если по результатам решения задачи формируется не отдельный файл, а только определенные поля в уже существующих файлах, то следует представить фрагмент такого файла (если структура файла включает в себя большое количество полей) и выделить те из них, которые отражают результирующую информацию. Пример структуры записи изображен на рис. 5.21.

Рис. 5.21. Структура файла, содержащего результаты решения задачи.

Описание показателей выходной информации осуществляется только в том случае, если они не были описаны ранее. При определенных условиях в состав выходной информации частично может быть включена и входная информация, описание которой было сделано выше. В этом случае описанию подлежат только новые показатели (по форме табл. 5.1, которая была рекомендована для описания показателей входной информации) и дается ссылка на таблицы, в которых было приведено описание других ранее встречающихся показателей.

Если все показатели выходной информации являются новыми, то все они должны быть описаны.

Выходная информация в концентрированном виде отражает результаты решения задачи, которые являются основанием для последующего анализа и принятия управленческих решений. Поэтому очень важны форма представления и размещения результатной информации в документах и (или) структуре БД, а также ее качественный и количественный состав. Если результаты решения остаются в файлах и не выводятся на экран или принтер, то описание такой информации будет совершенно аналогично описанию входной информации, также содержащейся в файлах БД. Кроме БД результаты решения задачи в исходном виде или после дополнительной обработки (подобного рода действия, как правило, предусмотрены при формировании хранилища данных и поэтому рассматриваются в качестве самостоятельной задачи) могут быть помещены в локальное хранилище данных или в облако.

При проектировании выходных документов целесообразно соблюдать следующие правила.

• 1. Не вмещать всю выходную информацию, если ее объем достаточно велик, в одну форму. При попытке это сделать площадь документа плотно заполнится различными показателями, и ориентироваться в нем будет очень сложно и неудобно.
• 2. Создавать новые выходные формы взамен существующих, если они, по мнению разработчика, наиболее наглядно и полно отражают результаты решения и не регламентированы на государственном, региональном или отраслевом уровне.
• 3. Не размещать в выходных формах сопроводительную и пояснительную информацию, если она не имеет принципиального значения. Наличие подобной информации в выходных формах не обязательно. Ее присутствие только «утяжеляет» документ и рассеивает внимание пользователя при его анализе и принятии решения.
• 4. Логически связанные показатели размещать рядом.
• 5. Выходной документ должен обладать хорошей читаемостью, т. е. удовлетворять требованию логичности построения с учетом оформления его «шапки» и содержания.
• 6. В выходных документах должны отсутствовать показатели, рассчитываемые вручную.
• 7. Для некоторых задач в качестве результатов решения вместо традиционной табличной формы более информативной является графическая. Такое представление результирующей информации может существовать как самостоятельный вариант или как дополнение к табличной форме. Выдача графической информации удобна для зависимостей, отражающих тенденции изменения определенных показателей, например:
  • • динамика изменения какого-либо показателя во времени и (или) по структурным подразделениям (примеры показаны на рис. 5.22—5.24);

• • сравнение одноименных показателей за разные промежутки времени и (или) по разным структурным подразделениям (рис. 5.25, 5.26);
• • структурные изменения (рис. 5.27, 5.28);
• • среднее значения показателя (рис. 5.29);
• • удельный вес показателя (рис. 5.30).

Рис. 5.22. Пример отчета 1, отражающего динамику изменения показателя [32]

Рис. 5.23. Пример отчета 2 (табличная форма) [39, с. 25].

Рис. 5.24. Пример отчета 3, отражающего динамику изменения показателя [39, с. 26].

Рис. 5.25. Сравнение одноименных показателей по разным контрагентам (структурным подразделениям) [32].

Рис. 5.26. Пример отчета 4 (табличная форма) [39, с. 32].

Рис. 5.27. Пример отчета 4 (отражает структурные изменения) [39, с. 33].

Рис. 5.28. Пример отчета 5 (отражает структуру затрат) [39, с. 110].

Рис. 5.29. Пример отчета 5 (отражает среднее значение показателя).

[39, с. 42].

Рис. 5.30. Пример отчета 6 (отражает удельный вес показателей) [39, с. 43].

Если в выходном документе предполагается наличие графического материала, то при проектировании его макета необходимо предусмотреть возможные графические формы представления такого рода информации. Для одних документов форма может быть жестко регламентирована (например, только столбиковая диаграмма), для других ее можно задавать вручную (рис. 5.31).

Рис. 5.31. Пример выбора графической формы для представления результатов решения задачи.

• 8. Упорядочивать выходную информацию по одному или нескольким показателям.
• 9. Для получения выходной информации, сгруппированной по произвольной совокупности полей БД, необходимо наличие запросной системы. Она может быть организована по-разному. Приведем примеры двух вариантов. Первый вариант: на экран выводится таблица. В первом столбце указывается наименование поля БД (например, фамилия, дата рождения, отдел, профессия или должность и т. д.), во втором столбце — ограничитель (начиная с …, совпадает с …, включает, не равно, меньше или =, больше или = и т. д.), в третьем столбце — конкретное значение поля БД, например:

Второй вариант: был показан выше на рис. 5.17.

Третий вариант: использование специального языка запросов, с помощью которого составляется задание на формирование документа. Процесс составления запроса заключается в выборе необходимых названий (в частном случае это могут быть поля из файлов БД) и определения связей между ними с применением некоторой совокупности символов (например, булевских выражений И, ИЛИ, НЕ; знаков «-», «+», «?» или каких-либо других, а также «кавычек», «скобок» и т. п.). В качестве примера можно привести правила составления запросов, представленные на сайте Российской государственной библиотеки^[1][2]. Здесь применяются такие символы, как «?», «*», «#», «%», «!», «И, ИЛИ, НЕ», а также сочетания отдельных из перечисленных символов (фрагмент инструкции — на рис. 5.32).

Рис. 5.32. Фрагмент инструкции по использованию языка запросов в Российской государственной библиотеке^2.

Методика построения запросов и их примеры должны быть приведены при описании выходной информации.

• 10. Если по каким-либо причинам, определяемых алгоритмически, отдельные фрагменты выходного документа требуют повышенного внимания (например, близкое приближение важного показателя к критическому значению, кардинальное отличие отдельного значения показателя от аналогичных, чрезмерное увеличение или уменьшение значения показателя и др.), то необходимо использовать доступные возможности компьютерных технологий для его выделения. В качестве таких возможностей могут быть, в частности, шрифты, масштабирование, обрамления, цвет, «заливка». Выделять можно отдельные показатели, строки и (или) столбцы.
• 11. В таблицах должны отсутствовать графы, в которых располагается одно и то же значение. Если при проектировании таблица включает такую графу, то ее название необходимо отразить в названии таблицы и структуру самой таблицы изменить.
• 12. Если в графе таблицы все показатели имеют одинаковую единицу измерения, то она должна быть указана однажды в названии графы. «Приписывать» единицу измерения к каждому значению некорректно (рис. 5.33), поскольку визуально значение при этом занимает большее количество разрядов и затрудняет восприятие информации. Особенно это будет заметно в таблицах с большим количеством строк. Вариант корректно составленной таблицы приведен на рис. 5.34.

Рис. 5.33. Таблица с некорректными значениями в графах

Рис. 5.34. Таблица с корректными значениями в графах.

• 13. Для некоторых задач результатом может быть всего одна величина, рассчитанная для каждой записи файла БД. В этом случае целесообразно внести в структуру выходного документа какие-либо смежные показатели из этого файла, чтобы подчеркнуть информативную ценность полученной информации и расширить информационные границы для принятия управленческого решения.
• 14. В зависимости от технологии решения задачи выходные документы могут либо уничтожаться после просмотра и анализа в экранном режиме, либо сохраняться в отдельных файлах или папках. Если возникнет необходимость в дополнительном анализе информации из уже уничтоженной формы, то ее придется формировать заново. Распространять технологию сохранения на все без исключения результирующие документы нецелесообразно, поскольку часть выходной информации может иметь разовый характер. Особенно это касается ответов на нерегламентированные запросы. Кроме того, иногда проще и целесообразнее создать форму заново, чем занимать для нее место в памяти компьютера, а обращаться к ней крайне редко.
• 15. Режим вывода документа на принтер для анализа результатов решения не является обязательным условием. Однако если это необходимо, то при описании общих параметров нужно эту особенность отразить. Хотя часто достаточно просмотреть документ только в рамках экрана.
• 16. Для практически любых форм аналитических документов варьируемыми являются два параметра: период, за который отображается информация (примеры показаны на рис. 5.35, 5.36), и структурное подразделение, по которому формируется документ. Каждый из этих параметров может быть учтен отдельно (например, для одного подразделения за разные периоды или для разных подразделений за один и тот же период). Структурное подразделение и период (согласно организационной структуре предприятия) могут задаваться пользователем «вручную» непосредственно перед началом решения задачи, конечная цель которой состоит в предоставлении пользователю сформированного аналитического документа (отчета). Как правило, выбор периода осуществляется при использовании встроенного инструментального средства «календарь», а выбор структурного подразделения — из предлагаемого списка.
• 17. При размещении выходной информации в документе табличного вида необходимо соблюдать те же правила, которые были отражены при описании особенностей входной информации.
• 18. Если в составе выходной информации представлены перечни в форме маркированных списков, то целесообразно придерживаться следующего правила. Поскольку в качестве маркера в принципе может быть использован любой символ, то лучше, если он будет «закрашен внутри». Тогда его начертание не будет напоминать букву, и маркер будет более корректно отражать соответствующую информацию (рис. 5.37).

Рис. 5.35. Выбор диапазона месяцев для формирования отчета [31]

Рис. 5.36. Выбор диапазона дат для формирования отчета [31].

Рис. 5.37. Рекомендации по выбору символов для маркерных списков.

19. Довольно часто выходная информация отображается в форме таблицы. Частично особенности представления материалов в табличном виде были рассмотрены выше при описании входной информации. Здесь же отметим следующее. При проектировании документов в форме таблиц не уделяется должного внимания таким аспектам, как эстетические моменты и качество последующего восприятия содержащейся в аналитических документах информации. В результате получаются такие таблицы, названия граф которой противоречат правилам русского языка, т. е. не используются знаки переноса в словах и слова оказываются разделенными неестественным образом. Пример шапки «неправильной» таблицы представлен на рис. 5.38. Причем аналогичная форма представления текста встречается не только в шапке таблицы, но и текстовых значений показателей внутри таблицы. Чтение подобного рода таблиц вынуждает читателя «спотыкаться» при переводе взгляда с одной строки на другую. Возможно, для кого-то это обстоятельство кажется несущественным. Тем не менее при этом теряется целостное восприятие текста и рассеивается внимание. В результате увеличивается время анализа табличной информации и замедляется процесс принятия решения. Поэтому рекомендуется либо расставлять переносы, чтобы текст в шапке таблицы соответствовал правилам русского языка, либо путем варьирования изменить размеры граф таким образом, чтобы слова могли разместиться в пределах строки целиком. Однако если при этом обнаруживается размерный диссонанс с содержательной составляющей соответствующей строки, то можно использовать сокращения слов или какие-либо другие приемы оформления (рис. 5.39—5.42).

Рис. 5.38. Шапка таблицы (вариант 1).

Рис. 5.39. Шапка таблицы (вариант 2).

Рис. 5.40. Шапка таблицы (вариант 3: уменьшение размера шрифта).

Рис. 5.41. Шапка таблицы (вариант 4).

Рис. 5.42. Шапка таблицы (вариант 5).

На рис. 5.43, 5.44 приведены примеры отчетов из реальных АСОИУ.

Рис. 5.43. Пример отчета «Юбиляры» [93].

Рис. 5.44. Пример отчета «Движение товаров» [32].

Чаще всего отчеты имеют табличную форму, поэтому для любой таблицы могут быть предусмотрены различные настройки. Например, в ERP-системе компании ИНФИН для каждой колонки предусмотрены рекомендуемые значения настраиваемых параметров (рис. 5.45, 5.46). Экран для настроек разделен на две части. Слева указаны наименования колонок, которые включены в отчет, а справа — возможные типы настроек для выбранного наименования. Если в соответствующей колонке какие-либо настройки не используются, то они выделены серым цветом, т. е. являются недоступными для редактирования. Таким образом, создаются условия для минимизации ошибок, которые пользователь может совершить в рассматриваемом режиме работы с документом. В рамках предлагаемых настроек можно задать дополнительные настройки, например, по форме представления дробных чисел, формату представления числовой информации и информации в качестве подведенных итогов (рис. 5.47).

Рис. 5.45. Возможные настройки для выбранного наименования колонки в отчете с частично недоступными настройками (ERP-система компании.

ИНФИН) [31].

Рис. 5.46. Возможные настройки для выбранного наименования колонки в отчете со всеми доступными настройками (ERP-система компании.

ИНФИН) [31].

Рис. 5.47. Дополнительные настройки по форме представления дробных чисел, формату представления числовой информации и информации в качестве подведенных итогов (ERP-система компании ИНФИН) [31].

Важно помнить, что отчетные документы предназначены для анализа содержащейся в них информации с целью принятия оперативных и обоснованных решений. Поэтому структура подобного типа документов должна быть спроектирована таким образом, чтобы должностное лицо затрачивало на его рассмотрение как можно меньше времени.

• [1] URL: http://www.rsl.ru/.
• [2] URL: http://aleph.rsl.ru/F/?func=file&file_name=find-b&local_base=xbk.