Использование информационных систем в управлении международным бизнесом

Выпускная квалификационная работа

Использование информационных систем в управлении международным бизнесом

международный информационный управление На современном этапе развития экономики научно-технический прогресс находит свое выражение в качественных изменениях орудий труда, технологических и управленческих процессов. Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование новых информационных технологий, под которыми понимается совокупность методов и средств получения и использования информации на базе новейшей вычислительной и коммуникационной техники и широкого применения математических методов.

Соединение технологий, называемых новыми информационными технологиями, позволило перейти к повышению эффективности за счет обработки информации в режиме реального времени и не зависеть больше от человеческого фактора при подсчете, сортировке и передаче информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Формирование новых информационных и коммуникационных технологий в организациях приводит к нарушению организационной стабильности и необходимости поиска или формирования организацией иных новых структур, позволяющих перестроить их деятельность. Ранее неоспоримое достоинство процветающих организаций — устойчивая, иерархическая, функционально-организационная структура с преобладанием вертикальных связей ныне оборачивается недостатком, поскольку жесткая, инерционная организация не позволяет мгновенно реагировать на изменение требований рынка.

Информационная система, автоматизирующая сбор, подготовку и обработку информации, является лишь одной из необходимых составных частей, определяющих конечный успех организации. И именно переосмысление ряда сложившихся положений функционирования организации, создание адекватной методологии формирования и развития информационной системы управления компанией обуславливает актуальность представленной темы выпускной работы.

Таким образом, цель представленной выпускной работы — исследование теоретико-практических аспектов реализации информационной системы организации в управлении международным бизнесом.

В соответствии с целью, в представленной работе проведена попытка решить следующие задачи:

1) Определить значение информации как ключевого ресурса в развитии деятельности международных компаний.

2) Выявить тенденции формирования и развития информационных систем управления в 21 веке.

3) Изучить методические принципы организации современных информационных систем в международном бизнесе.

4) Представить принципы формирования структуры и функциональных возможностей информационной системы управления бизнесом.

5) Показать возможности развития интегрированной информационной системы управления международной компанией.

6) Провести анализ методов оценки эффективности функционирования информационной системы управления компанией.

7) Определить приоритетные направления развития информационных систем управления на базе зарубежного опыта.

8) Провести выбор оптимальных компонентов информационной системы управления международной компанией.

9) Отобрать набор критериев для оценки инвестиционного проекта формирования информационной системы управления.

Объектом исследования в представленной выпускной работе выступает современная эмпирическая база, посвященная аспектам внедрения и функционирования информационных систем в управлении международным бизнесом. Предмет исследования — отношения, возникающие между менеджментом и сотрудниками организации в процессе реализации функциональных возможностей современных систем управления в международном бизнесе.

1. Теоретические основы функционирования информационных систем в современном международном бизнесе

1.1 Значение информации как ключевого ресурса в развитии деятельности международных компаний

Информация играет все более важную роль в международном бизнесе и как ресурс, и как товар. За последние тридцать лет резко возрос объем доступной фирмам информации, а с внедрением новых коммуникационных технологий скорость доступа к информации увеличилась во много раз. Однако этот рост не всегда сопровождался соответствующим улучшением качества информации.

Существует множество видов и источников бизнес-информации. Основное разграничение заключается в том, из какого источника поступила информация:

— первичного: информация, собранная фирмой при непосредственном исследовании или взятая из отчетов об исследованиях;

— вторичного: уже кем-то собранная информация, которую предстоит проанализировать.

Все бизнес-процессы в определенной степени зависят от информации, которая необходима для снижения риска при принятии решений и разработке стратегии. Управление информацией является основной функцией управляющих в большинстве фирм, особенно в крупных компаниях и транснациональных корпорациях.

Управление информацией определяется как «получение своевременной, точной и необходимой информации и передача ее работникам всех уровней». Управление, таким образом, включает сбор, интерпретацию и хранение информации в логической системе.

Системы управления информацией, построенные, как правило, на базе какой-либо компьютерной программы, помогают привести информацию в более стройную систему, ускорить процесс доступа к ней и увеличить скорость передачи данных.

Ли обратил особое внимание на то, что «информация, равно как товары и ресурсы, превратилась в „стратегический ресурс“, от которого зависит конкурентоспособность всех фирм». В действительности информация всегда была необходима для эффективного управления, но революция, произошедшая в коммуникационных системах, увеличила объем доступной информации и сделала процесс управления информацией более сложным и важным для фирмы.

Задача бизнес-информации заключается в предоставлении менеджерам некоторой основы знаний как о внутренней среде фирмы, связанной с ее работой, так и о внешней, в которой функционирует фирма. Основная цель сбора информации состоит в том, чтобы на ее основе как можно точнее, с минимальным уровнем неопределенности, формировать знания и принимать решения. Соответственно при получении бизнес-информации акцент должен быть сделан на сборе реальных, экономических, детерминистских и безусловных фактов. Однако этот акцент может привести к сокращению числа альтернатив (следовательно, и потенциала информации) за счет исключения из рассмотрения всей информации, не отвечающей требованию строгой «релевантности». Один из парадоксов современных взглядов на информацию состоит в том, что чем выше неопределенность, тем больше возможностей для дивергенции и направлений дальнейшего развития, вытекающих из этих возможностей; фактически тогда больший объем информации приводит в некоторых случаях к сокращению числа таких направлений.

Бизнес-информацию обычно классифицируют одним из двух способов. Первый способ — по размещению источника информации, причем самое распространенное различие состоит в том, расположен источник информации внутри фирмы или же он внешний по отношению к ней. Вторым способом информацию можно классифицировать по ее предназначению. Это самая распространенная таксономия, так как компании, которые намереваются собирать информацию, делают это для достижения какой-то конкретной цели. Таким образом, для рассматриваемых ниже общепринятых категорий отличительными признаками выступают, во-первых, источник и, во-вторых, предназначение.

Внешняя информация в международном бизнесе может классифицироваться следующим образом:

1) Рыночная информация. Это огромная и сложная область, и рыночная информация сейчас по праву является основным товаром для фирм, начиная от рекламных агентств и заканчивая банками (а также для специализированных компаний, занимающихся рыночными исследованиями), конкурирующих за право предоставить информацию фирмам. Рыночная информация может быть очень разной — от конкретной (как, например, анализ структуры магазинов в узком сегменте розничного рынка) до самой общей (как анализ тенденций на мировом рынке какого-нибудь товара). От рыночной информации зависят разработки компаниями новых продуктов, маркетинговое планирование, планирование коммуникаций и рекламы, решения об экспорте, а также общие стратегические решения. Природа рыночной информации меняется в зависимости от цели и от того, какой компании предназначена эта информация; категории, по которым обычно ищется информация, включают размер и рост рынка, покупательную способность, привычки, спрос и поведение потребителей, рыночную долю и информацию о конкурентах.

2) Информация о конкурентах. Ее иногда рассматривают как часть рыночной информации, но она по праву заслуживает отдельного рассмотрения, поскольку может влиять на принятие стратегических решений, даже если рыночные условия не учитываются непосредственно. Компании могут, например, заинтересоваться, где конкуренты находят источники сырья и специалистов, для того чтобы участвовать в конкурентной борьбе за эти источники или сохранить уже имеющиеся. Известно, что точную информацию о конкурентах получить трудно, и эта область удостоилась пристального внимания благодаря таким неэтичным действиям некоторых компаний, как промышленный шпионаж.

3) Макроэкономическая и геополитическая информация. Хотя информация этого вида редко напрямую воздействует на компании, она может сыграть решающую роль при разработке долгосрочной стратегии. Например, информация о разработках в Китае помогла компаниям решить, выходить на китайский рынок или нет; примечателен тот факт, что первые иностранные компании, которые вышли на китайский рынок, обладали лучшими и наиболее достоверными источниками информации о политических и экономических переменах в Китае.

4) Информация о поставщиках. Эту информацию часто упускают из виду, но она играет не последнюю роль и при разработке новых продуктов, и при расчете практических результатов. Информация о поставщиках обычно концентрируется на таких аспектах, как издержки, надежность, качество и время доставки.

5) Внешняя финансовая информация. Компаниям, особенно крупным со сложной структурой инвестиций и (или) со сложной финансовой структурой, требуется разнообразная информация по таким вопросам, как, например, валютные курсы, динамика курсов акций, движение на рынке капитала и т. д. В последние годы на этих рынках наблюдаются тенденции к переходу в виртуальное пространство и предоставлению информации в режиме реального времени. Основная сложность для компаний и менеджеров, занимающихся сбором информации, — структурировать управление информацией, чтобы можно было собирать, ассимилировать и анализировать очень большие и чрезвычайно быстрые информационные потоки.

6) Информация о регулировании и налогообложении. Компаниям нужна информация об условиях регулирования, по всей вероятности, только для соблюдения правовых норм, а не по каким-то иным соображениям. Оценка условий регулирования тоже нужная задача, предшествующая принятию любого решения о выходе на иностранные рынки. Информация о налоговых системах важна не только для соблюдения правовых норм, но и для определения эффективного с точки зрения налоговых выплат способа ведения операций. Например, могут быть какие-то налоговые стимулы к размещению производства в одной стране, а не в другой, где планируется введение более высоких налогов.

Внутренняя информация, соответственно, имеет следующую классификацию:

1) Информация о производстве. Это пример полностью внутреннего по отношению к фирме вида информации. Компаниям-производителям нужна информация о таких вещах, как эффективность производства и производительность, издержки, отходы производства и качество. Информация о производстве важна для финансового планирования, но многие компании также опираются на нее и при маркетинговом планировании; им важно знать, способно ли производство поставлять продукцию определенного качества в объеме, достаточном для выполнения службами маркетинга и сбыта своих обязательств перед потребителями.

2) Информация о трудовых ресурсах. На сегодняшний день это «серая зона» в управлении информацией; хотя многие фирмы наладили сложную систему получения информации о рынке, конкурентах и производстве, лишь немногие имеют схожую по сложности систему для получения информации о трудовых ресурсах. Информация о трудовых ресурсах обычно сфокусирована на таких моментах, как обучение персонала и уровень квалификации, моральное состояние персонала и расходы на обеспечение кадрами. В достаточно опытных фирмах наблюдается тенденция собирать информацию о личной жизни работников. Такая система наиболее распространена в США, но встречается и в других странах; фирмы пытаются получить как можно больше информации о характерах сотрудников, внешних интересах, семейной жизни, для того чтобы лучше удовлетворять потребности работников и повышать их моральное состояние. Некоторые японские фирмы воспринимают этот вид информации как естественную часть корпоративной программы социального обеспечения для работников и их семей. Однако в других странах сотрудники иногда воспринимают сбор такой информации как вторжение в их частную жизнь.

3) Внутренняя финансовая информация. Эта категория информации описывает то, что обычно называют «показателями». Она включает основную информацию из бухгалтерского баланса о прибыли и издержках, об имуществе и обязательствах, а также большой спектр финансовых показателей, таких как коэффициент P/E (отношение рыночной цены акции к доходу по ней), отношение заработной платы к валовой выручке, показатели производительности и т. д. Такая информация обычно дает исходную картину финансового благополучия и рентабельности компании.

Касаясь источников информации, Лавин предложил классифицировать всю бизнес-информацию двумя способами. Классификация первым способом предполагает, что информация может быть либо первичной, полученной в результате исследования или анализа, инициированного фирмой, либо вторичной, полученной из каких-то уже имеющихся источников. Второй способ подразделяет информацию на внутреннюю и внешнюю по отношению к фирме. Далее Лавин классифицирует вторичные источники по характеру доступа к ним. Эти источники могут быть:

— публичными, доступными для любого исследователя;

— частными, составляющими собственность определенной компании или института (но с возможностью доступа к ним за плату);

— подписными, представляющими собой гибрид публичных и частных источников, когда информация находится в чьей-то собственности, но постоянно обновляется и становится доступной для определенного ограниченного круга подписчиков.

При поиске источников информации особое внимание нужно уделять таким вопросам, как стоимость и конкретность получаемой информации, надежность и гарантии достоверности информации. К сожалению, имеется прямая зависимость (причем обычно очень тесная) между степенью конкретности информации и стоимостью ее получения. Необходима оценка надежности информации (с заданием допустимой погрешности); она должна включать источник, срок, в течение которого информация остается актуальной, и ее анализ. Репутация источника — это одно, а использование доказательств, подтверждающих ее, или «триангуляция» информации, — совсем другое.

Приведем несколько наиболее распространенных источников бизнес-информации:

— правительственные учреждения;

— библиотеки;

— торговые ассоциации;

— компании, занимающиеся частными исследованиями и информацией;

— газеты и журналы;

— службы бизнес-информации;

— базы данных в режиме онлайн.

Число компаний, занимающихся частными исследованиями и информацией, за последние годы выросло в несколько раз; они специализируются на сборе информации о рынках и конкурентах. Газеты и журналы представляют собой источник бесплатной (обычно), но не фильтрованной информации по широкому кругу вопросов. Службы бизнес-информации чаще всего предоставляют услуги по поиску специальной и детализированной информации на основе подписки или продажи. Обычно это коммерческие организации, но такие услуги предоставляют и академические учреждения. Примером коммерческих организаций могут быть служба кредитной информации Dun & Bradstreet или компания A.C. Nielsen, занимающаяся исследованиями рынка. В качестве примера академических учреждений можно привести Centre for Economic Forecasting при London Business School, предоставляющий макроэкономические анализы и прогнозы, и Small Business Foresight, предлагающий услуги по анализу и прогнозированию для держателей акций мелких компаний.

Количество источников информации растет невероятными темпами, а в процессе поиска информации фирмы опираются на использование средств поиска в режиме он-лайн, таких как Lycos, созданный университетом Carnegie Mellon, WebCrawler, или InfoSeek. Эти средства позволяют искать информацию многими способами: одни ищут по заголовкам и названиям, другие ищут сами документы, третьи еще как-нибудь. Для подписчиков количество услуг в Интернете вообще, а также в частных сетях, таких как Microsoft Network, продолжает расти, обеспечивая доступ к конкретной, очень подробной информации.

Информационные технологии увеличили возможности доступа к первичным источникам информации внутри компании. Менеджерские информационные системы (MIS) и администраторские информационные системы (EIS) собирают информацию из таких источников, как отчеты о продажах, производственные отчеты, а также добывают информацию о рынках, финансах и производстве (см. информационные системы для руководителей). Использование усложненных баз данных сделало возможными методы маркетинга взаимодействия, а новое программное обеспечение позволило развивать автоматизированные и даже «интеллектуальные» электронные формы Очевидно, что качество информации зависит от качества информационной системы и профессионализма людей, отвечающих за входные данные.

Дибольд подчеркивает, что потребность в информации неявно присутствует в каждом действии менеджера. Он утверждает, что вся работа в современном офисе делится на шесть основных частей:

— вход, сбор необработанных данных;

— коммуникации, перемещение информации от одного источника к другому;

— обработка, преобразование информации из одной формы в другую;

— хранение, сохранение обработанной информации;

— поиск, процесс доступа к хранящимся данным;

— выход, формирование данных или информации в виде, удобном для пользователя.

Эта классификация совпадает с точкой зрения Друкера, который предложил применять в качестве отличительной черты руководителя его способность контролировать и использовать знание. Сейчас это общепринятая точка зрения; тем не менее все еще продолжаются споры относительно природы информации и степени, в которой ее можно использовать. Точка зрения прагматиков резюмирована Гарнхэмом, который считал, что информация — это функция, основная цель которой заключается в развитии рынков и увеличении прибыли. Коннел придерживается иного мнения о бизнес-информации: поскольку ее нужно интерпретировать, чтобы получить знание, то способность экономической власти контролировать информацию ограничена.

Организации используют информацию в четырех основных целях:

— для создания возможности функционировать или, говоря словами Гарнхэма, для роста прибыли и расширения рынков;

— для снижения риска и уменьшения неопределенности;

— для получения власти и средств воздействия на других;

— для контроля и оценки производительности и эффективности своей фирмы.

Различные виды информации компании склонны собирать разными способами, например, маркетинговую и сбытовую информацию — более неформально, чем финансовую и законодательную информацию, которую собирают официально. Хотя процесс сбора информации представляет собой комбинацию официальных и неофициальных схем, наблюдается тенденция к тому, чтобы использовать официальный подход к информации, касающейся регулирования, и к служебным видам информации. И все же часто сведения о лучших официальных источниках информации поступают через неофициальные каналы. Менеджеры, особенно в небольших фирмах, предпочитают обращаться к людям, а не к документам. Джинтер и Дункан, а также Шарки подтверждают это предпочтение и подчеркивают, что не следует пренебрегать внутренними источниками информации, так как зачастую они оказываются очень ценными.

Сбор информации как процесс состоит из двух частей: непрерывный сбор общих деловых сведений от неформального общения с коллегами и других контактов как часть повседневной деятельности, а также постоянная подпитка информацией из более официальных сетей, откуда поступают важные новости.

Основные навыки, которые требуются для получения и использования информации, — это поиск, анализ, структурирование, хранение и манипуляция. Галиерс отстаивает необходимость подходить к сбору новой информации, основываясь на уже имеющейся, а также важность интерпретации информации следующей фразой: «Мы предполагаем, что всего лишь набор данных, являющихся побочным результатом деятельности фирмы, обеспечит нам принятие решений, основанное на имеющейся информации. Но очень часто это приводит к тому, что мы называем „информационной перегрузкой“».

Сегодня растет сложность сбора информации и управления ею; значит, это требует все больше времени и базовых навыков, необходимых менеджерам для управления информацией, часто не хватает. Блэйер и Гордон поддерживают мнение, что растет значение контроля и управления письменной информацией в фирмах: «Менеджеры бывают перегружены массой бесполезной информации, которая часто делает запутанными действительно важные документы». Такое неправильное управление мешает правильному принятию решений и планированию и ухудшает результаты деятельности фирмы.

Главной движущей силой сбора и анализа бизнес-информации является повышение конкурентоспособности. Сейчас для эффективного использования информации фирмы чаще всего используют компьютер и телекоммуникационные технологии. Пользу от улучшения процесса обмена информацией можно описать как улучшение взаимоотношений с клиентами и поставщиками, оптимизацию операций в бизнесе, а также более быстрый доступ к ресурсам и услугам экспертов.

Однако сейчас все чаще стали признавать, что одной информации недостаточно. Для того чтобы использовать информацию эффективно, фирмы должны обладать механизмами «трансформации» информации в знание и использования этого знания как имущества. Несмотря на то что десять лет назад учебники по менеджменту и статьи в журналах провозглашали информацию как самый ценный товар, сейчас акцент делается на знании. Успех компании в будущем, по-видимому, зависит только от понимания взаимосвязи между ними, а также от того, насколько правильно компания ими управляет.

1.2 Тенденции формирования и развития информационных систем управления в 21 веке

Современные информационные системы представляют собой совокупность средств и методов, обеспечивающих реализацию комплекса операций процесса управления и принятия решения. Обязательными элементами процесса являются наличие поэтапного плана и методов решения, а также их информационное обеспечение. Работа по сбору, обработке и оценке информации проводится на всех этапах процесса принятия решений.

Информационная система создается для конкретного объекта. Эффективная информационная система принимает во внимание различия между уровнями управления, сферами действия, а также внешними обстоятельствами и дает каждому уровню управления только ту информацию, которая ему необходима для эффективной реализации функций управления.

Эволюция информационных технологий тесно связана с развитием новых моделей корпоративного бизнеса. Любая информационная система (далее ИС) управления формируется на основе современной концепции офисной деятельности. Офис рассматривается как сложная система, синтезирующая ряд многоцелевых электронных технологий. Главными компонентами современного офиса являются: технические средства, их программное обеспечение, производственные площади, здания, на которых располагается персонал управления. Помещение офиса, взятое в совокупности со всеми применяющимися в нем техническими средствами, составляют так называемую Intelligent Building System. Такие системы должны создавать максимально благоприятные условия для работы, обеспечивая управленческому персоналу комфорт и безопасность, наличие и разветвленность телефонных сетей, спутниковой связи, локальных и глобальных сетей.

В рыночных условиях большинство предприятий преследует следующие цели: применить современные рыночные методы анализа, планирования и контроля в финансово-хозяйственной деятельности; повысить уровень управляемости и надежности работы; обеспечить эффективное и согласованное взаимодействие между подразделениями; снизить долю рутинных операций, освободив время для интеллектуального труда. Достижение этих целей приводит к таким конкретным и ощутимым выгодам, как снижение издержек, оптимизация управления, эффективный контроль за происходящими процессами.

В настоящее время организации, ради выживания и приспособления к непрерывно изменяющимся условиям существования, реформируют свою структуру и организацию работ, систему управления. Но внедрение и использование информационных технологий управления предприятием не всегда гарантирует успех, даже если используется дорогая западная система. Объяснений этому может быть несколько:

1) Изменение условий рыночного хозяйствования и структурная перестройка экономики. Большинство предприятий, как правило, не готовы к внедрению формализованных управленческих процедур, ориентированных на рыночные отношения и основанных на четком регламенте учета, анализа, планирования-прогнозирования и контроля. Автоматизация управления «как есть сегодня» или «как есть вчера» в большинстве случаев не поддерживает управленческий учет, и это несмотря на то, что многие акционерные общества и фирмы, как сложившиеся производственные структуры, работали во времена планового ведения хозяйства. Деятельность предприятия должна быть сориентирована на работу в постоянно изменяющихся условиях рынка. При этом необходимо не только эффективное управление, но и пристальное внимание к конъюнктуре рынка, планирование работы с учетом всех происходящих изменений. Готовых решений для проблем такого масштаба практически нет.

2) Слабо развитая инфраструктура рынка (моральное устаревание линий связи и телекоммуникаций) ограничивает масштабное применение информационных систем.

3) Дефицит квалифицированных специалистов. Для разработки и дальнейшего сопровождения ИСУ требуются специалисты, способные поддержать и развивать систему при постоянных изменениях.

Мировой опыт показывает, что при создании прикладного программного обеспечения (далее ПО) на проектирование информационных потоков и моделирование будущего взаимодействия пользователя с самой программой в процессе решения требуемых задач идет свыше трех четвертей бюджета. Эта пропорция имеет тенденцию к дальнейшему росту. Экономия на проектных исследованиях снижает общий уровень затрат, но в дальнейшем с высокой вероятностью приводит к неэффективным решениям.

Научные исследования и практика формирования и развития ИС свидетельствуют о необходимости переосмысления методологических основ управления, дополнения их положениями, отражающими современные условия экономики; формирование и развитие новых информационных технологий должно проходить поэтапно и параллельно с реструктуризацией и оптимизацией функциональных подсистем и задач на уровне хозяйствующих субъектов. В сложившихся условиях фирмы по тем или иным причинам занимают определенные позиции в вопросах интеграции информационных систем управления: от ориентации на полнофункциональные программные технологии до внедрения отдельных модулей и систем, автоматизирующих различные участки работы.

Первый вариант выбирают фирмы, имеющие достаточно устойчивую организационно-финансовую структуру с резервами роста, налаженными и надежными процессами производства, снабжения и сбыта. Для оптимизации своих управленческих процессов такое предприятие может пойти на существенные инвестиции в собственную инфраструктуру.

Второй вариант предпочтителен для предприятий, у которых еще недостаточно развит регулярный менеджмент и отлажены деловые процессы.

Подход, основанный на фрагментарной автоматизации бухгалтерии и других участков работы, может оказаться вполне приемлемым для решения задач в краткосрочной перспективе. Поэтапное внедрение специализированных компьютерных программ позволяет решить первоочередные проблемы и подготовить почву для дальнейшего серьезного технологического перевооружения.

Существуют организации, которые воспринимают компьютерные технологии как излишество и не видят реальной пользы от их внедрения или использования.

Таким образом, современные фирмы и организации ищут такие формы интеграции новых информационных систем, которые давали бы инструмент эффективного управления, адекватно реагирующего на процессы структурной перестройки экономики.

1.3 Методические принципы организации современных информационных систем в международном бизнесе

Развитие систем и средств вычислительной техники, расширенное их внедрение во все сферы науки, техники, сферы обслуживания и быта привели к необходимости объединения конкретных вычислительных устройств и реализованных на их основе информационных систем в единые информационно-вычислительные системы (далее ИВС) и среды.

Одной из ключевых проблем в развитии ИВС в международном бизнесе является проблема совместимости программных средств. Решение проблем совместимости привело к разработке большого числа международных стандартов и соглашений в сфере применения информационных технологий и разработки информационных систем. Основополагающим понятием стало понятие открытые системы.

Термин «открытая система» сегодня можно определить, как «исчерпывающий и согласованный набор международных стандартов на информационные технологии и профили функциональных стандартов, которые специфицируют интерфейсы, службы и поддерживающие их форматы, чтобы обеспечить взаимодействие и мобильность программных приложений, данных и персонала».

Это определение, сформулированное специалистами института IEEE (Institute of Electrical and Electronic Engineers), унифицирует содержание среды, которую предоставляет открытая система для широкого использования. В настоящее время общепризнанным координационным центром по разработке и согласованию стандартов открытых систем является OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards).

Общие свойства открытых информационных систем можно сформулировать следующим образом:

1) расширяемость / масштабируемость — обеспечение возможности добавления новых функций ИС или изменения некоторых уже имеющихся при неизменных остальных функциональных частях ИС.

2) мобильность / переносимость — обеспечение возможности переноса программ и данных при модернизации или замене аппаратных платформ ИС и возможности работы с ними специалистов, пользующихся ИТ, без их переподготовки при изменениях ИС.

3) взаимодействие — способность к взаимодействию с другими ИС (технические средства, на которых реализована информационная система, объединяются сетью или сетями различного уровня — от локальной до глобальной).

4) стандартизуемость — ИС проектируются и разрабатываются на основе согласованных международных стандартов и предложений, реализация открытости осуществляется на базе функциональных стандартов (профилей) в области информационных технологий.

5) дружественность к пользователю — развитые унифицированные интерфейсы в процессах взаимодействия в системе «человек-машина» позволяют работать пользователю, не имеющему специальной «компьютерной» подготовки.

Новый взгляд на открытые системы определяется тем, что эти черты рассматриваются в совокупности, как взаимосвязанные, и реализуются в комплексе, что вполне естественно, поскольку все указанные выше свойства дополняют друг друга. Только в совокупности возможности открытых систем позволяют решать проблемы проектирования, разработки и внедрения современных информационных систем в деятельность международных корпораций.

Обобщенная структура любой ИС может быть представлена двумя взаимодействующими частями:

— функциональная часть, включающая прикладные программы, которые реализуют функции прикладной области;

— среда или системная часть, обеспечивающая исполнение прикладных программ.

С этим разделением тесно связаны две группы вопросов стандартизации:

— стандарты интерфейсов взаимодействия прикладных программ со средой ИС, прикладной программный интерфейс (Application Program Interface — API);

— стандарты интерфейсов взаимодействия самой ИС с внешней для нее средой (External Environment Interface — EEI).

Эти две группы интерфейсов определяют спецификации внешнего описания среды ИС — архитектуру, с точки зрения конечного пользователя, проектировщика ИС, прикладного программиста, разрабатывающего функциональные части ИС.

Спецификации внешних интерфейсов среды ИС и, как будет видно далее, спецификации интерфейсов взаимодействия между компонентами самой среды, — это точные описания всех необходимых функций, служб и форматов определенного интерфейса. Совокупность таких описаний составляет «эталонную модель открытых систем».

Эта модель используется более 20 лет и определяется системной сетевой архитектурой (SNA), предложенной IBM в 1974 году. Она основана на разбиении вычислительной среды на семь уровней, взаимодействие между которыми описывается соответствующими стандартами и обеспечивает связь уровней вне зависимости от построения уровня в каждой конкретной реализации (рис. 1.1). Основным достоинством этой модели является детальное описание связей в среде с точки зрения технических устройств и коммуникационных взаимодействий. Вместе с тем она не принимает в расчет взаимосвязь с учетом мобильности прикладного программного обеспечения.

Рисунок 1.1 Семиуровневая модель взаимодействия информационных систем [7]

Эталонная модель среды открытых систем (OSE/RM) определяет разделение любой информационной системы на приложения (прикладные программы и программные комплексы) и среду, в которой эти приложения функционируют. Между приложениями и средой определяются стандартизованные интерфейсы, которые являются необходимой частью профилей любой открытой системы. Кроме того, в профилях ИС могут быть определены унифицированные интерфейсы взаимодействия функциональных частей друг с другом и интерфейсы взаимодействия между компонентами среды ИС.

Методологически важно наряду с рассмотренными моделями среды ИС предложить модель создания ИС, которая имела бы те же аспекты функциональных групп компонентов (пользователи, функции, данные, коммуникации). Такой подход обеспечит сквозной процесс проектирования и сопровождения на всех стадиях эксплуатации ИС, а также возможность обоснованного выбора стандартов на разработку систем и документирование проектов.

Определение «компания» является сложной онтологической понятийной структурой, состоящей из определенной совокупности сущностей и взаимосвязей (рис. 1.2).

Рисунок 1.2 Онтологическое поле современной компании [12]

Взаимодействия между ее элементами, определяемые бизнес-логикой и закрепленные в наборе бизнес-правил, и являются деятельностью компании. Информационная система отражает логику и правила, организуя и преобразуя информационные потоки, автоматизирует процессы работы с данными и информацией и визуализирует результаты в виде наборов отчетных форм. Поэтому для начала следует создать бизнес-модель предприятия, являющуюся отображением предприятия и его информационно-управляющей системы. При создании модели формируется язык общения руководителей предприятия, консультантов, разработчиков и будущих пользователей, позволяющий выработать единое представление о том, ЧТО и КАК должна делать система управления предприятием (корпоративная система управления).

Такая бизнес-модель — осязаемый результат, с помощью которого можно максимально конкретизировать цели внедрения ИС и определиться со следующими параметрами проекта:

— основные цели бизнеса, которые можно достичь посредством автоматизации процессов;

— перечень участков и последовательность внедрения модулей ИС;

— фактическая потребность в объемах закупаемого программного и аппаратного обеспечения;

— реальные оценки сроков развертывания и запуска ИСУ;

— ключевые пользователи ИС и уточненный список членов команды внедрения;

— степень соответствия выбранного вами прикладного программного обеспечения специфике бизнеса вашей компании.

В основе модели всегда лежат бизнес-цели предприятия, полностью определяющие состав всех базовых компонентов модели:

1) бизнес-функции, описывающие, «что» делает бизнес;

2) основные, вспомогательные и управленческие процессы, описывающие, «как» предприятие выполняет свои бизнес-функции;

3) организационно-функциональную структуру, определяющую, «где» исполняются бизнес-функции и бизнес-процессы;

4) фазы, определяющие, «когда» (и в какой последовательности) должны быть внедрены те или иные бизнес-функции;

5) роли, определяющие, «кто» исполняет бизнес-функции и «кто» является «хозяином» бизнес-процессов;

6) правила, определяющие связь и взаимодействие между предыдущими пятью пунктами.

После построения бизнес-модели можно приступать к формированию модели проектирования, реализации и внедрения самой ИС (рис. 1.3).

Рисунок 1.3 Процесс реализации ИС [19]

Опыт создания и использования «заказных» ИС позволяет условно выделить следующие основные этапы их жизненного цикла:

1) определение требований к системе и их анализ — определение того, что должна делать система.

2) проектирование — определение того, как система будет делать то, что она должна делать; проектирование — это прежде всего спецификация подсистем, функциональных компонентов и способов их взаимодействия в системе.

3) разработка — создание функциональных компонентов и отдельных подсистем, соединение подсистем в единое целое.

4) тестирование — проверка функционального соответствия системы показателям, определенным на этапе анализа.

5) внедрение — установка и ввод системы в действие.

6) функционирование — штатный процесс эксплуатации в соответствии с основными целями и задачами ИС.

7) сопровождение — обеспечение штатного процесса эксплуатации системы на предприятии заказчика.

Жизненный цикл ИС формируется в соответствии с принципом нисходящего проектирования и, как правило, носит спирально-итерационный характер. Реализованные этапы, начиная с самых ранних, циклически повторяются в соответствии с изменениями требований и внешних условий, введением дополнительных ограничений и т. п. На каждом этапе жизненного цикла порождается определенный набор технических решений и документов, при этом для каждого этапа исходными являются документы и решения, принятые на предыдущем этапе. Жизненный цикл ИС заканчивается, когда прекращается ее программное и техническое сопровождение.

Внедрение информационных технологий и реализованных на их основе информационных систем в повседневную деятельность предприятия дает ему тактические и долгосрочные преимущества в бизнесе. Стремление руководства к использованию ИТ может остаться лишь благими намерениями, если оно не будет следовать сложившимся требованиям и правилам разработки, проектирования и внедрения ИТ.

Следование требованиям стандартов при разработке ИС автоматически приводит к тому, чтобы само предприятие — внешняя среда для ИС — также отвечало необходимым требованиям: определение и стандартизация классов пользователей и объектов, топология потоков данных и работ, архитектура наследуемых систем, состояние бизнес-процессов и т. д.

Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью определенных ресурсов за определенное время входы процесса преобразуются в выходы — в результаты, представляющие ценность для потребителя и приносящие прибыль изготовителю.

Бизнес-процесс в масштабах предприятия реализуется в виде сети основных, вспомогательных, поддерживающих и управленческих процессов, как представлено на рисунке 1.4.

Рисунок 1.4 Иерархия бизнес-процессов в компании [16]

При этом разделение на основные и вспомогательные процессы в определяющей степени зависит от предметной области и направления деятельности предприятия: для производственной компании, например, деятельность юридического отдела является вспомогательной, а для юридической или консалтинговой фирмы — основной. Идентификация процессов является обязательным условием, без реализации которого невозможна информатизация деятельности.

Руководители предприятия, решившиеся на внедрение ИТ, должны твердо усвоить: начало работ по проектированию информационной системы чаще всего влечет за собой обязательный реинжиниринг бизнес-процессов. Реинжиниринг представляет собой множество методик и рекомендаций, среди них нужно выбрать те, которые наилучшим образом удовлетворяют поставленным целям.

Реинжиниринг бизнес-процессов — это совокупность методов и действий, служащих для перепроектирования процессов в соответствии с изменившимися условиями внешней и внутренней среды и / или целями бизнеса.

Реинжиниринг деловых процессов и функций начинается с пересмотра целей предприятия, его структуры, анализа потребностей внутренних пользователей и рынка, производимых продуктов и услуг (рис. 1.5).

Рисунок 1.5 Реинжиниринг бизнес-процессов на базе модернизации ИС [25]

Перепланирование целей и задач предполагает пересмотр политики предприятия и ответа на следующие вопросы:

— Какие новые вызовы предъявляют нам изменившиеся условия бизнеса?

— Что представляет собой предприятие сейчас, и что мы хотим от него в будущем?

— Каких именно потребителей мы обслуживаем, насколько мы удовлетворяем их требования и ожидания, и что нужно сделать для привлечения новых?

— Какие именно показатели определяют эффективность деятельности предприятия, производительность труда и качество продукта, является ли это определение полным и адекватным?

— Какие именно информационные технологии и средства помогут нам в этом?

Для ответа на эти ключевые вопросы необходимо в первую очередь провести детальное описание бизнес-архитектуры предприятия, его бизнес-логики, построить функциональную модель взаимодействия бизнес-процессов, ресурсов и персонала и отразить ее в архитектуре ИС, содержании модулей информационных подсистем и визуализации форм представления информации. Необходимо также иметь методики и инструменты реорганизации процессов, решения прикладных задач и управления проектом реинжиниринга.

Описание бизнес-архитектуры позволяет:

1) построить схему основных потоков данных, работ, движения финансов и документов;

2) понять, как информация распределяется между подразделениями, и кто является конечным пользователем в том или ином бизнес-процессе;

3) описать взаимодействие процессов и модулей информационной системы;

4) определить критическую важность видов информации для конкретных уровней управления предприятием;

5) выявить дублированные структуры и связи.

Результатом такого описания является:

— уточненная карта сети процессов;

— матрица взаимосвязей процессов и подразделений, вовлеченных в эти процессы;

— информация о том, какие системы автоматизации существуют, при выполнении каких операций применяются, где и какие данные используются, какие системы автоматизации и информатизации необходимо разработать;

— функциональные схемы потоков данных (Data Flow), работ (Work Flow), финансовых потоков (Cash Flow), потоков управленческих воздействий (Control Flow) и документооборота (Doc Flow).

Функциональная модель поможет составить точные спецификации всех операций, процедур и взаимосвязей между ними. Такая модель, если она построена правильно, обеспечивает исчерпывающее описание функционирующего процесса и всех имеющихся в нем потоков информации. Эта модель описывает состояние «Как есть» (As Is). По результатам анализа возможных путей улучшения от реальной модели нужно перейти к модели, характеризующей улучшения: модель «Как будет» (As To Be), вариант «Как должно быть» (рис. 1.6).

Рисунок 1.6 Схема реинжиниринга бизнес-процесса [30]

Реинжиниринг бизнес-процессов является сложным и многоаспектным проектом, требующим тщательного планирования и проработки деталей. В приложении 1 показаны основные этапы реинжиниринга.

Таким образом, разработка и интеграция информационной системы управления международным бизнесом является сложной с методологической точки зрения задачей, в процессе решения которой необходимо задействовать все системные элементы организации.

2. Практические аспекты построения информационной системы управления международным бизнесом

2.1 Формирование структуры и функциональных возможностей информационной системы управления бизнесом

Корпоративная информационная система управления предприятием является, по существу, естественным преемником эволюционного развития автоматизированных систем управления предприятиями. Новые экономические условия привели к изменению условий управления предприятиями и, как следствие, предъявили новые требования к автоматизированным информационным системам, главными из которых являются:

— определение и эффективное использование комплексных показателей в системах управленческого и бухгалтерского учета, улучшающих информационное обеспечение оперативного управления предприятия;

— наличие комплексной системы управления финансовым состоянием предприятия, объединенной с информационными базами данных подразделений;

— наличие корпоративной сети, построенной по архитектуре клиент-сервер, как основной информационной магистрали предприятия;

— наличие единого информационного пространства всего предприятия, в состав которого входят информационная структура обеспечения, типовая структура программного и информационного обеспечения оптимального планирования работ и другие информационные подсистемы основного производства, фактографические базы данных, административные базы документов, базы прецедентов и объединяющий их компонент — предметно-ориентированное хранилище данных, позволяющее использовать всю накопленную информацию для процесса принятия управленческих решений;

— повышение качества управления за счет более оперативного и полного использования информации о ходе производственного процесса, о материальных, финансовых, энергетических потоках и затратах, о запасах сырья;

— повышение гибкости управления и информационное обеспечение основной производственной деятельности.

Принцип работы ИС совершенно иной, чем в АСУ. Современная информационная система предприятия должна быть ориентирована не только на задачи, но и на реализацию рациональных бизнес-процессов соответствующей организационно-штатной структурой с помощью стандартной системы документооборота.

Эффективное управление предприятием является необходимым компонентом его успешного функционирования в рыночных условиях. Сложность управления крупными акционерными обществами связана с огромными информационными потоками, которые должны быть «переварены» самыми разными управленческими службами. Поэтому необходимая степень оперативности информационного обслуживания процесса управления в настоящее время возможна лишь в условиях применения современных информационных систем и технологий.

Основными достоинствами сформированной информационной системы являются:

— ориентация на создание и эффективное применение корпоративных распределенных процессов формирования вариантов решений для руководящего состава предприятия;

— автоматизированная поддержка применения методического обеспечения анализа, оценки и прогноза деятельности предприятия;

— информационная преемственность с базами данных и файловыми системами «старой» АСУ предприятия;

— обеспечение достоверности и целостности данных в случае информационного обмена не только внутри предприятия, но и при выходе на внешних абонентов;

— высокая гибкость и адаптация при изменениях во внешней рыночной среде;

— мобильность на основе телекоммуникационных технологий;

— возможность распределять функции между серверами и рабочими станциями клиентов.

«Стандартная» бухгалтерская информация была недостаточной для целей управления. Она не содержала, например, подробных оперативных данных по затратным центрам (подразделениям) и затратным объектам (видам продукции) для произвольных периодов времени с целью анализа и выработки мероприятий по снижению себестоимости. Бухгалтерский учет лишь констатирован факты, как работало предприятие за прошлый период, с запаздыванием минимум на месяц.

По нашему мнению, концепция и основные функциональные компоненты оптимальной информационной системы управления должны динамично выстраиваться на методологии комплексного реинжиниринга, а также гибкого управления, что в конечном итоге дает ощутимый результат в более адекватном управлении бизнес — процессами.

Процесс управления рассматривается как совокупность взаимосвязанных действий, выбранных на основании определенной информации и направленных на поддержание или улучшение функционирования объекта управления в соответствии с поставленными целями, а под процессом гибкого управления понимается управление, которое по сравнению со сложившимся, оперативнее и адекватнее реагирует на все изменения во внутренней производственной и внешней рыночной среде и завершается принятием эффективных управленческих решений (под эффективным управленческим решением понимается решение, принимаемое на основе многокритериальных оценок путем выбора лучшего из приемлемых эффективных и обеспечивающее самые предпочтительные конечные результаты деятельности).

Организация гибкого управления выстраивается на гибкости, непрерывности планирования. Принцип непрерывности планов заключается в том, что на каждом предприятии процессы планирования, организации и управления производством, как и трудовая деятельность, являются взаимосвязанными между собой и должны осуществляться постоянно и без остановки. Непрерывность планирования позволяет сделать возможным постоянный контроль, анализ и модификацию планов при изменении как внутренней, так и внешней среды. Принцип гибкости планов тесно связан с непрерывностью планирования и предполагает возможность корректировки установленных показателей и координации планово — экономической деятельности предприятия.