Компьютерные технологии в документоведении банка

ЗАО «Первый украинский международный банк» — одно из наибольших финансово-банковских учреждений в Украине, которое стабильно работает в условиях постоянной конкуренции на рынке банковских услуг и стремится быть современным конкурентоспособным банком.

ПУМБ — надежный финансовый партнер, предлагающий качественное и комфортное обслуживание.

Сегодня услугами банка пользуются все категории населения, которое предопределяет ведущую позицию банка на рынке розничных банковских услуг Украины.

Объект исследования: ЗАО «Первый украинский международный банк».

Предмет исследования: компьютерные технологии в документоведении.

Цель: исследовать и предложить пути усовершенствования компьютерных технологий в документоведении.

Задачи исследования:

ь дать общую характеристику ЗАО «Первый украинский международный банк»;

ь исследовать документационное обеспечение управления;

ь охарактеризовать автоматизацию рабочего места в банке;

ь проанализировать программное обеспечение, используемое на рабочем месте;

Структура работы: работа состоит из четырех разделов, введения, выводов, списка использованной литературы.

Первый раздел посвящен общей характеристике ЗАО «Первый украинский международный банк».

Во втором разделе приводится характеристика системы документационного обеспечения. Также описан документооборот, приведена характеристика работы с документацией.

Третий раздел посвящен анализу компьютерных технологий, используемых на рабочем месте, а также охарактеризовано программное обеспечение рабочего места.

В четвертом разделе приводится описание сайта банка, что и является индивидуальным заданием.

Методы исследования: практический, аналитический, документальный, обзор литературных источников.

1. Общая характеристика ЗАО «Первый Украинский Международный Банк»

1.1 Экономико-правовые основы работы банка

ПУМБ (Первый Украинский Международный банк) — современный, открытый, динамично развивающийся банк.

Начав свою деятельность в 1991 году, ПУМБ постепенно расширил спектр услуг и по главным финансовым показателям вошел в десятку крупнейших украинских банков, закрепив за собой репутацию стабильного и надежного финансового института. Согласно данным Нацбанка Украины, по размеру общих активов (17,866 млрд. грн.) на 1 января 2010 года ПУМБ занимал 14-е место среди 181 действовавшего в стране банка.

Банк зарегистрирован по юридическому адресу: ул. Университетская 2а, г. Донецк, 83 001, Украина. ПУМБ имеет 11 банков, работающих в крупнейших деловых и промышленных центрах Украины: Днепропетровске, Донецке, Харькове, Киеве, Луганске, Львове, Мариуполе, Николаеве, Одессе, Севастополе, Запорожье. Сеть отделений Банка насчитывает 124 отделения, которые расположены почти во всех областях Украины (за исключением Закарпатской области). Банк имеет представительство в Лондоне (Великобритания), деятельность которого приостановлена на неопределенный срок. Клиенты ПУМБ имеют возможность получать банковские и информационные услуги не только через сеть банков и отделений, но и с помощью банкоматов, POS-терминалов, системы «Клиент-Банк», сервисов Internet Banking и GSM Banking.

Деятельность ПУМБ определяется Уставом и внутренними документами, разработанными в соответствии с законодательством Украины и требованиями Национального банка Украины. Банк в своей деятельности также руководствуется следующими законодательными актами Украины: Конституция Украины, ЗУ «О банках и банковской деятельности» и др.

Материнской компанией ПУМБ являются ООО «СКМ Финанс», владеющий 89,87% акций Банка. Органами управления Банка является Общее Собрание акционеров, Наблюдательный Совет и Правление.

В течение отчетного 2009 года не было слияния, присоединения, разделения или выделения Банка. По исполнению требований Закона Украины «О банках и банковской деятельности» в 2009 году Банк был реорганизован путем преобразования Закрытого акционерного общества «Первый Украинский Международный банк» в Публичное акционерное общество «Первый Украинский Международный банк».

1.2 Цели, задачи и основные виды деятельности

Сегодня услугами банка пользуются все категории населения, что обуславливает ведущую позицию банка на рынке розничных банковских услуг Украины. Банк сосредотачивает свои усилия на создании способствующих и выгодных условий обслуживания клиентов, расширении перечня банковских услуг, увеличении присутствия на рынке продуктов и услуг.

В банке внедрены передовые информационные технологии, обеспечивающие качественно новый уровень сервиса для клиентов. Операционная система банка базируется на производительной бизнес-платформе IBM AS/400. Центральный сервер территориально дублирован, что гарантирует полную сохранность данных об остатках на счетах клиентов, и обеспечивает работоспособность банка при любых катаклизмах. Собственный процессинговый центр быстро и надежно обрабатывает транзакции с использованием платежных карт ПУМБ и двух десятков банков-партнеров. Самая совершенная на Украине система «Клиент-банк» обеспечивает возможность удаленного управления как личными счетами, так и финансами корпораций.

Основная миссия ПУМБ — создание комфортных условий для быстрой и эффективной работы с клиентами и партнерами; достижение того, чтобы клиент чувствовал только комфорт и удовольствие при обслуживании.

Стратегия ПУМБ основана на существующем опыте работы, корпоративном и розничном рынках. Согласно Стратегии развития, Банк осуществит меры по улучшению системы управления бизнесом, повышения эффективности бизнес-процессов. Важным компонентом внутренних изменений будет повышение квалификации сотрудников Банка. Целью реализации проектов по внутреннему совершенствованию Банка является поддержание развития коммерческой деятельности, сокращение операционных расходов и обеспечение жесткого контроля различных рисков.

ЗАО «Первый украинский международный банк» — первый украинский банк, финансовая отчетность которого составляется в соответствии с международными стандартами учета и подтверждается ведущими аудиторскими компаниями.

Корпоративные принципы: преданность делу, законность, профессионализм, откровенность, безопасность, конфиденциальность, ответственность.

ПУМБ является универсальным банком, который предоставляет широкий спектр банковских услуг крупным и средним предприятиям, предприятиям малого и среднего бизнеса, частным лицам с высоким и средним уровнем доходов.

Согласно Закону Украины «О банках и банковской деятельности» и на основании полученных от Национального банка Украины банковских лицензий и письменных разрешений ПУМБ осуществляет следующие виды деятельности:

— принимает вклады (депозиты) от юридических и физических лиц;

— открывает и сопровождает текущие счета банков и клиентов;

— размещает привлеченные средства от своего имени и на собственный риск;

— предоставляет гарантии, поручительства и иные обязательства от третьих лиц;

— предоставляет услуги по ответственному хранению и предоставлению в аренду сейфов для хранения ценностей и документов;

— выпускает, покупает, продает и обслуживает чеки, векселя и другие оборотные платежные инструменты;

— выпускает банковские платежные карточки и осуществляет операции с их использованием;

— осуществляет операции с валютными ценностями;

— осуществляет операции покупки и продажи ценных бумаг от своего имени и по поручению клиентов;

— эмитирует собственные ценные бумаги;

— осуществляет инвестиции в уставные фонды и акции других юридических лиц;

— осуществляет депозитарную деятельность и деятельность по ведению реестров владельцев именных ценных бумаг.

Особое внимание уделяется определению потребностей клиентов, предоставлению разнообразных услуг, совершенствование внутренних бизнес-процессов и созданию как можно более комфортных условий, которые будут способны удовлетворить самых требовательных клиентов.

На рисунке 1.1. показана организационная структура ПУМБ.

Органами управления ПУМБ являются: Общее Собрание акционеров; Наблюдательный совет; Правление.

Наблюдательный Совет является коллегиальным органом Банка, осуществляющим защиту прав акционеров, осуществляет контроль за деятельностью Правления и регулирования его деятельности. Наблюдательный Совет банка, члены которого избираются Общим Собранием акционеров, собирается в соответствии с утвержденным графиком заседаний или инициативы любого члена Наблюдательного Совета или Правления.

В конце 2009 г. Наблюдательный Совет ПУМБ состоял из представителей ООО «СКМ ФИНАНС»:

1. Хорст Бэк — Председатель Наблюдательного Совета с 15.04.2005 г.;

2. Попов Олег Николаевич — Член Наблюдательного Совета с 20.12.2007 г.;

3. Архипов Илья Валерьевич — Член Наблюдательного Совета с 20.12.2007 г.;

4. Курилко Сергей Евгеньевич — Член Наблюдательного Совета по 2.02.2009 г.;

5. Дугадко Анна Александровна — Член Наблюдательного Совета с 1.12.2009 г.

Распределение акций между акционерами Банка был следующим:

— Юридические лица: ООО «СКМ Финанс» — 89,87%, USH Ukrainian Steel Holdings Ltd — 10,00% (минус одна акция);

— Физические лица: Бандура Анна Анатольевна — 0,13%

Правление является исполнительным органом Банка, руководит текущей деятельностью Банка, осуществляет формирование фондов, необходимых для уставной деятельности Банка и несет ответственность за эффективность его работы согласно принципам и порядку, установленными законодательством Украины, Уставом, решениями Общего собрания акционеров и Наблюдательного Совета. В Банке также действуют следующие исполнительные комитеты: Комитет по управлению активами и пассивами; Кредитный комитет; Комитет по тарифам и условиям; Бюджетный комитет.

Сложившаяся корпоративная культура Банка способствует выполнению стратегических планов. Основные её черты — здоровая консервативность в поведении, соединенная с максимальным поощрением выявления деловой инициативы по нацеленности на окончательный результат.

1.3 Оценка финансовой стабильности. Управление рисками

Прибыль ПУМБ до налогообложения и расходов на резервы под обесценение кредитов по итогам 2009 года составил 916 млн. грн, что на 309 млн. грн. превышает результат предыдущего года.

Росту способствовали совершенствование системы управления активами и пассивами, расширение ряда услуг, эффективной тарифной политики, вследствие чего:

— чистый процентный доход увеличился с 724 млн. грн. в 2008 году до 1 054 млн. грн. в 2009 году;

— чистый комиссионный доход увеличился с 197 млн. грн. до 202 млн грн;

— торговый доход увеличился с 90 млн. грн. до 112 млн. грн.

Рост дохода за всеми главными составляющими операционного дохода компенсировали увеличение административных и прочих операционных расходов с 440 млн. грн. до 540 млн. грн. и обусловили рост прибыли до налогообложения и расходов на резервы под обесценение кредитов. Однако, существенные расходы на формирование резервов под обесценение кредитов определили отрицательный финансовый результат Банка — 830 млн. грн.

Отчет о финансовом положении ПУМБ отображен в приложении 1, 2, 3.

Банковской деятельности присущ риск, которым управляют с помощью постоянного процесса выявления, оценки и контроля рисков, с учетом лимитов риска и др. средств контроля. Процесс управления рисками является решающим для постоянной доходности. Каждый сотрудник Банка несет ответственность за влияние рисков, имеющих отношение к его обязанностям. В процессе деятельности ПУМБ сталкивается с кредитным риском, риском ликвидности, процентным, валютным и операционным рисками.

Политика управления рисками в ПУМБ разработана с учетом требований и рекомендаций «Положения об организации операционной деятельности в банках Украины», «Методических указаний относительно организации и функционирования систем риск-менеджмента в банках Украины», с использованием нормативных документов НБУ, а также внутренних положений и методик, регулирующих принятие рисков.

Банк подвергается кредитному риску, который представляет собой риск неисполнения контрагентами своевременно своих обязательств. ПУМБ структурирует уровни кредитного риска путем утверждения кредитных лимитов в отношении суммы риска.

Процентный риск возникает вследствие возможности того, что колебания процентных ставок повлияет на будущие денежные потоки и справедливую стоимость финансовых инструментов. Управление процентным риском в 2009 году осуществлялось путем поддержания большого спрэда, который способен компенсировать неблагоприятные изменения рыночных процентных ставок.

Риск ликвидности — это риск несостоятельности Банка выполнить свои платежные обязательства на дату их погашения в процессе обычной хозяйственной деятельности и в напряженных условиях. В 2009 году Банк продолжал использовать систему управления риском ликвидности, которая имеет три уровня: стратегическое, тактическое и оперативное.

Валютный риск — это риск, связанный с влиянием колебания обменных курсов на стоимость финансовых инструментов. Валютный риск зависит от размера открытых валютных позиций Банка и от направления и амплитуды движения валютных курсов. Для ограничения валютного риска в 2009 году в Банке действовал лимит на размер открытых валютных позиций, установленный акционерами Банка, и лимиты открытой валютной позиции, установленные Национальным банком Украины.

Операционный риск — это риск потери вследствие отказа системы, ошибки персонала, мошенничества или внешних событий. Для анализа операционного риска в 2009 г. Банк продолжал использовать систему индикаторов операционного риска. По этой системе есть налаженный сбор информации от подразделений Банка о случаях проявления операционного риска.

По кризисному варианту развития экономики все виды рисков значительно усиливаются. Сейчас нельзя выделить конкретный вид риска, который является доминирующим, так как все виды рисков оказались очень взаимосвязаны. И только комплексный подход к решению вопроса минимизации рисков с участием многих сторон позволяет действительно эффективно управлять рисками при условии экономического кризиса в стране.

2. Система документационного обеспечения управления на предприятии.

2.1 Нормативно-методическое регулирование делопроизводства в шахтоуправлении ПУМБ

автоматизация банк управление финансовый Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

— правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

— организовать документооборот;

— обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных, правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности предприятия, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

1. Законодательные акты Украины в сфере документации и информации;

2. Указы и распоряжения Президента Украины, постановления Кабинета министров Украины в сфере делопроизводства;

3. Нормативные правовые акты областных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

4. Технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

5. Национальные классификаторы технико-экономической и социальной информации;

6. Унифицированные системы документации;

7. Нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

2.2 Документооборот учреждения

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В этом определении упор делается на словах «движение документов», то есть их путь из одного подразделения или от одного сотрудника к другому.

Единицей документооборота является документ.

Документ является результатом документирования и определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. В настоящее время в качестве носителя используется бумага, наряду с которой также широко применяются магнитные носители, позволяющие использовать для документирования компьютерную технику.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

В ПКМБ документооборот достаточно велик, поэтому объем документооборота достаточно сложно подсчитать хотя бы приблизительно, потому что в частном учреждении учет за данными показателями не такой строгий как на государственном.

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока — документопотока:

1. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции, служебные записки, акты и т. д.)

2. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т. д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь, адресована его руководителю и только 10−15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям.

3. Документопоток исходящих документов — информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т. д.)

2.3 Осуществление работы с внутренними документами

Основную часть всего документооборота в ПУМБ составляет документопоток внутренней документации. Внутреннюю документацию узкопрофильного характера банка составляют:

— Устав ПУМБ

— Изменения № 1, вносимые в Устав ПУМБ

— Положение о порядке созыва и проведения Общего собрания акционеров ПУМБ

— Положение о Наблюдательном совете ПУМБ

— Положение о Правлении ПУМБ

— Положение о Ревизионной комиссии ПУМБ

— Положение, а Кредитном совете ПУМБ

— Корпоративный кодекс ПУМБ

— Положение о процедурах, направленных на предотвращение неправомерного использования служебной информации при осуществлении ПУМБ профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг

— Положение о мерах по предотвращению конфликта интересов при осуществлении ПУМБ профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг

— Положение о мерах по предупреждению манипулирования ценами при осуществлении ПУМБ профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг

— Положение о мерах по снижению рисков, связанных с профессиональной деятельностью ПУМБ на рынке ценных бумаг.

Помимо документов, связанных непосредственно с деятельностью банка, создается организационно-распорядительная документация:

— приказы об увольнении или принятии на работу;

— приказы о переводе работников в другое отделение;

— приказы о предоставлении очередного и бесплатного отпуска;

— приказы общего характера по учреждению;

— распоряжения Главы / Зам. Главы Правления;

— служебные записки;

— справки;

— должностные инструкции;

— документация бухгалтерского учета и финансовой деятельности.

Еще немаловажной внутренней документацией являются электронные письма, бухгалтерские отчеты, которые отправляются высшему руководству.

2.4 Характеристика исходящей документации

Данное учреждение, как и любой субъект хозяйственной деятельности имеет поток исходящей документации.

ПУМБ создает и отправляет следующие виды исходящей документации:

1. Документы, которые направляются в налоговую инспекцию (квартальные отчеты о финансовой деятельности предприятия, баланс предприятия, формы 1,2,3 бухгалтерского учета, налоговые накладные о выплате каждого налога);

2. Статистические отчеты, которые передаются в областной отдел статистики: ежемесячные, полугодовые, годовые (отчеты по заработной плате, отчет по кадровым вопросам и др.)

3. Письма-ответы на запросы других предприятий или государства.

4. Письма-запросы на предоставление каких-либо услуг.

5. Договоры и контракты, которые банк заключает с другими юридическими и физическими лицами (договоры купли-продажи, договоры о предоставлении услуг и др.)

На рис. 2.1. изображены этапы работы с исходящими документами.

2.5 Организация работы с входящей документацией

Объем входящей документации в банке наименьший, по сравнению с внутренним и исходящим документооборотом.

Внешнюю документацию составляют: письма, налоговые накладные, счета, приходные кассовые ордера и др.

2.6 Хранение документов

Подготовка исполненных документов к хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Отбор документов на хранение в архиве проводится ежегодно по окончании делопроизводственного года.

Система хранения документов в ПУМБ строится следующим образом: на основании организационной структуры банка утверждается классификатор индексов. Оргструктура строится таким образом, чтобы в последующем Классификатор можно было лишь дополнять, а не переделывать заново. Так, например, Главе Правление присваивают индекс 1, а всем его подчиненным (Зам. Главы Правления, главному бухгалтеру и др.) — от 2 до Х.

На основе Классификатора индексов в банке издается номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения, с указанием сроков их хранения. Каждая папка номенклатуры дел имеет сбоку наклейку с указанием индекса.

В начале каждого года начинается формирование документов в дела. Формирование дел — это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела в ПУМБ формируются децентрализовано в структурных подразделениях. Номенклатуру дел формируют следующим образом: используют разную служебную информацию, например дату начала дела или порядковый номер тома: 2−1-1−1 001/1 — первый исходящий документ операционного отдела с индексом в номенклатуре 01, том 1;

2−1-1−10 104/1 — первый исходящий документ операционного отдела с индексом в номенклатуре 01, дело начато в январе 2004 г.

По истечении 1 года после завершения дел проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив. Однако не все из них поступают на хранение в архив. В архиве хранятся документы в упорядоченном состоянии, срок хранения которых составляет 10 и более лет. Документы, имеющие временный срок хранения, хранятся в соответствующих структурных подразделениях по месту их заведения (например, в кадровой службе, бухгалтерии и др.) в специально отведенных для них местах до истечения срока их хранения согласно перечням, после чего эти документы уничтожаются в установленном порядке.

3. Автоматизация рабочего места в ПУМБ

В современном офисе, где люди заняты интеллектуальным трудом, роль каждого сотрудника гораздо более значима, чем, допустим, на конвейере.

В нашем мире экономия является повсеместным явлением. Люди экономят на всем, иногда даже не подозревая, какой вред наносят себе, в частности, своему здоровью. Работоспособность каждого сотрудника зависит не только от правильно организованного трудового процесса и от внутренних отношений в коллективе, но и от того, как организован офис в целом и рабочее место данного сотрудника, в частности. Соблюдая требования эргономики и уделяя должное внимание комфорту рабочих мест, легко превратить офис в место, приятное для каждого работника — своего второй дом, куда человек будет приходить не только за заработной платой, но и в предвкушении новой интересной работы.

3.1 Аппаратное оснащение рабочего места

Рабочее место ведущего экономиста по кадрам расположено в комнате площадью 20 м². Комната освещена достаточно, помещение все время проветривается. Главное освещение должно быть естественным (дневным), для этого необходимо, чтобы углубленность комнаты была менее 6 м: данная комната имеет хорошее естественное освещение. В помещении есть кондиционер, в зимний период отапливается электрическими батареями. Все столы оборудованы под компьютеры, стулья регулируют свою высоту под рост работника.

ПЭВМ имеют достаточное оснащение для работы с современными программами, операционными оболочками. Компьютеры соединены в локальную сеть, которая имеет выход в Internet с помощью технологии IDSL, то есть по средствам выделенной телефонной линии и модема Callisto 821+. Провайдером выступает Укртелеком. Скорость передачи информации 100 Мб/с.

Имеется копировальный аппарат фирмы «Xerox Pe 114e», который содержит ксерокс, сканер, принтер. Данный аппарат подсоединен к локальной сети. Также в офисе есть телефонный аппарат Panasonic, имеющий факс.

3.2 Программное обеспечение рабочего места

Программное обеспечение — наряду с аппаратными средствами, важнейшая составляющая информационных технологий, включающая компьютерные программы и данные, предназначенные для решения определённого круга задач и хранящиеся на машинных носителях. Программное обеспечение представляет собой либо данные для использования в других программах, либо алгоритм, реализованный в виде последовательности инструкций для процессора.

Все программное обеспечение состоит из системного и прикладного.

Системное программное обеспечение — это набор программ, которые управляют компонентами вычислительной системы, такими как процессор, коммуникационные и периферийные устройства, а также которые предназначены для обеспечения функционирования и работоспособности всей системы. Большинство из них отвечают непосредственно за контроль и объединение в единое целое различных компонентов аппаратного оборудования вычислительной системы.

Системное программное обеспечение противопоставляется прикладному программному обеспечению, которое напрямую решает проблемы пользователя. Конкретные виды системного программного обеспечения включают загрузчики, операционные системы, драйверы устройств, инструментальные программные средства, компиляторы, ассемблеры, компоновщики, утилиты.

Общие сведения системы, установленной на ПЭВМ в данном офисе:

Операционная система — Windows XP Professional 2002; Service Park 1; версия 5.1.2600; Пакет обновления: 2.0; PID: 76 455-OEM-11 903;00574;

Имя системы: YOUR-95E25279EB; Версия BIOS: Phoenix Technologies LTD 06YA; Вид процессора: Intel® Celeron ® CPU 1.70GHz; 248 Mb ОЗУ Объем памяти жесткого диска — 80 Гб.

Прикладное программное обеспечение — совокупность программ, которые предназначены для решения узкого круга задач. (графические редакторы, программы финансового учета, автоматизации документооборота и др.).

Большинство пользователей компьютеров используют программы, предназначенные для выполнения конкретных прикладных задач, таких как подготовка и оформление документов, математические вычисления, обработка изображений и т. п. Соответствующие программные средства называют прикладными программами или прикладным программным обеспечением. Поддержку базовой функциональности компьютеров берёт на себя системное программное обеспечение, наиболее важной составляющей которого является операционная система компьютера.

Основные прикладные программы:

— полный пакет Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint, и т. д.)

— специальные программы, предназначенными для качественного сканирования и распознавания текста (Abbyy Scanner, Acrobat Reader);

— специальной программой для построения чертежей (AutoCAD 2002);

— Far-Manager;

— Norton Commander;

— 1С: Предприятие 7.7

Отдельный большой блок прикладных задач на ПК офиса составляют программы, которые связаны с Internet-услугами. На ПК установлена программа-обозреватель Microsoft Internet Explorer, позволяет выполнять поиск и просмотр сведений в Интернете. В обозревателе Internet Explorer имеется возможности, позволяющие обеспечить защиту конфиденциальности, а также повысить безопасность личных данных пользователя.

Far Manager работает в текстовом режиме и позволяет просто и наглядно выполнять большинство необходимых действий: просматривать файлы и каталоги, редактировать, копировать и переименовывать файлы и др.

Norton Commander. С ее помощью пользователи просматривают каталоги, копируют, переименовывают, удаляют файлы, запускают программы и т. д. Взаимодействие пользователя с операционной системой DOS построено по принципу диалога: пользователь набирает на клавиатуре команду и набирает клавишу Enter, после чего DOS выполняет введенную команду.

Word — мощный текстовый редактор, позволяющий быстро создать документ любой сложности из разрозненных заметок и довести до совершенства информационный бюллетень или брошюру. Word начинен «быстрыми» командами и современными средствами, такими как встроенная программа проверки правописания и словарь синонимов, которые помогают вам грамотно составлять документы, и готовыми шаблонами, позволяющими вам сводить воедино заметки, письма, счета и брошюры без больших усилий.

Excel. Программой Excel можно пользоваться для составления бюджетов и финансовых отчетов, превращения сухих цифр в наглядные диаграммы и графики, проведения анализа практически по любому вопросу, а также для сортировки длиннейших списков в считанные секунды.

3.3 Концепция системы 1С: Предприятие

1С: Предприятие 7.7. является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия. За счет своей универсальности система 1С: Предприятие может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятии: учета материальных средств, расчета заработной платы, бухгалтерского учета по любым разделам и др. Система имеет компонентную структуру: «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет». Каждая компонента расширяет возможности системы своим механизмом обработки информации.

Для отражения любых событий, происходящих на предприятии, а так же для управления расчетами и данными в 1С: Предприятии используются документы. Документ — одно из основных понятий системы 1С: Предприятие. Он является основной учетной единицей. Каждый документ содержит информацию о конкретной хозяйственной операции и характеризуется своим номером, датой и именем. Дата и время — наиболее важные характеристики документов, так как позволяют установить строгую временную последовательность совершения операций. В большинстве своем документы, которые создаются в процессе настройки конфигурации задачи, являются электронными аналогами стандартных бумажных документов. Каждый документ имеет визуальное представление и может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части, которые заполняются при его выписке.

В Конфигураторе системы 1С: Предприятие создается не сам документ, а средство ввода в компьютер — шаблон документа. Конфигуратор позволяет описать структуру документа, организовать диалог для ввода информации в документ и описать алгоритм построения печатной формы документа. Для просмотра документов в 1С: Предприятие предусмотрены журналы. Журнал документа позволяет просмотреть список документов, разделенных по видам документов, или всех документов сразу.

Именно программа 1С: Предприятие 7.7. контролирует, ведет учет финансов, кадров, их движение в банке.

4. Индивидуальное задание. Описание сайта банка

ЗАО «Первый украинский международный банк» имеет собственный сайт, адрес которого http://www.pumb.ua. Данный информационный портал содержит большое количество полезной и интересной информации о банке и его деятельности.

Заглавная страница сайта содержит название банка и краткую информацию для клиентов, новости, пресса о банке, вопросы и ответы, курс валют, форму поиска, языковую панель и другую информацию. С главной страницы пользователь может перейти на любой из пяти представленных главных разделов сайта:

— частным клиентам;

— малому и среднему бизнесу;

— корпоративным клиентам;

— банкам;

— investor relations.

-

Рис. 4.1. — Главная страница ПУМБ

Раздел «Частным клиентам» делится на несколько подразделов: депозиты, пакеты, платежные карты, переводы и платежи, Мой ПУМБ, кредиты и другие продукты.

В подразделе «Депозиты» клиент имеет возможность выбрать удобный для себя вид депозита, которые делятся на:

— депозиты по потребности (сохранить с максимальным доходом, гибко управлять, накопить и приумножить);

— депозиты по категории:

o срочные (с пополнением, без пополнения, с частичным снятием);

o до востребования (с прогрессивной ставкой, сберегательные)

o акционные.

Также на этой странице находятся «депозитный калькулятор», «помощник выбора» и раздел «вопросы и ответы», в котором можно найти самые часто задаваемые вопросы и ответы на них. Посетитель имеет возможность скачать «все условия по депозитам» и «тарифы» в формате pdf.

Подраздел «Пакеты» содержит информацию о стоимости и наборе услуг пакетного обслуживания, выбор которого позволяет сэкономить средства. Заказать пакет услуг можно на данной интернет-странице.

Посетитель может скачать такие файлы как: анкета, договор на карточный счет, памятка для держателей карт, тарифы. Также содержится информация о преимуществах каждого из имеющихся пакетов на ссылке «сравнение пакетов».

В подразделе «Платежные карты» указан весь ассортимент платежных карт Visa International и MasterCard Worldwide и информация о них. Есть возможность заказать интересующую Вас платежную карту.

Подробную информацию о таких видах платежей, как регулярные платежи, обязательные платежи, оплата покупок, переводы по Украине и переводы за границу можно получить в подразделе «Переводы и платежи», которые можно осуществить в банкомате, через Internet, а также в отделении банка.

Информация о видах доступа ПУМБ содержится в подразделе «Мой ПУМБ.

Решение таких вопросов как: «простой способ не откладывая сделать нужную покупку или получить требуемую сумму наличных», «быстрое принятие решения о выдаче кредита», «честные и прозрачные условия кредитования», «индивидуальный подход к каждому клиенту» можно найти в подразделе «Кредиты».

В подразделе «Другие продукты» содержится информация о стоимости и вместимости индивидуальных сейфов, а также о стоимости слитков драгоценных металлов, таких как золото и серебро.

Раздел «Малому и среднему бизнесу» содержит информацию и сведения, которые необходимы нынешним и будущим частным предпринимателям. Данный раздел состоит из следующих подразделов: расчетно-кассовое обслуживание, кредитные программы, депозитные операции, документарные операции. Также в данном разделе есть перечень следующих пакетов услуг:

— пакет «Для малого и среднего бизнеса» — содержит набор наиболее востребованных услуг предприятиями малого и среднего бизнеса по сниженным тарифам;

— пакет «Для частного предпринимателя» — содержит набор наиболее используемых услуг частными предпринимателями по сниженным тарифам;

— пакет «Торговля» — рассчитан на предприятия, деятельность которых лежит в сфере торговли и дистрибуции различных групп товаров;

— пакет «Международный» — Рассчитан на клиентов, чей бизнес связан с внешнеэкономической деятельностью. Акцент сделан на услуги, связанные с проведением и обеспечением расчетов по экспортно-импортным операциям.

Рис. 4.2. Раздел «Малому и среднему бизнесу»

Раздел «Корпоративным клиентам» включает информацию о расчетно-кассовом обслуживании, депозитных операциях, кредитных программах, документарных операциях, ценных бумагах.

Здесь имеется следующая информация:

— Банк предлагает существующим и потенциальным клиентам открытие и обслуживание текущих счетов по доступным тарифам. Персональный менеджер обеспечит оптимальную скорость и качество осуществления операций.

— Размещение вкладов в ПУМБ — это не только эффективное, выгодное и надежное использование временно свободных средств, но и индивидуальный подход к каждому клиенту, о чем свидетельствует разнообразие наших продуктов.

— Кредиты в ПУМБ — это оптимальные финансовые решения. Наши специалисты окажут Вам помощь в выборе кредитного продукта и структурировании сделки, что позволит привести в максимальное соответствие условия финансирования интересам и целям Вашей компании.

— Документарные операции от ПУМБ — это снижение риска неплатежа и неполучения товаров и услуг, участие в тендерах без отвлечения ресурсов, выход на новые рынки сбыта продукции с минимальными затратами и многое другое.

Раздел «Банкам» содержит информацию о:

1. Корреспондентских отношениях:

ПУМБ предлагает полный спектр услуг открытия и ведения любых разрешенных в Украине типов счетов для платежей и инвестиций (корреспондентские счета и инвестиционные счета).

ПУМБ! Потому что:

— безукоризненное качество платежных услуг в режиме реального времени

— продолжительный cut-off-time

— гибкие тарифы

— эффективные процентные ставки

— индивидуальный подход к каждому корреспонденту

2. Процессинговом центре:

ПУМБ, как принципиальный член (principal member) международных платежных систем VISA International и MasterCard Worldwide, с 1998 года предлагает услуги банка-гаранта и процессингового обслуживания другим банкам. ПУМБ по праву можно назвать лидером на украинском рынке по обслуживанию банков со статусом affiliate/associate member.

Деятельность Процессингового центра ПУМБ ориентирована на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество с бизнес-партнерами, предусматривая индивидуальный подход, гибкую тарифную политику, новейшие технологии и систематическое расширение спектра предоставляемых услуг.

Раздел «Investor relations» дает возможность иностранным посетителям узнать больше о ПУМБ, включая его историю, о собственности и корпоративном управлении, финансовых данных, о ключевых событиях, бизнес — возможностях и др.

Рис. 4.4. Раздел «Investor relations»

Всю важную информацию о ПУМБ можно найти на ссылке «о банке», где имеются следующие подразделы:

— Банк сегодня (кратко о ПУМБ, ключевые факты о Банке, миссия, ПУМБ — первый, акционеры, руководство, наблюдательный совет)

— Финансовые показатели (история развития, банк и общество, банки-корреспонденты)

— Пресс-центр

— Справочная информация Также на сайте можно ознакомиться с местом расположения офисов и банкоматов ПУМБ в различных городах страны.

В целом, сайт ПУМБ выполнен на высоком профессиональном уровне, содержит подробную информацию, которая необходима как клиентам, так и сотрудникам банка. Данный сайт — это мощный рекламный инструмент в маркетинговой стратегии учреждения.

Выводы

Данная работа посвящена характеристике деятельности ПУМБ, рассмотрены структура, документационные, управленческие процессы в банке, взаимоотношение сотрудников, следовательно можно сделать следующие выводы:

— приведена полная и объемная характеристика деятельности ЗАО «ПУМБ», что дает представление о роде деятельности учреждения, ее управлении, сети учреждений по Украине, функциях, услугах, предоставляемых для клиентов;

— ПУМБ имеет достаточно большой документопоток внутренних, исходящих и входящих документов. Также в учреждении существует электронный документооборот. Все документопотоки строго контролируемые, имеют четкую схему движения. Все виды документов хранятся отдельно и систематизировано. Документы, срок хранения которых составляет 10 и более лет хранятся в архиве, а документы, срок хранения которых составляет менее 10 лет — в соответствующих структурных подразделениях по месту их заведения.

— самую большую часть всего документооборота составляют внутренние документы. Та информация, которая создается в самом аппарате управления, то есть организационно-распорядительная, на мой взгляд, имеет ряд недостатков: многие документы создаются не в соответствии с нормами и правилами их составления, так же создание одного и того вида документа идет не по строго установленному шаблону, что мешает унификации процесса управления;

— все компьютеры в банке оснащены современным программным обеспечением;

— коллектив банка работает слажено. Социально-психологический климат благоприятный, конфликтов между сотрудниками не возникает. Каждый относится с уважением друг к другу.

— сайт банка выполнен на высоком профессиональном уровне, содержит подробную информацию, которая необходима как клиентам, так и сотрудникам банка.

1. ГОСТ Р.6.30 — 2003 УСД.УСОРД. Требования к офорлению документов. М.: Изд-во ст-в. — 2003.

2. ДСТУ 2732−2004 Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення — К. Держстандарт України — 2004.

3. Коляда М. Г. Делопроизводство, бухгалтерия и анализ бизнеса на компьютере — Донецк. ООО ПКФ «БАО» — 2003.

4. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. — 2-е изд., перераб. и доп. — К.: Т-во «Знання», КОО, 2000. — 452 с.

5. Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів — Київ: ГАУ, 1998.