Организация информационного обеспечения менеджмента

Информация позволяет принимать обоснованные и эффективные решения, она позволяет управлять. Но и самой информацией нужно управлять: управлять процессом ее получения и использования, управлять информационными ресурсами и информационным обеспечением. Эти задачи управления схожи для всех организаций. На уровне организации нужно изучать информационные потребности, планировать информацию и управлять информационными ресурсами и их эффективным использованием.

К задачам информационного обеспечения менеджмента относятся:

• 1) удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;
• 2) формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации.

Управление информационными ресурсами и информационным обеспечением управленческой деятельности включает решение следующих задач.

• 1. Оценка информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, определение потребителей информации, состава информации, периодичности ее циркуляции (обеспечение информационного сопровождения управленческой, производственной и другой деятельности), форм представления информации (в виде диаграмм, графиков, текста, таблиц в форме, удобной для руководителей).
• 2. Определение источников информации, обеспечение доступа к информации из внутренних и внешних источников.
• 3. Унификация и организация процессов и средств сбора, фильтрации, регистрации, обработки, хранения, обновления, передачи и использования информации, распределение этих задач между подразделениями.
• 4. Организация потоков информации, обеспечение актуализации информации, формирование комплекса технических средств для организации информационных потоков (информационно-телекоммуникационные системы, системы диспетчеризации и мониторинга, развитие и создание новых информационных и телекоммуникационных технологий и поэтапное формирование единого информационного пространства организации), обеспечение управления информацией в разнородных (многоплатформных) комплексах.
• 5. Создание систем управления данными, организация хранения массивов информации (преодоление проблем несовместимости типов данных, дублирования информации, обеспечение корректности (непротиворечивость данных), разработка системы классификаторов, систематизация и типизация знаний, информации и данных, хранение данных и информации в унифицированных форматах), обеспечение многократного использования информации.
• 6. Формирование унифицированной системы документации, разработка документооборота, разработка технологических процессов формирования документов, установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов, рационализация количества показателей и объемов информационных потоков (числа документов и объема документооборота).
• 7. Формирование и эксплуатация системы взаимодействия информационной системы и менеджеров, организация использования информации для оценки тенденций, разработки прогнозов, оценки альтернатив решений и действий, выработки стратегии.
• 8. Организация обратной связи (осуществление коррекции входной информации по информации, переработанной в организации).
• 9. Обеспечение непрерывности процесса сбора и переработки информации, развитие системы информационного обеспечения, разработка концепции создания единой информационно-телекоммуникационной системы организации и программы совершенствования информационного обеспечения организации для планирования информационного обеспечения управленческой деятельности. Процесс информационного обеспечения менеджмента предполагает действия с информацией, получаемой из внешних и внутренних источников.

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и технологическими, социальными, экономическими, правовыми и другими отношениями между ними. Организация образует и свою внутреннюю среду, которая формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними.

Информация порождается соответствующими средами, и, как отмечалось в параграфе 16.1, в зависимости от источника ее возникновения в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информацию.

Любая организация имеет информационную систему (далее — ИС), успешное функционирование которой в значительной мере определяет развитие и успех бизнеса, что вынуждает организацию постоянно совершенствовать ИС, заниматься проблемами создания все более эффективных ИС, обеспечивающих гармоничный рост бизнеса. Определение ИС (см. параграф 16.3), использовавшее понятие «информационный контур управления», требует уточнения.

Информационная система существует в каждой организации, поскольку она не может обходиться без информации, а следовательно, без процедур ее формирования, обработки и использования. Общность этого утверждения позволяет говорить об информационной системе как о некотором едином контуре или, по определению Билла Гейтса, о «нервной системе организации». Как организация в целом, так и отдельные ее подразделения имеют множество информационных систем. Под термином «информационная система» далее будет пониматься вся совокупность информационных систем организации, если иное не оговаривается отдельно.

Прежде чем определить компоненты ИС организации, отметим, что данная система решает единственную и в некотором роде уникальную задачу для каждой конкретной организации — эффективное управление всеми ее ресурсами (материально-техническими, финансовыми, технологическими и интеллектуальными) для достижения целей организации, например для получения максимальной прибыли и удовлетворения материальных и профессиональных потребностей всех сотрудников организации. Компоненты ИС организации в общем случае можно определить так, как показано на рис. 17.3.

Первый компонент ИС — цель. Формирование информационной системы организации предполагает формулирование целей функционирования информационной системы, которые предопределяют ее свойства и характер построения. Цель ИС — повышение эффективности использования ресурсов организации за счет производства необходимой информации, создания информационной и технической среды осуществления бизнес-процессов. В соответствии с этой целью перед ИС организации могут быть в каждом конкретном случае поставлены различные задачи: от решения конкретных проблем с помощью ИС (отслеживание дебиторской и кредиторской задолженности, планирование материально-технического снабжения с целью не допустить замораживания оборотных средств в запасах материалов, обеспечение достоверности, полноты и своевременности финансовой отчетности для избегания штрафных санкций и т.н.) до формулирования задачи па уровне «хочу все знать» .

В качестве мотивов изменения или создания ИС у менеджеров организации могут выступать потребности в повышении достоверности и доступности информации, улучшении качества принимаемых решений, обеспечении управления связями с клиентами, управлении жизненным циклом продуктов или управлении логистической цепочкой для достижения операционного совершенства (например, использование источников поставок в глобальном масштабе, создание товаров и услуг для клиентов, отвечающих их индивидуальным предпочтениям).

Второй компонент ИС (данные и информация) был рассмотрен в параграфе 16.2.

Пользователи и персонал — третий компонент ИС — представлены работниками, использующими ИС для осуществления своих бизнес-функций в организации (сбор, формирование и использование информации). Пользователи объединены в различные подразделения, образующие организационную структуру ИС. Персонал ИС — работники, обеспечивающие сбор, формирование, хранение, распространение и использование информации для управления, а также функционирование и развитие ИС. Персонал ИС работает в рамках информационно-технологического подразделения (ИТ-подразделения) организации.

Управленческие процедуры — четвертый компонент ИС —представляют алгоритмы решения задач («управленческие формализмы»), определяемые или одобряемые менеджерами организации. Характер осуществления этих процедур в конкретной организации зависит от наличия в ней регулярного менеджмента, степени зависимости организации от формализуемого и неформализуемого знаний (а значит, и от уровня формализации управленческих процедур), ориентации на знания или персонал при построении формальных правил решения управленческих задач, уровня зрелости организации (степени выявления повторяющихся бизнес-процессов и функций, создания формальных правил их исполнения, независимости исполнения отличных качеств персонала, измерения и оптимизации процессов и функций), ориентации менеджмента организации на функции, процессы или проекты.

Процедуры ИС можно определить, во-первых, как действия ИС (определяемые ее приложениями для пользователей ИТ-инфраструктурой) по поддержке действий сотрудников при исполнении ими своих обязанностей (реализации бизнес-функций и осуществлению бизнес-процессов) в организации, а во-вторых, как технологии функционирования самой ИС (правила и алгоритмы функционирования ИС). Пример описания управленческих процедур и процедур ИС приведен на рис. 17.4.

Пятым компонентом ИС является ИТ-инфраструктура, в частности информационные технологии как способ преобразования информации, под которым понимаются сбор, передача, накопление, обработка, хранение, представление или использование информации. Существуют технологии сбора информации, передачи информации и другие, соответствующие вышеназванным видам преобразования. В качестве составляющих технология объединяет организационно-методологическую (организационные документы, методики) и аппаратно-программную (средства вычислительной техники, информационно-вычислительные комплексы, сети, системы связи и передачи данных, общесистемное и прикладное программное обеспечение) компоненты. Технологией может быть названо также объединение ряда отдельных технологий преобразования информации, каждая из которых имеет собственную динамику развития.

Другой подход к классификации технологий как способов преобразования информации основывается на выделении видов объектов преобразования: технологии работы с текстами, технологии мультимедиа, табличные процессоры и т. д. Информационные технологии (ИТ) реализуются в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах. Объем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии и целей ее реализации. Использование автоматизированных ИТ в рамках ИС означает, что и собственно ИС является автоматизированной.

Цель любой информационной технологии — получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом существуют ограничения по стоимости обработки данных, трудоемкости процессов использования информационного ресурса, надежности и оперативности процесса обработки информации, качеству получаемой информации. Информационная технология реализуется в рамках информационной системы, определяя способ преобразования информации. Эта система является средой для реализации технологии. Однако информационная технология шире, чем информационная система. Она может существовать вне ее.

Например, информационная технология обработки текстов, которую использовали для написания книги, не является частью информационной системы и реализуется вне такой системы.

В информационной системе может использоваться множество различных информационных технологий, для которых данная система выступает в качестве среды реализации.

Взаимосвязь организации, ее ИС и ИТ изображена на рис. 17.5.

Организация (органы управления) предъявляет требования к ИС. Она в свою очередь задает набор требований к применяемым ИТ, характеристика которых также формирует ограничения ИС. Информационные технологии, развиваясь, создают новые возможности для ИС, а те порождают новые возможности для развития организации.

Информационные технологии являются частью пятой составляющей ИС организации — ИТ-инфраструктуры (как всякая инфраструктура, она определяет правила формирования своих компонентов и обеспечения взаимодействия между ними). Для автоматизированных ИС она состоит из трех подсистем (рис. 17.6): инфраструктура данных, техническая инфраструктура и программная инфраструктура.

Инфраструктура данных (базы данных, хранилища данных, СУБД, регламентирующие документы и т.н.) обеспечивает хранение и использование данных, отражающих текущее функционирование организации, и документов, отражающих работу организации во временных аспектах. Техническая инфраструктура (аппаратные средства вычислительной техники, вычислительные сети, каналы связи, коммуникационные устройства, регламентирующие документы и т. п.) обеспечивает работу коммуникационных и вычислительных ресурсов организации.

Программная инфраструктура в части системного программного обеспечения (утилиты и программы, интерфейсы взаимо.

действия прикладных систем между собой и внешними системами, операционные системы, методы и средства разработки приложений и т. п.) соединяет в единую систему вычислительные, коммуникационные и программные ресурсы, в части прикладного программного обеспечения (приложения и прикладные системы для пользователей) — предоставляет пользователям на их рабочих местах приложения для исполнения бизнес-функций, бизнес-процессов и бизнес-проектов. Если вернуться к рассмотрению рис. 17.5, то на нем отдельно выделены информационные технологии и процедуры ИС, которые являются компонентами ИТ-инфраструктуры.

Ситуация Образованная из крупного научно-производственного объединения корпорация выполняет долгосрочные международные высокотехнологичные контракты, участвует в национальных проектах «Нанотехнологии», «Здравоохранение», «Образование», разрабатывает инновационные программы в аэрокосмической и сопряженных с ней отраслях науки и техники. Корпорация объединяет ОАО «Наука», «Инновации», «Производство», «Испытание» в холдинг, акции и другие ценные бумаги которого котируются на фондовом рынке. Созданная как ведущее предприятие наукограда, корпорация развивает спектр производства товаров и услуг народного потребления в основных и региональных формированиях.

Ситуация 6−2 «Обеспечение информацией»

В различных формированиях и подразделениях корпорации сложились разнообразные требования к информации, отражающие их статус, специфику и степень интеграции в процессы внутреннего взаимодействия. Полнота, своевременность, качество и другие характеристики информационного обеспечения менеджмента не только по-разному трактовались и оценивались менеджментом различных подразделений и формирований корпорации, но и нередко противоречили друг другу, дезавуируя результаты оценки.

Объединение корпорацией разных по направлениям работы и уровням развития составляющих, актуализация совершенствования систем руководства и управления, развитие аппаратно-программных ресурсов информационного обеспечения обусловили необходимость выработки единой методики оценки информационного обеспечения.

Руководство корпорации сформулировало ключевые требования к информационному обеспечению менеджмента

В числе профессиональных требований менеджмента корпорации к информационному обеспечению процессов руководства и управления выделяются следующие критерии оценки:

• o полнота;
• o достоверность;
• o конфиденциальность;
• o своевременность;
• o оперативность;
• o соответствие.

На этих критериях основывается система оценки и совершенствования информационного обеспечения руководства и управления корпорацией.

Оцените представленные, предложите свои и проранжируйте все отобранные критерии информационного обеспечения менеджмента