Организация текущего документооборота в какой-либо организации

Формы информирования руководителей могут быть разными. Обычно на предприятиях два раза в неделю исполнителям и генеральному директору направляются справки о контроле:

напоминание о контрольных поручениях по понедельникам;

напоминание о неисполненных контрольных поручениях по пятницам. При этом следует отметить, что периодичность представления такой информации в нормативных документах не определена. В данных справках указываются сведения о корреспонденте (авторе), документе, номере, дате, кратком содержании, резолюции, сроке исполнения, фамилии исполнителя. Контроллер не должен выяснять правдивость предоставленной исполнителем информации о ходе выполнения поручения. Ответственность за правдивость предоставления информации должны нести исполнители. Если ответственный исполнитель не успевает исполнить поручение к установленному сроку, то он должен за несколько дней до окончания срока подготовить докладную записку на имя руководителя с указанием причин невозможности исполнения поручения вовремя и просьбой о продлении срока исполнения, указав планируемый срок. Снятие исполненного документа с контроля допускается после фактического исполнения предусмотренных резолюцией (иным образом) заданий, поручений, запросов и/или документированного подтверждения их исполнения по существу с обязательным сообщением результатов исполнения заинтересованным сторонам. Своевременность, полнота и качество исполнения документа проверяются в соответствии с действующим в организации порядком. На основе полученной информации руководитель организации принимает решения, направленные на совершенствование работы по исполнению документов и оптимизации системы контроля за исполнением документов.

Заключение

.

Совершенствование организации текущего документооборота — это один из наиболее важных элементов в управленческом процессе. Объемы информации возрастают с каждым годом и их своевременная обработка возможна только при рациональной организации ДОУ и применении современных систем электронного документооборота. Работа с документом начинается с составления исполнителем проекта документа, на основании полученного ранее письма-запроса. Затем происходит согласование его с заинтересованными структурными подразделениями, с заместителем генерального директора, курирующего данное направление, и доработка по замечаниям. Далее генеральный директор подписывает письмо. Сотрудник группы по работе с корреспонденцией регистрирует и сканирует документ в системе электронного документооборота, отдает оба бумажных экземпляра письма исполнителю. Исполнитель принимает решение о способе отправки документа. Если письмо отправляется по почте, то один экземпляр документа исполнитель передает на отправку в группу по работе с корреспонденцией секретариата, а второй — подшивает в дело. Если исполнитель передает письмо лично или с курьером, то на втором экземпляре письма принимающая сторона должна поставить отметку о получении. Документы проходят следующие этапы: составление проекта документа, его согласование, подписание документа генеральным директором, регистрация документа, отправка одного экземпляра документа корреспонденту, подшивка документов в дело. Документы, отправляемые по почте, сотрудник группы по работе с корреспонденцией сортирует, упаковывает, оформляет почтовое отправление и отдает в отделение связи.

Список использованных источников и литературы

.

Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.

12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.

12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.

12.2008 N 7-ФКЗ) // «Собрание законодательства РФ», 04.

08.2014, N 31, ст. 4398.

Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.

06.1996 N 63-ФЗ (принят ГД ФС РФ 24.

05.1996)// «Российская газета», N 113, 18.

06.1996, N 114, 19.

06.1996, N 115, 20.

06.1996, N 118, 25.

06.1996. «Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 30.

11.1994 N 51-ФЗ// «Российская газета», N 238−239, 08.

12.1994.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30−2003. М.: Изд-во ВНИИДАД, 2003.

Изменения в оформлении документов в новом ГОСТ Р 7.

0.97−2016. [Электронный ресурс]. Режим доступа:

http://www.docdelo.ru/2017/03/izmeneniya-v-oformlenii-documentov-v-novom-gost-r-7097−2016.html.Евдокимова М. С. Проблемы перехода с бумажного на электронный документооборот на примере предприятия // В сборнике: Документ. Архив. История. Современность Материалы VI Международной научно-практической конференции. Главный редактор: Л.

Н. Мазур, Ответственный редактор: Т. В. Соловьева. 2016. С.

92−95. Зайцева Е. В., Гончарова Н. В. Делопроизводство и документооборот в системе государственного и муниципального управления: учебно-методическое пособие / Екатеринбург, 2017.

Колышкина.

Т.Б., Шустина.

И.В.Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: Учебное пособие / Москва, 2017.

Сер. 60 Бакалавр. Прикладной курс (2-е изд., испр. и доп).Колышкина.

Т.Б., Шустина.

И.В.Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: Учебное пособие / Москва, 2016.

Сер. 60 Бакалавр. Прикладной курс (2-е изд., испр. и доп).Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / Москва, 2017.

Сер. 68 Профессиональное образование (2-е изд., пер. и доп).Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / Москва, 2017.

Сер. 68 Профессиональное образование (3-е изд., пер. и доп).Хатагова.

И.А.Электронный документооборот в российском нотариате // В сборнике: На пути к информационному обществу Сборник статей Международной научно-практической конференции. 2017. С. 52−57. Приложение.

Рис. 1. Движение докладной записки.

Рис. 2. Движение Решения учредительного собрания.

Рис. 3. Движение ответного письма.