Документы бухгалтерского учета

Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо прежде всего фиксировать каждую хозяйственную операцию. Финансово-хозяйственная деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета документации — основной способ наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля. Каждая операция независимо от объема и содержания в момент ее совершения оформляется документом и является первым этапом учета.

Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Документ (от лат. documentum — поучительный пример, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на ее совершение. Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денежных средств организации, устанавливаются законность и целесообразность тех или иных операций. Документы подтверждают достоверность учетных данных, помогают выявить ошибки в бухгалтерском учете.

Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, следственных органов.

Документы имеют контрольное значение, так как дают возможность проверять сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения. Большое значение имеют документы при проведении документальных ревизий, аудиторских проверок хозяйственно-финансовой деятельности организации. Документы используют при анализе результатов работы организации. Именно документ является основой информационной системы организации, которая используется в управлении. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. В соответствии со ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документирование информации осуществляется в порядке, установленном Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны также соответствовать требованиям, установленным Правительством.

Основными направлениями документации являются унификация и стандартизация.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, которые утверждаются министерствами и ведомствами.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

За последние годы утверждено 250 унифицированных форм первичной документации, в том числе:

• • по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материально-производственных запасов, работ в капитальном строительстве (постановление Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве»);
• • по учету кассовых операций; результатов инвентаризации (постановление Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету инвентаризации») и др.

Данные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

В соответствие с требованиями ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• 1) наименование документа;
• 2) дату составления документа;
• 3) наименование организации, от имени которой составлен документ;
• 4) содержание хозяйственной операции;
• 5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• 6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• 7) личные подписи указанных лиц.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Унифицированные документы — это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

Стандартизация документов — установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции или, если это невозможно, — непосредственно по окончании операции. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

В документах должны быть заполнены все реквизиты, отражающие достоверные данные. Документы могут заполняться пастой шариковых ручек, химическим карандашом, при помощи пишущих машин или полностью автоматизированным путем. Документ должен быть оформлен четко, ясно, без помарок, производить записи в документах простым карандашом не разрешается. Итоговые записи, связанные с передачей ценностей, должны быть прочеркнуты.

Перечень лиц, имеющих право подписи документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Учетная документация должна отвечать следующим основным потребительским свойствам:

• • достоверности, т. е. соответствия имевшим место фактам хозяйственной жизни, фактически совершенным операциям в количественном и денежном выражении;
• • ясности и доступности для понимания не только работниками бухгалтерии, но и другими пользователями данных учета и отчетности;
• • своевременности оформления, позволяющей правильно относить хозяйственные операции к соответствующим учетным периодам, осуществлять оперативный контроль их законности и целесообразности;
• • ориентации на обработку данных первичных документов в условиях автоматизации учетного процесса и формирования бухгалтерской отчетности.

Информация, содержащаяся в первичных учетных документах, должна быть не только качественной, соответствующей истине, отвечающей требованиям законности и деловой этики бизнеса, но и эффективной. Это означает, что в документе необходимо отражать лишь необходимую, но достаточную информацию, его содержание и правила составления должны соответствовать действующему законодательству, уровню полномочий должностных лиц, его подписавших.

Для оптимизации процесса обработки документов необходимо четко организовать документооборот.