Коммуникационные технологии. 
Управление проектами

Выбор средств и технологий коммуникации определяется рядом факторов, перечисленных ниже.

• 1. Срочность получения информации. Зависит ли успех проекта от наличия часто обновляемой информации, которая доступна немедленно, или от достаточно регулярного составления письменных отчетов?
• 2. Доступность технологии. Действительно ли необходимые системы уже установлены и действуют, или нужно включить их в список потребностей проекта?
• 3. Персонал, задействованный в проекте. Соответствуют ли предлагаемые системы коммуникации опыту и навыкам персонала проекта или необходимо организовать длительный курс обучения?
• 4. Продолжительность проекта. Возможно ли, что еще до окончания проекта имеющиеся средства коммуникации изменятся?
• 5. Окружение проекта. Команда проекта проводит встречи и обменивается информацией в живом общении или виртуально?

Основные виды коммуникаций представлены на рис. 10.2.

Рис. 10.2. Виды коммуникаций и критерии выбора коммуникационных технологий.

Для официальных коммуникаций можно выделить следующие способы.

Письменные отчеты, письма, факсы, использование электронной почты

Обмен письменными сообщениями используется, как правило, в тех случаях, когда скорость отклика не очень критична, либо тогда, когда важно документальное подтверждение каких-либо действий. Например, по электронной почте может быть отправлен отчет, сообщение о собрании и т. д.

Одной из проблем, которые связаны с такими технологиями, является то, что получатели сообщений не всегда оперативно реагируют на поступающую информацию. Более того, иногда непонятно вообще, получил ли адресат сообщение и когда он ответит на него. Иногда целесообразно регулировать этот процесс административными методами. Например, может быть введено правило, в соответствии с которым адресат должен отвечать на приоритетные сообщения в течение суток либо оставлять автоматически рассылаемое почтовой службой сообщение с информацией о том, к кому следует обратиться, если сам адресат отсутствует на рабочем месте и не может принять письмо (например, адресат находится в командировке или в отпуске).

Совещания, телеконференции

Преимущество совещаний в том, что они позволяют нескольким (иногда большому количеству) участникам обменяться информацией и прийти к принятию общего решения в течение короткого промежутка времени. Кроме того, совещания способствуют более тесному общению членов команды проекта, что позволяет добиться сплоченности, развития коллективного стиля управления, повышению личной заинтересованности и ответственности каждого участника.

Успех совещаний как метода коммуникаций зависит от того, насколько они тщательно подготовлены. Участники должны быть заранее извещены о месте и времени проведения совещания. Следует ознакомить каждого участника с повесткой дня совещания. Кроме того, до начала совещания каждый его участник должен составить отчет о незавершенной работе (Open Task Report — OTR). OTR включает в себя те задачи, которые необходимо было выполнить, но которые не были выполнены по определенным причинам, а также задачи, запланированные на следующие два отчетных периода. Пример такого отчета приведен в табл. 10.2.

Таблица 10.2

Отчет о незавершенной работе

Проект______________________ Дата совещания _______________________.

В ходе совещания ведутся протоколы для документирования обсуждаемых вопросов, принятых решений, сроков и лиц, ответственных за выполнение поручений, решений, принятых на совещании. Протоколы рассылаются по электронной почте всем заинтересованным лицам, включая участников совещания.

Если проект требует координации большого количества участников, отдаленных друг от друга значительным расстоянием, проведение регулярных совещаний может оказаться затруднительным и дорогостоящим мероприятием. Решением проблемы является проведение совещаний в режиме телеконференций. Оставляя в стороне технические вопросы организации телеконференций, отметим, что в этом случае необходима более тщательная подготовка и высокий уровень формализации, что позволит обсудить выявленные проблемы всем, кто имеет отношение к обсуждаемым вопросам. Один из возможных вариантов повестки дня совещания, которая может стать и основой для составления протокола, представлен в приложении 6.

Интернет-технологии

Использование интернет-технологий в управлении коммуникациями проекта становится все более популярным. Практически все программные продукты, с помощью которых осуществляется поддержка управления проектами, содержат в настоящее время средства для открытого обсуждения проблем на основе Интернета. Кроме того, популярны «облачные» технологии, системы хранения данных в Интернете, с помощью которых удаленные пользователи получают совместный доступ к документам и могут редактировать их и обсуждать проблемы в любое удобное время. Наиболее известные сервисы такого рода — Google Docs и Microsoft Office 365 — активно используются малыми и средними компаниями именно при работе над проектами. Популярность этих технологий возрастает с развитием удаленных устройств, совместимых с персональными компьютерами и работающих на единой технологической платформе — смартфонов, планшетных компьютеров и т. д. Активно развиваются технологии, когда сотрудники компании, задействованные в проекте, могут получать доступ к корпоративной информации, связанной с проектом, на своем личном устройстве, продолжая работать над проектом как в офисе, так и дома, либо в поездках, в удобное время (концепция Bring Your Own Device — BYOD).

Для США и Европы опрос аналитической компании Fonester, проведенный в 2012 г., показал, что доля компаний, применяющих BYOD, — 78% опрошенных. При этом в 60% компаний стратегия BYOD реализована на основе смартфонов, а в 47% - на основе ноутбуков и планшетных компьютеров (сумма превышает 100%, так как можно одновременно использовать все устройства). В США выпущено руководство по внедрению BYOD в государственных учреждениях.

В результате проведения коммуникаций и обсуждения невыполненных задач создается журнал выявленных проблем (табл. 10.3). При этом под проблемой понимается препятствие или помеха, которую проектная команда не в состоянии устранить собственными силами. Такие проблемы фиксируются в журнале, и по мере продвижения проекта вперед дополняются базовой информацией.

Таблица 10.3

Элементы журнала выявленных проблем проекта