Информационная характеристика сотрудника

Вопросы, связанные с циркуляцией информации внутри организации, а также между организацией и внешней средой, представляют несомненный интерес. Этот интерес возник одновременно с попытками приложения к анализу организации теории информации. Наш подход к информационному обмену позволяет уделить внимание не только лидерам, но и рядовым сотрудникам.

Место информационного обмена в организации

Конечной целью информационного обмена в организации является создание выраженной, достаточно специализированной относительно общих целей организации системы обратных связей между ее различными элементами, подструктурами, а также внешними партнерами.

Информационный обмен необходим для возникновения, поддержания и укрепления различных сторон согласия. Согласие понимается как единство в понимании и принятии сотрудниками целей деятельности организации и способов их достижения. Такое согласие может возникнуть как функция правильно организованного информационного обмена.

Через информационный обмен происходит идентификация между различными сторонами намерений партнеров. Он позволяет создавать и развивать механизмы кооперативной взаимопомощи, координацию действий и организацию всей структуры деятельности большой сложности.

Оценка информационного обмена

Серия достаточно последовательных исследований с подобной позиции проведена в научно-исследовательском центре Стэнфордского университета Э. Роджерсом и Р. Агарвала-Роджерс. Исследователи выделили ряд ведущих проблем, с которыми сталкиваются организации, руководство которых стремится оптимизировать информационный обмен и коммуникацию.

Основные направления оценки, без анализа которых невозможны реконструкция и коррекция информационного обмена в организации:

• 1) основные цели коммуникации (определяют содержание информационных сообщений, передаваемых от одной подструктуры другой);
• 2) структура направленности коммуникативного взаимодействия и информационных потоков (предполагает анализ и реконструкцию слабых и сильных сторон информационного обмена);
• 3) основные проблемы коммуникативного взаимодействия (выделяются на основе соразмерности и направленности информационных потоков, а также особенностей выполнения информационных функций отдельными сотрудниками и подструктурами организации);
• 4) оценка важности коммуникации (предполагает определение тех форм информации, которые в наибольшей степени могут быть релевантны целям, преследуемым организацией).

Информационные функции

Основными информационными функциями являются:

• а) порождение (уничтожение) информации, связанное с осознанием тех или иных новых явлений в окружающей действительности;
• б) преобразование информации;
• в) передача, состоящая в переводе информации от одной к другой взаимодействующей подструктуре;
• г) накопление информации — предполагает ее прием, хранение и воспроизведение;
• д) контроль за функционированием информационных потоков, который состоит в мониторинге нормально циркулирующей информации, выделении нарушений потока и его коррекции.

Существуют внутренние и внешние информационные функции. Первые направлены на поддержание информационного обмена между подструктурами организации. Вторые реализуют информационный обмен между организацией и внешней средой.

Принято различать горизонтальные, вертикальные и наклонные информационные потоки. Каждая из перечисленных функций может осуществляться в одном или нескольких направлениях как внутри организации, так и между организацией и внешней средой.

Каждая функция может выполняться одним или несколькими сотрудниками. Поскольку чаще всего информационные функции выполняются сотрудниками, принято говорить об информационной позиции, занимаемой сотрудником или их группой.

Чистой информационной позицией сотрудника можно назвать такую позицию, при которой он преимущественно специализирован на одной функции. Смешанной позиция называется в том случае, если сотрудник выполняет несколько информационных функций одновременно.

Конечно, смешанные позиции встречаются значительно чаще, чем чистые. Однако важно не путать позицию с собственно субъектом. Кроме того, на специфику информационной позиции большое влияние оказывает различение формальной и неформальной структуры организации. Позиции могут реализовываться в обеих указанных структурах.