Учетные регистры, формы и техника бухгалтерского учета

В результате изучения главы 9 студент должен.

• знать:

содержание учетных регистров и их виды;

методы исправления ошибок в первичных документах и учетных регистрах;

содержание форм бухгалтерского учета;

технику бухгалтерского учета;

• уметь:

правильно применять знания об учетных регистрах, формах и технике бухгалтерского учета в практической деятельности;

• владеть:

понятийным аппаратом по учетным регистрам, формам и технике бухгалтерского учета.

Учетные регистры и их виды

Учетные регистры — это документы для регистрации и группировки данных бухгалтерского учета о наличии средств и операциях с ними. Они классифицируются (разделяются) по внешнему виду, по назначению (характеру записей), по объему содержания операций и по строению (форме).

По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки и свободные листы.

Бухгалтерские книги — вид учетных регистров синтетического (Главная книга, книга «Журнал-Главная») и аналитического (книги учета основных средств, затрат производства, реализации продукции и др.) учета. Представляют собой сброшюрованные и пронумерованные одноформатные листы бумаги, заверенные подписью главного бухгалтера и имеющие двустороннее строение: одна сторона для дебетовых, другая — для кредитовых записей.

Карточки — отдельные листы (бланки), разграфленные для нужд учета, изготовленные из картона или бумаги определенного размера, что дает возможность организовать картотеки. При этом разделителями карточки разбиваются на разделы с соответствующими указателями (индикаторами) для обеспечения быстроты нахождения в картотеке требующейся карточки. В карточках обычно ведут аналитический учет. Они очень удобны для копировальных записей и группировок учетных данных. В зависимости от формы и назначения карточки бывают контокоррентными (предназначены для учета таких объектов, показатели которых дают в общей сумме, например, о состоянии дебиторской задолженности, расчетов с подотчетными лицами и других расчетов), многографными (применяются для учета объектов, где требуется детализация показателей по дебету или кредиту счета, например, производственных расходов по статьям и т. д.), инвентарными (для учета объектов основных средств), количественно-суммового учета (для учета товарно-материальных ценностей по их количеству и сумме; в них указываются: дата и номер бухгалтерской проводки, содержание записи, приход, расход и остаток по количеству и сумме) и складского учета (для количественного учета товарно-материальных ценностей на складах).

Свободные листы применяются в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей и составляют основу современного учета. Каждый лист имеет соответствующее название (журнал-ордер, ведомость) и указание периода его действия (месяц, квартал).

По характеру записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры используют для записей хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию без определенной группировки по счетам. Такие регистры обеспечивают контроль за полнотой бухгалтерских записей и сохранностью поступающих документов. Примеры хронологических регистров: регистрационный журнал, книга учета хозяйственных операций, книги покупок и продаж.

Систематические регистры — регистры, в которых документы регистрируются в определенной системе (группировке); они используются для отражения однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций (например, инвентаризационная опись ценностей) и подразделяются на систематические регистры синтетического учета и систематические регистры аналитического учета.

Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи. Например, в журналах-ордерах записи ведут в разрезе синтетических счетов в хронологическом порядке.

По объему содержания операций учетные регистры делятся на синтетические и аналитические.

В синтетических регистрах записи ведутся только в денежном выражении с указанием, кроме бухгалтерской проводки, также даты, номера документа, но без пояснительного текста. К ним относятся Главная книга и журналы-ордера.

Аналитические регистры используют для записей по аналитическим счетам. В них указывают номер, дату документа, краткое содержание хозяйственной операции. При этом для учета товарно-материальных ценностей используются денежные и натуральные измерители. К аналитическим регистрам относятся карточки, книги, ведомости.

По строению регистры подразделяются на односторонние, двусторонние, многографные, линейные и шахматные.

Односторонние регистры — это регистры с объединением отдельных граф дебетовых и кредитовых записей (карточки для учета расчетов, материальных ценностей и других операций).

Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях. Односторонние регистры применяются в синтетическом и аналитическом учете (табл. 9.1).

Таблица 9.1

Односторонний регистр

Двусторонние регистры — регистры, в которых счет открывается на двух развернутых страницах книги (па левой странице — дебет, на правой — кредит). Используются только при ручном способе учета в синтетическом и аналитическом учете. Двусторонние регистры применяются в основном при ведении учета в книгах. В них записывается текст операций (табл. 9.2).

Таблица 9.2

Двусторонний регистр

Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. Учет движения материалов отражается в целом по предприятию, а также в разрезе отдельных материально ответственных лиц, регистрируются затраты по предприятию, подразделениям и в разрезе статей затрат.

Линейные регистры являются разновидностью многографных регистров. Каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что дает возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов.

Шахматные регистры используются для одновременного отражения суммы по дебету одного счета и кредиту другого. Каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки. Примеры: журналы-ордера № 10, 10/1, 11, 13 и Главная книга.

По новому Закону о бухучете № 402-ФЗ с 1 января 2013 г. предусмотрены обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета. Ими являются:

• 1) наименование регистра;
• 2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;
• 3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
• 4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
• 5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
• 6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
• 7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.

Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае, если законодательством РФ или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа.

В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.