Формирование дел. 
Документационное обеспечение управления персоналом

Формирование дел — это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела в организации формируются при централизованном ведении делопроизводства службой ДОУ организации, при децентрализованном — как структурными подразделениями.

(лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ, при методической помощи архива организации.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

• — помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
• — группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел, документов выборных органов и их постоянных комиссий, учебных заведений, театров, историй болезней и некоторых других специфических групп документов, период формирования которых не совпадает с календарным годом;
• — раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
• — включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• — помещать в дело ксерокопии факсограмм, телеграммы на общих основаниях;
• — каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись и другие реквизиты);
• — в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние и черновые экземпляры документов (за исключением особо ценных);
• — по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т. д.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы поличному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т. д.), группировать в отдельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т. д.

Отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера формируются ЭД, БД и дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел организации.

Электронные базы данных формируются в отдельные дела, наименование дела соответствует наименованию БД.