Структура делового письма

Предпочтительно писать деловое письмо на бланке организации, от имени которой выступает автор. В колонтитулах бланка, на котором пишется письмо, обязательно должна содержаться следующая информация: название организации, адрес организации, телефон, факс, web-сайт и e-mail. На бланке могут быть также представлены реквизиты и (или) логотип. Эта информация позволит адресату оперативно ответить по правильному адресу.

Можно отметить также несколько формальных моментов. Деловое письмо, как и всякий документ, должно иметь поля (слева — около трех сантиметров, справа — не менее полутора). В большинстве случаев деловое письмо имеет регистрационный исходящий номер, который находится в верхнем левом углу письма.

1. Так называемая «шайка» письма, содержащая наименование адресата, размещается ниже регистрационного номера в верхнем правом углу письма и включает в себя должность и ФИО адресата. (Само обращение к этому адресату, если оно необходимо, помещается по центру письма и заканчивается восклицательным знаком.) В верхней левой части письма находится угловой штамп организации с указанием ее наименования и реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма.

Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа, если он есть.

2. Текст письма. Этот текст должен касаться одного вопроса или нескольких взаимосвязанных вопросов.

Текст письма чаще всего состоит из двух частей. В первой излагается причина или обоснование написания письма, приводятся ссылки на документы, на основании которых готовилось письмо. Во второй части (после абзацного отступа), формулируются какие-либо предложения, просьбы, решения и обязательства.

• 3. Заключительная формула вежливости.
• 4. Подпись.
• 5. Указание на приложения, если они есть.
• 6. Указание на рассылку копий, если они есть.

При отправлении документа не организации, а физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Приведем реальные примеры.

ПРАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА КОМИТЕТ ПО ЭНЕРГЕТИКЕ И ИНЖЕНЕРНОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ Техническое управление пер. Антоненко, 4. Санкт-Петербург. 190 000 Тел. (812) 576−58−01 Факс (812) 576−59−88 E-mail: Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script http://www.gov.spb.ru ОКПО 87 113 ОКОГУ 23 190 ОГРН 1 037 843 011 931.

ИНН/КПП 7 825 363 978/784001001 05 фев 2013 № 114−555 на №_от_.

Петровой Е. В.

ул. Бухарестская, д. 12, кв. 14, Санкт-Петербург ekatrina.@gmai 1 .com.

Уважаемая Екатерина Владимировна!

На Ваше обращение в адрес Губернатора Санкт-Петербурга Полтавченко Г. С. по принадлежности вопроса Комитету по энергетике и инженерному обеспечению сообщаю, что ОАО «ТГК-1», выполняя свои функциональные обязанности, обеспечивает теплоснабжение и горячее водоснабжение потребителей, в т. ч. и жителей Фрунзенского района СанктПетербурга, в соответствии с заключенными договорами теплоснабжения.

Оплата потребленной тепловой энергии осуществляется на основании предоставляемых управляющей компанией фактических данных приборов учета тепловой энергии, установленных в ИТП здания.

Дополнительно сообщаю, что в соответствии с п. 9.а и п. 31.а «Правил предоставления коммунальных услуг собственникам и пользователям помещений в многоквартирных домах и жилых домах», утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 06.05.2011 № 354, ответственность за состояние внутридомовых систем жилого дома и предоставление качественных услуг потребителю для комфортного проживания несет управляющая компания.

Начальник управления П. Ф. Левин.