Кадровый учет в бизнесе

.

Кадровый учет обязаны вести все работодатели.

Перед подписанием трудового договора кандидат должен ознакомиться с должностными инструкциями и иными внутренними локальными нормативными актами (например, с правилами внутреннего распорядка фирмы). Должен быть оговорен режим рабочего дня — время работы и ежедневный обеденный перерыв.

Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работу, обеспечить условия труда, своевременно и в полном объеме выплачивать работнику заработную плату (она должна выплачиваться два раза в месяц — авансом и окончательным расчетом за прошедший месяц), а работник обязуется лично выполнять свою трудовую функцию и соблюдать правила внутреннего распорядка.

На основании трудового договора работать безвозмездно никто не может. В случае невозможности выплаты заработной платы за определенный период (например, в IIКО) можно заключить договор добровольца.

Обязательные документы от нового работника, которые он должен предъявить работодателю, включают:

• • паспорт;
• • трудовую книжку (если у работника ее еще нет, организация обязана сама приобрести и оформить ее);
• • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• • свидетельство об ИНН (при наличии);
• • документы воинского учета — военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (при наличии);
• • документ о специальном образовании.

В некоторых случаях запрашивают справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования. Если работник уже ответил перед государством за какое-либо преступление, его можно взять на должности, которые не предусматривают работы с детьми. Если судом наложены ограничения на занятие руководящих должностей, то работодатель обязан это соблюдать и может принять такого работника только на неруководящие должности.

Запрещено требовать при приеме на работу документы помимо предусмотренных законодательством. Только на некоторые должности требуются личные медицинские книжки.

Резюме или анкета также не входят в список обязательных документов при приеме на работу. Они могут использоваться только если в фирме есть внутренний документ, регламентирующий требование анкеты каждого работника.

Трудовые договоры могут быть срочными — с оговоренным сроком окончания. Со следующими категориями работников рекомендуется заключать срочные трудовые договора:

• • руководители организации;
• • заместители руководителя;
• • главный бухгалтер;
• • совместители.

При этом ИП не заключают договор с руководителем когда предприниматель сам возглавляет свой бизнес. Но любое юридическое лицо заключает договор с руководителем, через протокол собрания учредителей уполномочивая кого-то на заключение трудовых договоров.

Трудовые договоры заключаются с гражданами, достигшими возраста 16 лет. Для несовершеннолетних работников предусмотрены особые условия труда.

Статья 310 Трудового кодекса РФ регулирует трудовые отношения с надомниками. В бизнес-практике надомникам обычно поручается относительно простая, механическая работа на дому, например изготовление изделий из материалов заказчика (предприятия, заключившего трудовой договор с работником). Надомники могут привлекать к выполнению своей работы членов семьи, с которыми работодатель не обязан заключать отдельных трудовых договоров. Работа, выполняемая надомниками, не должна быть им противопоказана по состоянию здоровья.

Не стоит путать эту форму с дистанционной работой — сейчас таких работников называют фрилансерами, и их также можно оформить гражданско-правовым договором. Дистанционным работникам обычно поручают творческую работу, выполняемую вне территории предприятия, с которым они заключили договор. Статья 312.1 Трудового кодекса РФ предусматривает возможность обмена с таким работником документами в электронном виде.

Оценка рабочих мест производится только по месту нахождения организации, соответственно рабочие места дистанционных работников и надомников не проверяются.

Табели учета рабочего времени работодатели обязаны вести только в случае сокращенного рабочего дня или повременной оплаты труда.

Прием на работу иностранных граждан осуществляется на основании разрешения на работу. Иностранцы платят НДФЛ в большем объеме, чем российские граждане. У миграционной службы работодателю нужно получить квоту на использование иностранной рабочей силы.

Рассмотрим здесь также особенности расчета численности персонала. Так, в одной из инструкций Государственного комитета по статистике СССР отмечалось: «Для определения численности работников предприятия, учреждения, организации за какой-либо период (месяц, квартал, с начала года, год) недостаточно принимать численность работников на дату, например только на начало или на конец отчетного периода, так как в этих показателях не учитываются изменения, происшедшие в течение рассматриваемого периода… Среднесписочная численность работников

за отчетный месяц исчисляется путем суммирования численности работников списочного состава за каждый календарный день отчетного месяца… включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней отчетного месяца"^[1].

Ежегодно до 20 января каждый субъект бизнеса обязан сообщать в налоговую инспекцию среднесписочную численность своих сотрудников.

• [1] Инструкция по статистике численности и заработной платы рабочих и служащихна предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена Госкомстатом СССР 17 сентября 1987 г.). П. 3.11−3.12.