Архивные каталоги. 
Архивоведение

Архивные каталоги — сравнительно «молодой» вид НСА.

В крупнейших дореволюционных ведомственных архивах (например, в архиве Государственного совета) составлялись картотеки, организованные по предметному признаку. Ключевые слова для карточек выделялись из заголовков описей формально, что приводило к многократному дублированию карточек. Создавались вспомогательные тематические картотеки и в советских архивах. С конца 1940;х гг. велись теоретические дискуссии о создании каталогов в архивах. По лишь начиная с конца 1950;х — 1960;е гг. наиболее крупные архивы приступили к практической работе по организации каталогов. При этом широко использовались уже имеющиеся старые ведомственные картотеки, а также различные вспомогательные картотеки, создававшиеся в советских архивах при подготовке документальных сборников, выполнении запросов, составлении тематических перечней и т. д. После объединения всех этих карточных массивов и систематизации, но принятой в данном архиве схеме, началась планомерная работа, но росписи на каталожные карточки (тематической разработке) фондов. Эта работа велась в основном, но описям, но нередко и путем просмотра дел.

В результате этой работы к концу 1980;х гг. каталоги имелись в большинстве государственных архивов СССР.

Архивным каталогом называется межфондовый справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения (единиц учета), архивных документов (или их частей) сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации.

Каталоги подразделяются:

• — на систематические (сведения о содержании документов систематизированы в логической последовательности отраслей знания и практической деятельности общества);
• — тематические и их разновидности (по истории учреждений, по истории административно-территориального деления и т. д.);
• — предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

В начале XXI в. систематические каталоги имелись почти во всех государственных архивах, именные — примерно в половине, тематические — в 40%, каталоги по истории государственных учреждений — в 20%, а каталоги по административно-территориальному делению и географические — всего в 2% архивов.

Основой любого каталога является схема классификации документов. Библиотечные каталоги организованы везде по единой схеме: в России — на основе Библиотечно-библиографической классификации (ББК), в большинстве стран мира — Универсальной десятичной классификации (УДК). Для архивных каталогов процесс разработки такой единой схемы существенно отстал от практической работы по организации каталогов в архивах.

Единый классификатор для документов советского периода был издан в 1978 г.^[1] Он был использован при создании каталогов в ряде архивов, хранящих документы советского периода. Но единый классификатор для всего АФ РФ появился лишь в 2007 г.¹ и существенного влияния на архивные каталоги не оказал.

Такое отставание работы по классификации ретроспективной документной информации от практической деятельности архивов по созданию каталогов имеет объективные основания.

Все многообразие проявлений жизни общества гораздо труднее поддается общей классификации, чем области знаний, являющиеся предметом библиографической классификации. При этом необходимо также иметь в виду многоаспектный и многоуровневый характер информации, содержащейся в каждом отдельном архивном документе. Зачастую самая ценная информация непосредственно не вытекает из целей создателей документа и не совпадает с формальным предметом рассмотрения дела в учреждениифондообразователе. Поэтому любая априорная классификация информации, содержащейся в архивных документах, небесспорна, а сам процесс такой классификации чрезвычайно трудоемок.

Поэтому многие (если не большинство) архивных каталогов созданы на основе схем, разработанных в самих архивах, причем эти схемы могут существенно отличаться одна от другой. Из этого вытекает необходимость для исследователя перед обращением к каталогу тщательно ознакомиться с его схемой.

Информация в каталогах помещена на карточки, причем в большинстве архивных каталогов поединичное описание (когда каталожная карточка содержит заголовок одной единицы хранения) сочетается с подокументным (когда заголовок на каталожной карточке описывает отдельный, как правило, наиболее значимый документ), групповым (когда заголовок на каталожной карточке описывает сразу несколько однородных по составу и содержанию единиц хранения) и суммарным (когда заголовок на каталожной карточке описывает совокупность документов, отражающих один факт или процесс).

Главным недостатком большинства действующих в российских архивах каталогов является их неполнота. Эта неполнота порождена тем обстоятельством, что каталоги в архивах стали создаваться сравнительно недавно (как правило, 40—50 лет назад), а также выборочным характером каталогизации в некоторых архивах.

В 2003 г. на Всероссийской научно-практической конференции «Тенденции и перспективы развития НСА к документам государственных и муниципальных архивов» была отмечена сравнительно низкая результативность каталогов как информационной системы, их недостаточное использование, неадекватное объему трудозатрат на их создание и пополнение. В последние два десятилетия работа, но каталогизации в большинстве архивов была существенно сокращена или приостановлена. Но это было связано не только и не столько с недостатками каталогов, сколько с появлением новых (компьютерных) технологий в архивном деле.

Каталог — это справочник, организованный по логическому принципу, инверсный. Из этого вытекают его возможности по выявлению непрофильных для данного фонда документов. В силу своей непрофильное™, нехарактерности, эти документы могли не найти отражения в соответствующей справке о фонде в путеводителе. В свою очередь, в каталоге карточки на эти документы неизбежно должны быть помещены в раздел, рубрику и подрубрику, к которой они относятся по своему содержанию.

Можно сказать, что если в путеводителе, реестре описей, описях последовательно применяется принцип происхождения, то в каталоге торжествует принцип принадлежности. Поиск документов в каталоге отличается сравнительной скоростью, но далеко не всегда обеспечивает полноту выявления. Но каталоги становятся главным справочником в архивах с нефондовой системой хранения. В этих архивах только по каталогу можно найти требующийся фото-, киноили фонодокумент.

• [1] Схема единой классификации документной информации в систематических каталогахгосударственных архивов СССР (советский период). М., 1978.