Документация внутреннего аудитора

Рабочие документы внутреннего аудитора, их сущность и назначение

Документирование проведения внутреннего аудита является одним из важнейших условий его квалифицированного проведения. Для аудитора, составляющего отчет о результатах проведенного аудита, рабочие документы (файлы) с подробным описанием планирования проверки, се хода, анализа системы внутреннего контроля и учета, выводов по результатам проверки отдельных разделов п документов, их подтверждающих, являются такими же первичными документами, при отсутствии которых подготовка достоверного отчета (заключения) невозможна. Наличие рабочей документации позволяет анализировать действия аудиторов и, следовательно, организовать как внутрифирменный, так и внешний контроль качества их работы.

Рабочие документы должны обеспечивать документальное подтверждение того, что проверка проведена надлежащим образом (глубоко и качественно), раскрывать методы аудита, объем проверенных документов и подтверждать полноту и качественность аудиторского заключения. Они должны также содержать пояснения о том, что книги и журналы, записи и т. п. отражают (не отражают) совершенные операции в соответствии с нормативной и законодательной базой РФ надлежащим образом. Кроме того, должно быть документально подтверждено, что проверка была должным образом спланирована, реализация плана аудиторами ежедневно контролировалась и в ходе аудита подвергалась рассмотрению, что при необходимости выполнялись соответствующие исследования.

Рабочие документы дают возможность возглавляющему проверку оценить работу как бригады в целом, так и каждого аудитора в отдельности и определить, не требуется ли изменить условия проведения проверки в последующих периодах.

Федеральный стандарт аудиторской деятельности «Планирование аудита» даст примерный перечень документов, которые могут быть включены в состав рабочей документации аудиторской организации. Однако это далеко не полный перечень возможных рабочих документов. Более широкий и подробный их перечень должен определяться внутренними стандартами службы внутреннего аудита.

Рабочие документы можно подразделить на четыре типа документов.

• 1. Комплект документов сверки, который содержит:
  • o входящее сальдо по счетам от предшествующего периода;
  • o сальдо и обороты по счетам за текущий период;
  • o соответствие сальдо и оборотов по каждому счету Главной книги;
  • o корректировочные исправления, внесенные в ходе аудита;
  • o корректировочные исправления, внесение которых требуется по результатам аудита;
  • o окончательное сальдо по счетам за текущий период в тех случаях, когда его определение возможно.
• 2. Комплект документов проверки — изучение расхождений в остатке на счете, определявшемся по разным источникам, т. е. соответствие данных первичных документов данным Главной книги. В этот комплект входят все документы (таблицы и т. п.), составляемые в ходе аудита правильности, правомерности и достоверности совершенных операций и их соответствия законодательным и нормативным документам РФ.
• 3. Анализ сальдо на конец периода — в этом комплекте документов подытоживаются компоненты сальдо на конец периода и проверяется его достоверность, например, в аналитическом учете — отдельные покупатели или поставщики применительно к дебиторским и кредиторским задолженностям. Приводятся данные по сверкам, запросам, результатам инвентаризаций и т. п. с выводами о достоверности аналитических компонентов, формирующих сальдо в синтетическом учете.
• 4. Комплект документов по анализу финансового состояния организации — в этом комплекте документов должны быть собраны в виде таблиц и расчетов все аналитические показатели, необходимые и связанные с проведением экспресс-анализа и детального анализа финансового состояния и баланса организации.

Правило (стандарт) «Планирование аудита» устанавливает, что во всех документах, входящих в состав рабочей документации, необходимо указывать следующие реквизиты:

• o наименование документа;
• o наименование экономического субъекта, в отношении которого проводится аудит;
• o период, за который проводится аудит;
• o дату выполнения аудиторской процедуры или составления документа;
• o содержание документа;
• o личную подпись лица, создавшего документ, се расшифровку либо легко идентифицируемое условное обозначение такого лица;
• o дату проверки документа;
• o личную подпись лица, проверившего документ, ее расшифровку либо легко идентифицируемое условное обозначение такого лица.

Вес корректировочные записи, внесенные в ходе аудита или требующиеся по его результатам, необходимо выполнять с соблюдением следующих требований:

• o адекватное объяснение и выполнение проводки со ссылкой на необходимые нормативные и первичные документы;
• o подытоживание должно осуществляться в рамках одного комплекта и по всем проведенным корректировкам, чтобы обеспечить текущий итог их влияния на активы, обязательства и прибыль с соответствующими выводами.

Аудиторская проверка должна сопровождаться обязательным документированием, т. е. отражать полученную информацию в рабочей документации аудита, к которому относятся:

• o планы и программы проведения аудита;
• o объяснения, пояснения и заявления работников подразделения по вопросам, вытекающим из существа проверки;
• o копни первичных документов подразделения, свидетельствующие о хозяйственных операциях, фотографии объектов, акты, справки, протоколы, инвентаризационные описи и другие документы, составленные совместно с работниками, привлекаемыми для участия в проверке, служащие доказательством записей в акте проверки;
• o регистры бухгалтерского учета;
• o результаты инвентаризаций;
• o бухгалтерская отчетность;
• o записи об изучении и оценке систем оперативного складского учета, вопросники, схемы документооборота и другие;
• o производственно-финансовый анализ фактических показателей подразделения;
• o материалы, свидетельствующие о работе, выполненной не аудитором, но под его контролем;
• o документы встречных проверок и объяснения лиц, не являющихся работниками данного подразделения;
• o копни бухгалтерской, оперативной внутрихозяйственной отчетности.

Перечень рабочей документации аудита, прилагаемой к актам аудиторской проверки, определяет аудитор, проводящий проверку. Главное требование к этой документации — ее убедительность и весомость при доказательстве выводов и положений, основанных на материалах проверки. Ограничений по подбору доказательств не устанавливается.

Наиболее ценными считаются аудиторские доказательства, полученные аудитором непосредственно в результате исследования хозяйственных операций. Аудитор обобщает доказательства в собственных первичных документах (таблицы, расчеты). Это способствует пониманию собранной информации должностными лицами и учредителями предприятия, не имеющими специального образования.

Если аудитору не передали первичных документов, которые структурные подразделения должны вести, то аудитор отражает это в отчетном документе и оценивает, как это обстоятельство может повлиять на деятельность подразделения и всего предприятия и результаты проверки.

При обнаружении аудитором искажения сводных бухгалтерских документов или внутренней отчетности он должен описать вид искажения и определить фактор риска выявленного искажения:

• 1) какие последствия возможны при неустановлении этого искажения с налоговой точки зрения;
• 2) причину искажения — нарушение установленных правил организации и ведения бухгалтерского учета; изменение договорных отношений и недоведения их до подразделения; арифметические и логические ошибки, недосмотр в полноте учета; нетипичные сделки и другие, которые могут быть преднамеренными и непреднамеренными.

Выводы о виновности и ответственности работников, допустивших искажения в бухгалтерском учете, обязаны сделать должностные и иные лица, назначившие проверку. В компетенцию внутреннего аудитора не входит делать выводы о виновности или невиновности тех или иных лиц.

Сведения, содержащиеся в рабочей документации, являются конфиденциальными и не подлежат разглашению. Срок и порядок хранения данной документации определяются должностным лицом, назначившим проверку.