В управленческой деятельности организаций наиболее часто применяются следующие виды документов:
Приказправовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов касающихся узкого круга должностных лиц.
Указаниеправовой акт, издаваемый организацией по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, информационно-методического характера.
Протокол — документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов на бумажном носителе и пересылаемых по почте.
Справка — документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.
Докладная запискадокумент, содержащий обстоятельное изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя.
Объяснительная запискадокумент, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
План — документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей.
Отчет — документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу.
Под электронным документом понимается форма представления информации, выполненная на компьютере и зафиксированная на магнитном носителе (магнитный диск, дискета, флешка). Все экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.
Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью должностного лица. Электронная цифровая подписьнабор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и принадлежащая конкретному лицу.
Открытый ключ проверки подписинабор символов доступный для заинтересованных лиц и используемый при проверке достоверности электронной цифровой подписи.
В случае, когда создаются документ на бумажном носителе и электронный документ идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами.
Государственные органы и юридические лица, а также физические лица, в функции которых входит работа с электронными документами, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты.
Переход на электронный документооборот обеспечивает значительную экономию финансовых и материальных средств, времени. В настоящее время применяется в области финансовой и статической отчетности, декларировании и других сферах.
