Функции управления. 
Организационная культура организации

Это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация работ.

Принято считать, что в процессе управления последовательно выполняются следующие основные функции: планирование, организация, мотивация, координация и контроль. Для выполнения той или иной относительно простой работы необходимо заранее определить, что нужно в итоге получить, как организовать дело, мотивировать и проконтролировать его выполнение. Каждая из четырех функций менеджмента является для организации жизненно важной. Вместе с тем планирование и организация как функции управления обеспечивает основу других функций, являясь системообразующими. Функции же, мотивации и контроля ориентированы на выполнение тактических и стратегических планов организации.

Функции управления имеют специфический характер. Они могут рассматриваться как в отдельности, так и в связи между собой, либо в их взаимном проникновении. Например, информация, собранная посредством выполнения функции контроля, «говорит» менеджерам, как выполняются их планы (функция планирования). В то же время контроль должен быть надлежащим образом мотивирован и организован (функции мотивации и организации). Иными словами, в системе управления все управленческие функции объединены в единый целостный процесс.

Рассмотрим содержание каждой функции управления.

Планирование — это вид управленческой деятельности, связанной с составлением планов организации и ее составных частей. Планирование включено во все иные функции управления, выступает их необходимым компонентом. 19]. Оно сорганизует все другие функции, придавая им им необходимую степень организованности. Сущность планирования состоит в том, что оно позволяет согласовать индивидуальные усилия членов организации и ее подразделений для достижения целей. Два аспекта: планирование по содержанию и планирование по времени. Планы содержат перечень того, что должно быть сделано, определяют последовательность, ресурсы и время выполнения работ, необходимые для достижения поставленных целей. Соответственно, планирование включает:

• -определение миссии предприятия;
• -установление целей и задач;
• — разработку стратегий, программ и планов для достижения целей;
• — определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам;

В ГУ РК «ЦСОГПВ и И» -доведение планов до всех, кто их должен выполнять и кто несет ответственность за их реализацию;

— анализ внешней среды.

Типы планирования: миссия, цели, задачи, политика, тактика, курс действий, методы, процедуры, правила, программа.

Цели и задачи: Главной целью Государственного учреждения Республики Коми «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» является обеспечение законных, гарантированных государством прав граждан пожилого возраста и инвалидов на социальное обслуживание и обеспечение установленных льгот и преимуществ. Право на социальное обслуживание имеют граждане пожилого возраста: женщины старше 50 лет, мужчины старше 55 лет и инвалиды (в т.ч. дети).

В ГУ РК «ЦСОГПВ и И» Согласно Уставу ГУ РК «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» основными задачами учреждения являются:

• § предоставление гарантированных государством и дополнительных услуг гражданам пожилого возраста и инвалидам;
• § оказание доврачебной медицинской помощи;
• § оказание адресной помощи;
• § предоставление разовых платных социально-бытовых услуг;
• § содействие в получении льгот, материальной помощи в соответствии с действующим законодательством;
• § внедрение новых форм работы с гражданами пожилого возраста и инвалидами;
• § информация через средства массовой информации о деятельности Учреждения;
• § пропаганда здорового образа жизни;
• § участие в мероприятиях, способствующих реабилитации граждан пожилого возраста и инвалидов.

Для реализации поставленных задач Учреждение имеет эффективную организационную структуру, кадровый потенциал, хорошую материальную базу.

Организация — вторая функция управления. Задачей, которой является формирование структуры организации, а также обеспечение всем необходимым для ее нормальной работы — персоналом, материалами, оборудованием, зданиями, денежными средствами и др. Организовать — это значит разделить на части и делегировать выполнение общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий, а также установления взаимосвязей между различными видами работ.

В любом плане, составляемом в организации, всегда имеется стадия организовывания, т. е. создания реальных условий для достижения запланированных целей. Нередко это требует перестройки структуры производства и управления с тем, чтобы повысить их гибкость и приспособляемость к требованиям рыночной экономики. Для многих организаций (прежде всего, государственных) эта задача является новой, так как в прежних условиях хозяйствования использовались типовые структуры управления, разрабатываемые централизованно для различных отраслей.

Вторая, не менее важная задача функции организовывания — создание условий для формирования такой культуры внутри организации, которая характеризуется высокой чувствительностью к изменениям.

Принципы организационной функции: скалярный принцип, принцип делегирования, принцип абсолютной ответственности, принцип паритета и ответственности, принцип единоначалия, принцип уровня полномочий,.

ГУ РК «ЦСОГПВ И И» Штатная численность учреждения составляет 112,5 шт. единиц.

Фактическая численность 106 человек, из них имеют образование:

• — высшее профессиональное — 19 человек;
• — среднее профессиональное — 46 человек;
• — начальное профессиональное — 22 человека;
• — другое среднее полное и н/среднее) — 19 человек.

В течение отчетного периода: — повысили свою квалификацию — 1 человек;

— участвовали в различных семинарах — 3 человека.

Возрастной состав учреждения (средний возраст) — 47−50 лет.

Мотивация — это деятельность, имеющая целью активизировать людей, работающих в организации, и побудить их эффективно трудиться для выполнения целей поставленных в планах.

Процесс мотивации включает: установление или оценка (понимание) неудовлетворенных потребностей; формулировка целей, направленных на удовлетворение потребностей; определение действий, необходимых для удовлетворения потребностей.

Действия по мотивации включают экономическое и моральное стимулирование, обогащение самого содержания труда и создание условий для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития.

В ГУ РК «ЦСОГПВ И И» для успешной работы, активизации и эффективного трудового процесса созданы благоприятные условия. Директор Центра по мере возможности старается удовлетворить материальные, духовные и социальные потребности. Выплачиваются ежемесячные премии, существует бонусно-поощрительная система в качестве денежных надбавок и грамот. Рабочие места специалистов оснащены компьютерами, необходимым специальным оборудованием, литературой. Поддерживается и поощряется творческий потенциал работника, рациональные предложения, выступления на семинарах, написание программ, проектов. Учитываются личные потребности и интересы работника (предоставление отгулов, часов).

Контроль — это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации.

«Контроль — это оборотная сторона планирования» [9]. Контроль выступает неотъемлемым компонентом всех действий и функций управления. Он выражен в конце реализации. Он позволяет определить достигнута ли цель, и даёт разрешение на переход к другим действиям.

Контроль включает основные аспекты:

• — контроль как атрибут управления;
• — контроль как компонент деятельности всех подразделений;
• — контроль отдельных лиц;
• — контроль как аспект деятельности руководителя, связанный с созданием структур и руководством ими;
• — контроль как непосредственная обязанность руководителя с другими руководителями и с рядовыми исполнителями.

Система контроля в деятельности Центра.

В целях реализации статьи 4 Закона Республики Коми «О социальном обслуживании населения в Республике Коми», постановления Правительства Республики Коми от 24 июня 2005 г. № 150 «О республиканском перечне гарантированных социальных услуг и перечне дополнительных социальных услуг, предоставляемых населению Республики Коми социальными службами» и постановления Правительства Республики Коми от 25 сентября 2006 г. № 242 «О государственных стандартах социального обслуживания населения в Республике Коми» приказом Центра № 464 от 02 ноября 2006 г. назначены ответственные по контролю за качеством социального обслуживания.

Проводится внешняя система контроля:

• 1. Ежемесячно проводится техническое обслуживание средств охранно-пожарной сигнализации. Записи ведутся в журнале электромонтера.
• 2. На основании распоряжения руководителя Управления Роспотребнадзора по Республике Коми № 233 от 11.02.09 г. проведятся плановые мероприятия по надзору с целью обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения, защиты прав потребителей на предмет соблюдения обязательных требований санитарного законодательства Российской Федерации, законодательства Российской Федерации в сфере защиты прав потребителей.

Внутренняя система контроля:

Внутренние проверки:

• — Ежемесячно проводится контроль за полнотой и результативностью предоставления социальных услуг заведующими отделений, что подтверждается ежемесячной информацией по внедрению Госстандарта.
• § Контроль за целевым использованием средств по всем источникам финансирования.
• § Контроль над заключением договоров и расходов, обеспеченных средствами, поступающих из всех источников.
• § Анализ приоритетных задач при совершении расходов.
• § Использование метода планирования доходов и расходов, образуемых за счет всех источников финансирования.

Координация действий — это функция процесса управления, обеспечивающая его бесперебойность и непрерывность. Главная задача координации — достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем.

Коммуникационные системы и язык общения (использование устной, письменной, невербальной коммуникации, «телефонного права» и открытости коммуникации разнится от группы к группе, от организации к организации; жаргон, аббревиатуры, жестикуляции варьируются в зависимости от отраслевой, функциональной и территориальной принадлежности организаций). Это целенаправленный процесс, в ходе которого происходит обмен информацией при наличии обратной связи для обеспечения результата. Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей.

Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако, коммуникации — это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг — это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, — смысл может быть утрачен.

Любая организация обладает собственным, характерным для нее языком, освоение которого является обязательным для успешной социализации индивида. Язык всегда позволяет сделать вывод о культуре, причем без особых усилий.

Коммуникации представляют собой все проникающий и сложный процесс. При этом на практике можно, пожалуй, выделить два интересующих момента.

Неформальный обмен мнениями часто оказывается более достоверным, чем формальный, и недаром его значение сегодня как бы открыто заново. Данная форма получения информации за счет сокращения пути прохождения часто опережает официальное информирование сотрудников. Она и более надежна, поскольку те, от которых ее получают, как правило, являются личными знакомыми.

Кроме того, в личной беседе можно сообщить совершенно иные вещи, высказать предположение, отношение к слухам и т. д., то есть удовлетворяются те потребности, которые не удовлетворяются официальным путем.

При помощи брошюры об основных направлениях деятельности общаться невозможно.

Как известно, информация превращается в коммуникации лишь в результате обмена между отправителем и получателем. Типы организационных коммуникаций: внешнеорганизационные и внутриорганизационные. Внешнеорганизационные — это деятельность руководителя по организации имиджа своего предприятия, маркетинговой политики, участие в подготовке отчётов, контакт с другими по статусу руководителями организаций структурных подразделений и смежных организаций.

Внутриорганизационные коммуникации подразделяются на вертикальные и горизонтальные.

МЕЖУРОВНЕВЫЕ КОММУНИКАЦИИ. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей КОММУНИКАЦИИ ПО ВОСХОДЯЩЕЙ, т. е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей — это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на 1 час в неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

Коммуникации между различными отделами (подразделениями). В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация — это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

Коммуникации руководитель-подчиненный.

Коммуникации между руководителем и рабочей группой.

Неформальные коммуникации.

С целью информирования населения о деятельности Центра, о формах его работы сотрудники учреждения готовили материалы для публикаций в газетах, принимали участие в создании сюжетов для местных телевизионных кампаний, распространяли буклеты, памятки.

Центр активно привлекает к своей работе средства массовой информации.

Задействованы различные формы и методы информационно-разъяснительной работы, такие как:

1) Информирование населения через электронные средства массовой информации.

Для освещения мероприятий привлечена телевизионная программа: Информационная программа «День».

Каналы ТНТ и RЕН-ТВ освещают проведение организационных мероприятий, проводимых Центром.

2) Информирование населения через печатные средства массовой информации.

Для освещения материалов регулярно привлекается Муниципальное унитарное предприятие «Редакция газеты «Ухта», а также коммерческие печатные издания информационно-рекламный еженедельник Ухты «Палитра города», газеты «Ухтинская витрина», «Золушок-Презент».

Принятие решений.

Это результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов для достижения конкретной цели.

Принятие решений, как и обмен информацией, — составная часть любой управленческой функции. Необходимость принятия решения пронизывает все, что делает управляющий, формулируя цели и добиваясь их достижения. 10].

РЕШЕНИЕ — это выбор альтернативы.

Принятие решений — часть каждодневной работы управляющего. Как говорит профессор Фрэнк Харрисон: «Принятие решений — это интегральная часть управления организацией любого рода. Более чем что-либо другое, компетентность в данной области отличает менеджера от не менеджера и, что еще важнее, — эффективно работающего менеджера от его неэффективно работающего коллеги» [11]. Отличительной особенностью данной функции является стандартизованность и алгоритмизированность. В ней велика роль субъективных психологических факторов.

Как одна из составляющих частей управленческой деятельности принятие решений в ГУ РК «ЦСОГПВ и И» осуществляется руководителем Центра. Данная процедура выполняется из альтернативных обоснований каждого специалиста и тщательного прогнозирования. Решение выносится коллегиально и фиксируется в приказе.

Групповая динамика.

Это социально-психологические процессы, приводящие группу в определённые состояния посредством различных групповых механизмов и обеспечивающие её формирование, функционирование и развитие.

Социально-психологический климат — это устойчивая система внутренних связей группы, проявляющаяся в эмоциональном настрое, общественном мнении и результатах деятельности. Это социально-психологическое состояние коллектива, характер ценностных ориентаций, межличностных отношений, взаимных ожиданий. Социально-психологический климат зависит от среды и уровня развития коллектива, непосредственно влияет на деятельность его членов, на осуществление его основных функций. Социально-психологический климат (СПК) не отделим от культуры организации и является отражением состояния культуры группы в конкретный момент времени и при существующих в данный момент обстоятельствах.

СПК может быть благоприятным и неблагоприятным в зависимости от того, как он влияет на общую работоспособность коллектива.

Благоприятный социально-психологический климат характеризуется следующим:

• * ценности и отношения в коллективе соответствуют в основном ценностям и задачам общества, т. е. социально одобряются и одновременно соответствуют ценностям и задачам организации;
• * у членов коллектива достаточно развита потребность в труде на благо общества как сфере самоактуализации личности;
• * развито творческое отношение к труду, поощряется инициатива;
• * в межличностных отношениях господствует взаимное доверие и уважение друг к другу;
• * групповая деятельность эффективна, коллектив характеризуется высоким уровнем сплоченности;
• * существует достаточная взаимовыручка и взаимная ответственность.

Неблагоприятный, нездоровый социально-психологический климат характеризуется следующим:

• * преобладание рвачества (побольше взять от общества, поменьше дать);
• * неуважение к товарищам;
• * подавление творчества, инициативы;
• * равнодушие и черствость в общении;
• * склоки, сплетни, подсиживание;
• * невозможность привести в действие групповой потенциал;
• * падение результативности;
• * взаимное укрывательство, «круговая порука».

Изучение состояния СПК поможет оценить, какое влияние оказывает организационная культура на деятельность предприятия — положительное или отрицательное. Система отношений, лежащая в основе организационной культуры, — это те важнейшие отношения, которые формируют и определяют поведенческие нормы и рабочее поведение членов организации. Это, например, такие отношения, как отношение руководства к работникам, отношение работников к руководству, отношение персонала к работе, отношение работников к клиентам.