Реквизиты, необходимые при составлении официальных документов

Реквизит 1 — Государственный герб Российской Федерации. Данный реквизит помещают на бланках документов в соответствии с содержанием конституционного закона о государственном гербе Российской Федерации.

Организации и учреждения, использующие изображение государственного герба:

• 1. Федеральное собрание;
• 2. Правительство РФ;
• 3. Конституционный суд РФ;
• 4. Высший Арбитражный суд РФ;
• 5. Центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов;
• 6. Прокуратуры РФ;
• 7. Центральный банк РФ;
• 8. Уполномоченный по правам человека;
• 9. Счетная палата РФ;
• 10. Межведомственная комиссия по защите государственной тайны;
• 11. Дипломатические правительства;
• 12. Консульские учреждения и официальные представительства РФ за границей;
• 13. Органы государственной власти.

Реквизит 2 — Герб субъекта Российской Федерации. Данный реквизит помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. На бланке документа целесообразно указывать наименование государства.

Реквизит 3 — Эмблема организации или товарный знак. Данный реквизит помещают на бланках организаций в соответствии с уставом.

Эмблема — символическое графическое изображение, может представлять рисунок, символ, может включать в себя буквенные обозначения. Товарный знак — обозначение, способное отличить товары и услуги одних юридических лиц, от других.

Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений:

• 1. Государственный герб;
• 2. Флаг;
• 3. Официальное название государства;
• 4. Не допускаются эмблемы;
• 5. Сокращенные или полные названия международных или межправительственных организаций;
• 6. Печать;
• 7. Награды и другие обозначения.

Реквизит 4 — Код организации. Данный реквизит проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код представляет собой восьмизначное число ил последовательность чисел, напечатанных через пробел, которые определяют отрасль, сферу и деятельность организации.

Реквизит 5 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН). ОГРН юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Местоположение реквизита 5 рядом с реквизитом 4 на бланках письма.

Реквизит 6 — Идентификационные номер налогоплательщика/код причины поставки на учет. Данные реквизит проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Чаще всего реквизит 6 проставляется под реквизитами 4 и 5.

Реквизит 7 — Код формы документа, который проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащегося в разделе классификаторов.

Реквизит 8 — Наименование организации, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Данные реквизит находится в верхней части документа и располагается по центру или справа.

Реквизит присутствует:

• 1. На общем бланке организации;
• 2. На бланке письма;
• 3. На бланке конкретного вида документа.

Реквизит 9 — Справочные данные об организации. Данный реквизит включает в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации.

Реквизит 10 — Наименование вида документа. Данный реквизит должен быть определен уставом и должен соответствовать видам документов, предусмотренными ОКУД и УСОРД (унифицированной системой организационно распорядительных документов) — приказ, устав, положение, инструкция и др. оформляется заглавными буквами полужирным шрифтом. Данный реквизит отсутствует на бланке письма.

Реквизит 11 — Дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения.

Требования к проставлению даты документов:

• 1. для протокола — дата заседания;
• 2. Для акта — дата события;
• 3. Документы, изданные двумя или более организациями должны иметь одну единую дату.

Способы оформления даты документов:

• 1. Цифровой (05.03.2013);
• 2. Словестно-цифровой (05 марта 2013 г.);
• 3. В обратной последовательности (2013.03.05).

Реквизит 12 — Регистрационный номер документа. Данный реквизит помещается справа от даты и представляет собой порядковый номер документа, присваиваемый ему после подписания, который может дополняться другой информацией.

Реквизит 13 — Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Данный реквизит включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Этот реквизит заполняется при составлении письма-ответа.

Реквизит 14 — Место составления или издания документа. Данный реквизит указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам 8 или 9.

Реквизит 15 — Адресат. В качестве адресата могут выступать отдельные организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Данный реквизит находится в правой верхней части документа и включает в себя наименование организации, наименование структурного подразделения, должность, инициалы и фамилию получателя в дательном падеже, почтовый адрес.

Реквизит 16 — Гриф утверждения.

Способы утверждения документа:

• 1. Утверждение должностным лицом;
• 2. Утверждение специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения включает в себя:

• 1. Слово УТВЕРЖДАЮ;
• 2. Наименование должностного лица, утверждающего документ;
• 3. Личная подпись должностного лица, его инициалы и фамилия;
• 4. Дата утверждения.

При утверждении специально издаваемым документом гриф утверждения состоит из:

• 1. Слова УТВЕРДЕН (НА, НЫ, НО);
• 2. Наименование утверждающего документа в творительном падеже;
• 3. Его даты и номера.

Реквизит 17 — Резолюция. Данный реквизит проставляется соответствующим должностным лицом рукописным способом, который содержит принятое им решение, и включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Реквизит 18 — Заголовок к тексту. Данный реквизит включает себя краткое содержание текста, отвечает на вопрос о ком? о чем? и располагается перед реквизитом 20.

Реквизит 19 — Отметка о контроле. Отметку о контроле за исполнением документов обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Данный реквизит может проставляться:

• 1. Руководителем, поставившим резолюцию на документе;
• 2. Должностным лицом, осуществляющим рассмотрение документа;
• 3. Структурным подразделением, осуществляющим контроль за исполнение документов.

Данный реквизит проставляется в правом верхнем углу полужирным шрифтом.

Реквизит 20 — Текст документа. Тексты могут быть оформлены в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй — решения, выводы, просьбы. Предложения, рекомендации. В письмах используют три формы изложения: от первого лица множественного числа; от первого лица единственного числа, от третьего лица, единственного числа.

Реквизит 21 — отметка о наличие приложения. Данный реквизит оформляется после текста, от левого поля документа пишется слово «Приложение», ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров. Если документ имеет приложение не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Реквизит 22 — Подпись. Данный реквизит представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В ее состав входят: наименование должности, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Реквизит 23 — Гриф согласования документа. Согласование — это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Данный реквизит проставляется в левом нижнем углу после реквизита «Подпись».

Состоит из: официальный документ деловой текст.

• 1. Слова «СОГЛАСОВАНО»;
• 2. Должность лица, с которым согласован документ;
• 3. Личная подпись;
• 4. Расшифровка подписи;
• 5. Дата согласования.

Реквизит 24 — Виза согласования документа. Это реквизит выражает согласие ил несогласие должностного лица с содержанием документа.

Виза согласования документа включает в себя:

• 1. Должность лица, визирующего документ;
• 2. Личную подпись и ее расшифровку;
• 3. Дату подписания.

Визы проставляются:

• 1. В нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа, если этот подлинник остается в организации;
• 2. В нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Реквизит 25 — Оттиск печати. Печатью заверяют подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а так же на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Реквизит 26 — Отметка о заверении копии. При заверении копии подлиннику нижу реквизита проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения.

Реквизит 27 — Отметка об исполнителе. Данный реквизит включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, а так же его номер телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Реквизит 28 — Отметка об исполнении документа и направлении его в личное дело. Это реквизит проставляют на исполненных документах, которые нужно подшивать в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

В состав реквизита входят следующие данные:

• 1. Ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении;
• 2. Слово «В дело» и номер дела, в котором будет хранится исполнительный документ;
• 3. Подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ;
• 4. Дата проставления отметки.

Реквизит 29 — Отметка о поступлении документа в организацию. Данный реквизит проставляется штемпельным устройством или вручную. Он может включать в себя сокращенное название организации или структурного подразделения, если в организации осуществляется децентрализованная регистрация. Реквизит помещается в нижней части первого листа документа справа от реквизита 28.

Реквизит 30 — Идентификатор электронной копии документа. Данные реквизит проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа (нижний колонтитул) и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.