Анализ использования рабочего времени

Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени — это ведение записей. Расходуемое время можно учитывать в таблицах:

Для этого можно использовать программу-органайзер Microsoft Outlook либо стандартные электронные таблицы типа Excel.

Отмечать принадлежность конкретного дела к той или иной категории можно непосредственно при записи этого дела в течение дня, но, как правило, бывает удобнее отложить такой анализ на вечер, выделив специальное время для просмотра дневных записей. При этом можно пользоваться электронными таблицами Excel для автоматического вычисления показателей и отслеживания их динамики за несколько дней. Таблица для оценки одного дня может выглядеть примерно так:

Таблица 1. Оценка одного рабочего дня.

Анализируя ход дня, напротив каждого дела можно отмечать буквами, галочками или закрашиванием квадратиков принадлежность дела к тому или иному классу. Рядом можно добавлять свои комментарии. В этом случае, каждая запись должна наводить на мысли о способах повышения эффективности, о том, какие меры можно предпринять для устранения потерь времени.

Для такого анализа эффективности использования времени могут использоваться следующие показатели:

1. показатели, отражающие расходы времени на работы заданного типа. Для этого необходимо определить, какие параметры работ необходимо отследить, и ввести соответствующую классификацию.

Cамую древнюю классификацию такого рода предложил древнеримский философ Луций Сенека, в своих «Письмах к Луцилию» советовавший ему делить время на хорошо потраченное, дурно потраченное и потраченное на безделье.

Тризовец С. В. Козловский предлагает деление работ на основные (затраты времени на них хотелось бы увеличить), навязанные (затраты хотелось бы уменьшить) и нейтральные (затраты хотелось бы сохранить неизменными).

Подобный подход можно применить к совершенно различным вопросам, ответы на которые вы хотели бы получить с помощью аналитики. Например, вы необходимо отследить расходы времени на приоритетный проект А. Тогда классификация будет выглядеть так: «работа относится / не относится к проекту А». Другой пример такого показателя: «работа относится / не относится к поглотителю «телефонный треп».

Для всех этих типов классификации показатели качества формируются одним и тем же способом: суммируются все затраты времени по соответствующей категории (например, все «основные» затраты времени; все затраты на поглотитель «треп»), что дает абсолютный показатель. Если эту сумму поделить на время «нетто», получится относительный показатель (например, доля расходов времени на проект, А в общей структуре расходов). И те, и другие показатели дают максимум информации при отслеживании их в динамике. Например, как изменялась в течение недели длительность ежедневной планерки после назначения ведущего и введения в корпоративные регламенты правила об обязательной рассылке всем участникам списка обсуждаемых вопросов?

Абсолютные показатели удобны для решения задач максимизации или минимизации — например, расходы времени на общение с господином NN хотелось бы свести к нулю. Относительные показатели удобны для решения задач гармонизации — например, на проекты, А и Б хотелось бы уделять по крайней мере по 20% всего рабочего времени, а на проект В — хотя бы 10%. Для того же могут служить и усредненные за период абсолютные показатели, например «в течение этой недели в среднем за сутки 8 ч.20 мин. тратилось на сон» — более компактный и полезный показатель, чем выстроенные в ряд семь абсолютных показателей длительности сна, из которых он получен;

2. показатели, отражающие качество организации труда. Лотар Зайверт приводит следующий способ оценки: для каждой работы нужно ответить на четыре вопроса, отражающие несколько важных аспектов вашего стиля управления личным временем. Делегирование: «Было ли необходимым выполнять работу самому?». Техника личной работы: «Были ли оправданы затраты времени?» Целеполагание, самоорганизация: «Было ли целесообразным выполнение работы?». Планирование: «Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы?». Для каждого из вопросов вышеописанным способом формируется относительный показатель. Л. Зайверт считает, что необходимо обратить особое внимание на соответствующее направление системы личной работы, если какой-либо из показателей превышает 10%.

Вопрос о сознательности определения временного интервала может содержать в себе два показателя, отвечающих за два разных действия при планировании. Первое — когда определяется предположительная длительность работы, что очень полезно для выработки навыка точного бюджетирования времени. Второе действие — когда при планировании назначается время выполнения работы;

3. показатели, отражающие структуру распределения расходов времени между работами. Эта группа коэффициентов дает наиболее спорную информацию, поскольку пока не существует сколько-нибудь объективных способов оценки.

В.Парето. предлагает проводить анализ следующим образом: по оси абсцисс располагаются статьи расходов времени в порядке возрастания важности; по оси ординат — суммарные расходы времени на каждую статью за исследуемый период.

При этом желаемым состоянием считается такое, при котором получившийся график максимально близок к гиперболе (на самые важные дела тратится больше всего времени). Слабое место этого метода в том, что важные дела не всегда требуют на себя много времени, чего метод не учитывает;

4. Показатели, использующие качественные оценки работ, которые оценивают каждое дело по некоторой шкале качества, и учитывают это качество при формировании итоговых показателей. Например, можно оценивать собственную эмоциональную удовлетворенность:

Таблица 2. Качественный анализ использования рабочего времени.

Шкале оценки желательно придавать некоторый содержательный смысл. Например, 0 — так-сяк, затрудняюсь ответить; +1 — нормально, +2 — прекрасно, очень доволен, и т. п. При этом, как правило, бывает достаточно трех-пяти градаций шкалы (предел, за которым человек перестает различать оттенки — 7±2 градации). Далее каждой градации должно быть сопоставлено числовое значение — например, +2 = 100%, т. е. время использовано «на все сто». +1 = 50%, т. е. норма — это жизнь не в полную силу (если такой подход кажется слишком суровым — можно приписать норме 100%, а очень хорошему времени — 150%). Отрицательной части шкалы приписываются те же значения с обратным знаком, т. е. это время не просто «не входит» в жизнь, как соответствующее нулевой отметке, но еще и «сокращает» ее (мешая радоваться другим делам, убивая нервные клетки, и т. д.).

Однако, постоянное использование всех описанных выше показателей не окупит соответствующих вложений времени. Умение применять показатели для повышения личной эффективности — это только первая степень мастерства. Высшая степень — умение обходиться почти или совсем без показателей, не теряя эффективности.

Практические действия, которые можно предложить для эффективного анализа времени:

взять чистую бумагу, и начать учет своего времени, без напряжения и попыток сразу что-то менять;

фиксировать каждые 30−40 минут расходы времени с точностью до 5 минут. Если необходимость это делать забывается — не удивляться и начинать учет с того момента, в который вспомнилась;

сразу или через 1−2 недели начать создание собственной аналитики. Совершать с ее помощью «бомбардировки» всего личного времени в течение 4−6 недель. Разрабатывать залежи времени, изгонять воров, налаживать учет и контроль;

когда «вестибулярный аппарат» начнет работать уверенно и четко, начать «чистку» аналитики и создание экономной системы персонального управленческого учета;

совершать «точечные удары» по участкам, требующим повышения эффективности;

находить все новые и новые резервы эффективности, и радоваться жизни, которой стало больше, потому что стало больше времени, которое и есть — жизнь.