В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда — обеспечение оперативного решения управленческих задач.
Регистрация и контроль за исполнением документов — это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства — в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Сделать это возможно, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через организацию, как получаемых, так и создаваемых в ней, т. е. документы должны быть зарегистрированы.
Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путём проставления на нём индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация, прежде всего, придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует.
Все документы, требующие принятия управленческого решения либо выполнения каких-либо действий, составление ответного или иного документа, должны быть поставлены на контроль. Соответственно за контроль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение.
Актуальность темы
заключается в анализе регистрации и контроля исполнения документов, как одних из наиболее трудоёмких процессов делопроизводства.
Объектом исследования является документационное обеспечение управления и архивоведение конкретной организации Предметом исследования является правила регистрации и контроля служебных документов.
Цель работы — изучить регистрацию и контроль служебных документов в конкретной организации.
Задачи работы:
- · изучить различные формы регистрации документов;
- · организацию информационно-справочной службы;
- · проанализировать виды контроля за исполнением служебных документов
