Информационные ресурсы в организации

Эффективное функционирование компании зависит от множества факторов. Одним из таких важных факторов, является информационные ресурсы компании. Для решения задач внутри компании, требуется оперативная, достоверная информация. Такая информация внутри организации должна двигаться, и проникать на те уровни организационной системы, на которые требуется. На сегодняшний день, одним из факторов роста и развития организационной системы — является то, насколько качественной и достоверной информацией эта организация обладает. Мы живем в информационный век, и важность информации сложно переоценить. В настоящее время, уровень развития информационных процессов настолько возрос — что информационные ресурсы обзавелись своей ортосолью, что впоследствии привело к созданию целой информационной индустрии.

Коммуникационные процессы — это способ движения информации в организационной системе. Эффективность коммуникационных сетей в организации, зависит и от самой информации, что показывает взаимосвязь между этими двумя процессами. Каждая организация имеет свои информационные каналы, которые поставляют информацию о среде организации. Задача таких отделов не только в налаживание движения информации, но и в оценке качества, декодирования, отбора информации, важной для деятельности организационной системы.

Эффективный управленец, должен быть обеспечен всей необходимой ему информацией. Цель работы менеджера — решение задач, но без обеспечения достоверной, качественной информацией, невозможно правильно спланировать, сформулировать управленческое решение. Другими словами — не имея нужной информации, заниматься управленческой деятельностью — невозможно.

Свойства информации. Сама по себе информация — это сведения, факты о чем-либо. Управленческая информация, представляет из себя набор таких сведений и фактов, которые управленец может использовать для достижения определенных задач, и формулирования управленческого решения.

Любая информация, в том числе и управленческая, делится на объективную и субъективную. Объективной информацией, называют информацию, которая не зависит от утверждения, и мнения отдельного лица или лиц, а считается общепризнанной. Субъективная информация, наоборот — содержит мнение одного индивидуума, и носит личностный характер.

Характеристики информации.

• · Объем. Важнейшая количественная характеристика информации дающая понять какое количество информации поступило/будет отправлено. Важно понимать, что недостаточный объем информации, может создать неопределенность, искажение сообщения. Слишком большое количество информации, может привести к информационным перегрузкам, также, большой объем информации усваивается хуже, чем более меньший объем.
• · Достоверность. Это свойство информации показывает насколько принятое сообщение, соответствует отправленному. Потребность определения достоверности информации, возникает из возможности ошибки, искажения информации при её передаче. Любая организационная система, стремится получить как можно достоверную информацию, используя для достижения максимальной достоверности инструменты совершенствования информационных каналов.
• · Насыщенность. Суть этого свойства заключается в определении соотношения посредственной и важной, полезной информации. В передаваемых сообщениях, посредственная, фоновая информация используется для более лучшего, правильного восприятия основной информации. Насыщенность в свою очередь имеет три уровня: 1. Высокий уровень (до 100%), такая информация крайне содержательна, но не структурирована и сложна для восприятия. 2. Нормальный (от 50 до 70−80%) оптимальный уровень насыщенности, такая информация содержательна, и легко воспринимается получателем. 3. Низкий уровень насыщенности (до 50%), такая информация фактически не имеет содержательной составляющей, ценность такой информации крайне мала.
• · Ценность. Это количественная характеристика информации, которая определяет значение информации для получателя. Данное свойство информации во много зависит от предыдущих характеристик, в особенности от насыщенности и достоверности. Какой бы важной и нужной для отправителя информация бы не была, она так же должна быть содержательна и достоверна.
• · Открытость. Эта характеристика показывает диапазон лиц, которые могут использовать, получать конкретную информацию. Для организации крайне важно установить рамки открытости информации. С одной стороны нельзя опубликовывать всю информацию, но и не стоит скрывать все информационные процессы. Задача эффективного информационного отдела, в отборе индикативной информации для общей публикации.

Выделяют 3 уровня открытости. Секретная, крайне ограниченная в использовании информация (доступная крайне малому кругу лиц). Конфиденциальная, ограниченна в использовании регламентом, полномочиями (более доступная информация, но в рамках отдельной структуры). Открытая информация, доступная всем желающим её получить.

• · Рентабельность. Это свойство означает, что затраты на использование и подготовку конкретной информации, не должны превышать эффект от использования информации.
• · Объективность. Информация не должна быть личностной и предвзятой. Достоверность информации должна быть общепризнанной.
• · Точность. Отправитель должен быть уверен, что отправленное им сообщение, не исказиться, не содержит ошибок.

Способы выработки информации. Одним из основных способов получения информации, является процесс коммуникации, взаимодействия. Как и внутри организации, так и во внешней среде, информация может поступать, как и в процессе общения, обмена, так и в форме сообщений. Так же, отдельно выделяют обмен информацией, взаимное обогащение информацией. Но для выработки необходимой информации, существуют так же, и другие способы.

Самонаблюдение. Такой способ представляет из себя, отбор уже имеющейся информации у конкретного лица. Данная информация ранее может быть получена вследствие обучения, получения специальности, квалификации, а так же под влиянием жизненного опыта и других приобретенных знаний. Данный способ получения информации эффективен при принятие решений. Знания, полученные путем получения образования, и приобретения опыта, имеют широкий диапазон применения, и могут благоприятно сказаться на эффективности разработки управленческого решения.

Сообщения. Информационные сообщения — это совокупность элементов информации, которые имеют внутреннюю взаимосвязь. Одни из основных способов получения информации в процессе коммуникации. Информация в сообщении, должна быть точная, знаковая, конкретная. Информационное сообщение может передаваться письменно и устно, так и различными невербальными способами.

Анализ. В отличии от самонаблюдения, анализ — это способ выделения информации посредством использования количественных моделей, исследований. Это специально модулируемая ситуация, на основе работы которой и делаются выводы. Такие выводы и содержат требуемую информацию.

Информация может циркулировать, как и в организации, так и за её пределами, но относительно самой организации. В зависимости от источника выделения информации, её можно разделить на внутреннюю и внешнюю.

Внутренняя среда. Она включает в себя все элементы непосредственно относящиеся к организации. Эффективность и потенциал организации, во многом зависит от того, как хорошо организованна внутренняя среда.

Информационные процессы во внутренней среде имеют важное значение, так как они содержат отчетность о деятельности организации. Чаще всего информация о внутренних процесса в организации — скрыта, и недоступна к общему пользованию, так как содержит стратегически — экономические показатели деятельности организации. Вследствие этого, коммуникационные каналы для такой информации, должны быть структурированы и необходимо четко регламентировать кому и как будет предоставляться такая информация.

Внешняя среда. Это факторы, субъекты, влияющие на организацию, но находящиеся за её пределами. Выделение информации в этой среде организации не менее важно, чем во внутренней среде. Часто информация из внешней среды не точна, не устойчива. Представление о том, как функционирует предприятие со стороны, и определение факторов влияния на организацию, значительно повышает эффективность планирования. Информация в данной среде может содержать информацию о конкурентах, о рынке, взаимодействие с государством. Для информационных отделов организации крайне важно, наладить поток информации из внешней среды. Такая информация должна отвечать всем требованиям и запросам организации, не быть искаженной, так как такая информация чаще всего используется в стратегическом планировании, и для решения важных управленческих задач.

Информационный менеджмент. Данный вид деятельности направлен на осуществления контроля и управления информационными ресурсами и потоками в организации и во внешней среде организации. Основанная цель информационного менеджмента, это обеспечение организации нужной и важной для неё информации, а так же контроль всех информационных процессов, защита информации от внешних угроз, регламентирование соблюдения конфиденциальности информации, распределение информации по мере её потребности, делегирование полномочий по использованию конкретной информации, требуемой для решения конкретной задачи. Так же, одной из важнейших целей и задач информационного менеджмента, является создание информационного пространства организации. — это совокупность всей информации, которая относится к организации. Такая информация должна находится в упорядоченном состоянии.

Одной из главных задач информационного менеджмента — это накопление и сохранение тех массивов информации, которые накапливаются в процессе работы организации. Такая совокупность информации называется информационными ресурсами.

Информационные ресурсы — это совокупность отдельных массивов информации, которые содержаны в документированной форме, имеет упорядоченность и налаженную систему поиска. Так как информация не существует сама по себе, она должна иметь форму, содержание. Совокупность таких информационных ресурсов, и обеспечение из взаимосвязи, взаимодействия, и образует информационную среду организации.

Информационные системы. Информационные системы — это набор методов, моделей, проектов, различных технологий которые предназначены для работы с информацией. Наличие в организации такой системы, позволяет эффективнее справляется с планированием (как с тактическим, так и со стратегическим), различных бухгалтерских операций. Большинство таких задач, решается путем повторной обработки информации оперативного управления.

Наличие в организации информационной системы, стимулирует:

• · Повышение степени обоснованности принимаемых решений. Наличие достоверной информации об окружающей среде, которую легко можно найти, и с которой легко можно работать, в разы повышает, как и эффективность принятия решения, так и качества принимаемого решения.
• · Учет и оперативный сбор информации, её обработку и эффективность передачи. Чем лучше упорядочена и структурированная информационная система, тем лучше происходит процесс её поиска, передачи, обработки и других видов взаимодействия.
• · Обеспечению своевременного принятия управленческого решения в реалиях рыночной экономики. Организация коммуникационных каналов, которые впоследствии образую информационные системы, обеспечивают более быстрое движение информации в организации. Необходимость своевременного принятия важных управленческих решений, требует обеспечить конкретный элемент организации, достоверной, ценной, целостной информацией. Так же, такая информация, должна поступать без замедлений и искажений.
• · Ограничению, обеспечению конфиденциальности информации. При правильной организации информационных процессов в организации, исключаются варианты утечки информации.

Способы защиты информации. Для крупной и успешной организации, информация является стратегически важным ресурсом. Естественно, не вся информация является настолько ценной, но различные стратегическая информация, финансовые, бухгалтерские отчеты, принято скрывать, и засекречивать. Таким образом, возникает потребность в защите такой информации, как и от попадания её в посторонний коммуникационный канал, так и от лиц, для которых она не предназначена. Информация не существует сама по себе, она закреплена за своим носителем, будь то физический, электронный, или же информация, которой обладает отдельный индивид.

Для эффективной защиты информации, её следует структурировать, провести инвентаризацию имеющихся информационных ресурсов. Таким образом, каждая организация определит, какую именно информацию им следует защищать. Чаще всего, организации стараются скрывать информацию кадровых отделов, бухгалтерии (обязательно по законодательству), коммерческие тайны, аналитическую информацию, информацию о технологиях, производстве, результаты научных исследований.

Очень часто, к защите информации в организациях, относятся не так серьезно, как стоило бы. Сотрудники, занимающиеся коммуникационными процессами в организации, чаще всего наемные рабочие, так обеспечения штатных работников на таких должностях, не предусмотрено бюджетом. Это становится основной причиной утечки информации, образования не нужных, лишних коммуникационных каналов.

Для избегания утечек, рассекречивания информации, на сегодняшний день, предусмотрено три основных принципа защиты информации:

• 1. Целостность данных. Информация, которая хранится в организации, и представляет большую ценность, должна храниться в целостном, полном объеме. Проблемы возникают с информацией на физических носителях: часть хранящейся таким образом информации, очень часто утеривается.
• 2. Конфиденциальность информации. Хранящаяся в организации информация, должна иметь регламент конфиденциальности. Крайне неэффективно, и не правильно открывать доступ ко всей информации любому работнику. Это часто ведет к утечкам информации, или её искажении при попадании в неформальные каналы коммуникации.
• 3. Защита от сбоев, которые ведут к потери информации. Одним из наиболее распространенных способов хранения информации, является электронный способ. Он подразумевает под себя хранение информации на серверах организации. Учитывая это, следует обезопасить важную информацию от её потери, в результате взлома, сбоев, некорректной работы таких серверов.
• 4. Доступ к информации, для авторизированных сотрудников. Проблему конфиденциальности, и попадания информации в нежелательные коммуникационные каналы, можно так же решить, за счет создания электронных баз данных информации. Но храня информацию таким образом, следует разграничивать доступ к ней. Для этого, следует провести регистрацию сотрудников в базе данных, и в зависимости от потребностей, и полномочий конкретных сотрудников, предоставлять информацию.

Широкое распространение компьютерных технологий, только обострило проблему защиты и хранения информации. Хранить информацию в электронном виде крайне удобно, но очень часто возникают дополнительные сложности в виде предумышленной кражи такой информации. Как уже говорилось выше, информация — это стратегический ресурс любой организации, и хранение её в электронном виде, создает очень комфортные условия работы с такой информацией. Но хранение информации на электронных носителях, имеет ряд специфических свойств.

У каждой организации, должны существовать комплексные меры защиты информации. Базово выделяют технические и организационные меры защиты информации. К техническим мерам защиты информации, относятся различные формы защиты от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, взломов электронных баз данных, меры по устранению нежелательных коммуникационных каналов. К организационным методам защиты информации, можно отнести: тщательный отбор персонала, отвечающего за работу с важной информацией, по возможности исключения ведения важных работ с информацией отдельных работников, организации плана резервного восстановления электронных баз данных, средства защиты от несанкционированного доступа к важной информации (даже для высшего звена руководства).

Защита документированной информации. Одним из самых основных, и наиболее прижившийся способ хранение информации — это документы. Главной задачей в защите задокументированной информации, является обеспечение безопасного, защищенного документооборота. Для этого, требуется наличие особой технологической системы при работе с информацией. Защищенный документооборот — это безопасное движение задокументированной конфиденциальной информации по различным коммуникационным каналам, и пунктам приема, рассмотрения, использования информации. Общие принципы для эффективно защиты документооборота, заключаться в ограничении доступа к такой информации, ответственность за выдачу такой информации, ответственность за сохранность задокументированной информации, жёсткая регламентация доступа к информации.