Анализ закупочной деятельности предприятия розничной торговли

Оптимизация процессов по закупке товаров — один из важнейших инструментов достижения успеха в розничном бизнесе. В компании ЗАО «Патио» осуществлением закупок занимается Менеджер по закупкам или Ведущий специалист по закупкам. В зону ответственности специалиста по закупкам входят следующие процессы (поочередно): поиск товаров, которые, по мнению менеджера, должны присутствовать на полке магазина; поиск поставщиков, которые могут поставить требуемый товар в полном объеме (для заполнения полок на магазинах и формирования минимального товарного запаса для недопущения дефицита на полке); осуществление переговоров с поставщиками (обсуждение условий поставок, условий оплаты, согласование цен на полка-, промои пуш-позиции, включения товаров в товарную матрицу, возможности перспективы возврата товара при малых объемах продаж, гарантийного обслуживания); подписание договоров поставки; осуществление поставки товара (продавец привозит товар на склад покупателя); распределение товара в сеть; анализ продаж, оборачиваемости и принятие решения о повторной закупке, возврате товара или его распродажи. Попробуем подробнее рассмотреть каждый процесс.

Поиск товаров. Для эффективного поиска товаров менеджер по закупкам должен иметь четкие ответы на вопросы «Что покупать?», «Кто будет покупать?», «Будет ли данный товар или группа товаров пользоваться спросом?». Для ответа на эти вопросы специалист должен владеть общей информации о тенденциях рынка. К примеру, какие карты памяти для фотоаппаратов закупать? Формата CF или SD? Компетентный менеджер, который знает, куда движется фото-бизнес, с легкостью ответит на вопрос (ответ — карты памяти формата SD, в виду универсального применения и относительной низкой цены по сравнению с картами памяти формата CF) и осуществит эффективную закупку. Безусловно, ответ на некоторые вопросы можно получить лишь попробовав продать тот или иной товар, или через общение с поставщиком (зачастую поставщики владеют информацией об опыте продаж того или иного товара, иногда это опыт продаж на рынках РФ или Украины).

Поиск поставщиков. Для поиска поставщика важно соблюдение условия знания конкретного товара, который необходимо закупить. При наличии нескольких поставщиков, которые предлагают одинаковый товар необходимо осуществить сравнительный мониторинг предлагаемых цен. Тот поставщик, у которого цены ниже — потенциальный партнер.

Переговоры с поставщиком. Это один из важнейших этапов закупки. На данном этапе необходимо четко знать, какой товар нужен, какие условия сотрудничества выгодны для Компании. Наиболее выгодными условиями сотрудничества с поставщиками — это заключение договора реализации товара. Схема предельно проста — поставщик привозит товар на склад, товар поступает в магазины, продается и поставщик раз в три недели получает оплату за реализованный товар. В случае невозможности сотрудничества на условиях реализации, осуществляется подписание договора отсрочки платежа. К примеру, отсрочка 30 дней. Поставщик привозит товар на склад, товар поступает в магазины, продается и поставщик, по истечении 30 дней со дня поступления товара на склад получает оплату за товар. Преимущества сотрудничества договора реализации — компания не тратит денежные средства на оплату товара, возможность возврата товара поставщику в любой момент. Недостаток — поставщики закладывают валютные риски в цену отгрузки товара. Преимущество сотрудничества договора отсрочки платежа — возможность получения максимально низкой цены, тем самым получая более высокую маржу. Недостаток — лишняя работа для бухгалтерии компании при осуществлении возврата товара (сверка реализованного товара и уже оплаченной поставки). На переговорах обсуждаются возможности предоставления товара, способного удовлетворить потребности потребителей при максимально низкой цене и при соблюдении обсуждаемых процентов маржи. Также обсуждаются поставки промои пуш-позиций. Обсуждается возможность включения товаров в матрицу.

После осуществления приемки товара на складе и дальнейшего распределения в сеть, менеджер по закупкам должен анализировать продажи товара. Должен анализировать показатели маржи, оборачиваемости. Имея четкое представление о товаре, необходимо принять решение о включении товара в матрицу или обсуждение возврата товара поставщику и закупке другого товара.

В компании введена система классификации товаров опираясь на запросы потребителей. К примеру существует категория Электронные книги, в подкатегории можно выделить электронные книги с ЖК экраном или экраном технологии «e-ink», которые, в свою очередь должны иметь разделение по диагонали экрана. Аксессуары для электронных книг имеют разделение только по характеристике диагонали экрана. До недавнего времени у покупателей не было возможности приобрести чехол для электронной книги Pocketbook (на полке присутствовали лишь универсальные чехлы). Это обусловлено тем, что на рынке не было предложения от поставщиков. После продолжительного поиска поставщиков, было найдено предложение, осуществлена процедура переговоров, поставки и распределения товара в сеть. Рост продаж категории Аксессуары для электронных книг в целом в сравнении с предыдущими периодами показан в штуках на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1. Рост продаж категории Аксессуары для электронных книг.