Так что же такое CRM-система

CRM (Customer Relationship Management — Управление взаимоотношениями с клиентами) — это стратегия повышения качества обслуживания клиентов и построения взаимовыгодных отношений с ними. Стратегия, направленная на повышение эффективности и доходности деятельности компании за счет привлечения и удержания прибыльных клиентов.

CRM-системы — класс информационных систем, позволяющих автоматизировать всю работу с клиентами. Осуществляют сбор, передачу, обработку, хранение и анализ информации по взаимодействию с клиентами.

Концепция CRM на самом деле ненова. Сто лет назад хозяин лавки, ведущий журнал с записями о своих клиентах, уже использовал концепцию CRM того времени. Лавочник знал максимум о своих покупателях: привычки, потребности, вкусы, традиции, уровень доходов, дни рождения и знаменательные даты, образ жизни и т. д. Данные знания были ему необходимы и позволяли вести успешно бизнес.

Времена меняются, век «журналов» канул в лету. Современная концепция CRM явилась ответом на требование рынка получить в свое распоряжение средства, позволяющие удерживать существующих клиентов и привлекать новых, повышать их лояльность.

Что может сказать сейчас большинство руководителей о сбытовой деятельности своего предприятия? Скорее всего, указать на объемы продаж в разрезе различных товаров и иногда клиентов. То есть назвать информацию, которую предоставляет ему бухгалтерия или другая учетная служба. Как не грустно это звучит, но на наших предприятиях учетом фактических результатов сделок занимаются целые отделы или минимум один-два сотрудника. Рационально? Конечно, нет. Ведь ни одна учетная программа (или скажем концепция) не сможет рассказать о несостоявшихся сделках, о причинах отказа от покупки, о приоритетах клиента и т. д.

Таким образом, все, что происходит до успешного заключения сделки, то есть до того момента, когда появляется договор и обязательства по оплате и поставке продукции, и в промежутках между сделками, остается за рамками учетной информационной системы. А практика свидетельствует о том, что в среднем только одна из десяти сделок завершается успехом. То есть 90% усилий и ресурсов, затрачиваемых в сфере маркетинга и сбыта, остается вне поля зрения «традиционных» учетных систем и никак не отражается в их базах данных.

Поэтому при управлении сбытом очень важно сфокусировать внимание именно на том, что происходит до возникновения формальных отношений между продавцом и покупателем.

Основные цели внедрения CRM-системы на предприятии:

1. Эффективное построение системы сбыта (из пассивного сбыта в активные продажи). Прозрачность сбыта для контроля и управления.

Руководитель предприятия, в любой момент может получить точные данные об объемах продаж, представленные в любом необходимом ему разрезе: по отделам, сотрудникам, группам товаров, регионам, отраслям и другим признакам.

Фиксируя детальную информацию по каждой сделке, вы можете в любой момент получить данные о плановых и реальных денежных поступлениях, о прогнозах продаж, оценить сумму дебиторской задолженности.

Только обладая такой полной информацией можно управлять процессом продаж и не быть дилетантом в этой области.

2. Создание единой информационной среды в компании.

Сколько отделов или служб задействовано в работе с клиентами? Ответ — все службы предприятия. Охрана пропускает клиента на предприятие, производство выполняет заказы, бухгалтерия оформляет соответствующие документы и т. д. Понятно, что есть службы «передовой»: сбыт, маркетинг, реклама, службы сервисного обслуживания. Заложенные в CRM-системе возможности по работе с клиентами помогут организовать согласованную работу отделов сбыта, маркетинга, производственных подразделений и послепродажного обслуживания. Такие понятия как: единый стандарт при работе с клиентами, корпоративная культура предприятия, не возможны без концепции CRM.

3. Увеличение производительности труда сотрудников службы сбыта.

CRM-система полностью автоматизирует работу сотрудника по продажам. По каждому потенциальному клиенту можно планировать звонки, встречи и другие мероприятия. История работы с каждым клиентом, его обращения в компанию, содержание переговоров и т. д., все фиксируется в системе. Это мгновенно дает менеджеру полную информацию по любому из сотен и тысяч контактов. Времена блокнотов и Excel-файлов проходят. Система позволяет главное — экономить время продавца.

4. Контроль работы службы сбыта, оперативный контроль работы с каждым «горячим» клиентом.

CRM-система позволяет проводить контроль деятельности службы сбыта с помощью объективных показателей: количество контактов с потенциальными клиентами, эффективность первичных контактов, продолжительность сделки, средняя сумма сделки и т. п. Процесс продажи товара (услуги) разбивается на этапы, что позволяет контролировать не только результаты работы, но и сам процесс продаж.

5. Снижение затрат на работу с клиентами. Улучшение качества их обслуживания.

Вы не забудете ни одного клиента — в базе данных хранится исчерпывающая информация о компаниях, контактных лицах, способах связи, регионе и сфере деятельности клиента. Оперативно реагируя на пожелания и замечания клиента, Вы, безусловно, улучшаете качество его обслуживания, тем самым, повышая лояльность клиента к предприятию.

Что касается снижения издержек, это:

экономия времени продавцов и руководителей (представьте, как много времени отнимают совещания, цель которых запланировать работу по клиентам, сколько времени тратиться на составление отчетов по различным показателям, сколько иногда теряется минут на поиск среди бумаг необходимой информации и т. п.);

снижение из канцелярских и прочих расходов;

сокращение ненужного документооборота на предприятии.

6. Организация и оценка эффективности маркетингового воздействия (выставок, семинаров, конференций и других рекламных акций).

CRM-система позволяет не только отследить отдачу от рекламной акции, проведенной выставки, размещенных в прессе статей о ваших услугах, но и провести анализ причин отказов клиентов, который поможет скорректировать маркетинговую деятельность.

7. Формирование текущих, периодических и специализированных отчетов.

Гибкий и полностью настраиваемый модуль генерации отчетов в режиме реального времени формирует множество вариантов сводных и детализированных отчетов. В них предоставляются данные в стоимостном и количественном выражении и в самых разных разрезах, которые можно разбить на временные интервалы (декада, месяц и т. д.). Для детального анализа система создает отчеты по заданным критериям и их сочетаниям.

Результаты представляются как в табличном, так и в графическом виде, а также экспортируются в Excel для дополнительного анализа.

8. Защита своей клиентской базы.

Клиентская база размещается на центральном компьютере (или сервере). Администратор (руководитель) имеет возможность варьировать права доступа сотрудников базе. База архивируется, защищена паролем и т. д. Уход ключевых сотрудников не уничтожает бесследно информацию о контактах с частью клиентов, их потребностях и планах по приобретению ваших товаров или услуг. Вы всегда можете быть уверены в информационной безопасности своей компании.