Анализ и рекомендации по усовершенствованию затрат рабочего времени руководителя кафе «Ла Плэчинте»

Анализ затрат рабочего времени руководителем

Анализ использования рабочего времени руководителя помогает выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля, позволяет определить на что расходуется время, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, факторы стимулирующие или ограничивающие работоспособность [1].

Для анализа затрат рабочего времени руководителей будем использовать метод «Фотография рабочего дня» в Приложении Б, чтобы можно было судить о рациональном и не рациональном использовании рабочего времени.

Для наглядности, упрощения и выражения в процентах, объединим данные затрат времени в группы в Приложении В:

• 1) Инструктаж, контроль и управление — 42%;
• 2) Организационно-административная деятельность — 30%;
• 3) Социально-бытовая деятельность — 11%;
• 4) Затраты на личные нужды — 17%.

Руководитель кафе «Ла Плэчинте» большую часть времени тратит на инструктаж, контроль и управление персоналом. Это занимает наибольшее количество времени и является наиболее важной частью работы менеджера. Как видно из таб.№ 1 в Приложении Б, деятельность организации начинается ежедневно в 8 часов утра и заканчивается в 23 часов вечера. Среднее время работы руководителя составляет почти 15 часов 55 минут или 955 минут. Однако считается, что нормальный режим работы составляет 8 часов или 480 минут, что и оговорено как максимальное рабочее время в трудовом законодательстве Приднестровье. Следовательно, руководителю для качественной работы необходимо дополнительное время, что говорит о желательности рационального использования времени. Из этого графика работы также можно сделать вывод, что руководитель данной организации является человеком, который если и расходует время непроизводительно, то не большую его часть, который также применяет планирование своей деятельности, так как в течение двух дней многие схожие действия он осуществлял примерно в одно и то же время.

Руководитель несколько раз в день контролирует деятельность своих работников, то есть предварительно проверяет их присутствие на рабочем месте, их работу в течение рабочего дня и по окончании рабочего дня, также он наблюдает за тем, как происходит процесс приема и выдачи заказов. Это составляет 41%. Время не выходит за рамки, в которых оно не сильно влияет на загруженность руководителя, при этом он получает информацию, которая будет необходима при совершенствовании структуры организации и производственных процессов и принятия управленческих решений. Определенное время занимает отдых, послеобеденный, текущий и после каких-либо определенных действий.

Одним из самых длительных процессов, осуществляемых руководителем, является процесс изучения различных бумаг и ввода их в компьютерную базу. Этот процесс является источником информации для руководителя, способом работы с ней (анализ, синтез, разработка идей и отражение их в письменном виде для последующей работы, в том числе и на совещаниях) и в то же самое время он является одним из способов экономии времени.

По некоторым группам у него излишек затраченного времени, а значит, он перерабатывает, выполняя отдельные функции. Можно сделать вывод, что ему нужно оптимизировать затрачиваемое время. Полученные данные так же можно проанализировать с помощью системы специальных коэффициентов, которые составляют единый комплекс. Его обычно предлагают выполнить руководителям или специалистам после завершения периода наблюдения для анализа эффективности своей деятельности. Общая оценка использования рабочего времени включает в себя оценку распределения рабочего времени с точки зрения эффективности его использования.

Для этого определим:

1)Степень экстенсивного использования рабочего времени, который оценивается величиной коэффициента экстенсивности Кэ, рассчитываемого по формуле.

Кэ = (Ф — П) /Ф = 1 — П /Ф где Ф — фонд рабочего времени с учетом обеденного перерыва (мин),.

П — регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе (мин).

Кэ = (955+170)/955=0,82.

Данный коэффициент показывает степень загруженности работой руководителя. Как видно из расчетов, руководитель, т. е. директор кафе загружен работой на 82%.

Рассчитаем коэффициент потерь рабочего времени по вине работника, используя формулу:

Кпрв = ПР / Ф где, ПР — перерывы, зависящие от работника,.

Ф — фонд рабочего времени без учета обеденного перерыва.

Кпрв =65/850=0,08.

8% составляет коэффициент потерь рабочего времени по вине работника.

Основными причинами потерь времени являются:

• — нечеткое определение целей и приоритетов;
• — неудовлетворительная организация планирования, не позволяющая менеджеру справиться с распределением времени на выполнение своих дел;
• — неорганизованность и недисциплинированность подчиненных, приводящая к многократной переделке одной и той же работы;
• — отсутствие необходимой информации для принятия решений, в результате чего их приходится постоянно откладывать.

Загруженность рабочего дня у директора находится в нормальных пределах, но 82% можно изменить для наиболее лучшего использования рабочего времени. Показатель, характеризующий величину затрат времени на регламентированные перерывы составил 17% это говорит нам о том, что руководитель используют свое рабочее время вполне эффективно и процент времени, затраченного на регламентированные перерывы, не так уж велик [3].