Планирование времени руководителем кафе

При планировании своей работы руководитель должен определить цели и задачи на ближайшее время.

Любая цель имеет смысл только тогда, когда установлены сроки её воплощения и сформулированы желаемые результаты. Поэтому после определения цели руководитель составляет для себя индивидуальную программу мероприятий для решения поставленных задач. Выбор цели — это мыслительная деятельность, направленная на получение результата, а мероприятия — это практические действия.

Занимая должность помощником руководителя кафе, я сталкивалась с массой неожиданных, непредвиденных обстоятельств и тратила на их устранение колоссальное количество времени и сил. Происходило это потому, что, во-первых, невозможно предугадать, почувствовать приближение проблем какого-либо рода и подготовиться к ним заранее и, во-вторых, все время занималась второстепенными вопросами, выпуская из вида главное — стратегические задачи, которые, если пустить их на самотек, порождают эти самые злополучные «непредвиденные обстоятельства».

Абсолютно нормальным является то, что ежедневно руководитель должен решить гораздо больше задач, чем он физически способен. Поэтому он распределяет часть задач среди своих подчиненных, делегируя им также и соответствующие полномочия.

Абсолютно нормально, что многие работники знают свое дело не хуже, а лучше, чем руководитель. Кто производит — тот не управляет, кто управляет — тот не производит. Дело руководителя — управлять (производить нечто руками других людей), а не исполнять все, что нужно, самому. Это способствует огромному экономию времени и позволяет заниматься важными делами не отвлекаясь на множество менее важных задач.

Выполнение определенных задач и достижение намеченных целей всегда происходит в условиях дефицита времени, поэтому после определения мероприятий, необходимых для достижения цели, нужно выяснить, сколько времени потребуется для их выполнения [13]. При планировании своей работы руководитель должен установить точные сроки выполнения каждой из задач, содержащихся в индивидуальном плане. Аналогично комплексным планам управленческой деятельности планы индивидуальной работы руководителей также составляются на квартал, месяц, неделю. Кроме этого, существует еще и оперативный план на один день.

Планирование предполагает постепенное продвижение вперёд, разложение общей задачи на частные с тем, чтобы различные мероприятия можно было распределить по времени их реализации.

В конце уходящего года следует определить наиболее существенные задачи и цели на ближайшие 12 месяцев — годовой план.

Квартальный план составляется на основе годового плана. В течение года через равные промежутки времени анализируются события истёкшего периода и при необходимости вносятся изменения в план на ближайшие три месяца, определяются задачи, которые необходимо исключить из него, и задачи, которые следует добавить в план или перенести на следующий квартал.

Из квартального плана задачи переходят в месячные планы, составление которых осуществляется с большей детализацией (расход времени указывается в часах). В этих планах устанавливается также время для решения дополнительных задач.

Исходя из месячного плана, составляется план на неделю. Недельные планы предполагают еще более детальную проработку, более точный прогноз на предстоящий период.

Планирование работы на неделю может включать:

• — определение центральной задачи (на которой необходимо сконцентрировать усилия на этой неделе);
• — выявление задачи, требующей наибольших затрат времени;
• — определение обязательных задач (которые необходимо начать или подготовить к завершению на этой неделе);
• — выполнение рутинной работы (телефонные разговоры, совещания и т. д.);
• — определение задач, которые следовало бы решить на этой неделе (возможные задачи).

Дневной план составляется на базе недельного. В нем фиксируются задачи и дела, которые должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня. Дневной план представляет собой последнюю и самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей.

Эффективно управлять исполнительским и творческим временем, реально и точно его рассчитывать помогает еженедельник. Он является средством напоминания о делах, совещаниях, встречах. В еженедельнике каждое мероприятие записывается на тот день, в который оно должно быть выполнено.

Планирование позволяет обеспечить рациональное использование времени, достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени.

Практика показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на решение непосредственно управленческих проблем.

Проблемы планирования и их осуществления руководителем предприятия.

При планировании своего рабочего времени я столкнулась с несколькими проблемами, во-первых при планировании мною было не правильно расставлено приоритет задач которые надо выполнить, в последствии это приводило к потери времени и отклонения от плана, я сделал анализ всех задач и разделил их на 4 группы:

• 1. важные /срочные — решаются самим руководителем имеют самый высокий приоритет
• 2. важные /менее срочные — не подлежат делегированию менее важный приоритет
• 3. менее важные / срочные — подлежат делегированию
• 4. менее важные / менее срочные — подлежат обязательному делегированию

Это по способствовало выполнению задач максимально эффективно что позволило еще большей экономии времени.

Во-вторых я столкнулась с проблемой делегирования полномочий, не правильное распределение задач среди подчиненных не позволяло получить максимально эффективный результат от их выполнения, поэтому я провел анализ, я опросила персонал, узнал сильные стороны подчиненных, узнал склонность и желание выполнять те или иные задания каждого сотрудника и начала использовать сильные стороны каждого для выполнения задач, это увеличило скорость и качество выполнения заданной работы.