Организационная структура отдела кадров

Функции подразделения отдела кадров:

• 1. Группа приема:
  • — Осуществляет прием на работу рабочих, согласно действующему трудовому законодательству, приказам и инструкциям.
  • — Оформляет договора с университетами, принимает и вместе с директором по производству определяет прибывших на практику и постоянную работу выпускников, следит за их трудоустройством.
  • — Готовит карточки для выписки постоянного пропуска на предприятии.
• 2. Группа личного состава:
  • — Ведет учет личного состава предприятия, картотеку личных карточек, реестр кадров.
  • — Осуществляет хранение и выдачу трудовых книжек.
  • — Своевременно вносит в личные карточки и трудовые книжки работающих записи о перемещениях по работе, об изменении тарифного разряда, профессии, о присвоении Почетных званий, поощрений и наград.
  • — Оформляет всю документацию по увольнению работников предприятия в соответствии с Трудовым Кодексом РФ. Ведет книгу приказов на уволенных.
  • — Ведет учет и выписку приказов о переводе из подразделений в подразделения предприятия.
  • — Систематически вводит в ПЭВМ массив принятых, уволенных и другие изменения по обороту рабочей силы.
  • — Готовит приказы и поощрении на работников предприятия.
  • — Готовит сведения, отчеты по обороту кадров предприятия.
  • — Оформляет и выдает работникам предприятия необходимые справки и другие документы, связанные с работой на предприятии.
  • — Отвечает на запросы организаций и письма граждан.
  • — Оформляет личные дела на вновь поступивших. Ведет учет и архив личных дел работников предприятия.
  • — Своевременно делает раскладку извещений переводных и других документов по личным делам.
  • — Составляет списки для последующего оформления пропуска на предприятие согласно инструкции.
  • — Готовит материал допуска для оформления и переоформления работникам предприятия.
  • — Готовит и передает личные дела уволенных работников в архив предприятия.
• 7. Должностные инструкции специалистов отдела кадров
• 1. Общие положения
• 1.1. Начальник отдела кадров относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от нее приказом директора предприятия по представлению.
• 1.2. На должность начальника отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами.
• 1.3. Начальник отдела кадров непосредственно подчиняется директору предприятия.
• 1.4. Во время отсутствия начальника отдела кадров (командировка, отпуск, болезнь) его обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке заместитель, который несет полную ответственность за их надлежащее исполнение.
• 1.5. В своей деятельности начальник отдела кадров руководствуется:
  • — Законодательными и нормативными документами по вопросам

выполняемой работы;

• — методическими материалами по соответствующим вопросам;
• — уставом предприятия;
• — приказами и распоряжениями директора предприятия;
• — настоящей должностной инструкцией.
• 1.6. Начальник отдела кадров должен знать:
  • — трудовое законодательство Российской Федерации;
  • — законодательные и нормативные акты по вопросам выполняемой работы;
  • — методические материалы по управлению персоналом;
  • — структуру и штаты предприятия, его специализацию и перспективы развития;
  • — кадровую политику и стратегию предприятия;
  • — порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах;
  • — источники обеспечения предприятия кадрами;
  • — состояние рынка труда;
  • — системы и методы оценки персонала;
  • — методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
  • — порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
  • — порядок формирования и ведения банка данных о персонале

предприятия;

• — организацию табельного учета;
• — методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности;
• — возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб;
• — передовой отечественный и зарубежный опыт работы с кадрами;
• — основы экономики, организации производства и управления;
• — средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
• — правила и нормы охраны труда.
• 2. Функции

На начальника отдела кадров возлагаются следующие функции:

• 2.1. Осуществление руководства работой по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих, требуемых профессий.
• 2.2. Организация проведения аттестации работников предприятия.
• 2.3. Научно-методическое обеспечение кадровой работы.
• 2.4. Осуществление контроля за надлежащим оформлением установленной документации.
• 2.5. Создание здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей.
• 3. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций начальник отдела кадров обязан:

• 3.1. Возглавить работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих, требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности по формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.
• 3.2. Организовывать разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятии об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.
• 3.3. Участвовать в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия.
• 3.4. Проводить работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролировать правильность использования работников в подразделениях предприятия.
• 3.5. Обеспечивать прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организовывать проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности.
• 3.6. Проводить планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.
• 3.7. Организовывать проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимать участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определять круг специалистов, подлежащих повторной аттестации.
• 3.8. Участвовать в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.
• 3.9. Организовывать своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.
• 3.10. Обеспечивать подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и членам их семей, а также представление их в органы социального обеспечения.
• 3.11. Проводить работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем «АСУ-кадры» и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям.
• 3.12. Осуществлять методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролировать исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства Российской Федерации, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.
• 3.13. Обеспечивать социальные гарантии трудящихся в вопросах занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.
• 3.14. Проводить систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывать предложения по ее улучшению.
• 3.15. Организовывать табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывать мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролировать их выполнение.
• 3.16. Обеспечивать составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.
• 3.17. Руководить работниками отдела.
• 4. Права

Начальник отдела кадров имеет право:

• 4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися деятельности отдела кадров.
• 4.2. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкций.
• 4.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
• 4.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех служб, получать от них информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
• 4.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
• 5. Ответственность

Начальник отдела кадров несет ответственность:

• 5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
• 5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
• 5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция инспектора по кадрам.

• 1. Общие положения
• 1.1. Инспектор по кадрам относится к категории специалистов.
• 1.2. Инспектор по кадрам принимается на работу и увольняется с нее приказом директора.
• 1.3. На должность инспектора по кадрам назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю, в том числе на данном предприятии.
• 1.4. Инспектор по кадрам непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров.
• 1.5. Во время отсутствия инспектора по кадрам (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его должностные обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке заместитель, который несет полную ответственность за качественное, эффективное и своевременное их выполнение.
• 1.6. В своей работе инспектор по кадрам руководствуется:
  • — нормативными документами, регламентирующими вопросы учета и движения персонала;
  • — методическими материалами по вопросам кадров;
  • — уставом предприятия;
  • — правилами трудового распорядка;
  • — приказами и распоряжениями директора предприятия;
  • — настоящей должностной инструкцией.
• 1.7. Инспектор по кадрам должен знать:
  • — законодательные и нормативные правовые акты по вопросам кадров, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;
  • — трудовое законодательство, правила и нормы охраны труда;
  • — структуру и штаты предприятия; порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия;
  • — порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
  • — порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
  • — порядок ведения банка данных о персонале предприятия;
  • — основы делопроизводства;
  • — средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.
• 2. Функции

На инспектора по кадрам возлагаются следующие функции:

• 2.1. Ведение учета личного состава предприятия и его подразделений.
• 2.2. Участие в разработке мероприятий по снижению текучести кадров.
• 2.3. Оформление документации по кадрам.
• 2.4. Проверка соблюдения графиков отпусков на предприятии.
• 2.5. Осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации, представление установленной отчетности.
• 3. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций инспектор по кадрам обязан:

• 3.1. Вести учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.
• 3.2. Оформлять прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.
• 3.3. Формировать и вести личные дела работников, вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.
• 3.4. Подготавливать необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.
• 3.5. Заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки, производить подсчет трудового стажа, выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
• 3.6. Производить записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.
• 3.7. Вносить информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следить за его своевременным обновлением и пополнением.
• 3.8. Вести учет предоставления отпусков работникам, осуществлять контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
• 3.9. Оформлять карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и членам их семей, установления льгот и компенсаций; при наличии текучести кадров изучать ее причины, участвовать в разработке мероприятий по снижению текучести кадров.
• 3.10. Подготавливать документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив, составлять установленную отчетность.
• 3.11. Осуществлять контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.
• 4. Права

Инспектор по кадрам имеет право:

• 4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
• 4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкций.
• 4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
• 4.4. Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия для решения возложенных на него обязанностей (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководителя предприятия).
• 4.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
• 5. Ответственность

Инспектор по кадрам несет ответственность:

• 5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
• 5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
• 5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

8. Организация хранения архивных документов ГДДИ — отдел кадров не имеет специального архивохранилища. Вся документация ведется в соответствии с правилами. Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется централизованно помощником руководителя. Дела хранятся в закрытых шкафах: деревянных и металлических. В бухгалтерии архивные документы хранятся в небольшом техническом помещении, оборудованном стеллажами. Температура и влажность воздуха в помещениях одинаковая во все времена года, в среднем 25−28 градусов, 50−60% влажность, что не соответствует допустимым нормам хранения документов на бумажных носителях.

Регулярно дела, подлежащие постоянному и временному (более 10 лет) хранению обрабатываются и оформляются соответствующим образом и размещаются в отведённые для них шкафы. Большая часть документов была описана, составлены описи дел постоянного хранения, по личному составу, опись дел уволенных сотрудников, опись поимённых книг, опись итогов общеобразовательного процесса.

9. Требования к оформлению дел подлежащих архивному хранению Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:

• — подшивку или переплет дела;
• — нумерацию листов дела;
• — составление листа-заверителя;
• — составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
• — внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверения личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Сложенный лист (формат А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т. д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме, в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «хранить постоянно»).